招标代理质量保证措施.docx

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招标代理质量保证措施

我公司拥有行业领先的管理模式、雄厚的技术力量和先进的办公设备，具有较强市场竞争能力。

内部分设招标部、工程造价咨询部、工程招标代理部、财务部、档案资料室、办公室等部门。

各部门之间相互配合，密切合作，做到服务科学化，管理规范化。

在服务中坚持高标准、严要求，做到重合同、守信用，树立了良好的企业形象。

在招标代理执业中，坚持“客观公正，实事求是”的原则，保证建设各方权益；在业务开展过程中做到公开、公平、公正、诚信，严格遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》以及工程所在地当地的各项法律法规，即保证了建设方的利益，又维护了当事各方的合法权利。

本次招标主要为本社区提供政府采购代理服务，该类项目中对协调配合有着很高的要求，项目中应该针对招标内容的不同设计不同的技术方案。

为此我公司对本次招标工作给予高度重视，为全面完成甲方方招标代理工作，为甲方挑选即经济又有实力的中标人，我司针对本次工作进行了认真的组织和准备，将本项目列为公司的重点项目，在各专业中挑选学历、职称、年龄结构分配合理、并且具有丰富经验、强烈服务意识和熟悉相关业务的人员，将这些人员组成专项业务部，负责本项目招标代理工作，并针对该项目的特点编制各类文件，依法实施招标组织活动。

同时在本项目各个阶段都召开了不同层次、范围的内部动员、协调会。

在后续工作开展过程中，公司各部门将全力配合以保证本项目的顺利开展：

在整个招标项目开展过程中将本着“科学、公正、实事求是”的原则，以“甲方为上、优质服务、预控为主”的工作态度，接受甲方的监督，高起点、高水平、高效率的完成招标任务，确保本项目顺利进行。

1、公司部门管理措施

1.1领导主抓、分工明确、责任到人

项目一旦确定由我公司代理，由公司领导主抓成立招标代理项目组，建立完备的责任制度，明确代理工作每个环节每个具体操作人员的分工、责任及差错惩罚措施，确保招标工作顺利圆满完成。

1.2层层把关、高质高效

任务接手后，争取时间，坚持按预定的计划和时间安排进行工作，做到事前、事中、事后都要严格的把好关，把问题消灭在萌芽状态，发现问题及时解决。

1.3加强联系、紧密合作

在整个招标代理过程中，加强与招标人的联系，凡重大事项，如招标文件、评标办法等均须经招标人审核同意。

1.4突出重点、严抓资审、择优入围

具体操作中要重点突出招标文件中有关评标定标办法以及容易造成废标的重点部位，以免造成不必要的废标；要紧紧抓住并正确处理好对投标人资审入围这个重要环节，努力争取优秀的投标单位中标，为确保项目质量创造条件。

1.5合理合法、廉洁奉公

整个代理过程中每一个程序都必须经过严格和自审、校核、审定、批准四级审查制，以确保招标代理的全过程符合招标人和国家法律、法规的要求，参与人员不得和投标人有任何利益关系，保证招标全过程的合法性、公正性，公开、公正、公平的完成招标人委托的招标代理工作。

