办公室主任的工作内容.docx

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办公室主任的工作内容

办公室主任的工作内容

办公室主任处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保证部门或处室各项工作正常运转的中枢，责任之重大。

作为一名学校的行政工作者————办公室主任，如何能更好的履行好本级职责，充分发挥好自己的职能，保证各项工作得到有效的落实。

下面是出guo的办公室主任的工作内容，希望对您有用。

浅谈办公室主任工作的内容

办公室主任处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保证部门或处室各项工作正常运转的中枢，责任之重大。

作为一名学校的行政工作者————办公室主任，如何能更好的履行好本级职责，充分发挥好自己的职能，保证各项工作得到有效的落实。

下面我个人谈一点粗略的认识：

一、明确主任的职能：

作为一名办公室主任其职就是服务，保证准确及时地为校领导的科学决策办学和正确开展各项工作服好务。

（一）参谋职能：

在做好各项工作的同时，积极为校领导出谋画策，力争把各项工作想在前，规定措施制在前，防范工作做在前，确保各项工作有条不紊的开展;

（二）承办职能：

对本级科室的工作，要做到周密计划，严格执行。

保证年有工作计划、有总结，季有工作小结，月有工作计划，每周有工作安排。

并对一些阶段性工作、实效性工作，时时做到有计划、有措施、有检查、有小结，使各项工作得到有效的落实;对上级的指示和要求，应逐级汇报，及时结合本校的实际，制定切实可行的措施，认真贯彻落实，不担误、不托延，保证事事有落实，件件有总结。

（三）管理职能：

1、加强文书档案的管理，严格按照公文的管理要求，依法依章办事，果断处置，保证上通下达及时准确无误，使各项工作具有连续性、针对性;

2、事务的管理：

办公室工作比较繁杂，如各类会议的召开、车辆的使用、来往人员的接待等等，

都需要科学合理的安排，准确无误的组织和落实，才能保证日常工作有效的执行，校园管理正规有序。

二、加强协调工作：

学校的中心就是教学和管理，如何有一个良好的教学环境，就必须从严格的管理着手，因为管理是为教学服务的，只有严格的校规校纪，才能培养出合格优秀的人才。

对此，办公室要及时充分调动各处室工作的积极性，及时督促检查各项制度的贯彻落实，各级领导在落实各项规定或制度时，要身先士卒，模范的贯彻执行，以实际行动影响和带动部属。

