文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚2第二章课件.pptx

文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚2第二章课件.pptx

《文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚2第二章课件.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚2第二章课件.pptx（120页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第二章文书的种类学习目标本章点睛主要内容知识框架图了解文书的种类划分，熟悉文书各种名称。

弄清各种文书名称的适用范围，掌握各种文书名称的选用。

了解每种文书的特点与类别。

熟悉通用文书、专用文书、杂体类文书的范围。

2134名不正则言不顺，言不顺则事不成。

必须正确认识和选择文书的种类名称。

第一节文书种类划分第二节通用文书第三节专用文书、杂体类文书第一节文书种类划分本节点睛一、文书种类划分的意义二、文书种类划分三、文书种类及名称的选用“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执疑。

”刘勰文心雕龙章表一、文书种类划分的意义1.适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。

2.适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速处理。

3.适应行文的具体要求，保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效。

4.适应不同文书种类要求，以准确把握不同文种

（一）从文件的功用和适用范围从文书的功用和适用范围上可以分为以下九类：

2.规章文书类4.司法文书类6.科技文书类8.礼仪公文类1.党政文书类3.机关日常事务类5.经济文书类7.外事文书类9.书信文书类以上九类文书又可以按照使用范围归纳为四种类型；一是通用文书；二是专用文书；三是常用文书；四是杂体类文书。

二、文书种类划分图2-1从文件的来源划分文书种类可分为对外文件、收来文件和内部文件，见图2-1。

（二）从文件的来源分（三）行文关系上划分可分为上行文、平行文和下行文，见图2-2。

图2-2从行文关系上划分文书种类（四）从文书的制发机关和作用来分从文书的制发机关和作用划分，见图2-3。

图2-3从文件的制发机关和作用划分文书种类从机密程度分：

有绝密、机密、秘密等，通常称“三密”文件，见图2-4。

（五）从机密、缓急程度分图2-4从文件的秘密性质和阅读范围划分文书种类缓急程度是指公文办理时的缓急情况，一般分为特急、急件两种；电报分为特提、特急、加急、平件四种。

缓急程度在使用上有两种情况，一是指内容的贯彻紧急；二是指送达的时间紧急。

当然，一般说，内容紧急的，在传送时也要求及时送达。

（五）从机密、缓急程度分（六）从文书的性质和作用分从文书的性质和作用分又可以分为以下九种：

1.规范性公文2.指挥性公文3.决断性公文4.报请性公文5.知照性公文6.契约性公文7.记录性公文8.礼仪性公文9.计划性公文古代有些理论著作，对公文文种作过研究，如南朝刘勰文心雕龙章表。

南朝刘勰文心雕龙章表中说：

“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执疑。

”即“章”是用来感谢皇上的恩典的，“奏”是用来弹劾、揭露坏人的，“表”是用来陈述下情的，“议”是用来发表不同意见。

（一）正确选择文书种类及名称的意义不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。

因此，划清各种公文种类及名称的适用范围和界限，正确的选择与使用公文种三、文书种类及名称的选用如何选择公文的种类及名称呢？

主要是根据以下三个方面来选择：

1.根据发文机关的职责权限恰当选用；2.根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用；3.根据发文的具体目的和要求准确选用。

（二）文书种类及名称的正确选择第二节通用文书本节点睛一、法定性文书二、机关常用文书三、企业常用文书通用文书包括：

法定性文书、机关常用文书、企业常用文书三部分。

法定公文是指2000年8月24日国务院发布、2001年1月1日正式开始实施的国家行政机关公文处理办法中所规定的公文种类，共有13种。

一、法定文书1.命令（令）的适用范围命令（令）适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

命令（令）是行政机关及其领导人根据宪法和法律规定，所发布

（一）命令（令）2.命令（令）的特点命令（令）的特点有三方面，见图2-5。

图2-5命令（令）的特点

（一）命令（令）3.命令（令）的种类命令（令）在使用时大多称之为“令”。

根据其不同的内容和作用，命令（令）主要有以下三种，见图2-6。

图2-6命令（令）的种类

（一）命令（令）1.决定、决议的适用范围决定适用于“对重要事项或者重大行动作出、安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决议主要是党的机关、人大机关使用，“用于经会议讨论通过的重要决策事项”国家行政机关

