制度流程文件管理制度.docx

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制度流程文件管理制度

制度流程文件管理制度

批准：

***

山东****集团有限公司管理标准

编号：

M/Z-SDGG-02-0-001

审核

综合管理部：

*林

修订状态：

0

编写部门：

***

编写：

*****

生效日期：

名称：

制度流程文件管理制度

1.管理目的

为保障山东杆"企业集团有限公司（以下简称杆杆集团公司）运营管理过程中所制定的各类制度流程文件得以有效控制,确保文件的建立和保持能适用公司运营规范管理的实际需要，特制定本规定。

2.适用范围

用于集团公司规范运营管理所制定的各类制度流程文件（包括管理标准、技术标准、工作标准、记录、夕卜来文件等）的策划、编制、审批发布、使用、修改、作废、归档等的管理。

本文件所指"杆集团公司外来文件，特指各单位、部门与业务职能有关的法律法规及其他要求，按《法律法规及其他要求及合规性评价管理规定》执行,正文不再描述。

3.术语及相关法律法规清单：

3.1制度流程文件（以下简称文件）：

是指杆"集团公司为了业务运营的规范管理,依据职能管理范围和要求而制订的具有强制性或指导性的有约束力的文件，是杆"集团公司管理中通过文件管理部门发布的各类规童制度、流程步骤、标准方法的总称。

制度流程文件主要包括管理标准、技术标准、工作标准、外来文件、记录等类别。

3.2管理标准：

对企业标准化领域中需要协调统一的管理活动所制定的标准，包括管理流程、管理制度和管理规定。

3.2.1管理手册:

对杠杠集团公司一级业务流程作概括表述，阐述管理体系/业务职能实践的纲领性文件。

3.2.2管理流程:

支撑部门职能、KPI管理，以流程树中的业务流程分解为主线,描述跨部门管理活动的流程步骤，并将与此有关的制度落地执行的文件。

3.2.3管理制度：

支撑部门职能管理，依据国家及"杆集团公司法规及政策要求制定的，管理的规则、准则、原则为主，描述〃什么可以做，什么不可以做"的文件

324管理规定:

管理流程和制度规定实施过程中，为确保职能和KPI目标的实现，采用的管理方法和工具的描述文件。

3.3技术标准：

对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。

3.4工作标准：

对企业标准化领域中需要明确的工作事项所制定的标准（注：

“工作事项〃主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核、岗位配置标准等有关的重复性事物和概念）。

包括岗位说明书、操作规程及标准作业指导书。

3.5外来文件：

指杆杆集团公司以外的、对生产经营运作产生影响，并作为标准在一定时期内遵守的文件，如各种适用于"杆集团公司的国家法律法规、其他要求及指导体系内工作的技术性国际标准、国家标准和各种行业标准、企业标准等。

