办公室工作手册.docx

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办公室工作手册

部门

办公室

文件编号

BG-01-2007

实施日期

2007-07-20

标题

版次

第1版

页码

共2页第1页

标题

编号

页码

1.目录

BG—01—2007

2

2.办公室组织机构图

BG—02—2007

4

3.办公室质量目标

BG—03—2007

5

4.办公室工作标准

BG—GZ—01—2007

5

4.2办公室工作职能

BG—GZ—02—2007

5

4.3各岗位工作职责及任职要求

BG—GZ—03—2007

7

4.3.1办公室主任工作职责及任职要求

BG—GZ—04—2007

7

4.3.2人劳管理员兼文员岗位职责及任职要求

BG—GZ—05—2007

8

4.3.3行政管理员兼前台文员岗位职责及任职要求

BG—GZ—06—2007

9

4.3.4食堂工作人员岗位职责

BG—GZ—07—2007

10

4.3.5公务车司机岗位职责

BG—GZ—08—2007

12

4.3.6保安组长岗位职责

BG—GZ—09—2007

13

4.3.7保安人员岗位职责

BG—GZ—10—2007

14

4.3.8办公室楼保洁工岗位职责

BG—GZ—11—2007

15

4.3.9生产区（生活区）保洁工岗位职责

BG—GZ—12—2007

16

4.3.10绿化工作人员岗位职责

BG—GZ—13—2007

17

4.3.11招待室服务员岗位职责

BG—GZ—14—2007

18

5.管理制度

BG—GL—01—2007

20

5.1行政办公管理制度

BG—GL—02—2007

20

5.2办公室用品管理规定

BG—GL—03—2007

22

5.3文秘档案管理规定

BG—GL—04—2007

23

5.4印章管理规定

BG—GL—05—2007

28

5.5职工宿舍管理制度

BG—GL—06—2007

28

5.6招待室管理制度

BG—GL—07—2007

29

部门

办公室

文件编号

BG-01-2007

实施日期

2007-07-20

标题

版次

第1版

页码

共2页第2页

标题

编号

页码

5.7食堂管理制度

BG—GL—08—2007

30

5.8食堂卫生管理制度

BG—GL—09—2007

31

5.9招待费管理规定

BG—GL—10—2007

31

5.10公司例会制度

BG—GL—11—2007

32

5.11公务车管理规定

BG—GL—12—2007

33

5.12消防安全管理制度

BG—GL—13—2007

35

5.13出入公司管理制度

BG—GL—14—2007

37

5.14安全保卫制度

BG—GL—15—2007

38

5.15保安巡逻制度

BG—GL—16—2007

39

5.16保安交接班制度

BG—GL—17—2007

39

5.17保安失职追究制度

BG—GL—18—2007

40

5.18环境卫生管理制度

BG—GL—19—2007

40

5.19员工住房分配办法

BG—GL—20—2007

41

6受控文件清单

BG—SK—01—2007

43

6.1质量手册

BG—SK—02—2007

43

6.2程序文件

BG—SK—03—2007

43

6.3办公室工作手册

BG—SK—04—2007

43

6.4适用政策法规

BG—SK—05—2007

43

7.记录清单

BG—JL—01—2007

44

部门

办公室

文件编号

BG-02-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室组织机构图

版次

第1版

页码

共1页第1页

2办公室组织机构图

部门

办公室

文件编号

BG-03-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第1页

3.办公室质量目标

在企业质量方针的指导下，为做好办公室日常工作，特制定办公室质量目标如下：

1、保证企业内所发的文件100%是现行有效版本；

2、上报下发文件准确率（文字质量和原则性）98%以上；

3、档案管理达“省二级”标准要求；

4、公共区域环境卫生检查完成率100%；

5、绿化区域植物成活率达90%以上，确保绿化效果保持和改进；

6、确保招待室顾客满意率95%以上，食堂员工满意率达75%以上；

7、非生产区水电及其它基础设施完好率≥95%；

8、完成年度培训计划的98%，合格率达95%以上；

9、公司非生产重大安全事故为零。

4.办公室工作标准

4.2办公室工作职能

1.贯彻执行并督促、检查公司各部门对党和国家的方针、政策、上级指令、公司决定、决议及有关工作任务的贯彻执行情况，及时向领导汇报。

2、认真贯彻执行公司的质量方针、质量目标，确保质量管理体

系在本部门规范运行。

3、参与公司的质量管理体系文件的编制、修改，并负责文件的打印、发放、识别和控制。

部门

办公室

文件编号

BG-GZ-02-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第2页

4、做好文秘工作，组织起草、审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。

5、负责公司对外宣传、建立起各种有效的宣传渠道，树立公司形象。