（二）决定、决议2.决定的特点决定的特点有三方面，见图2-7。

图2-7决定的特点

（二）决定、决议3.决定的种类根据决定的性质可以将其分为三类，见图2-8。

图2-8决定的种类

（二）决定、决议决议一般有两类：

1.批准性决议。

批准性决议主要用于批准会议的有关文件和有关事项。

2.部署性决议或称贯彻执行性决议。

这类决议同指挥性决定基本相同，但须经会议通过。

从决议的形式来看，还可以分为全面性决议和单一性决议。

（二）决定、决议温家宝宣读国务院关于05年度国家科学技术奖励决定。

2006年1月9日，全国科学技术大会在北京人民大会堂开幕。

中共中央政治局常委、国务院总理温家宝宣读国务院关于2005年度国家科学技术奖励的决定。

1.公告的适用范围公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

它是一种具有广而告之性质的下行文件，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采取重大行动的目的，宣布禁（三）公告2.公告的特点公告的特点有二方面，见图2-9。

图2-9公告的特点（三）公告3.公告的种类可以将其分为两类，见图2-10。

图2-10公告的种类（三）公告1.通告的适用范围通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

它是各级机关、团体常用的具有一定约束力和知照性的下行公文，一般行政机关和有一定指挥权的临时机构可使用，一经发布便直接生效，并具有法规作用、执行作用、教育作用。

（四）通告2.通告的特点通告的特点有三个方面，见图2-11。

图2-11通告的特点（四）通告3.通告的分类可以将其分为两类，见图2-12。

图2-12通告的分类（四）通告4.公告与通告的区别公告和通告都是公布周知性事项的文种，但二者具有很大区别，不能混淆乱用。

1发布性质不同；2发布机关级别不同；3发布事项的范围不同。

（四）通告1.通知的适用范围通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通知2.通知的特点通知的特点有三个方面，见图2-13。

图2-13通知的特点（五）通知（五）通知3.通知的种类通知从其根本性质上大体可以分为两类：

一是指示性通知，或称执行性通知；二是知照性通知。

从通知所反映的内容来看，可以将其分为六类，见图2-14。

图2-14通知的种类1.通报的适用范围通报适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要信息的作用。

（六）通报图2-15通报的特点2.通报的特点通报的特点有四个方面，见图2-15。

（六）通报3.通报的种类可以将其分为三类，见图2-16。

图2-16通报的种类（六）通报1.议案的适用范围议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项。

议案是各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议某项法规、规章、条约和人事任免等事项的文件。

（七）议案2.使用议案的条件议案强调按法律程序，不是所有的机关和所有的事项都可以使用，必须具备三个条件，见图2-17。

图2-17使用议案的条件（七）议案3.各级人民政府的议案就内容而言，主要有五种，见图2-18。

图2-18议案的分类（七）议案4.人民政府议案与人民代表议案的比较

（1）两者的联系。

人民政府议案与人民代表议案有三点联系：

第一，依照有关法律文件，人民政府和人民代表都有“议案”提出权；第二，人民政府“议案”和人民代表“议案”的内容都关系到国计民生；第三，人民政府“议案”和人民代表“议案”的（七）议案

（2）两者的区别两者的区别也很明显，主要有以下四方面：

第一，作者属性不同；第二，办理的方法不同；第三，涉及的范畴不同；第四，提出的时间不同。

（七）议案1.报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

报告是上级机关了解掌握下级机关的工作及其情况的主要渠道之一，对于我们党和国家坚持民主集中制度起（八）报告2.报告的特点报告的特点有三个方面，见图2-19。

图2-19报告的特点（八）报告3.报告的种类可以将其分为三类，见图2-20。

图2-20报告的种类（八）报告政府工作报告二六年三月五日在第十届全国人民代表大会第四次会议上1.请示的适用范围请示适用于“向上级机关请求指示、批准”。

（九）请示图2-21请示的特点（九）请示2.请示的特点请示的特点有三方面，见图2-21。

3.请示的种类根据写作目的和内容性质的不同，我们可以把请示分为三种类型，见图2-22。

图2-22请示的种类（九）请示4.请示与报告的区别请示和报告都属于报请性上行公文。

但是，它们是两个不同的文种，其区别主要表现在以下四个方面：

1行文目的不同；2行文时间不同；3内容含量不同；4上级办理不同。

（九）请示1.批复的适用范围批复“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复是适用性最为单一的一个文种，它是与请示相对应的下行文。