3.6记录：

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

3.7****集团公司制度流程文件结构（按流程梳理结果，将所有对应文件类别分为四

级）：

3.7.1—级文件：

阐述一级流程相关的流程结构、组织职能及其相互关系的文件，可

以是管理手册。

3.7.2二级文件：

支撑一级文件，将一级文件进行细化，描述具体的管理要求或流程

活动，可以是管理制度、管理流程。

3.7.3三级文件：

描述工作步骤、标准、方法的文件，以及其他外来的相关文件。

3.7.4四级文件：

记录文件。

4.职责

责任部门

职责描述

综合管理部

1、公司制度流程文件的归口管理部门，负责建立文件的管理制度，指导各单位、部门实施本单位的文件管理工作，确保**材集团公司各类文件处于受控管理状态。

2、负责林材集团公司管理标准类文件的管理，实施文件的审核、编码和发布、归档工作。

3、负责对衬材集团公司质量、环境标准体系文件的策划、组织编写等工作。

4、负责*林*集团公司文件有效性监督检查和优化管理工作。

5、负责和衬集团公司发布文件执行效果的监督检查。

人力资源部

1、衬材集团公司岗位说明书和岗位配置标准的归口管理部门。

负责建立岗位说明书和岗位配置标准管理制度，并指导各单位、部门实施本单位的职位说明书的管理工作。

2、负责*林*集团公司各单位、部门岗位说明书和岗位配置标准的审核、编码和发布、归档等管理工作。

各单位、部门

1、负责本单位、部门文件的编写、修订、并组织各类文件发布前的审核和论证及提交文件的审批。

2、负责本单位、部门业务有关外来文件的识别、转化等管理工作。

3、负责本单位、部门发布文件宣贯及监督检查。

4、负责本单位、部门管理文件所形成记录的归档工作。

5.KPI指标及关键控制点:

5.1KPI指标

指标名称

计算公式或指标说明

设置本指标的目的

文件修订计

实际修订文件数/文件计划修订数

确保文件修订计划按期、保质完成

5.2关键控制点

关键控制点

控制标准

执行责任

监控责任

管理标准的设计

（水*水*集团公司各单位、部门）

控制目标：

达到发布质量标准

控制时间：

提交审批前

部门流程

管理员

综合管理部

流程管理员

管理标准的转化

（水*水*集团公司各单位、部门）

控制目标：

按规定要求完成转化及发布

控制时间：

文件发布后2个月内

各单位、

部门

****集团公司各单位部门

6•识别出来的重大管理授权

重大授权事项

提报单位

提报时间

审核人

批准人

1

管理标准（一级文件）

各单位、部门

随时

1编写部门部门长

2企管体系员

3相关部门部门长

4企管体系负责人

5综合管理部总监

总裁

2

管理标准（二级文件）

各单位、部门

随时

6编写部门部门长

7企管体系员

8相关部门部门长

9企管体系负责人

10综合管理部总片；

总裁

7.正文内容

7.1制度流程文件管理内容：

7.1.1管理结构图：

7.1.2管理流程/管理要求:

部门

管理内容

引用文件/输岀记录

泳介•!

■■■?

理矽各单仏部门

1.文件的编写与评审：

1.1****集团公司各单位、部门基于本单位、部门核心职能、管理目标、部门流程树（流程结构及流程清单）进行本单位、部门文件体系的策划、编写，依据管理范围及管理对象的不同，设置不同层级的文件，形成与流程清单对应的文件清单；

1.2综合管理部每年度组织各单位、部门对本单位、部门管理标准的适用性进行评审，形成《部门年度文件修订计划》（附件一），并上报综合管理部。

1.3内外部审核等发现问题时，相关部门需对文件进行评审，并根据评审结果制定文件编写、修订、作废计划，纳入当年度文件修订计划。

1.4当发生下列情况时，相关部门需对文件进行评审，并根据评审结果制定文件编写、修订、作废计划，纳入当年度文件修订计划：

《部门年度文件修订计划》

a.部门职能发生调整和变化；

b.部门战略规划、目标发生变化；

C.部门出现严重不符合项或重大事项；

d.内外部要求变化。

1.5桂材集团公司各单位、部门基于业务一体化管理进行的文件策划，依据业务管理流程设计一体化流程树（流程结构及流程清单），即考虑业务流程横向部门接口和纵向业务落地的所有业务管理要求的文件体系，如“安全环保管理流程框架/流程树”。

