制度流程文件管理制度.docx

1、制度流程文件管理制度制度流程文件管理制度批准：*山东*集团有限公司 管理标准编号：M/Z-SDGG-02-0-001审核综合管理部：*林修订状态：0编写部门：*编写：*生效日期：名称：制度流程文件管理制度1.管理目的为保障山东杆企业集团有限公司（以下简称杆杆集团公司）运营管理过程中所 制定的各类制度流程文件得以有效控制,确保文件的建立和保持能适用公司运营规范 管理的实际需要，特制定本规定。2.适用范围用于集团公司规范运营管理所制定的各类制度流程文件（包括管理标准、 技术标准、工作标准、记录、夕卜来文件等）的策划、编制、审批发布、使用、修改、 作废、归档等的管理。本文件所指杆集团公司外来文件，特

2、指各单位、部门与业务职能有关的法律 法规及其他要求，按法律法规及其他要求及合规性评价管理规定执行,正文不 再描述。3.术语及相关法律法规清单：3.1制度流程文件（以下简称文件）：是指杆集团公司为了业务运营的规范管理, 依据职能管理范围和要求而制订的具有强制性或指导性的有约束力的文件，是杆集 团公司管理中通过文件管理部门发布的各类规童制度、流程步骤、标准方法的总称。制度流程文件主要包括管理标准、技术标准、工作标准、外来文件、记录等类别。3.2管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理活动所制定的标准，包 括管理流程、管理制度和管理规定。3.2.1管理手册:对杠杠集团公司一级业务流程作概括表述

3、，阐述管理体系/业务 职能实践的纲领性文件。3.2.2管理流程:支撑部门职能、KPI管理，以流程树中的业务流程分解为主线, 描述跨部门管理活动的流程步骤，并将与此有关的制度落地执行的文件。3.2.3管理制度：支撑部门职能管理，依据国家及杆集团公司法规及政策要求 制定的，管理的规则、准则、原则为主，描述什么可以做，什么不可以做的文件324管理规定:管理流程和制度规定实施过程中，为确保职能和KPI目标的实 现，采用的管理方法和工具的描述文件。3.3技术标准：对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。3.4工作标准：对企业标准化领域中需要明确的工作事项所制定的标准（注：“工 作事项主要指

4、在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本 技能、工作内容、要求与方法、检查与考核、岗位配置标准等有关的重复性事物和概 念）。包括岗位说明书、操作规程及标准作业指导书。3.5外来文件：指杆杆集团公司以外的、对生产经营运作产生影响，并作为标准在一定 时期内遵守的文件，如各种适用于杆集团公司的国家法律法规、其他要求及指导体 系内工作的技术性国际标准、国家标准和各种行业标准、企业标准等。3.6记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.7*集团公司制度流程文件结构（按流程梳理结果，将所有对应文件类别分为四级）：3.7.1 级文件：阐述一级流程相关的流程结构、组织职能及其

5、相互关系的文件，可以是管理手册。3.7.2二级文件：支撑一级文件，将一级文件进行细化，描述具体的管理要求或流程活动，可以是管理制度、管理流程。3.7.3三级文件：描述工作步骤、标准、方法的文件，以及其他外来的相关文件。3.7.4四级文件：记录文件。4.职责责任部门职责描述综合管理 部1、 公司制度流程文件的归口管理部门，负责建立文件的管理制度，指导各单 位、部门实施本单位的文件管理工作，确保*材集团公司各类文件处于受控 管理状态。2、 负责林材集团公司管理标准类文件的管理，实施文件的审核、编码和发布、 归档工作。3、 负责对衬材集团公司质量、环境标准体系文件的策划、组织编写等工作。4、 负责*

6、林*集团公司文件有效性监督检查和优化管理工作。5、 负责和衬集团公司发布文件执行效果的监督检查。人力资源 部1、 衬材集团公司岗位说明书和岗位配置标准的归口管理部门。负责建立岗位 说明书和岗位配置标准管理制度，并指导各单位、部门实施本单位的职位说 明书的管理工作。2、 负责*林*集团公司各单位、部门岗位说明书和岗位配置标准的审核、编码 和发布、归档等管理工作。各单位、部 门1、 负责本单位、部门文件的编写、修订、并组织各类文件发布前的审核和论 证及提交文件的审批。2、 负责本单位、部门业务有关外来文件的识别、转化等管理工作。3、 负责本单位、部门发布文件宣贯及监督检查。4、 负责本单位、部门管

7、理文件所形成记录的归档工作。5.KPI指标及关键控制点:5.1 KPI指标指标名称计算公式或指标说明设置本指标的目的文件修订计实际修订文件数/文件计划修订数确保文件修订计划按期、保质完成5.2关键控制点关键控制点控制标准执行责任监控责任管理标准的设计（水*水*集团公司 各单位、部门）控制目标：达到发布质量标准控制时间：提交审批前部门流程管理员综合管理部流程管理员管理标准的转化（水*水*集团公司 各单位、部门）控制目标：按规定要求完成转化及发布控制时间：文件发布后2个月内各单位、部门*集团公 司各单位部 门6识别出来的重大管理授权重大授权事项提报单位提报时间审核人批准人1管理标准（一级 文件）各

8、单位、 部门随时1编写部门部门长2企管体系员3相关部门部门长4企管体系负责人5综合管理部总监总裁2管理标准（二级 文件）各单位、 部门随时6编写部门部门长7企管体系员8相关部门部门长9企管体系负责人10综合管理部总片；总裁7.正文内容7.1制度流程文件管理内容：7.1.1管理结构图：7.1.2管理流程/管理要求:部 门管理内容引用文 件/输岀 记录泳介!?理矽各单仏部门1.文件的编写与评审：1. 1*集团公司各单位、部门基于本单位、部门核心职能、管理目标、部门流 程树（流程结构及流程清单）进行本单位、部门文件体系的策划、编写，依据 管理范围及管理对象的不同，设置不同层级的文件，形成与流程清单对