（十）批复2.批复的特点批复的特点有两方面，见图2-23。

图2-23批复的特点（十）批复3.批复的种类可以将其分为两类，见图2-24。

图2-24批复的种类（十）批复1.意见的适用范围意见适用于“对重要问题提出见解和处理办法”。

意见是一种重要的领导、指导性公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。

意见一经下发，即成为下级机关开展工作、执行政策的依据和准绳。

（十一）意见2.意见的特点意见的特点，见图2-25。

图2-25意见的特点（十一）意见3.意见的种类按照意见的内容，可分为三类，见图2-26。

图2-26意见的种类（十一）意见（十二）函1.函的适用范围函是一种平行文。

根据国家行政机关公文处理办法规定，函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2.函的特点。

函的特点有三方面，见图2-27。

图2-27函的特点（十二）函3.函的种类根据内容和使用范围，函可以分为四种类型，见图2-28。

图2-28函的种类（十二）函1.会议纪要的适用范围会议纪要适用于“记载、传达会议情况和议定事项”2.会议纪要的特点会议纪要的特点有两方面，见图2-29。

（十三）会议纪要图2-29会议纪要的特点3.会议纪要的种类1按会议的性质和内容分，可分为决议性的会议纪要和情况信息性的会议纪要。

2按会议的形式分，可分为办公例会纪要和座谈会纪要。

3按会议的任务分，可分为综合会议纪要和专门会议纪要。

（十三）会议纪要二、机关常用文书

（一）公报公报是党和国家领导机关、社会团体和有关业务部门通过新闻手段向国内外公开发布重要决定或重大事件时使用的一种具有指导性、新闻性的公文文种。

目前在党政机关和社会团体的公务活动中常用的公报主要有以下三种，见图2-30。

图2-30公报的种类

（二）公示“公示”，适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。

它是一种公开向人民群众告示的公布性公文。

图2-31公示的种类

（二）公示公示目前主要有以下几类，见图2-31。

（三）会议纪录会议记录是如实记载会议情况的文书。

特别是党政机关的领导会议，办公例会，都带有决策性质，它反映了领导机关公务浩劫的本质情况和决策。

会议记录，通常使用制式会议记录本，以便查考和存档。

1.会议记录一般应记清下列事项

（1）会议名称；

（2）会议内容主题词；（3）会议时间；（4）会议地点；（5）与会人员；（6）主持人；（7）会议发言情况和结果；（8）稿末签署记录人和主持人的姓名。

2.会议记录的类型及记录要求会议记录一般有3种类型，见图2-32。

图2-32会议记录的类型（三）会议纪录1.计划的概念计划是对即将开展的工作所做出的系统、条理化的安排设想的书面表达形式。

2.计划的特点1未来性；2程序性；3客观性；4相关性。

（四）计划3.计划的种类计划根据不同要求可以分为四种，见表2-1。

表2-1计划的种类分类种类规划规划是一种大型的计划，实施的时间久远，带有综合性计划的特点，侧重明确长远的奋斗目标，具有全局性、长远性和方向性计划计划是一定时期内对工作的打算。

时间一般以年、季、月为标准。

计划的内容既包括目标和任务，又有具体的分法和步骤，它是规划的具体化安排安排又称安排意见。

它很难同计划划一个严格的界限，但它是一种小型的计划，一般适用于单项的具体工作要点要点，即工作计划的主要之点，它是一种扼要、概括的工作计划。

要点侧重于明确一个时期工作计划的主要内容，而不在于制定具体工作方法和步骤，时间可长可短（四）计划1.简报的概念简报是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和问题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。

2.简报的特点1简；2快；（五）简报（六）述职报告1.述职报告的概念述职报告是近年来新出现的一个常用公文文种，它是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性书面报告。

2.述职报告的特点述职报告四个方面的特点，见图2-33。

图2-33述职报告的特点（六）述职报告3.述职报告的种类述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告等。

（六）述职报告1.总结的概念是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳、分析而形成的文字材料。

2.总结的特点1指导性；2真实性；3专门性。

（七）总结分类标准种类按内容和作用经验总结、工作总结按对象分个人总结、单位总结按内容分工作总结、学习总结、思想总结、经营总结、科研总结等按时限分月份总结、季度总结、年度总结和一年以上的时期性总结按范围分专题总结、综合总结（七）总结3.总结的种类总结根据不同的标准，可以分为以下几类，见表2-2。