1.6综合管理部依据认证管理体系要求及本文件的管理要求，制定本单位文件体系策划及评审的相关管理要求。

'-1■汕各单仏部门

2.文件的新建/修订：

2.1文件编码

2.1.1山东材材集团文件编码规则参见附件《文件编码规定》（附件二）；

2.1.2山东郴枫集团子分公司综合管理部按照衬料集团公司文件编码规则转化制定子分公司文件编码规则。

2.2文件的编写：

2.2.1管理标准编写：

2.2.1.1确定文件主笔人和文件责任人：

2.2.1.1.1文件主笔人即各单位、部门文件编写人员，在文件计划发布前至少2个月启动文件的编写，部门选定文件主笔人必须具备以下资格：

（1）熟悉本职能业务管理要求；

（2）负责文件的监督执行；

（3）文件编写由流程负责人主笔，公司一、二级流程可指定主笔人。

2.2.1.1.2文件责任人由文件对应上一级流程负责人担任，确保按计•划时间发布文件，主要承担以下职责：

（1）牵头主持流程制度文件的现场论证；

（2）负责对编写文件质量进行把关。

2.2.1.2管理标准编码：

（1）新建：

林衬集团公司各单位、部门按照上述编码原则要求执行！

（2）修订：

沿用原管理标准编码。

《文件编码规定:

K《管理标准模板》、

《流程图或管理结构图（示例）》

（3）作废：

管理标准编码同管理标准一同作废。

2.2.2技术标准编写：

依据《技术标准管理流程》执行；

2.2.3工作标准编写：

依据《工作标准管理流程》执行。

2.3文件模板：

桂衬集团公司各级文件归口管理部门分别建立*材*集团公司文件模板，编写人员按照*桂*集团公司统一模板编制文件。

2.3.1管理标准模板：

（1）管理手册模板：

不规定模板，内容结构包括：

流程架构图、组织架构图、内容描述

（2）管理制度、管理流程、管理规定模板：

山综合管理部制定管理流程和管理制度模板。

（见附件三《管理标准模板》、附件四《流程图或管理结构图（示例）》）

例外情况：

以规定“什么可以做、什么不可以做”的制度要求内容为主的文件，无明确执行部门、记录输出等要素内容，正文内容可不按表格进行描述，直接以文字逐条描述。

2.3.2技术标准模板：

模板按《技术标准管理流程》执行；

2.3.3X作标准模板：

职位说明书：

模板按《工作标准管理流程》执行；标准作业指导书（SOP）:

模板按《标准作业指导书（SOP）管理规定》执行；2.3.4记录模板：

模板见附件二《文件编码规定》。

2.5文件修改

2.5.1文件修改要求与“2.2文件编写”要求一致；

2.5.2文件修改后，文件归口管理部门确保所有文件适用部门及人员得到最新版本信息。

2.5.3修改文件提交审批时，修改部分内容用特殊颜色字体显示（通常用红色字体）。

2.5.4文件修改篇幅较大，超过一半以上内容修订，可不进行标识。

2.5.5管理标准修改必须在修改栏填写本次修订内容概要，以便追溯。

其他文件由*桂*集团公司各级文件归口管理部门依据文件性质参照执行。

各单仏

3.文件的论证

3.1论证条件：

新建、修订文件内容涉及其他部门/单位职责、要求时，须由文

《文件论证会签单》

部门

件编制部门组织相关部门参与文件论证；

3.2论证方式：

以线下论证（集中论证、纸质会签）和线上论证的方式征集相关部门意见，并根据意见对文件进行完善，直至对文件内容要求达成一致，保留论证证据；

3.2.1线下论证:

3.2.1.1集中论证：

包括现场论证或会议论证等方式，跨部门关键制度流程文件，成熟度低、管理较为复杂、一致性要求高的尽量釆用集中论证的方式；

（1）现场论证：

指论证人员到现场实际査看、验证的方式；

（2）会议论证：

指以会议方式现场集中征集相关部门/单位意见；

3.2.1.2纸质会签：

以《文件论证会签单》附书面版文件交曲相关部门手签确认的论证方式。

3.2.2线上论证：

通过个人工作台/沟通与论证、邮件等方式征集相关部门意见的论证方式；

3.3论证人员：

各单位、部门必须是部门长及高层管理以上分管领导，同时考虑管理及执行层面人员的参与；

3.4文件提交审批前，文件编制部门需确保得到相关部门论证通过的证据，