采购应急预案整理.docx
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采购应急预案整理
采购应急预案整理
一、目的：
为了有效确保原辅材料等采购物资的供应，预防因采购物资的短缺或不当等因素引起的意外损失，保证采购物资供应的及时有序、保质保量，结合我公司工作实际制定本预案。
二、范围：
本预案适用于公司主要原辅材料采购的供应，在紧急情况下的预防及应急处理。
三、组织机构及职能：
1、公司成立采购供应应急处理小组：
2、小组职责：
⑴、根据公司主要原辅材料的采购供应情况，决定是否实施应急预案；⑵、统一指挥和组织公司突发断料事件或重大品质问题的应急处理工作；
四、主要问题及应急措施：
序问题点号
1主要原辅材料供应不2及时
3
4品质问题5
6
受市场的变化，采购供应达不到生产订单的需求7应急措施1、采购部根据原辅材料的重要程度和产品生产周期及供应商的运输方式，建立合理的安全库存量（见附表）
2、库管应对低于最低库存的产品及时报缺3、要求供应商建立安全库存，防止突发事件发生1、质量部不定期到各供应商检查其质量控制情况，防止因质量不合格造成的停线。
2、主要原辅材料必须开发2家及以上的后备供应商，并纳入公司合格供方名录1、及时将物料的采购情况反馈给公司领导和相关部门，并扩大市场采购范围，或是根据原料的供应情况调整生产。
2、制订供应商风险识别表，并制定对应措施（见附表）
责任人
四、安全库存表：
序号品名型号单位安全库存量备注1
2
3
4
5
备注：
以上根据供应商的生产周期、运输周期、以及我司的日使用量而定；678
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五、供应商风险识别表表
序号风险项目
供应商延迟交货风1险
2质量风险
3合同风险触发概率
较高
高
低风险分析
1、供应商的生产能力不足；2、产品生产周期长；3、我司采购人员采购单迟下；4、物流造成的交货延误。
1、供应商由于自身生产能力上的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段，偷工减料、以次充好；2、所提供的物资没有按订货技术条件及相关标准供货。
采购人员在签订、履行合同过程中，由于合同条款考虑不当，或供应商违反合同条款，给企业造成的经济损失应对措施1、要求供应商制定不同产品的生产周期推进表；2、并建立多级供应商体系，应急时启用应急预案；3、及时将影响生产进度的信息上报生管及业务部门，经与客户沟通同意延迟交货期限，生管课调整生产计划和出货安排。
1、采购部门及SQE应严格筛选供应商，保证产品质量；2、加强物料进厂进质量检验；3、将不合格报告NCR在第一时间内传递给供应商，在最短时间拿出整改方案及供货计划，必要时另选择有一定技术实力的供应商评审供货。
4、建立供应商档案，对供应商的履约能力进行全面评价，从质量、服务、技术、价格、信誉、企业内部管理等方面对供应商进行全面考核，培育优质供应商，建立较为稳定的采购渠道；5、严格执行质量体系文件，所有采购物资严格按检验相关规定要求做好入库前的质量检验工作，做到入库物资检验验收率100%，杜绝不合格物资流入各生产单位。
1、采取组织采购人员学习《合同法》；2、在采购活动过程中除“即时清结”外，必须签订合同，明确双方的权力、义务及违约责任，定期进行合同追踪调查，加强监控力度
4计划风险
·5付款风险
6存货风险
7
安全风险材料短缺
8价格风险
1、计划变更；2、临时插单；一般3、采购员计划性不强，影响供应的及时性及准确性
1、付款信息错误导致转账错误。
2、员工或供应商的诚信问题导致的付款错误。
一般3、为了得到急需的物资，有时会采取预先支付货款式的方式购进物资如出现质量问题，款项被供方控制，易处于被动局面采购员对市场变化的风险估计不足高，没有很好地控制采购，清理库存，就有可能造成存货积压，占用资金。
1、运输过程中的安全风险。
一般2、不可抗力因素造成的风险。
