高效会议管理技巧.docx

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高效会议管理技巧

高效会议管理技巧

第1讲当今会议面面观

【本讲重点】

会议的意义

会议的目的

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。

频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。

如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

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会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。

通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。

许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

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2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。

因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

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图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。

随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

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会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。

通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。

许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

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2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。

因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

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图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。

随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

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会议的种类

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

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表1-1会议的种类

按人数分类

按开会方式分类

按开会目的分类

●团体会议

●一对一会议

●面对面会议

●电话会议

●视频会议

●宣布人事安排、讲解政策的会议

●当众表扬或批评别人的会议

●临时处理突发事件的会议

●固定的团队会议

●集思广益的会议

会议的频率

每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

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1.固定的部门会议

2.全体会议

3.处理突发事件的会议

4.一对一会议

 会议成本的计算

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。

会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

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1.会议的时间成本

2.直接的会议成本

3.效率损失成本

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。

由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。

效率损失成本包括以下3种情况：

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【自检】

请将下列相关选项用横线连接起来。

A、固定的部门会议①至少每两月一次

B、一对一会议②随时

C、处理突发事件的会议③按需要

D、全体会议④至少每月一次

◆见参考答案1-1

【本讲总结】

从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。

高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。

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因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

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【心得体会】

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第2讲会议效率不高的原因及解决方案

【本讲重点】

会议效率不高的原因及预防性管理

高效会议的八大特征

会议规范

会议效率不高的原因及预防性管理

1．会议的通病——效率不高

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。

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很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：

◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。

许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。

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◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。

这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。

而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

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时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。

开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。

因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

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2．会议效率不高的原因

会议效率不高通常由以下7种原因造成。

在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。

这3种原因是：

主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

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表2-1会议效率不高的原因及具体表现

项次

原因

具体表现

（1）

时间

会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

（2）

地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

（3）

开会对象的选择

必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

（4）

主持人的技能

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

（5）

参会者的技能

参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

（6）

会议的准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

（7）

开会的原因、目的和结果

开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

3．预防性管理

所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。

对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。

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【举例】

以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。

会议

效率不高的原因

预防性管理措施

时间

会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。

地点

地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。

开会对象的选择

事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。

主持人的技能

选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。

参会者的技能

参会者一定要具有倾听能力。

会议的准备工作

一定要提前做好具体的准备工作。

开会的原因、目的和结果

在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。

【自检】

请根据自身情况完成下列表格。

（1）你所在公司是否存在会议效率不高的问题？

□是□否

（2）如果存在，请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改进意见。

存在问题

是否存在

改进意见

主持人毫无影响力

□是□否

会议地点的布局让人很有压迫感

□是□否

会前准备不足，会议议题让人不明所以

□是□否

会议总是选在午饭时间进行

□是□否

高效会议的八大特征

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。

高效会议具有8大特征。

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建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

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会议规范

会议规范包含3个部分：

会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1．会议时间安排的规范

◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。

这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。

因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

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◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。

在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

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◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。

大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

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◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。

这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

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2．会议规范本身

会议规范是指大家达成共识的会议守则。

会议规范主要包括以下条款：

◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要准备在会上发言。

◆准时开始，准时结束。

◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。

◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3．固定的会议流程规范

图2-1固定的会议规范流程

固定的会议