合同评审流程.docx
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合同评审流程
合同评审规范
1目的:
规范合同评审的规程,降低合同风险,确保市场部合同顺利执行。
2适用范围:
市场部各销售单位与客户签订的销售合同;
3内贸合同评审控制流程
信
N
Y
Y
N
4职责:
4.1销售部:
负责收集信息与客户沟通合作意项、制作销售报价、制定销售合同草案、填写合同评审表基础信息项,并对签批后的评审表进行存档、登记、保存合同评审台帐,合同生效后进行修订,通知评审部门并展开评审工作。
4.2商务(津销售)中心:
确认运输重量、里程及费用;作为市场(津销售)公司与工厂沟通的桥梁,组织生产、供应、财务、技术、品质等相关部门进行合同评审;对合同评审结果存档保存,做月度分析后上报;合同条款确认完毕后,到财务盖合同章;根据合同约定工期,跟进合同进程。
4.3销售中心:
对报价低于销售经理权限释放销售报价,审核销售合同草案,评审其他各评审部门评审外的其他条款。
4.4财务中心:
负责审核销售报价与结算期限、方式、测算合同毛利、核实客户信誉及应收款数据,评定客户风险,制定资金支持方案。
4.5市场总监(销售总经理):
对合同报价、结算期限与方式进行批准,制定销售策略和方案。
4.6技术部:
负责与销售部确认技术标准及图纸;编写产品使用作业书;对技术要求进行确认;判定合同标的物是否出示相关检验资质;判定验收标准要求。
4.7供应部:
提供采购合同中涉及的原材料、半、产成品的供货期、价格、质量,确保其按技术要求进行供应;
4.8生产部:
确认库存、制定原材料需求计划、审核包装要求、确认生产能力及排产工期;根据产品性能或用户需要的包装要求,制定包装方案,确定包装物材料明细。
根据订单或生产单、技术部图纸、品质部要求进行生产;调配运输车辆,辅助核算运输重量、里程及费用;产品出厂完工,发运前需检验合同中指明协带资质、合格证件及证明报告是否齐全。
4.9品管部:
确认是否能满足用户的品质、证书、资料、检验、试验的要求;预算相关费用、完工时间;组织检验、检测及取得相关证书、资料;负责出厂前按合同要求对产品品质、数量、资料进行全面查验。
4.10总经理:
负责审批评审通过的销售合同。
5工作程序:
5.1合同分类:
5.1.1一般合同:
指除了特珠合同以外的其他与客户签订的销售合同称为一般合同,一般合同的评审流
当本单位有存货、价格在销售经理管控范围内且最长欠款期限(含原应收帐款)不超过90天,本单
位负责人签批即可,否则必须有合同评审相关部门会签,经区域经理、商务中心、财务中心签批方
可生效。
5.1.2特殊合同:
5.1.2.1年度供货协议
5.1.2.2一般合同外、或市场部各销售单位与客户签订的5万元以上(含5万元的)销售合同,天津市各销售单位与客户签订的30万元以上(含30万元的)销售合同,称作为特殊合同;必须有合同评审相关部门会签,经市场总监(销售总经理)或总经理审批后生效。
5.1.2.3特异的吊索具,异型吊索具或有特殊要求的产品合同由销售部组织相关部门按《合同评审表》进行评审,异型索具必须预付定金,定金比例按照具体定单确定,最低收取合同金额50%定金。
(建议降低到30%定金,争取50%)整体合同评审流转的周期,得到迅速的流转24小时内完成
5.2工作基本流程:
5.2.1销售报价:
销售部负责进行信息收集后,确定价值信息与客户沟通,并按《询(报)价流程》销售
报价,当客户针对报价提出异议时,需要针对报价的下浮情况请示销售经理或销售中心区域经理仍
不能满足客户价格要求时,需由财务中心测算,并由财务中心上报市场总监测算情况,由市场总监
决定是否财务中心给予价格授权。
5.2.2货品组织:
如果销售单位可自行报价的产品(超过5万元仍需要进行合同评审),销售部门需将销售报价需求产品数量及需要加工产品的图纸、大概工期情况以及需要出示的资质等要求传于商务中心,由商务中心根据所报产品的管理形成部门不同,需要与物控确认货品库存量,与技术部确认图纸、资质是否可出示、生产部是否可安排排产,在要求日期日交货;与品质部确认能否满足用户的品质、证书、资料的要求;当物控部发现原材料或产品不足时,要与采购部进行协调购买。
(当客户需求产品为非常规产品时,“4.2.1项”与“4.2.2项”程序颠倒)
5.2.3结算审核:
当报价达成、货品组织无问题时,财务中心根据对方的付款意向确认结算条款是否可执行;并根据报价情况及对该客户的评估,来提出付款要求;由销售部与客户进行进一步沟通。
5.2.4合同草拟:
销售报价达成、货品组织顺利、工期确定,结算条款确认后,由销售部根据评审部门的评审事项,在双方沟通后,进行合同草拟。
(合同也可能由购货方提出)
5.2.5合同确认:
草拟合同后,进入双方的审查过程,进行进一步沟通,按照各相关部门的工作职责重复(4.2.1-4.2.4)项,对于(4.2.1-4.2.4)项以外涉及的条款内容,区域经理必须严格审核与把关,必要时必需请示市场总监。
对于合同中“争议解决方式”等法律条款,必要时,需请示法律顾问。
评审部门评审后,由市场总监(总经理)最终确认,客户签字盖章后生效。