有时因产品试验导致物料不足，或一般因市场产品已更新而无法采购1、商务谈判造成的价格风险；2、地域性价格造成的价格风险；低3、新技术、新材料的价格风险；4、价格的时间性变动造成的风险。
1、根据月度生产计划及时向供应商下采购订单；2、将计划变更信息及时通知供应商，让供应商调整生产计划，有必要时改变运输方式，如采用专车或空运等方式，以缩短交货期。
3、对采购员进行单独KPI考核。
1、加强财务审核；2、对供货方的产品质量、价格、财务状况等进行分类管理，对产品质量好、信誉好、规模大的供货方可实行预付款，并加强预付款购货的追踪管理。
定期对库存物资进行盘点，对不良物资及时清理和报批
1、可在合同签订时将相应风险转移给供应商；
采购人员和供应商及时沟通，对材料采购存在困难的应与技术部沟通能否可采用其它材料代用1、增强商务洽谈能力；2、详尽的市场调查；3、加强对采购时机的把握。
4、“货比三家”、“寻报价制度”
核准：
审核：
制定：
某某公司采购询价管理规定为进一步理顺集团公司采购价格管理流程，降低集团公司的采购成本，提高集团公司各工厂的竞争力，特对采购询价管理作出以下规定：
一、比价运作程序1、采购前由采购人员询价，询价时要以同等技术标准填写比价单，要详细注明三家以上供方比价情况，包括供货时间、物资名称、规格、品牌、标准及供方名称、采购数量、单价、付款方式、运费金额及负担方式等。
2、金属类物资原则上必须按重量单位采购，要明确规格、材质，如确实以米、个、支、根等计量单位外购金属物资，比价单上要标注实际重量，以便与入库过磅重量相比较。
采购带有包装物的物资如包装物需返还供货方的，须在比价单中明确注明包装物由供方回收并通知车间。
3、采购员凡是提报在比价单上的客户必须是有效的客户，严禁虚报。
采购员在采购过程中可以通过其他渠道参考所购物资的价格，但是对于没有把握的客户，严禁填写在比价单上。
4、凡是采购业务范围内的物资，原则上不得少于三家比价，一次性单笔采购金额2000元以上含2000元要求各采购员每月比价三家以上的户数应达到60%以上，二家以上应达到90%以上，一家的户数应低于10%。
5、供货方只有一家的比价单须在采购说明中具体说明理由，为何只使用一家。
对所采购的物资应货比三家，进行综合评价，杜绝采购中的“权利”行为和“个人”行为。
6、因技术或其它部门指定只有一家的（属按合同定点采购的，要提供合同复印件，无合同复印件的必须事先由集团总经理批准）。
请在“采购说明”一栏中详细说明情况，凡外购物资外加包装费的，必须在比价单上标出费用金额。
7、技术部门或其它部门指定采购的，只能指定品牌不得指定厂家；可指定多个品牌，多个厂家。
不至于给采购部门的工作设置太多的权限。
8、审计部在同等质量同等技术要求下，如发现其它厂家供货价格低于比价单上最低价格的，可以另选厂家。
并与所更换的客户及时签订合作承诺书。
因审计部换户导致出现质量问题，由价格专员承担一定的责任。
9、凡是实施比价的物资在市场价格不变的情况下，其比价周期为三个月（钢材及化工类等价格波动较大的物资必须随时采购随时比价）超出比价周期的（单独订货期限超过三个月的物资以订合同为准）重新采购时，需将比价单传审计部备案。
10、对于承接我公司业务的客户，采购员严禁向其他客户透漏接该项业务客户的所有信息。
11、涉及到采购物资的付款方式采购员或是价格专员首选承兑方式。
12、采购物资需同时支付承兑汇票和电汇的，应同时提报承兑汇票价格和现款价格，不得只提报承兑汇票价格。
13、采购部门提报的所有物资应在使用前提前两天提报审计部；对于大型物资及设备的采购，采购部门应在使用前提前三天将比价单传到审计部。
14、采购部门必须按照比价单确定的供货单位安排采购，未经批准不得随意调户。
在审计部门未确定供货单位及价格前，采购部门不得提前定价采购，否则因更换客户或价格变动所造成的一切后果均由经办人负责。
15、因维修或急用的物资，当日当批总额不超过1000元的可以不履行比价手续，必须由本部门的分管领导批准。
采购采购员处理发票时将“价格明细表”送至审计部，由审计部核对价格并备案。
16、对于采购业务范围内的物资，采购员应提报到公司厂区的含运费含发票价格，尽量杜绝产生运费或者寄存费等。