2、强有力的审核、监督机制

为了保证招标文件的公平、公证、科学、严谨，所有与招标有关文件资料须经过如下的内部审核、监督程序：

2.1招标资料编制（项目负责人）

2.2部门经理审核

2.3综合监督部审核

2.4业务副总审核

3、主动、及时的沟通制度

招标代理过程，实质上是一个沟通、协调的过程，它要协调好招标人、投标人、招标监督之间的关系，做到事事、时时让招标人明明白白，让投标人透透亮亮，让招标监督一目了然。

因此我们保证做到：

3.1信息反应

对于招标、投标人、招标监督的建议、要求、意见，招标项目组在2小时内作出相应的信息反应；

3.2主动沟通

招标过程中，根据项目进展情况，招标项目组将主动、及时与招标人联系，间隔时间不超过48小时。

4、招标项目突发事件的处理

我公司凭借招标代理所积累的运作经验以及一批高素质的专业人员队伍，具备了极强的招标代理能力。

公司成立至今无一起受到政府和监督管理部门查处的招标质量案件。

招标项目组、综合监督部和服务部门（办公室和财务部）充分认识突发事件应对的重要性，加大对突发事件应对重视，完善应对机制。

4.1完善招标领导小组协调机制。

建立招标领导小组、招标项目组和服务部门的层层承担责任。

4.2完善信息报告通报机制。

杜绝突发事件隐患和发生之后不报、瞒报、谎报和不全面报告的现象。

4.3完善联动机制。

突发事件涉及到的有关部门要密切配合，相互支持；完善内部引导机制。

对突发事件的报告要准确、属实，用正确的言论引导群众；

4.4完善公司动员机制。

各级领导和部门经理要时刻了解掌握招标项目的进展情况。

4.5做好突发事件应对工作

4.5.1抓机制。

建立健全各级经理管理机制，特别要明确项目经理为主的责任制度。

4.5.2抓预案。

做好操作性和实用性强的专项预案、单项预案，每一个预案有工作实施主体、责任主体。

4.5.2抓演练。

每一项招标标段/包段、每一个细节都要进行模拟演练，形成一套全公司熟悉、熟练、明确、配合协调的工作预案，避免突发事件发生时乱了方寸。

4.5.3抓监测汇报制度。

要加强对预测的突发事件的排查和调研工作，制订好防范措施，排除隐患。

4.5.4抓实施策划。

制订预案，制订模拟演练工作的详细计划。

5、招标项目特殊问题的解决方法

我公司利用自己丰富的招标经验和业务人员的政策法规及技术专业知识，对招标工作中出现的特殊问题，采用下列解决方法及步骤：

5.1冷静对待在招标中出现的特殊问题，预测该问题可能产生的后果。

5.2招标项目经理会同业务副总、综合监督部法律顾问及技术专业高级工程师（必要时聘请专家库中的专家）协商解决方案。

5.3将解决方案汇报招标人，征得招标人同意。

5.4必要时，在解决方案实施前，协调政府部门和监督管理部门的理解。

5.5如果是招标代理机构自身原因出现的问题，要勇于承担责任。

6、与相关监督管理部门的协调能力

我公司是陕西区域性专职招标代理机构之一。

成立以来，我公司的招标业务量大幅提高，只有与相关监督管理部门充分沟通、协调和相互理解，才能成为西北地区最规范最专一的招标代理机构之一。

7、严格执行招标代理工作制度

我公司始终秉承“规范招标、以质为先、诚信服务、共同发展、追求卓越”的质量方针。

以“提供专业的招标服务，为客户创造价值，促进市场公平竞争和社会文明发展”为自己的企业使命。

7.1严格执行中华人民共和国招投标法、中华人民共和国政府采购法、建设部第89号令、陕西省招标投标条例、七部委第12号令、七部委局30号令、在充分了解甲方招标条件及意图基础上，实现招标过程规范化及合法化；

7.2严格按招投标规定的程序进行，始终遵循“公开、公平、公正、诚实信用”的招投标原则；严格遵循公司“遵纪守法、科学管理、严格把关、质量第一、热情服务、顾客满意”的服务宗旨，将服务全过程每个环节的具体工作落到实处，做到精益求精，确保甲方满意；

7.3严格按ISO-9001质量体系程序文件运行，做好公告发布、报名、资格审查、工程量清单及标底编制、招标文件起草、审定及发放、开标、评标等过程控制，实现“五个确保”即：

确保优秀单位入围投标；

确保所有编制的文件合法、有效，反映甲方的招标意图，无流标情况发生。

确保工程量清单及最高限价编制的准确性及时效性;