6、负责印章、证明、介绍信的使用和管理，负责办公用品的申购、管理、发放、登记工作。

7、组织安排好各种会议，做好会议服务和会议记录。

8、做好来访、来客的接待工作，掌握来访、来客的信息，确保内外信息的沟通。

9、负责公司的档案管理，确保档案管理符合上级档案主管部门的标准要求，做好相关信息的收集、整理、分类、呈阅工作，为公司领导决策提供信息。

10、负责公司内部的网络建立、维护、网站后台管理工作，确保网络信息的高效、安全畅通，做好网站资料更新、信息发布和收集。

11、协调好公司内部各部门之间的关系及与他部门之间的沟通，确保政令畅通，步调一致。

12、负责公务车辆的管理、做好公务车辆的调派、保养和维护工作。

13、保障公司内部安全，抓好治安、消防的管理。

14、按照《行政办公管理制度》做好收发、文印、文书处理工作。

15、管理、发挥好后勤保障系统的作用，为生产、生活提供优良服务，创建一个环境优美、清洁卫生的生产、生活环境。

部门

办公室

文件编号

BG-GZ-02-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第3页

16、建立《建筑物设施台帐》、《非生产用品、用具、设备台帐》，做好基础设施，办公设备的维护，使其保持正常的工作状态。

17、负责人力管理资源工作，合理配置人力资源，制度化开展员工教育培训，提高员工的综合素质和企业整体素质，建立适合公司发展的激励机制、规范做好人力资源管理的基础性工作。

如人事档案管理、工资制度、考勤管理、业绩考评等。

18、根据有关法律、法规、文件及公司的需要，办理人身、财产保险及投保出险后索赔业务。

19、加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟通，按照上述政府部门的要求，办理好相关业务。

4.3各岗位工作职责及任职要求

4.3.1办公室主任岗位职责及任职要求

1.办公室主任工作职责

（1）贯彻执行公司质量方针和质量目标，确保办公室质量目标的实现。

（2）督促检查各部门对有关法律、法规、上级指示及公司下达的指令、决定、决议的执行情况，搞好调查研究，及时收集掌握情况，为公司领导决策提供信息，当好参谋。

（3）着力处理好纵向、横向、内部等多方面的关系，确保政令畅通，步调一致，和谐高效。

部门

办公室

文件编号

BG-GZ-04-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第4页

（4）组织指导做好文秘、档案、人劳、保卫、消防、后勤、信息管理和公司对外宣传、内外接待、会务服务等事务工作。

（5）组织召开公司的各种例会，做好会议记录和会后的督办跟进工作。

（6）为公司领导做好文秘工作，组织起草各种文字材料，审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。

（7）承办上级部门及领导交办的临时性事务和各职能部门、员工转办的事项。

（8）积极配合公司领导与政府各级部门的协调与沟通，为公司酿造一个良好的外围环境。

（9）组织建立健全公司内部行政方面的管理制度，逐步建立起一个高效、优质的后勤保障系统。

2.办公室主任任职要求

（1）有较好的政策水平和语言文字表达能力，熟悉公文写作。

（2）熟悉企业管理知识，有较强的组织协调能力和沟通能力。

（3）大专及以上学历或三年以上工作经验。

（4）爱岗敬业、正直诚实；富有责任心和服务意识；身体健康，活泼开朗。

4.3.2人劳管理员兼文员工作职责及任职要求

1.人劳管理员工作职责

（1）在办公室主任领导下，负责人力资源、劳动工资、保险档案等管理工作。

部门

办公室

文件编号

BG-GZ-04-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第5页

（2）根据公司的生产经营需要，编制人力资源管理工作规划，合理配置人力资源；编制年度培训计划，经总经理批准后，具体组织实施并完成当年的培训任务。

（3）按照《劳动保障法》，结合公司实际，提出劳动安全卫生的具体方案，经公司批准后组织实施并监督执行。

做好劳动合同签订及劳动合同的管理工作。

（4）规范做好人力资源管理的基础性工作，建立与公司发展相适应的人事管理、工资管理制度和激励机制，认真做好人员招聘、员工离职、晋升、考核、人事档案等事务性工作。

（5）按照《文秘档案管理制度》，确保档案管理规范运作并符合上级档案主管部门的标准要求。

（6）根据公司需要和国家的法律、法规，办理人身、财产、保险及投保出险后的索赔业务。

（7）加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟

通，按照上述政府部门的要求，办理好与公司相关的业务。

（8）负责审核各种法定休假和相关费用的报销标准及工资发放标准。

（9）积极配合由公司其他部门组织的安全生产检查工作，发现不符合劳动安全卫生的问题，提出整改意见并监督执行。

（10）完成办公室主任交办的其他工作任务。

2.文员工作职责

（1）在办公室主任领导下，负责处理办公室日常事务。

正确使用、保养电脑、传真机、复印机等办公设备，使其保持正常工作状态，出现故障及时联系维修人员维修。

（2）负责公司文件资料打印工作，严格遵守《公司保密制度》和《行政办公管理制度》。

部门

办公室

文件编号

BG-GZ-05-2007

实施日期

2007-07-20

标题

办公室工作标准

版次

第1版

页码

共15页第6页

（3）收集、整理网络、报刊、杂志上涉及国家政策、方针、经济发。

展动向及与本行业有关的信息、资料、逐步规范建立公司的信息库、资料库。

（4）严格按照《印章管理制度》，做好印章、