长松帮助.docx

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长松帮助

长松业务系统帮助文档

第一步——建立组织架构

第一次使用“长松业务系统软件”，需要先进行一些基础设置。

这些设置包括部门、岗位、人员及岗位权限进行设定。

请按照以下步骤进行企业中基础信息进行设置。

1设置部门信息

进入系统后，在左侧导航栏“基础信息设置”模块中进行操作，点击“部门设置”按钮对部门的基本架构进行增、删、改、查操作。

【提示】分子公司也可以以部门的形式进行组织架构的设定，可先设置分子公司简称，在对分子公司下的子部门进行增、删、改、查操作

2.设置岗位信息

在“部门设置”的下面点击进入“岗位管理”，岗位指部门下人员的职位，如：

（大区总监、营销总监、销售经理、业务员）。

每个部门都有相对应的岗位，所以需要对每个部门进行设置。

以“销售一部”为例，进行岗位的设定，点击上角的“添加”按钮，在“岗位名称”中输入“经理”，然后选择此岗位属于“销售一部”，点击“保存”即可成功添加经理岗位信息。

岗位有层级的划分，每个岗位的权限也不一样，需要设定每个岗位的权限，权限可在用户使用的过程中区分客户资料。

点击“基础信息设置”中的“岗位管理”按钮，在岗位列表中显示所有岗位信息，点击“操作”菜单中的“权限设定”按钮，对岗位进行权限的设置。

如下图所示

权限有两种类型：

1.可管理岗位2.可使用功能

可管理岗位：

针对相应岗位进行管理的设定。

如：

您的岗位是销售一部经理，您的权限应该是可管理一部下所有的业务员，选择销售一部的业务员岗位进行添加到经理下面管理。

销售总监只需要管理销售一部的经理岗位，就可以管理一部所有的经理和业务员。

可使用功能：

指可以在该岗位上的员工操作时会看到哪些功能模块，不同岗位拥有不同权限，使用到的功能也是不同的。

为了方便您快速设置，我们可在“角色权限”下拉列表中选择相应的岗位后，可快速设置岗位的相关权限。

3.设置员工信息

在“岗位管理”下点击“员工管理”，右侧找到"添加"按钮，输入员工的各项信息。

“员工帐号”分配账号后账号信息不可做更改。

员工只能使用用此帐号和密码登录。

【提示】如果您在设置员工信息时将“是否管理员”选为“是”，系统会忽略岗位的权限设置，将此账号赋予最高权限，可看到所有系统功能并且能管理任何客户。

第二步——管理产品信息

部门信息设置完后，就可以设置产品信息，在产品信息中所有信息会直接影响到以后的销售业绩、统计等信息。

由于各行业的产品差异化较大，请按以下步骤结合自身企业设置公司产品信息。

1.了解您的产品形式

我们将市面的产品大致分为两类，一类为“常态产品”，另一类为“定制化产品”，每个行业根据自己的产品特性来设定产品和价格。

常态产品:

这类产品的型号、规格及市场定价都是固定的，每种产品在市面的存活周期都很长。

如（水泥、药品、机械设备、电器、培训课程等）。

定制化产品:

这类产品型号、规格多变或市场定价依靠客户需求，短时间内就从市场下架。

如（服饰、家具、方案、软件开发等）。

我们以一家做监控工程的公司为例，公司经营监控设备以及安装施工，产品的型号、规格和定价都是统一的，是典型的“常态产品”。

产品分室内和户外两类，下图为监控工程公司的产品设置。

2.“常态产品”设置

首先需要设置产品的类别，如果您公司只销售两三样产品，就只需要建立一个空类别。

现在我们还是以监控公司为例，点击左侧"类别设置"对产品类别进行增、删、改、查操作

设置完产品类别后，我们现在就需要在类别下面添加相应的产品，点击左侧“产品管理”对产品进行增、删、改、查操作：

3.“定制化产品”设置

定制化产品的类别需要根据产品大的类别特征来设定。

例如一家服饰公司，单品就有上千或上万件的款式，因为这些单品存活周期较短，一段时期后将不再进行销售，对于这样的情况我们可以将产品分为上衣、裤子、内衣这些类别，上衣类别下的产品就设为夹克、西服、T恤等，可以不设置价格，待业务成交的时候在填写合同处修改单价。