确保优秀单位中标；

确保工程投资的节约。

7.4在整个招标过程中与甲方指定的主办人员保持紧密联系，严格按拟定的人员和既定的日程完成招投标代理工作，保证工程开竣工日期的实现；

7.5在招投标代理活动过程中，及时向甲方提供阶段性招标资料，在招投标代理工作结束后一周内，向甲方提供一套完整的招投标代理汇总资料；

7.6主要输出文件在发出前必须得到甲方的书面确认。

7.7项目负责人总负责制，项目负责人是招标活动中最高的策划者、组织者，项目组成员必须服从项目负责人的统一指挥和领导。

7.8及时有效的协调好招标主管部门的关系，做到招标工作不“卡壳”，保证招标工作一次成功。

8、招标资料的管理

为招标项目全过程制订了严格的管理制度和服务规范。

在此基础上成功开发了招标项目电子信息化管理系统，招标项目全部在内部局域网上操作，实现了管理科学化、程序规范化、文件标准化，对于招标过程中形成的各种文件、资料及时派专人进行归纳整理，对于招标过程中形成的文件档案，招标结束后除按规定向招标人及时移交招标过程形成的文件外，公司按照招标项目的属性分别按不同年限存档，以备有关行政监督部门或行业自律组织查验，建立招标项目基础数据库。

应存档的招标过程形成的文件：

8.1项目审批、核准或备案文件复印件；

8.2主管部门对邀请招标批复或核准意见；

8.3招标人自行办理招标备案材料或招标代理委托合同、授权委托书；

8.4正式发布的招标公告或者投标邀请书；

8.5获取资格预审文件或招标文件登记表；

8.6资格预审文件及其澄清与修改文件、资格预审申请文件、资格预审报告、资格审查结果通知书；

8.7招标文件及其澄清与修改文件；

8.8资格审查委员会、评标委员会招标人代表、评标委员会成员抽取记录或确定记录等；

8.9工程控制价文件；

8.10投标文件；

8.11评标报告；

8.12招标情况书面报告；

8.13发布的评标结果公示表；

8.14中标通知书和中标结果通知书；

8.15中标合同文本；

8.16委托人对资格预审公告、招标公告、投标邀请书内容确认函件；

8.17委托人对资格预审文件及其澄清与修改、招标文件及其澄清修改内容确认函件；

8.18资格预审文件、招标文件出售记录；

8.19投标人收到资格预审文件澄清与修改和招标文件澄清与修改确认函件；

8.20委托人对资格审查报告、评标报告内容确认函件；

8.21顾客满意度调查表；

8.22招标代理项目工作报告；

8.23招标代理机构需要归档的其他文件。

9、廉洁从业保证招标服务质量

为充分体现公开、公平、公正诚实信用原则，共同维护招投标市场秩序，我单位在参与本项目招标代理机构过程中特作以下廉政承诺，以保证在招投标活动中无任何违规、违纪行为，接受社会各界监督。

