文件控制程序.docx
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文件控制程序
莆田市东南纸业工贸有限公司
文件控制程序
文件编号：
QP-001
实施日期：
2010年04月01日
受控状态：
分发号:
6
5
4
3
2
1
序号
更改实施日期
更改章节号
更改审批单号
更改人
版本
编制
审核
批准
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP-001
版本
1.0
制订部门
行政部
制订日期
2010/04/01
修订日期
页次
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1目的：
对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围：
适用于与质量管理体系有关的内部文件、外来文件和资料的控制。
3职责：
3.1质量手册手册由行政部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。
程序文件由各职能部门负责编制，管理者代表审核，总经理批准。
作业指导书由各职能部门编制、审核，管理者代表批准。
3.2文管负责质量体系文件及外来文件的编号的发放、更改、回收及正本保存与管理。
3.3行政部负责组织对现有体系文件的定期评审。
4工作程序：
4.1质量体系文件和资料的编制、审核、批准、按下列规定执行
序号
文件类别
组织制定
审核
批准
1
质量手册
行政人事部
管理者代表
总经理
2
程序文件
相关部门
管理者代表
总经理
3
作业指导书
相关部门
相关部门负责人
管理者代表
4
记录表格
相关部门
相关部门负责人
管理者代表
5
外来文件
外部机构
确定文件有效性
外部机构
4.2质量体系文件和资料的保管、分类、编号
4.2.1各类文件按4.1规定编制完成后，由管理者代表负责组织各分管部门参加对文件的适用性、符合性进行会审、批准。
批准后的文件需要修改或更新时，要再次批准。
4.2.2经公司审批的质量体系文件和资料均应交行政部管理。
4.2.3文管负责将收到的质量体系文件和资料按以下4.3规定进行编号。
4.3文件编号和版本规定
4.3.1质量手册的编号
质量手册编号：
QM-001
其中：
QM是质量手册英语缩写;001表示顺序号；
4.3.2程序文件编号
如：
QP-001
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP-001
版本
1.0
制订部门
行政部
制订日期
2010/04/01
修订日期
页次
3/4
其中：
QP是管理体系程序的英语缩写；
001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。
4.3.3作业指导书编号
如：
WI-001
其中：
WI是作业指导的英语缩写。
001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。
4.3.4记录编号
如：
R-XX-001-01
其中：
R是记录的英语缩写。
XX-001表示相关的程序文件或作业指导书的编号。
01表示顺序号，用两位数字表示如02、03、…10等。
4.3.5外来文件的编号
如，W-001-2008
其中：
W是外来文件的前面的字母
001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。
2008表示2008年收到的。
4.3.6文件的版本
由1.0→1.1→1.2……1.5版次,换版为2.0→2.1→2.2……2.5依此类推,大部分修订时由原审批人确定是否换版。
4.3.7记录表单的版本
由1.0→1.1→1.2……1.5版次,换版为2.0→2.1→2.2……2.5依此类推。
4.3.8文件编写的格式
1．目的
2．范围
3．职责
4．工作程序
4．1---
4．1．1---
a）---
1）---
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP-001
版本
1.0
制订部门
行政部
制订日期
2010/04/01
修订日期
页次
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5.相关文件
6.记录
4.4文件的发放、领用、借阅和复制
4.4.1质量体系文件分为“受控本”和“非受控本”，“受控本”仅限于公司内部和审核机构使用；“非受控本”为某种需要提供给公司以外的组织或个人使用。
4.4.2文管制定“受控文件清单”，确定发放范围，经主管批准后，按清单统一分发，在“文件发放、回收记录”上登记，并将要分发的文件封面加盖红色“受控文件章”，并给出分发号，收文者应在“文件发放、回收记录”上签字。
4.4.3文件的领用
a）文件使用者应在“文件发放、回收记录”签名后方可领用文件；
b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；各部门分发号如下：
c）因丢失而补发的文件（质量手册、程序文件、作业指导书），应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；
d）发放部门作好相应发放签收记录。
4.4.4文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅、复制记录”，由管理者代表审批后向文件管理人借阅、复制。
