文档排版通用技巧.docx

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文档排版通用技巧

无论用Word还是wps排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。

1.单元格数字小数点对齐

选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。

在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。

然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。

然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。

2.段落对齐

一般在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。

如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。

3.巧设“列”距

在“段落”设置中可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。

如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。

“样式格式”在文档中的妙用

相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。

但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。

　　其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。

所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？

　　好处一.快速同步同级标题的格式

　　好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。

试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。

两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。

其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。

　　一.快速套用现有标题样式

　　1.编辑完成后套用样式

　　这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。

虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。

那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

　　2.编写文件时套用样式

　　这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键

　　1）点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1

　　2）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置2

　　3）将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3

　　4）以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键

　　而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。

　　二.快速修改同级标题样式

　　不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。

　　1.手动更新同级标题

　　首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。

此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。

如图3所示

　　2.自动更新同级标题

　　而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。

　　同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。

然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。

　　这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。

好处二.快速在文档中定位

　　Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。

　　使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。

点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便。

　好处三.方便生成文档目录

　　不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。

值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。

　　一.快速建立目录

　　1.点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口

　　2.确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮

　　3.此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。

而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键+相关目录项来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。

　　不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。

点击“工具”菜单→“插入目录”命令，在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。

　　【小提示】有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。

如图8所示

　二.快速更新目录

　　随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。

使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的。

　　写在最后

　　写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？

其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。

轻松四步打造出漂漂亮亮的英文文档

[导读]学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。

如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加说明。

　“我在工作中遇到了一个难题：

英文材料的编辑。

根据编辑中文的习惯来编辑英文，总觉得做出来的东西不太好看，我想英文编辑肯定也有规则，但又不了解。

希望能做一个这方面的专题，比如说标题用什么字体？

正文用什么字体？

用几号字体？

如何排版？

等等。

”

　　学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。

如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加。

图1英文排版

　　第一步：

让标题一下抓住读者的眼睛

　　主标题是一篇文章在视觉上引起人们注意的关键，一般排在文章的顶端，并使用较大字号突出显示。

中文标题基本上都是居中排的，而英文标题以左对齐的方式居多。

标题字号最好要比正文大6个级别以上，比如正文为10.5pt，则标题至少要为20pt，甚至更大。

标题字体，一般选择SansSerif（无衬线）类的字体（如：

ArialBlack体），以使标题更突出。

　　小知识：

英文字号与字体

　　英文字号大小习惯以points（磅，经常缩写为pt）为单位的，10.5pt相当于中文的五号字。

英文字体主要有两大类型：

Serif（衬线体）和SansSerif（无衬线体）。

所谓衬线，就是指字母主线端的短细线，如图2所示，左侧是TimesNewRoman体的M，它的顶部和底部都有一些装饰细线，右侧是ArialBlack体的M，笔画都是一样的粗细。

图2英文标题

★获得更多漂亮的英文字体

　　Windows自带了一些英文字库，不过还是不够丰富，要想获得更多漂亮的英文字体，可从网络上下载一些免费的英文字库。

　　第二步：

循循善诱，设置副标题

　　主标题主要起吸引眼球的作用，而副标题则是对主标题的进一步阐述，以便读者在读文章之前了解更多信息。

副标题一般也以左对齐方式排版，它的字号要比主标题小很多，以免喧宾夺主，不过要比正文字号至少大2个级别。

副标题的字体颜色还可以设置成灰色，以与主标题形成对比。

　　第三步：

清晰易读排正文

　　正文字体大多数用TimesNewRoman，属于Serif类字体，字号大小一般在9～12pt之间。

英文文章的第一段首行要求顶格排，从第二段开始，每段首行要缩进排版，一般缩进4个字节。

而现在流行的英文格式，大多数都不缩排，而是习惯在段与段之间加一空行进行区分。

　　★选择适当的行距

　　如果正文大小为10～12pt（约等于中文的五号字），英文以1.2倍的行距排版效果最好。

而在Word中，默认值为单倍行距，有点挤，另一个预设值1.5倍又显得有些稀疏。

所以在Word中，可执行“格式→段落”命令打开段落对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“行距”下拉按钮，选择“多倍行距”项，接着就可以在后面的“设置值”中输入“1.2”，确定即可。

　　★使用连字符断句

　　如图3所示，同样的文字内容，左侧的松散零乱，右侧则紧凑有序。

奥妙何在？

原来右侧文档使用了连字符，行末如果是较长的单词，则用连字符断开了。

在Word中，执行“工具→语言→断字”，在开打的对话框中，选中“自动断字”，确定即可。

注意：

一个单词可以从何处断开，往往因文化的差异而有所不同，一般美式英文以韦伯字典为依据，英式英文则以牛津字典为依据。

图3连字符断句

　　★首字下沉

　　正文美化的一个常用方法就是首字下沉，这在Word中很容易实现。

在第一段文字随意处点击一下，然后执行“格式→首字下沉”命令打开一个对话框，这里你可以选择首字位置是“下沉”还是“悬挂”，还可以设置首字下沉的行数及距正文的距离。

在本文开始的示例图中，我们可以看到效果。

　　第四步：

附加说明

　　附加说明，主要是对文章的补充、注解之类的文字，字号一般要更小，在7～8pt之间。

　　当然，上面所说的都是一般规则，我们还需要根据具体情况进行调整。

比如，一般正文大小都设置为10.5pt，但如果你是排版论文给一个大约在40～65岁之间的某个导师看的，那就要适当调大字号，比如调为12pt；如果你的导师在65岁以上，那他的视力可能会更差些，这时字号设置在14～18pt之间就比较适当了。