若有违反，甘受相应处罚，直至追究法律责任。

9.1不以不正当手段向招标人谋取资格审查及投标的不正当照顾。

9.2不以提供不正当利益等方式，向招标单位谋求不正当利益。

9.3在确定中标人前，不向评标专家打招呼谋求照顾，不与招标人就投标事项、投标方案等实质性内容进行谈判。

9.4不提供虚假材料谋取中标成交。

在资格备审资料中，主动提供近二年信用档案情况，包括有无不良行为记录和公示期限的证明。

9.5不与投标人之间相互串标，如有其他人出现上述情况，主动向行政监察部门反映。

9.6不采用不正当手段诋毁、排挤其他投标人。

9.7不以他人名义投标或者以其它方式骗取中标。

9.8中标后，与招标人按照招标文件和中标人的投标文件订立合同，不订立背离合同实质性内容的协议。

9.9主动接受、配合纪检监查部门的监督检查。

10、严于保密保证服务质量

建立严格的服务保密制度，对招标整个过程加强保密管理。

10.1严格招标、投标活动有关情况和资料的保密工作。

不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记录的不记录。

10.2公司工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

10.3凡本公司产生秘密文件，应按照国家秘密及其密级具体范围规定，确定并标明密级和保密期限。

10.4秘密文件或资料的草稿、修改稿、翻印或复印的秘密文件、资料应采取与正式文件同样的保密措施。

10.5复印秘密文件，资料必须经过请示、履行审批、登记手续。

10.6传阅国家秘密文件，资料应建立传阅登记手续，并在办公室和指定的场所阅办。

阅办完毕及时退还，不得擅自扩大阅读范围。

10.7每年办理完毕的秘密文件，应按文书立卷的要求收集齐全，立卷归档。

有参考、保存价值的应整理入卷，其它按规定处理。

10.8销毁秘密文件必须经领导批准，登记造册。

10.9工作调动和离退休时，必须将自己经管的秘密文件全部移交清楚，移交时要清点造册，并办理签字手续。

10.10工程招标代理招标文件编制依据

1）招标投标的相关法律、法规、规章和规范性文件规定；

2）招标人提供的各单项工程设计图纸及相关资料；

3）陕西省等现行相关计价规范、计价表以及与其配套的现行有关规定标准等。

10.11及时完成招标代理工作的具体措施

1）一旦明确项目由我公司代理，我公司立刻成立项目组，以本次投标文件中承诺的专业人员组建项目招标小组，并确定职责内容及范围，会同甲方商定协调、沟通机制，并制定具体的工作开展计划经招标人批准后组织实施；

2）及时草拟招标代理合同、收集项目的前期相关资料、项目资金来源等资料。

了解招标人对本次招标的具体要求；

3）拟定初步发包方案供招标人审查；

4）负责持项目立项批文或协助甲方到招标办办理登记，并提交项目发包初步方案；

5）按进度计划要求提前五日起草招标公告或资格预审文件供招标人审核、确认；

6）按计划要求在指定网站发布招标公告，必要时可在其它媒体上发布；

7）按进度计划要求在招标公告约定的时间和报名方式接受报名；

8）按进度计划要求对报名的投标申请人进行资格预审并将资格预审情况书面报告送招标人审核、确认；

9）按进度计划要求提前一周起草招标文件送招标人审核、确认；

10）按进度计划要求及时招标文件备案并按法定要求确定开标时间；

11）按进度计划要求在开标前，会同招标人到招标监管机构抽取评委；

12）按规定时间组织招标代理项目的开标、评标工作；

13）及时起草招标投标情况书面报告，送交招标人审核确认，并在指定网站发布中标公示；

14）及时负责中标通知书的领取、发放工作；负责中标单位与甲方签订项目合同的备案工作；

15）按时负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。

11、协调处理好各方面的关系

招标代理工作的本质是一项社会中介服务工作；是招标代理单位接受招标单位的委托，为其提供的招标服务工作。

中介服务的性质决定了招标代理工作成为有关各方利益和矛盾汇聚的焦点，它是招标单位和投标单位联系的桥梁，也是招标管理机构管理规范招投标行为的纽带。

在招标代理工作中，招标代理单位是否能够做好相关各方面的协调工作，不仅将影响到服务工作的质量，甚至可能影响到招标活动的成败。

在招标代理工作中，招标代理单位需要协调处理好的关系包括内部关系和外部关系。

内部关系是指招标代理单位针对具体招标代理工作所做的单位内部协调和安排。

外部关系是指招标代理单位与在招标代理工作中所涉及的各有关主体之间的联系，各有关主体可以大致的概括为招标单位、投标单位、专家评委和招标管理机构。

（1）与招标单位的关系

招标代理单位所进行的招标代理工作是在接受招标单位委托的前提下开展的，可以说没有委托就没有招标代理工作。

因此处理好与招标单位的关系，为招标单位提供令其满意的服务成为招标代理工作的重点。

虽然招标单位的性质不同，他们对招标代理单位的信赖程度和具体招标工作要求也有所不同，但是招标代理单位的服务原则是相同的，即认真负责地与招标单位沟通，听取招标单位的意见和建议，以完善招标文件乃至提高整个招标工作的质量。

招标代理单位为招标单位提供的服务根据工作的性质大致可以分为程序性工作和技术性工作。

程序性工作强调的是合法和高效，技术性工作强调的是高水平和高质量，而两者共同的要求是服务到位，满足招标单位的需求。

在招标代理业务中，对相关规定的熟知和熟练运用对于代理工作者而言是一项必不可少的基本功。

在此基础上，一定要注意做好与招标人的沟通工作。

俗话说“隔行如隔山”，在代理工作者的服务对象中很大一部分人对招投标工作不了解，有一些招标人虽然有一定的知识，但是并不能跟上最新的形式变化。

他们时常会提出一些不尽合理的要求，有时要求的甚至非常强烈。

作为代理工作者在对待这些要求时不能简单的回答，更不能情绪化对待，要认真地摆出相关文件，耐心地做好解释工作。

特别是在一些关系到招投标工作的重大规定出台时，招标代理人员一定要及时与招标单位联系沟通，取得招标单位的信任，保证招投标工作的进展。

招标代理业务中，代理工作决不仅是一个二传手似的程序性工作。

它要求代理工作者具有较为全面的业务知识不仅是招投标知识，而且在造价、合同、设计、监理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。

