办公室管理文件汇编.docx

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办公室管理文件汇编

办公室管理文件汇编

（试行版本）

工作理念：

工作在心上，心在工作上。

细节关乎成败，态度决定一切。

2011

主编：

行政部

2011-5-1

一、人事管理制度………………………………………3

二、行政管理制度………………………………………6

三、办公用品管理制度…………………………………10

四、车辆管理制度………………………………………12

五、印章管理制度………………………………………15

六、会议制度……………………………………………18

七、行政部工作职责……………………………………20

八、人事部工作职责……………………………………21

九、行政经理岗位职责…………………………………22

十、行政助理岗位职责…………………………………23

十一、前台文员岗位职责………………………………24

十二、财务部工作职责…………………………………25

十三、财务经理岗位职责………………………………27

十四、会计岗位职责……………………………………28

十五、出纳岗位职责……………………………………29

十六、预算部工作职责…………………………………30

十七、预算部经理岗位职责……………………………31

十八、预算员岗位职责…………………………………32

十九、经营部工作职责…………………………………33

二十、经营部经理岗位职责……………………………34

二十一、经营部副经理岗位职责………………………35

二十二、经营部职员岗位职责…………………………35

一、人事管理制度

第一条招聘与调配

1、公司管理人员招聘与调配由公司人事部提议，人事部经理和总经理批准。

2、主管级以下（不包括主管）人员招聘与调配由用人部门提议，报人事部和总经理批复。

第二条：

人事审批权

1、公司所有人员的入职试用、转正、内部调动、辞职、解除劳动关系由用人部门审批，经总经理确认后，方可办理有关手续。

2、公司主管级以上人员的任免、升降，由总经理决定。

3、公司主管级以下人员（不含主管）的任免、升降，由主管部门提议，报人事部经理和总经理批准。

第三条应聘者须提供之资料、证件

1、所有应聘人员需提供个人简历、身份证、学历证明、资格证书等相关证件。

2、特殊工种（如司机、电工、操作员等）还须提供相关操作证明。

3、特殊职务、工种须提供担保人身份证原件审核、复印件资料及其所出具的《担保书》。

第四条有下列情况者，公司将不予录用

1、应聘人员不能提供合格证件。

2、应聘人员患有不适宜从事本公司工作的疾病。

如：

心脏病；高血压；严重视力、听力缺陷；肺结核、肝病及其它传染性疾病。

3、其它不适宜从事本公司工作的疾病。

第五条员工录用

1、所有应聘合格者必须提供一份由区级以上医疗部门出具的近期（一个月内）体检表，其费用自理。

2、新员工被录用后一律实行试用期制，试用期为一至三个月不等，试用期期间公司将对员工的表现及适应程度进行考核。

第六条试用期

1、试用期期间的薪酬待遇按公司制度执行。

2、试用期满，经公司考核合格者可转为正式员工，考核不合格者，公司将根据具体情况予以延长或辞退。

3、试用期间表现突出可根据情况提前转正，并享受正式员工待遇。

4、试用期间对于不能胜任工作者，公司可随时将其辞退，员工如认为自已不合适亦可随时提出离职。

5、试用期员工亦应遵守公司的各项规定及本制度的其他相关条款。

6、试用期满前5日由人事部通知，试用员工本人对其试用期间工作进行个人总结，填写《员工转正申请书》交直接上级进行综合评估，经评估合格交总经理审批同意后方可转为正式员工。

