中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理规定.pdf

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Q/Q/CSGCSG中国南方电网责任有限公司企业管理制度中国南方电网责任有限公司企业管理制度Q/CSG213058-2011Q/CSG213058-2011中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定2011-01-31发布2011-01-31发布2011-01-31实施2011-01-31实施中国南方电网责任有限公司中国南方电网责任有限公司发布发布目次目次中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定.11总则.12规范性引用文件.13术语和定义.14职责.25管理内容与方法.36附则.11附录A：

基建项目档案工作交底记录.12附录C：

案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背.43附录D：

科技档案分类目录.47附录E：

档号章.48附录F：

项目文件材料中间检查情况表.49附录G：

项目文件材料中间检查整改情况反馈表.50附录H：

基建项目文件归档审查表.51附录I：

基建项目档案移交表.52附录J：

基建项目档案移交清册封面.53附录L：

建设单位基建项目档案管理流程.55Q/CSG213058-20111中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定11总则1.1为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程项目档案管理，确保基建项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理，按照国家和行业有关规定、南方电网公司基建管理规定和一体化管理制度编制规范，特制定本规定。

1.2本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序，适用于公司系统基建档案管理。

1.3基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。

22规范性引用文件中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令1987第58号）中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）重大建设项目档案验收办法（档发20062号）建设项目（工程档案验收办法（国档发19928号）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）照片档案管理规范（GB/T11821-2002）中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范（Q/CSG21804-2009）33术语和定义3.1项目文件项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。

3.2项目档案项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包括项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。

3.3电子文件本规范所指的电子文件，是指在工程建设过程中形成的，依赖计算机等电子设备生成、Q/CSG213058-20112交换或存储的具有凭证效力的各类记录，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件等在内的各类项目文件电子版。

3.4项目文件归档项目建设单位各机构和各参建单位将项目各阶段形成并经过整理的项目文件向建设单位档案管理机构移交。

3.5项目电子文件归档项目建设单位各部门和各参建单位通过内网、电子档案管理信息系统或其他脱机存储介质向建设单位档案管理部门移交经整理的项目电子文件。

44职责4.1各级职能部门职责4.1.1各级办公室部门是公司建设项目档案的归口管理部门，负责本单位作为项目法人或建设单位的基建项目档案管理，负责对职责范围内基建项目档案工作进行统一领导、组织协调、指导、监督、检查。

4.1.2各级计划发展部门负责职责范围内的项目规划前期文件、后评价文件的收集、整理、移交。

4.1.3各级基建部门负责职责范围内的项目建设过程管理文件的收集、整理、移交，负责组织协调、督促参建单位收集、整理、移交项目文件。

会同办公室部门完成基建项目档案管理工作标准和业务规范的制定和执行检查。

4.1.4各级物资部门负责职责范围内的物资采购过程文件、购货合同的收集、整理、移交。

4.2建设单位各职能部门职责4.2.1办公室部门负责培训、指导、监督和考核各业务职能部门对项目文件的收集、整理和移交，负责审核接收各业务职能部门经整理后移交的项目文件，审核接收各参建单位经归档审查合格后的项目文件，汇总整理基建项目档案。

参加工程竣工验收、项目文件归档审查工作。

牵头组织建设项目档案的验收工作。

4.2.2计划发展部门负责项目前期文件、后评价文件的收集、整理和移交，并向基建部门复制移交一套完整的项目前期文件；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.3基建部门负责对项目建设过程管理文件、招投标文件、结算文件进行收集、整理和移交；负责督促业主项目部完成项目管理文件的收集、整理，督促业主项目部牵头组织对参建单位项目文件的归档审查；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作；组织向运行单位移交相关档案。

Q/CSG213058-201134.2.4物资部门负责职责范围内项目物资采购过程文件、订货合同及协议的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.5财务部门负责财务决算报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.6审计部门负责财务决算审计报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.7生产运行部门负责生产试运行文件的收集、整理和移交；参加项目文件归档审查工作；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.3业主项目部职责4.3.1业主项目部负责对职责范围内形成的项目建设过程管理文件进行收集、整理和移交；负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理；牵头协调办公室部门并组织参建单位、运行单位对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查；负责督促参建单位履行归档职责，完成归档工作；协助办公室部门开展项目档案验收工作。

55管理内容与方法公司基建项目档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。

确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。

5.1管理内容公司基建项目档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套工程档案资料。

按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。

5.2基本要求5.2.1项目档案的管理工作，必须贯穿于工程建设始终，做到项目档案管理与项目建设进度同步。

5.2.2各级基建部门应切实重视档案工作，建立和落实项目档案工作责任制，建立项目档案管理网络，将项目文件的归档情况作为业绩考核的重要内容。

5.2.3建设单位在与参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务的合同、协议时，应明确关于档案工作的条款，具体要求见本规定5.3.1.1。

5.2.4建设单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取项目档案中间检查、项目文件归Q/CSG213058-20114档审查、项目档案验收等措施，积极主动地控制项目档案质量，保证基建项目档案的完整、真实、系统、准确。

经参建单位申请，建设单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。

5.2.5向建设项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单位付款时，一次性付款及尾款支付需经建设单位办公室部门签字盖章，证明参建单位已按归档要求移交项目文件。

5.2.6各基建项目应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必要的档案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。

5.3项目档案管理方法及工作流程5.3.1项目文件管理前期准备5.3.1.1明确合同关于档案工作的条款。

建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：

（1）在合同中明确约定对参建单位的归档要求：

要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制和整理、归档工作，确保项目文件完整、准确、系统。

明确项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。

（2）在合同中明确约定参建单位的归档职责：

监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件；负责工程项目监理文件的收集、整理；负责监督、检查施工、设计单位形成的项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况；参加建设单位（业主项目部）组织的项目文件归档审查；按合同条款要求向建设单位办公室部门移交经归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。

设计单位负责项目设计文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目部）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。

施工单位负责工程项目施工文件、设备文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目部）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。

其他参建单位负责合同范围内的管理文件、材料的收集、整理，经建设单位业务职能Q/CSG213058-20115部门审核合格后，向建设单位办公室移交。

（3）在合同中明确约定参建单位的归档流程：

参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至建设单位接受归档审查，同时应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。

项目文件经基建部门归档审查合格后，工程竣工投产45天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位办公室部门移交归档。

（4）在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：

在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位审查合格并确认归档后，方可向参建单位支付一次性工程款或工程尾款。

5.3.1.2项目文件现场保管条件建设单位、参建单位在项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。

项目电子文件应及时备份，并进行离线存储。

5.3.1.3档案工作交底建设单位办公室部门在工程立项后应对业主项目部进行档案工作交底，业主项目部在工程开工后应对参建单位进行档案工作交底，参建单位办公室部门在工程开工后对其工程项目部进行交底。

档案工作交底记录样式详见附录A。

5.3.1.4业务培训项目立项后，建设单位办公室部门组织对业主项目部、相关职能部门文件管理人员进行档案业务培训。

项目开工后，经参建单位申请，业主项目部可组织参建单位的项目文件管理人员档案业务培训。

培训内容包括项目文件管理人员的工作职责、文件的归档收集要求、文件整理组卷要求、文件审查验收要求、文件的移交手续及电子化移交等。

5.3.2项目文件的收集5.3.2.1收集内容项目文件的归档范围、分类、保管期限、保管单位，依据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）和基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表（详见附录B）。

5.3.2.2收集要求

（1）文件材料必须收集齐全、完整。

各单位参照本规定附录B中的归档范围进行项目文件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应当归档保存的全部项目文件。

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（2）质量要求：

归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用A4纸（297210mm）尺寸；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、