这些知识它贯穿于招标代理服务的始终。

只要招标代理人员本着诚实服务的原则，规范好程序性工作，完善好技术性工作，做好与招标单位的协调工作是水到渠成的。

而得到招标单位的信赖和支持是圆满完成招标代理工作的前提和保证。

（2）与投标单位的关系

在招标代理工作中，招标代理单位需要协调处理好的各种关系中与投标单位的关系是比较敏感的，同时也是最容易出问题的环节。

招标代理人员如何把握好自己的工作位置，切实贯彻好公正、公平、公开的“三公原则”，成为这个环节的关键。

明确的讲，招标代理单位与投标单位之间是不存在服务关系的。

招标代理单位所从事的代理工作是接受了招标单位的委托，因此服务对象仅限于招标单位。

从招投标工作程序上看，招标代理单位与投标单位之间的接触被严格限制在报名、发标、现场踏勘、答疑、开标和办理中标手续等环节，特别是从最后一份答疑文件等补充招标文件到达各投标单位之时起到公开开标之前，两者之间关系到该项目的任何实质性接触都是被禁止的。

然而在利益驱动下投标单位要求与招标代理人员接触的情况时有发生，甚至有一些投标单位是在招标单位授意下做的。

在这种情况下，招标代理人员首先要把握好原则，不能违背相关规定；其次要注意工作方式方法，必要时征得招标单位的理解。

另一方面，招标代理单位与投标单位之间是不存在服务关系并不是指招标代理单位不需要协调好与投标单位的关系。

一个项目的招标工作是否顺利与各投标单位的配合是分不开的。

这里提到的配合主要是指程序上的配合，招投标工作是一项程序严密的工作，各个环节环环相扣，一个环节脱钩可能影响到后续工作的正常进行。

而招标代理单位所要做的就是如何获得各投标单位的配合，保证招标工作顺利运行。

要保证招标工作的顺利,我们代理公司首先是在自己的工作过程中不能限制合理的竞争。

其次，招标代理单位在工作中对投标单位要给予应有的尊重和帮助。

尊重不只是在语言上，更多的是在行动上的尊重，而对投标单位给予的合理合法的帮助则是对他们最大的尊重。

例如：

招标代理单位在发标、现场踏勘、交纳和退还投标保证金等工作中与招标单位等做好协调工作，为投标单位提供一定的方便.当然招标代理单位在协调与投标单位相关工作时的努力不仅仅是为了得到各投标单位的理解和配合，更重要的是力争创造一个三公的“竞技场”，让各投标单位都能够充分的发挥自己的技能，而充分竞争的结果是为了招标单位选择到满意的中标单位。

（3）与招标管理机构的关系

与管理部门存在良好的工作关系不是一件需要隐晦的事。

在当今社会中，一个中介公司与官方的长久优良关系向来被作为公司的优势大力宣传的，当然前提是这种友好关系是通过合法和正当的途径获得的。

如前所述，招标代理工作是招标管理机构管理和规范招投标活动的纽带，“纽带”与其两端连接的越紧密其作用自然越强、越有效。

当然要做到这一点首先要提高“纽带”的质量，招标代理人员要有较高的素质,保证好工作质量；同时要尽到应有的建议责任，及时将招投标工作中出现的各种各样的情况向管理部门反映，合理、中肯的建议、汇报可以得到管理部门的认同，对下一步招投标工作的开展是有益的。

只要招标代理单位合规、合理、合法、按程序办事，长此以往随着双方信赖关系的逐步建立，自然会建立起良好关系。

而这种良好关系可以保证招标工作更加顺利的运行，最终受益最大的仍然是招标代理单位的委托方招标单位。