第三步——销售业务管理

【按一个新的业务流程进行举例，演示如何有效管理业务】

{1建立客户资料2创建业务信息3签订合同4后期收款管理5统计报表}

1建立规范的销售流程

长松业务系统软件可帮助建立起一套完善的标准流程，把业务重点从繁杂的事务中剥离出来，为您公司的业务战略规划和销售目标制订提供有力的参考依据。

软件根据长松业务管理理论建立销售中的管理标准，将复杂的事务分解为流程步骤，每个步骤有相关的负责人和监督机制，做到“有据可查，有责可追”。

公司对客户的销售策略及市场反馈能清晰反应出来，业务经理能即时的调整方式方法排除销售中的各种隐藏问题，提高业务成交率，创造更高的经济效益。

长松加入了企业销售风险管控的回款管理功能，将人工督查变为高效准确的电子化数据，不仅能对施期欠款做出明确的分析报表。

2如何有效使用业务软件

长松业务系统软件的应用在主要是辅助公司处理重复的事务。

“重复”即可标准化，“事务”即内部管理。

软件需要人员的操作和管理，公司高层应重视软件的实际应用，建立起相应的管理机制。

只有公司建立了规范的软件管理制度，软件才能真正的帮助公司提升管理水平，同时也帮助员工提高自己的业绩。

【下面列举常见的人员角色，在软件中应重点关注的功能。

】

业务员：

使用软件的主要群体，以上“业务流程图”的每个环节都需要业务员录入数据（公司可安排文职人员帮助业务员统一录入）。

在登录后首页有几种提醒信息，业务员根据内容的重要性合理的安排自己工作。

销售经理：

管理自己和下属客户，查看自己和下属所有客户信息，帮助下属解决业务难题。

营销总监：

查看各销售部门的业绩指标，调整销售策略，防范拖账坏账，确保业务发展方向与公司预定目标一致。

老板：

获取全国市场的销售情况，为公司下一步发展作出明确的指示。

一建立客户资料

1.“客户管理”模块介绍【在左侧导航栏中找到“客户管理”，列表下的子菜单有两种功能，一是客户资料的分类字段设置，一是对客户的管理。

】

分类设置：

客户性质、客户行业、客户规模、客户评级、客户来源、关怀类型、服务类型、测评权重，这些小模块里已预设了一些信息，您可根据自身的行业特点增加里面内容。

客户管理：

我的客户、联系人、客户关怀、售后服务、客户转移，这几个小模块是管理客户的基础资料，处理客服工作，以及调配客户的业务人员。

2.分类信息设置

点击左侧“客户性质”，右侧会出现软件预设的信息列表，您可添加或修改，其它分类的信息设置也是同样操作。

【提示】客户行业、客户规模、客户评级、客户来源、关怀类型、服务类型和测评权重这些模块的设置方法都是类同客户性质。

3.添加新的客户

点击左侧“我的客户”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会弹出客户信息添加界面，红色“*”的项为必填项目，“接触日期”为您与客户首次联系的日期。