表2-2总结的种类1.调查报告的概念调查报告是以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。

（八）调查报告2.调查报告的特点1针对性强；2用事实说话；3揭示事物的本质规律；4具有时效性。

（八）调查报告3.调查报告的种类1反映社会情况的调查报告；2介绍新生事物的调查报告；3总结典型经验的调查报告；4揭露问题的调查报告；5考察历史事实的调查报告。

（八）调查报告三、企业常用文书1.商品广告的概念广告有广义与狭义之分。

就广义而言，党政机关、人民团体发布的公告、启事、声明，都含有“广而告之”的意思，都可称为广告。

以狭义而论，仅指商品广告、商业广告或经济广告。

2.广告的特点

（1）沟通性；

（一）商品广告3.广告的种类根据不同的标准可以划分为多种不同的类型。

若以传播媒介为标准，可将广告划分为以下7类。

1报纸广告；2杂志广告；3广播广告；4电视广告；5邮寄广告；

（一）商品广告（6）车船广告这是以汽车、火车、空中客车、船为传播媒介的广告，其特点是移动合乎逻辑（随交通工具的进程而移读者动），接触面大，多，保存期长。

（一）商品广告（7）现场广告这是以商店的橱窗陈列、柜台布置、招贴、灯箱为表现形式的广告。

这种广告在资本主义国家称“pop”广告，即售点广告。

其特点是适用灵活，时间性强（要求产品的质量、价格宣传最新产品）水平、商店风格，和吸引力。

，可以直接反映出具有较强的艺术性

（一）商品广告1.经济合同的概念经济合同是机关企事业单位或个人，双方或几方在办理某项特定事物时，为了确定各方的权利和义务，经过协商而订立的一种正式协议。

合同是一种信用文书，是商品经济发展

（二）经济合同2.经济合同的特点1法律性；2一致性；3互利性；4规范性；5双向性。

（二）经济合同3.经济合同的种类1按性质划分：

有购销合同；建筑工程承包合同加工承揽合同；货物运输合同；供用电合同；仓储保管合同；财产租赁合同；借款合同；财产保险合同；科技协作合同等。

2按范围划分：

有经济合同，涉外合同，中外合资经营企业合同。

3按时间划分：

有长期合同，年度合同，季度合同，月份合同，临时合同等。

4按是否交付标的划分：

有承诺合同，实践合同5按写作形式划分：

国内经济合同有条款式，表格式条款表格式；涉外经济合同有正式与简式。

（二）经济合同1.产品说明书的概念产品说明书，亦称“使用说明书”，属于说明文体。

它是向消费者进行商品宣传，介绍新产品和特殊产品的性能、构造、使用方法及其维护保养等知识的应用文。

产品说明书重在说明，介绍产品的性能（状态、性质、功能）。

其目的是使人们对没有见过的商品（三）产品说明书2.产品说明书的特点1知识性；2准确性；3平易性。

（三）产品说明书1.市场调查报告的概念市场调查报告是对市场经济活动资料进行收集、分析和整理，为企业进行市场预测和制定经济策略提供可靠依据的书面材料。

进行市场调查和撰写市场调查报告，有利于企业按消费者的需求组织生产和经营，有利于改善企业的经营管理，提高经济效益，有利于企业制定正确的经营决策，在市场竞争中取得胜利。

（四）市场调查报告2.市场调查的种类1消费者调查；2竞争对手调查；3产品售后调查；4国际市场的调查。

（四）市场调查报告1.经济活动分析报告的概念经济活动分析报告是以党和国家的方针政策为指导，从资金运动所表现的指标、数字入手，进行系统的、综合的分析对比，从而总结（五）经济活动分析报告2.经济活动分析报告的特点：

1具有实践性、总结性和指导性。

2重在分析。

3以数据说明问题，它重在用有关数据说明问题，通过准确地运用数据，来反映经济活动的现状。

4时间性强。

（五）经济活动分析报告3.经济活动分析报告的作用1帮助上级领导及时掌握情况，为制定和修改改革计划提供重要依据，使领导能更符合实际地指导工作。

2通过分析、对比，认真总结经验教训，促进企业更好地贯彻执行党的方针、政策和财经制度，更切合实际地学习同行业先进单位的经验，进一步挖掘企业内部潜力，有效地使用人力、物力、财力，充分调动企业和职工的积极性，不断提高企业经营管理水平。

（五）经济活动分析报告3通过分析，帮助企业预测市场的变化和预见经济工作的发展趋势，更好地按照客观经济规律办事，及时调节、改善、改革经营管理，增强竞争活力，取得更大的经济效益。