第七条内部调动

1、员工内部调动，须办理《工作交接清单》，调动工作岗位不属离职。

2、部门间调动由员工本人或部门提出申请，填写《人事调动申请表》，经调入和调出部门经理批准审核后，送行政部经理和总经理审批，由人事部核准发文。

第八条职级升降

1、员工因业绩突出，由用人部门提出晋升申请，填写《人事调动申请表》送人事部审核，报人事部经理和总经理审批。

2、员工达不到岗位要求，由用人部门提出降职申请，并填写《人事调动申请表》送人事部审核，报人事部经理和总经理审批。

第九条辞职

1、试用期员工辞职，填写《辞职申请表》通知公司解除劳动关系。

2、正式员工辞职，需提前30天以书面形式通知公司。

3、正式员工辞职需填写《辞职申请表》，经部门主管（或经理）签署意见后，送人事部审核，报人事部经理和总经理批准。

第十条辞退

存在下列任何一种情况者，公司有权将其辞退，并不予以任何形式的经济赔偿：

1、工作失职，经过培训或调整工作岗位，仍不称职；

2、无故矿工或违反公司规定，并屡教不改；

3、泄露公司各项机密，从而谋取私利；

4、不服从领导，我行我素；

5、有不良嗜好（如酗酒、吸毒等）。

第十一条离职手续

1、凡离职者必须填写《离职申请表》并办理移交手续，将所有属于公司的财产、工具、钥匙、证件等物品上交行政部，经行政部、部门经理、财务经理、总经理核准后方可持离职申请表前往财务部门结算工资。

2、如未经同意擅自离职者，若公司财产因此遭受损失、遗失、损坏时应照价赔偿。

第十二条：

员工投诉或建议

1、公司鼓励员工在掌握确凿证据的情况下，对相关的人或事进行匿名投诉或当面投诉。

2、投诉者不可造谣生事、无中生有，诬陷他人，否则公司将予以严厉处罚。

3、公司将配备意见箱，员工如对自己的上级、其他同事、工作安排、或对公司的发展存在任何的意见或建议，均可以各种形式传达至总经理或行政部门。

公司将尊重每个人的意见及合理化建议。

附则

1、本制度由总经理审核同意后，从发布之日起正式生效。

2、本制度中各条款如有与原规章制度存在相冲突之处，以本制度为准。

3、本制度未尽事宜由公司依照相关政策协商后另行拟定。

二、行政管理制度

第一条：

工作时间

公司实行每周五天半工作制，周一至周五工作时间为:

上午8:

30—12:

00；下午14:

00—18:

00，周六上午8:

30—12:

00，特殊情况及特殊工种的工作时间将视情况临时调整。

第二条：

考勤管理制度

1、员工当月出满勤，即为全勤，以下情况视为缺勤：

1）新员工上岗或员工离职，出勤不足一个月。

2）迟到、早退、旷工或休假（含病、事假，年假除外）。

2、考勤方式：

1）员工一律实行上、下班打卡制。

2）不得代替他人或委托他人打卡，一经发现公司将严肃处理。

2、缺勤处理：

1）新员工上岗或员工离职，出勤不足一个月者，按实际出勤天数计发工资。

2）上班迟到或早退，超出规定时间30分钟（含30分钟）以上视为矿工半日，超出60分钟（含60分钟）以上视为矿工一日。

3）遇天气恶劣或其他特殊情况而影响正常出勤时，公司将另行处理。

第三条：

请假流程

1、员工请假需事先填写《请假申请单》，经部门经理批准后提交至行政部方可休假，请假时间达三天的应由副总经理批准，请假时长达三天以上的必须由总经理批准方可准假。

2、中层管理人员请假必须由总经理批准方可准假。

3、任何类别的请假如因特殊情况不能及时填写《请假申请单》的，必须以电话或其他通讯工具及时通告，并于上班当日补办手续，否则以视矿工。

4、事假、病假扣当日工资。

其他类型的假期（如婚假、产假等）依照国家劳动法规定执行。

第四条：

薪酬发放日

每月十五日发放上一自然月的工资（如：

4月15日发放3月1日至3月31日工资），逢节假日则顺延。

第五条：

工作纪律

1、自觉服从和执行上司下达的各项工作指令。

2、上班时间必须配戴公司统一发放的工牌。

3、上班时间不得嬉闹、溜岗、串岗、睡觉、吃零食。

4、上班时间不得喧哗，不得妨碍他人工作。

5、不得公物私用（如打私人电话、发私人传真、私用公车等）。

6、不得有吵架、打架及其它不文明行为。

7、未经同意，不得动用他人物品或翻阅他人文件。

8、禁止在公司内接待亲友来访。

9、严禁偷盗公司及他人财物。

10、自觉爱护公共财物，正确使用维护公共设施，严禁浪费，节约用水、电和易耗品，损坏公物要照价赔偿。

11、下班后要仔细检查桌面文件、资料等，并关闭电脑、电灯、空调及其他电源。

12、不得使用办公电脑聊天、玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。

13、严禁在公司办公区内吸烟、用餐、吃零食。

14、未经批准，员工不得向外泄露本公司的机密，包括个人雇佣条件、福利事项，业务情况、管理制度等。

15、遵守公司各项规章及部门决定，自觉服从管理，违者将按有关规定处理。

16、违反上述规定视情节轻重可分别给予罚款、警告、严重警告、记过、记大过处分；情节严重者予以解除劳动关系，公司保留追究责任人法律责任的权利。

第六条、办公环境管理

1．爱护公共财物，保持办公环境整洁。

2．不得随意变更办公桌、台的放置位置。

3．不得在办公区内墙上、隔板上涂写、张贴任何纸张。

4．下班或外出离开办公室时，须清理好桌面的物品和文件，将重要的受控文件放入抽屉加锁。

5．行政部有关人员将随时检查离开员工的桌面情况，如发现脏乱，特别是随意放置重要受控文件者，将予以口头警告，屡教不改者予以处罚，情节严重者将与其解除劳动关系。

第七条：

电话管理

为减少公司行政管理费用的支出，提高工作效率，明确电话使用责任，现就公司电话使用和管理规定如下：

1、公务电话，要本着简明扼要，简洁高效的原则，尽量减少通话时间，原则上公务通话时间应控制在10分钟以内。

2、接听外线电话时，应注重礼节，使用礼貌用语维护公司整体形象。

3、不得利用公司电话拨打私人电话。

4、严禁使用公司电话拨打信息台、声讯台，违者予以严重警告并处相应罚金。

5、未经批准严禁拨打长途电话。

6、不得私自更改电话线路、电话设置。

第八条：

办公设备及用品的管理规定

为加强公司办公设备及用品的管理，正确使用办公设备，控制消耗，特制定本规定：

1、公司办公室的办公用品和办公设备统一归行政部管理，各部门须积极配合。

2、办公设备的使用手册、说明书等资料及常用备品，备件由行政文员建档保管。

3、一般情况下，XX，办公设备不得随意操作，如各部需要使用，须在行政部专人指导下进行操作，否则，因使用不当而发生的损坏由使用者本人照价赔偿。

4、复印文件及收发传真、信函由行政文员负责办理，并作好记录。

5、公司通讯设备、空调等的使用由行政部负责调节、控制。

6、办公车辆的调配和使用请参照《车辆管理办法》。

7、各部门领用办公用品，须填写《办公用品领用登记表》。

8、办公用品的采购计划由各部门月初申报，行政部根据总经理审批后统一安排采购。

9、办公设备和用品实行专人负责、专人保管的使用制度，均由行政部文员监管。

10、办公用品保管人须做好办公用品的采购计划和领用控制，每月度进行一次盘点，并要求建立建全的统计台帐，保证帐物相符。

附则

1、本制度由总经理审核同意后，从发布之日起正式生效。

2、本制度中各条款如有与原规章制度存在相冲突之处，以本制度为准。

3、本制度未尽事宜由公司依照相关政策协商后另行拟定。

附表：

《面试记录表》

《员工入职登记表》

《担保书》

《员工转正申请表》

《工作交接清单》

《人事调动申请表》

《离职申请表》

《请假申请单》

三、办公用品管理制度

为加强办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。

一、办公用品采购

1、办公用品的采购采用定期计划、集中采购、定量供应的办法。

2、由行政部负责集中采购种类办公用品（包括复印纸、传真纸、打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒、日记本、各类笔墨等），并对其进行管理及合理控制。

3、每月5日前行政部专人负责统计、汇总当月所需办公用品的