复制的受控文件必须按4.4.2规定由文管办理发放手续。
4.5文件和资料的保管
4.5.1质量体系文件和资料的原件由文管负责保存。
文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。
4.5.2已分发的质量体系文件和资料由文件持有部门指定专人负责保管。
任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.5.3文管每季度对各部门文件保管情况进行检查，确保公司各部和使用最新版本的文件和资料。
当文件更新后，相应的“受控文件清单”也应予以更新。
4.5.4计划、采购文件、通知书、清单等类一次性有效文件由审批人批准后生效，不受上述规定限制。
4.6文件的更改
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP-001
版本
1.0
制订部门
行政部
制订日期
2010/04/01
修订日期
页次
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4.6.1文件需要更改时，由需要更改的部门提出并填写“文件更改申请单”，说明更改理由并按4.1的规定审批后，交文管保存。
文管负责同时按“受控文件清单”和“文件发放、回收记录表”进行更改。
4.6.2文件和资料的更改一般由原审批部门／人审批，若指定其他部门／人审批的，审批人应获得审批所依据的背景资料，以保证更新的适用性。
4.6.3所有被更改的原文件必须由文管收回，以确保有效文件的唯一性。
原稿文件，和“文件更改申请单”合并存档一份（保存期限为三年）备查。
其余原稿应加盖“作废文件”章按4.7.3处理，
4.6.4“非受控”文件不作修改控制。
4.7文件的作废与销毁
4.7.1所有失效或作废文件由文管人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废文件”章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.7.2为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识，加盖“作废文件”印章。
4.7.3对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请单”，经管理者代表批准后，由文管人员负责销毁。
4.8外来文件的控制
4.8.1各部门收到外来文件包括顾客提供的产品图纸时，需由主管确认其适用性，并交由文管保管。
需要分发时，由文管控制分发以确保其有效。
文管员应制订“外来文件清单”。
4.8.2行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。
4.9每年3月由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适用性评审，必要时予以修改，执行4.6条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
电子文档统一由文管负责存贮和备份。
4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5相关文件
5.1《记录控制程序》QP-002
6记录
6.1《受控文件清单》R-QP-001-01
6.2《文件发放、回收记录》R-QP-001-02
6.3《文件借阅、复制记录》R-QP-001-03
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP-001
版本
1.0
制订部门
行政部
制订日期
2010/04/01
修订日期
页次
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6.4《文件更改申请单》R-QP-001-04
6.5《文件销毁申请单》R-QP-001-05
6.6《外来文件清单》R-QP-001-06
莆田市东南纸业工贸有限公司
受控文件清单
文件类别：
第页
序号
文件编号
文件名称
文件最新版本
制订部门
分发部门及数量
合计
R-QP-001-01VER1.0
编制：
审核：
批准：
莆田市东南纸业工贸有限公司
文件发放、回收记录
第页
序号
文件编号
文件名称
文件
版本
发放号
发放
数量
发放日期
接收部门
收文者签名
回收者签名/日期
R-QP-001-02VER1.0
制表：
审核：
批准：
莆田市东南纸业工贸有限公司
文件借阅、复制记录
日期
文件编号
文件名称
借阅
份数
复制
份数
借阅/使用者签名
批准
预计归还日期
实际归还日期
收文者签名
R-QP-001-03VER1.0
莆田市东南纸业工贸有限公司
文件更改申请单
□修订□废止□外部文件№：
文件名称
申请原因：
文件编号
版本
建议内容
希望生效日期：
申请单位
申请人
申请单位主管
R-QP-001-04VER1.0
莆田市东南纸业工贸有限公司
文件销毁申请单
申请日期№：
申请理由：
□文件破损其它：
□过期
项次
文件编号
文件名称
版本
数量
发放号
1
2
3
4
管理者代表
申请部门
申请人
R-QP-001-05VER1.0
莆田市东南纸业工贸有限公司
外来文件清单
年No.
序号
文件编号
文件名称
版本号
记录者
备注
R-QP-001-06VER1.0
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