6生效后的合同修订:
生效后的合同修订,需销售部填写《合同评审表》中合同变更评审内容,商务中心(销售中心)负
责根据修订的内容,组织相关评审部门按照原评审资料和新变更内容进行重新评审。
根据修改所涉
及部门不同相应报由总经理或市场总监(销售副总)审批确认。
相关内容以协议等形式做为合同附
件,执行合同管理制度和程序;
7评审中的特殊情况:
当评审部门不能参加现场、会议评审,由销售部门通过邮件或电话形式通知评审人,并做好相关记
录,适时进行对合同评审表进行补签。
8相关记录:
《合同评审表》 XXX-XX006-XX001
《合同评审台帐》XXX-XX006-XX002
天津市XX有限公司
20XX年XX月
FM-CW006-BG001
合同评审表
销售单位:
流转周期要求:
年月日编号:
合同评审基本信息
(一)
合同编号
客户名称
提出合
同方
□客户方
□我方
累计交易
占有份额
信誉
□好□一般□差
单位性质
□国有□股份制
□外资企业□民营
□上市公司
预计年购
飞马产品
客户年用量
签订
份数
客户份
公司份
客户信誉授信额
违约记录
□无□有
□违约次数笔
□违约金额累计元
□违约日期累计天
单位
授信资料
□企业执照
□委托代理人员证明书
□委托代理人员身份证
应收帐款
0-90天
90-180天
360天以上
市场及
竞争信息
合同评审基本信息
(二)
被评审合同可视性
□完全在评审表体现□复印件作为评审附件□原件作为评审附件
合同产品属性
□常规产品□异型产品□国标产品□非标产品□标准产品
产品名称
报价单价
成交单价
数量
成交金额
合计
所报产品类别
价格执行情况
吊带及吊带索具%钢丝绳索具%钢丝绳%链条及链条吊具%
卸扣%钢板钳%机器设备%其他%
交货时间
:
附带检验资
料及资质
□材质单□产品合格证□拉力实验报告式□船检报告□CCS□CCSI
□产品使用作业指导书□质量保证体系证明□外购产品资质
交货地点
技术要求
□无特殊要求□有要求
包装要求
□常规包装
□特殊要求包装
使用期限
□要求明确期限天使用期限□无明确提出期限
货物验收检验
□当场检验签收生效□三天后默认生效□发现问题随时提出异议
验收发现不良
品处理方式
□合同中未提出□发现后拉回并在天内更换
结算
期限
□预付货款总额的%,其余部份在交货且出具发票后天付清余款;
□货物验收合格后见发票后付款;□货物验收合格后天见票付全款;
□预付货款总额的%其余%在交货后天付清,余下%作为保证金天给付。
结算
期限
□预付货款总额的%,其余%部份在交货且出具发票后天付清余款;
□货物验收合格后天见发票付%款;
□%作为保证金天给付。
结算方式
□电汇□支票□现金□银行承兑天汇票□商业承兑天汇票
合同期限
□明确有效期年□无明确合同有限期□合同中规定
评审方式
□传递会签□会议评审□其他
备注
请考虑是否需要增加备注栏,注明重点沟通事项及附件资料等。
评审部门
销售单位
商务中心
销售中心
财务中心
市场(销售)总监
市
场
(销
售)
部
评审人
销售经理:
商务助理:
区域经理:
财务主管:
市场(销售)总监:
评审部门
技术部
生产供应部
品质部
财务部
总经理
生
产
部
生产环节意见:
市场(销售)环节
意见:
评审人
技术主管:
生产主管:
供应主管:
品质主管:
财务主管:
总经理:
评审
结果
商务助理:
合同变更评审
合同变更内容
涉及评审部门
评审结果
审批
市场总监(销售总经理):
总经理
关闭
结果
□成功关闭,签署合同。
清余款;
□失败关闭,流弹原因如下:
□价格因素;□工期因素;□技术因素;□资质及证书;
□产品品种不全;□公共关问题;□品牌知名度问题;
注:
1、合同评审表的基本信息项目由销售公司销售助理进行填写;
2、合同评审表的基本信息项目
(二)为首填项目,审核的重点是产品质量(含包装)、技术、工期、
成本及资金支持;本表一式六份,在审核及执行时商务中心、技术部、生产部、供应部、财务部、销
售部各一份。
关闭(完全执行完毕或确定流单)后由商务助理收回整理后存档于商务中心。
2、合同评审表的基本信息项目
(一)在基本信息项目
(二)评审完毕后填写,审核的重点是用户信
誉、销售策略及相关授权;本表一式六份,在审核及执行时销售部、商务中心、销售中心、财务中心
各一份。
关闭(完全执行完毕或确定流单)后由商务助理整理后存档于商务中心。
3、销售合同除销售部、商务中心、区域经理、财务中心、市场总监外不流转于其他部门。
4、最终评审结果由商务助理进行整理,存档保留。
批准:
审核:
制作:
FMM-CW006-BG002
月合同评审台帐
销售单位:
序号
评审表号
客户名称
合同金额
合同属性(一般、特殊)
结果
原因分析
□评审通过□评审未通过□流单□签单
□评审通过□评审未通过□流单□签单
□评审通过□评审未通过□流单□签单
□评审通过□评审未通过□流单□签单
□评审通过□评审未通过□流单□签单
月合同评审分析
评审份数
评审金额
评审通过金额
评审达标率
未通过原因所占比例%
流单原因所占比例%
签单比率%
价格
工期
技术
客户信誉