4.查询客户名单

在“我的客户”右上角处，点击“搜索”铵钮，弹出搜索区域，根据您需要的条件进行查询。

“业务人员”的选择可以只按部门进行搜索，请确保您有此部门的人员管理权限。

【提示】客户的名单里包含您的客户、您管理下属人员的客户、其他人共享给您的客户，如在给您共享客户时，是查看的权限，您无法对该客户信息进行修改。

5.客户综合资料管理

“我的客户”模块中显示出您可以管理的所有客户，如下图所示，在客户名单的右侧点击“详细”，进入到综合管理界面。

下面为客户的综合管理界面，在这里可以对客户的基本资料、销售合同、售后等进行综合管理，在后面的流程详细介绍如何使用这些管理工具

6.客户共享

如果需要将客户的资料开放给其他人查看，请在综合管理界面的右侧点击进入“客户共享”，在共享列表中您可以更改客户资料给其他人看的权限。

比如：

查看为只能查看到客户信息；管理为可以对该信息进行修改。

管理总结

此功能适用角色：

业务员、销售经理、营销总监、老板

业务员：

负责记录客户档案，随时调取资料。

销售经理：

查看下属客户资料

营销总监、老板：

查看各区域、各部门的客户资料

二创建业务信息

1.“业务管理”模块介绍

在左侧导航栏中找到“业务管理”，列表下的子菜单有两种功能，一是业务资料的分类字段设置，一是对业务的管理。

分类设置：

包含（业务分类、合同分类、业务进度、阶段验证），这些分类里已预设了一些信息，您可根据自身的行业特点增加里面内容。

业务管理：

包含（我的业务、客户拜访、关键人物、我的合同、收款记录），这部份是管理客户业务的信息，处理合同和后期收款的事务，合同管理和收款部份将在后面的流程单独讲解。

2.分类信息设置

点击左侧“业务分类”，右侧会出现软件预设的信息列表，您可添加或修改，其它分类的信息设置也是同样操作。

【提示】 合同分类、业务进度、阶段验证这些模块的设置方法都是类同业务分类

3.添加新的业务

点击左侧“我的业务”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会出现一个业务信息输入界面，请输入所有填空的信息，“业务进度”在后面的“常用功能”中有详细介绍，“相关产品”指您现在与客户开展的这项业务涉及哪些产品。

【提示】您也可以在客户的综合信息界面上找到我的业务进行快速添加

4.查找重要业务

点击左侧“我的业务”，在右侧内容区域的右上角点击“搜索”按钮，弹出搜索区域，根据需要的条件进行查询。

“业务人员”的选择可以只按部门进行搜索，请确保您有此部门的人员管理权限。

如果您想快速查找成交率较高的业务，请选择“业务进度”里“选择评价（75%）”以上的选项。

【提示】业务的列表里包含您的业务、您管理下属人员的业务、其他人共享给您的客户的业务，如在给您共享客户时，是查看的权限，您无法对该客户的业务信息进行修改

5.业务详细管理

“我的业务列表”中罗列出您可以管理的所有业务，如下图所示，进度图指示您的这项业务当前进度占比，未完成的进度图显示为黄色，已完成的进度图显示为蓝色。

需要管理业务的详细信息，请在右侧点击“详细”，进入到业务详情管理界面。

下面为业务的详细管理界面，在这里有三个功能项；1：

详情（查看业务详细信息）；2：

客户拜访（与客户的历史洽谈内容）；3：

关键人物（这项业务里联系人的角色级别）。

下图为“客户拜访”界面，每条记录都有当时的业务进度、方式和填写时间，编写的记录7天以后将无法修改和删除。

下图为“关键人物”界面，所设置的关键人物信息都来源于“联系人”，“联系人”的信息在“我的客户”综合界面里设置

【提示】业务员最好将每次与客户商谈的内容概要记录到“客户拜访”中，以便于回顾和总结。

上级可抽查拜访记录，发觉业务过程中的问题，极早采取应对措施

管理总结

此功能适用角色：

业务员、销售经理、营销总监、老板

业务员：

负责整理业务信息、拜访信息，管理需要重点关注的业务。

销售经理：

查看下属业务资料，发现下属处理业务过程中的问题，帮助业务员共同解决。

营销总监、老板：

查看各区域的业务资料

三签订合同

1.合同管理介绍

在“业务管理”模块，有两个功能菜单是与合同管理相关的，一个是“合同分类”，一个是“我的合同”。

“合同分类”用以区分合同的类别，里面已预设有（销售和合作两类，您也可以根据自身行业特点增加类别）；“我的合同”管理着我与客户签订的合同信息。

【提示】当合同状态为“已完款”时表示合同付款结束，7天以后将无法再对合同信息进行修改或删除，合同将永久存档在软件中。

2.创建新合同

点击左侧“我的合同”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会出现一个合同信息输入界面，请输入所有填空的信息。

在“关联业务”项目中请选择合同与之对应的业务名称（如果客户没有业务则不能创建新合同，请见上一节“创建业务信息”），软件默认勾选