17、审计部接到比价单时，急用物资的比价单在接收后4小时内完成比价，其他物资在不耽误使用的前提下最迟在1个工作日内比价完毕。
18、审计部每月8号之前将比价情况及事后监督情况提报给集团领导，有必要通报各业务总经理的，要提报给各业务总经理。
19、对选定的供应商，采购部门应与之签订“框架合同”，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件，定期评价，合理流动。
20、采购人员在比价单中标注“同价同供”的仅指比价单中的供货商不得随意换户。
比价单中出现的“同供”要有明确的供货比例，质量好、供货及时的可以给与更高的比例。
21、对于外协厂家给与公司制作的外协加工件，一旦出现质量问题的应严格追究相关责任人的责任，并由供应商按成本金额赔偿。
22、采购计划要严谨，应按照实际的生产计划下发，因计划下达不准确而造成大量材料的浪费，由相关人员承担损失。
二、奖罚制度
（一）、采购员扣罚规定1、凡发现有下列问题之一者，每次扣罚责任人500元，严重者下岗处理。
（1）、采购的物资质量差，严重影响产品质量的（试用物资除外）。
（2）、未经批准私自采购的；（3）、擅自确定供应商的；2、比价单填写不规范，开票单位与比价单不一致、价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误等，根据损失的大小扣罚责任人100－200元。
3、严禁虚报客户（指客户没有能力供货、供货时间严重能够延误我公司的生产并且确保不了质量等等），经查实发现一次视情节扣罚责任人200元，部门负责人200元。
4、当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导致对产品质量或工期造成影响的视影响程度的大小和事后跟催的情况综合考虑，酌情处罚责任人。
5、若因采购周期延误影响生产的，视具体情况扣罚责任人50-200元，因未及时传送比价单而造成的延期按两倍处罚，部门负责人承担20%的责任。
6、到审计部比价的物资必须未采购或未安排制作的，如有特殊原因或急用已事先采购的要在比价单中标注明白，否则事后监督发现价格有差异的，按差额考核到责任人及部门负责人。
7、如有特殊情况，报分管领导批准后可以先购买后补办比价手续，但必须在物资入库后二个工作日内完成，并标注补比价单。
超过规定时间的每份扣罚50元。
非特殊情况每份扣罚100元，出现大范围补比价单的一次扣罚200元。
8、采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以200-500元的罚款。
9、采购员不得接受供应商的礼品、现金、购物卡等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现对受贿人处以2000以上元的罚款，情节严重的，给予无薪开除处理，并送交公安机关处理。
10、采购员每月的比价户数，三家未达到60%，二家未达到90%以上，一家未控制在10%以下，根据情况扣罚100元；部门负责人扣罚100元。
11、有比价周期规定的，在有效期内，凡采购数量高于比价单填写数量20%以上且采购金额在2000元以上（含2000元）的，须重新比价。
（钢材的采购数量严禁高于比价单填写数量的20%以上）违反规定的，每笔业务扣罚采购员50元。
12、价格专员未按规定时间进行询比价，延误生产或比价后的物资存在严重质量缺陷给公司造成损失的，扣罚相关责任人100元，情节严重的按损失额的10-20%进行处罚。
13、技术人员根据销售订单分解采购物资具体明细及使用量，若超出实际使用量的5%以上，按照超出量的总价值的50%处罚。
14、不执行审计部确定的价格的，严肃处理经办人以及各个环节的责任人，按照降价后的价格与原价差额的三倍处罚。
15、采购合同、质量保证协议不签订，每份扣罚责任人100元，分管领导承担30%的责任
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