4通过分析，帮助企业更好地执行财经纪律，合理使用资金，加速流通，促进企业生产的正常发展。

（五）经济活动分析报告第三节专用文书、杂体类文书本节点睛一、专用文书二、杂体类文书专用文书是指公务文书之外的具有一定专业内容和特点的文书。

这些专用文书在各自岗位上发挥着法定文书所不能替代的作用。

（一）司法文书1.司法文书的概念司法文书，是案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效地保护自身合法权益而制定的文书。

一、专用文书2.司法文书的特点第一，法律的约束性；第二，内容的规范性；第三，形式的程式性；第四，文字解释的单一性。

一、专用文书3.司法文书的种类司法文书种类繁多，主要有以下几种分类法：

首先，按文种分类可分为：

诉讼类、笔录类、证票类、发函类、决定类等。

其次，按案件性质分类可分为：

公安机关制作使用的文书；人民检察院制作使用的文书人民法院制作使用的文书；法律事务当事人或其法定代理人制作使用的法律文书。

一、专用文书1.人事文书的概念人事文书是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。

（二）人事文书2.人事文书的特点人事文书与其他文书相比，有以下特点，见图2-34。

图2-34人事文书的特点

（二）人事文书3.人事文书的种类正本材料就是由全面反映一个干部历史和现实的材料所构成。

人事文书的正本材料有以下10类：

鉴定类、考核类、履历类、自传类、审查类、党团类、奖励类、处分类、任免类、其他类。

副本材料是概括地反映一个干部的历史和现实情况的材料。

副本材料也按正本材料的类别来分类排列。

（二）人事文书1.会计文书的概念会计文书是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。

这些文书材料既是会计人员业务工作（三）会计文书2.会计文书的特点会计文书在文书学中具有独特地位，主要体现在以下三方面：

1依据性；2凭证性；3考核性。

（三）会计文书3.会计文书种类

（1）会计凭证会计凭证是单位在执行预算过程中，用来记录经济业务的书面说明，也是登记账簿的主要依据。

会计凭证主要包含以下两类：

原始凭证（三）会计文书

（2）会计帐簿会计账簿是会计核算过程中，以会计凭证为依据，把会计凭证反映的具体资料，分门别类地按照一定程序记入账册的文书。

会计账簿有三种：

日记账总分类账，简称总账（三）会计文书（3）会计报表会计报表是以日常核算资料为主要依据，用统一的货币计量单位，总括地反映机关单位在一定时期内的经济运行情况的文件。

具体可以从以下角度来分：

按时间可分为：

年报、季报和月报；按经济内容可分为：

反映资金情况的报表、反映财务成果的报表、反映产品成本和生产费用的报表。

（三）会计文书1.信访文书的概念信访，即人民群众来访、来信的简称。

信访文书是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。

（四）信访文书2.信访文书的特点信访文书是群众通过向党政机关等社会管理单位来信来访所形成的文书。

它的特点有以下几方面：

第一，信访人员呈动态性；第二，文书处理的急迫性；第三文书主体的广泛性（四）信访文书3.信访种类按信访的内容，可划分为以下四种文书：

（1）求决类文书；2申诉类文；3控告检举类文4批评建议类文书；书。

（四）信访文书全国信访工作会议

（一）迎送类礼仪文书1.迎送类礼仪文书的概念迎送类礼仪文书是指国内外组织之间在公共关系活动时，在欢迎、欢送和答谢仪式上所用的表示礼节的讲话稿。

2.迎送类礼仪文书的特点：

第一，礼貌尊敬；第二，感情真挚；第三，表态委婉；第四，篇幅简短。

二、杂体类文书3.迎送类礼仪文书的分类迎送类礼仪文书有以下三种：

1欢迎词；2欢送词；3答谢词。

二、杂体类文书1.申请书申请书是个人向组织（包括组织的领导人）或向某些单位、个人，或某些单位向有关机关，就某些自身不能解决的问题而提出的书面请求的专门书信。

（二）信函类文书2.建议书建议书是机关单位、团体或个人向有关单位提出建设性意见时使用的文书，也称“意见书”。

3.倡议书倡议书是某些个人或集体就当前迫切需要提高群众认识从而得到解决的问题，首先向社会或有关方面公开提出号召性建议，以推动某项活动的广泛开展的专用书信。

（二）信函类文书