各类当班人员，认真履行本级职责，时时做到眼勤、脚勤、耳勤、嘴勤，及时发现和解决当日当时发现的各类问题，以确保各项制度得到有效的执行。

三、加强重大活动的组织安排：

重大活动具有牵涉面广，影响面大，组织复杂，要求严，标准高。

因此，在重大活动前，要周密计划、精心组织、严格管理，切实做好各类突发情况的处置，保证重大活动安全有效的举行。

综上所述，我个人认为只要把上述工作做深做细、做扎实，并针对不同问题及时总结经验，就能履行好本级职责，

完成好领导赋予的各项任务。

但也不能忽视个人综合方面知识面的学习和培养，不断加强个人政治、品德、心理、知识素质等等方面的培养和学习，才能跟上时代的发展，更好的的履行好本级职责。

办公室内部管理工作

一、学员管理工作

a.与来访（来电）人员进行交流，让他们了解学校的情况。

b.1、来报到人员进行交纳费用和安排生活起居，2、安排上课时

间和老师进行沟通。

c.老师休息时跟老师进行了解学员的表现情况，针对出现的问题

及时帮助其解决。

（自己能帮助解决的问题及时帮助解决，自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给校长）

d.学员休息时进行了解学员在课堂上和学校的基本情况，针对出

现的问题及时帮助其解决。

（自己能帮助解决的问题及时帮助解决，自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给校长）

e.及时更新学员档案，掌握学员资料。

学员照片、*复

印件资料，健全档案。

二、财务管理工作

a.认真核对票据，注意核对时间、金额与票据是否一致。

b.于每周六将收取的费用交给校长进行签字。

c.每周上报收入情况和指出情况。

f.每天盘库现金账，做好每天流水账的登记。

h.对于食宿费到期的学员进行催缴费用。

I.及时反映广告到期日，是否续交。

三、内勤日常管理工作

a.不定期浏览电量的话费的费用以免耽误正常工作。

b.及时收集来电话和来访人员的情况。

c.每周尽可能组织老师召开一次交流会，老师来谈谈工作和学员的情况。

（组织学习下发的各种规定文件。

）

d.每月可能条件下组织学员集体活动，要做好组织筹划，并及

时将活动写成稿件交给校长，丰富学员活动。

e.认真、完整的统计出每周培训内容、课时。

安排下周的具体进

度。

f.协助校长做好招生工作和招聘工作。

五、后勤管理工作

a.组织老师进行检查宿舍卫生，组织学员进行清理宿舍卫生，能

感觉到家的温暖。

b.管理伙食方面。

根据季节的差异，定时与炊事员商议伙食的花

样、口味、营养搭配等，能用低的成本，做出营养搭配最好的饭菜。

c.做好后勤保障，及时购买办公用品及宿舍用品，合理分发，登

记。

做好房水电等各项工作并及时缴纳相关费用，发现办公室或者宿舍需要维修的地方要及时处理，消除隐患。

d.关心学员、服务学员，组织人员做好服务工作。

重点时间安排：

办公室内部管理工作

一、人员管理工作

a.与新增加人员进行谈话，让其了解公司对他们的的要求和达到的标准，能够迅速成长。

（例如：

1、让他在周例会或月例会上做自我介绍，让大家都认识他，同时对他的加入表示欢迎2、按排生活起居，安排工位等事宜3、跟进师傅了解其表现情况，针对出现的问题及时帮助其解决4、及时组织相应的转正、独立考试）。

b.关注员工思想情况，采取不同方式多关心员工，如思想压力过大或是有特殊情况者，要及时将情况反馈给办事处经理或是总公司，及时谈话沟通，了解情况，帮助解决问题。

c.关注员工工作表现状态，通过产值、万元成本情况分析员工目前状态，及时地给于指导和帮助。

对于持续产值较低，成本较高的员工，要及时与办事处经理沟通，调整工作方向，不能因持续低产值而影响员工积极性。

d.关注员工成长，要定期跟进员工学习进步情况，并及时进行谈话沟通，自己能帮助解决的问题及时帮助解决，自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给办事处经理或是总公司。

针对新员工不同阶段的学习、考核要积极、主动地进行组织和跟进。

e.了解员工的心声，了解员工的需求，更好的为一线人员服务。

f.及时更新人员档案，掌握人员资料。

员工照片、*复印件、毕业证及学位证复印件等资料，健全档案。

a.认真核对票据，注意核对时间、金额与票据是否一致。

b.于每月28日前将财务报表发至财务部邮箱。

（与主管会计联系）报表包括内容：

1、现金、银行2、当月费用3、收支计划4、产值表、5、应收账款6、现金流水账，准确的统计数据，真实的反应当月成本费用。

c.定期给办事处经理提供可靠的数据，帮助分析办事处成本及

个人成本原因，并提出改进意见。

d.关注开票、回款情况，每月10-15日及时给工程主管及工作站负责人打电话沟通，确定本月需开票与回款的项目，及时按排月底开票事宜，确定下月回款计划，对于未回款项目要了解原因，及时沟通，确保款项顺利到账。