9、应的文 件清单；1.2综合管理部每年度组织各单位、部门对本单位、部门管理标准的适用性进行 评审，形成部门年度文件修订计划（附件一），并上报综合管理部。1.3内外部审核等发现问题时，相关部门需对文件进行评审，并根据评审结果制 定文件编写、修订、作废计划，纳入当年度文件修订计划。1.4当发生下列情况时，相关部门需对文件进行评审，并根据评审结果制定文 件编写、修订、作废计划，纳入当年度文件修订计划：部门 年度文 件修订 计划a.部门职能发生调整和变化；b.部门战略规划、目标发生变化；C.部门出现严重不符合项或重大事项；d.内外部要求变化。1.5桂材集团公司各单位、部门基于业务一体化管理进行的文件策划

10、，依据业务 管理流程设计一体化流程树（流程结构及流程清单），即考虑业务流程横向部门 接口和纵向业务落地的所有业务管理要求的文件体系，如“安全环保管理流程框 架/流程树”。1. 6综合管理部依据认证管理体系要求及本文件的管理要求，制定本单位文件体 系策划及评审的相关管理要求。-1汕各单仏部门2.文件的新建/修订：2. 1文件编码2. 1. 1山东材材集团文件编码规则参见附件文件编码规定（附件二）；2. 1. 2山东郴枫集团子分公司综合管理部按照衬料集团公司文件编码规则转化制 定子分公司文件编码规则。2. 2文件的编写：2. 2.1管理标准编写：2. 2. 1. 1确定文件主笔人和文件责任人：2.

11、 2. 1. 1. 1文件主笔人即各单位、部门文件编写人员，在文件计划发布前至少2 个月启动文件的编写，部门选定文件主笔人必须具备以下资格：（1） 熟悉本职能业务管理要求；（2） 负责文件的监督执行；（3） 文件编写由流程负责人主笔，公司一、二级流程可指定主笔人。2. 2. 1. 1. 2文件责任人由文件对应上一级流程负责人担任，确保按计划时间发布 文件，主要承担以下职责：（1） 牵头主持流程制度文件的现场论证；（2） 负责对编写文件质量进行把关。2. 2. 1.2管理标准编码：（1） 新建：林衬集团公司各单位、部门按照上述编码原则要求执行！（2） 修订：沿用原管理标准编码。文件 编码规 定:

12、K管 理标准 模板、流程 图或管 理结构 图（示 例）（3）作废：管理标准编码同管理标准一同作废。2.2.2技术标准编写：依据技术标准管理流程执行；2. 2. 3工作标准编写：依据工作标准管理流程执行。2. 3文件模板：桂衬集团公司各级文件归口管理部门分别建立*材*集团公司文件模板，编写人员 按照*桂*集团公司统一模板编制文件。2. 3. 1管理标准模板：（1） 管理手册模板：不规定模板，内容结构包括：流程架构图、组织架构图、 内容描述（2） 管理制度、管理流程、管理规定模板：山综合管理部制定管理流程和管 理制度模板。（见附件三管理标准模板、附件四流程图或管理结构图（示 例）例外情况：以规定“

13、什么可以做、什么不可以做”的制度要求内容为主的文 件，无明确执行部门、记录输出等要素内容，正文内容可不按表格进行描述，直 接以文字逐条描述。2.3.2技术标准模板：模板按技术标准管理流程执行；2. 3. 3 X作标准模板：职位说明书：模板按工作标准管理流程执行；标准作 业指导书（SOP）:模板按标准作业指导书（SOP）管理规定执行； 2.3.4记录模板：模板见附件二文件编码规定。2. 5文件修改2. 5. 1文件修改要求与“2. 2文件编写”要求一致；2. 5. 2文件修改后，文件归口管理部门确保所有文件适用部门及人员得到最新版 本信息。2. 5. 3修改文件提交审批时，修改部分内容用特殊颜色

14、字体显示（通常用红色字 体）。2.5.4文件修改篇幅较大，超过一半以上内容修订，可不进行标识。2.5.5管理标准修改必须在修改栏填写本次修订内容概要，以便追溯。其他文件 由*桂*集团公司各级文件归口管理部门依据文件性质参照执行。各单仏3.文件的论证3.1论证条件：新建、修订文件内容涉及其他部门/单位职责、要求时，须由文文件论 证会签 单部 门件编制部门组织相关部门参与文件论证；3. 2论证方式：以线下论证（集中论证、纸质会签）和线上论证的方式征集相 关部门意见，并根据意见对文件进行完善，直至对文件内容要求达成一致，保 留论证证据；3. 2. 1线下论证:3. 2. 1. 1集中论证：包括现场论证或会议论证等方式，跨部门关键制度流程 文件，成熟度低、管理较为复杂、一致性要求高的尽量釆用集中论证的方式；（1） 现场论证：指论证人员到现场实际査看、验证的方式；（2） 会议论证：指以会议方式现场集中征集相关部门/单位意见；3. 2. 1. 2纸质会签：以文件论证会签单附书面版文件交曲相关部门手签 确认的论证方式。3.2.2线上论证：通过个人工作台/沟通与论证、邮件等方式征集相关部门意见 的论证方式；3. 3论证人员：各单位、部门必须是部门长及高层管理以上分管领导，同时考虑 管理及执行层面人员的参与；3. 4文件提交审批前，文件编制部门需确保得到相关部门论证通过的证据，