e.每月底与经理沟通，确定下月费用计划，与财务沟通及时拨款。

f.准确统计人员借款，还款是要提供收据，冲账是要标注，做到处处有痕迹，有据可查。

g.每天盘库现金账，做好每天流水账的登记。

h.对于外出设计员不能及时报账，要督促设计员在每月25日前将票据寄回办事处，尽量做到当月成本当月统计，增强当月成本分析的准确性。

i.每月26日前督促设计员填写流程卡，及时上报当月产值，做好产值统计，准确计算工资。

a.出版人员管理工作。

接到出版任务时，合理安排时间、人员，分配工作量，有组织的完成出版任务。

b.针对工作出现的问题，如：

怠慢、懒散、不认真、细致、没有服务意识等情况，要及时指出并加以纠正。

c.在画图、出版任务较少的情况下，及时与设计处长联系，是否有

可以帮忙画的图纸，减少设计人员工作量。

d.做好出版用纸登记、流程卡发放登记及设计出版登记。

e.做好出版设备的定期维护和保养工作，针对出版设备出现的简单问题要能加以维修，使其正常运转，不影响出版进度。

f.要加强大家的成本意识工作，如：

半废纸的二次利用等。

四、内勤日常管理工作

a.不定期浏览当地*网站或通信管理局网站，做好每年职称考试报名、职称评定及外省企业的备案工作。

b.及时收集上报总公司转正员工的社保资料并积极组织签订劳动合同。

c.帮助完善全公司人力资源数据库人员资料的收集工作。

每月月底前上报优秀员工电子版照片。

d.每周尽可能组织召开好本周周例会，召开前要准分准备会议内容（要与经理沟通）。

e.配合经理、市场部每周五提前做好周报报表，更新本周开票、

回款数据，给经理建议办事处下周的主要工作情况，供经理参考。

f.每月必须组织召开一次办事处月例会。

要求:

会议要有简单流程、主持人，做好会前准备，以保证会议的效果，并将会议纪要及时上传OA。

g.组织学习总公司下发的各种规定文件。

h.做好每月月例会资料，及时更新OA。

要求：

月底*更新，尤其是及时更新花名册，新员工跟进表等，员工休息统计表等。

i.每季度可能条件下组织员工集体活动，要做好组织筹划，并及时将活动写成稿件交综合部审核后上传OA公司新闻，丰富员工活动。

j.做好员工请销假登记，严格按公司文件制度，需要上级批准的要及时将请假条（公司制式）发至综合部邮箱，及时请示，上班后及时销假。

k.配合总公司五大部门工作，做好其他各种日常行政突发工作处理，做好经理助手。

L.每月项目审计表，核对发票金额。

m.及时更新员工通讯录。

n.要求、督促、统计自审设计的审核结论，每套设计根据审核结论修改后方可出版，以提高本办事处设计质量。

o.每周收集设计项目统计表及电子存档，及时反馈给总工办。

p.每月组织学习2次以上，若办事处设计人员少，可在工作站督促他们共同学习。

q.认真、完整的统计处每月培训内容、课时及对外交流的内容，应与公司内聘工程师考核表中每月所填的培训、交流内容保持一致。

r.对试用期、实习期设计人员严格执行笔试、宣讲考核流程。

s.浏览知识管理平台，可将有助于设计人员的文章下载发于他们学习，调动本单位人员上知识管理平台的积极性，可在周例会等会议上共同上知识管理平台浏览。

t.协助经理做好招标资料。

五、后勤管理工作

a.组织出版室人员服务好一线的工作人员。

帮助设计人员宿舍卫生，清洗被罩、床单等床上用品，让辛苦在一线的设计人员，能感觉到家的温暖。

b.管理伙食方面。

根据季节的差异，定时与炊事员商议伙食的花样、口味、营养搭配等，能用低的成本，做出营养搭配最好的饭菜。

c.做好后勤保障，及时购买办公用品及宿舍用品，合理分发，登记。

做好房水电等各项工作并及时缴纳相关费用，发现办公室或者宿舍需要维修的地方要及时处理，消除隐患。

d.司机的管理、教育工作。

每月统计行驶车程，统计当月车辆费，了解车的保养和维修工作，提醒司机要爱车、护车、安全驾驶，节约成本等。

e.关心员工、服务员工，如：

遇到人员加班情况，要提前准备好加班食品，组织人员做好服务工作。

六、内外部协调工作

1.内部协调工作

a.经理与员工之间的协调，起到上传下达的作用。

b员工与员工之间的协调，起到