第五章 演示文稿制作软件PowerPoint的操作与应用.docx
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第五章演示文稿制作软件PowerPoint的操作与应用
第五章演示文稿制作软件PowerPoint的操作与应用
5.1PowerPoint概述
5.1.1PowerPoint的功能与特点
5.1.2PowerPoint的界面组成
5.1.3创建演示文稿
5.2演示文稿的外观设置
5.2.1利用母版
5.2.2使用版式
5.2.3使用配色方案
5.2.4背景设置
5.2.5应用设计模板
5.3演示文稿的编辑与设置
5.3.1插入、删除、复制幻灯片
5.3.2文本的录入与编辑
5.3.3为幻灯片添加对象
5.3.4幻灯片中对象的编辑和设置
5.4演示文稿的放映
5.4.1设置动画效果
5.4.2设置超链接
5.4.3切换效果设置
5.4.4设置自定义放映
5.4.5设置放映方式
5.5演示文稿的打包
5.6演示文稿的显示与打印
案例：
公司宣传
习题
第五章演示文稿制作软件PowerPoint的操作与应用
5.1PowerPoint概述
PowerPoint是Office家族中的一个重要成员，它主要用来创建演示文稿，通过幻灯片的形式把它显示出来。
利用它可以制作出适应不同需求的幻灯片，例如讲义、公司宣传、产品介绍、课件等。
用户可以在演示文稿中设置各种引人入胜的视觉、听觉效果，例如，可以在幻灯片中加入各种文字、图形、图像、声音、影片剪辑，还可以为幻灯片设置丰富的动画效果等。
利用PowerPoint制作的演示文稿可以运用灵活多样的方式进行播放。
例如，直接在计算机上播放，通过互联网播放，也可以将演示文稿打印成一页一页的幻灯片，使用投影仪播放。
本章主要介绍如何利用PowerPoint制作演示文稿并进行播放。
5.1.1PowerPoint的功能与特点
1、简单易学。
PowerPoint2003的接口、菜单、工具栏的风格与Office其它软件很相似，熟悉Office其它软件的用户很快就能用PowerPoint制作演示文稿。
2、强大的创建演示文稿功能，可自动匹配文本，其普通视图可同时显示幻灯片、大纲和备注视图。
3、强大的幻灯片制作功能，PowerPoint2003提供了丰的幻灯片模板、版式、向导。
4、强大的OLE技术，可插入各种多媒体素材。
5、强大的网络功能，可用演示文稿广播功能在Web上安排和放映带音频和视频的幻灯片。
5.1.2PowerPoint的界面组成
1、PowerPoint2003的启动、退出及界面组成
（1）演示文稿的启动
启动演示文稿的方法很多，常用的有以下几种方法：
1用鼠标单击“开始”菜单按钮，选择“程序”→“Office组件”→“PowerPoint2003”。
2直接用鼠标双击桌面上的快捷图标方式。
3用鼠标单击“开始”按钮，选“运行”命令，在“运行”对话框中输入“powerpnt”，然后回车或按“确定”按钮。
（2）演示文稿的界面组成
启动成功后，PowerPoint的主界面如图5-1所示，窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、幻灯片工作区、任务窗格、幻灯片列表区、备注区等。
1标题栏、菜单栏、工具栏、绘图工具栏的作用及操作方法和office其他成员一样，这里不再赘述。
2幻灯片工作区：
用来显示或编辑幻灯片中的文本、图片等内容
3任务窗格：
位于界面的右侧，一般包括“新建演示文稿”、“幻灯片版式”、“幻灯片设计”、“幻灯片切换”等。
4大纲/幻灯片转换标签：
用于实现在大纲视图和幻灯片视图之间的转换
5视图切换按钮：
用户在编辑幻灯片时根据需要可通过该按钮方便地在“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映”视图之间进行转换，以便于操作。
6幻灯片列表区：
在幻灯片或大纲视图下显示所有幻灯片。
图5-1演示文稿的界面组成
（3）演示文稿的退出
用以下几种方法均可以退出演示文稿：
①用鼠标单击PowerPoint的“文件”菜单，在下拉菜单选择单击“退出”。
②在PowerPoint2003窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。
③单击工作界面左上角的控制按钮，选“关闭”（或双击该控制按钮）；
④同时按下“Alt+F4”组合键。
5.1.3创建演示文稿
本章中所制作的演示文稿的案例是公司宣传片，旨在通过宣传公司形象来扩大公司的制名度，让消费者充分了解公司。
案例效果图和制作方法在本章后面。
下面介绍创建演示文稿的方法、步骤，包括使用模板快速建立演示文稿、新建一个空演示文稿、保存演示文稿等。
创建演示文稿的方法有三种，即内容提示向导、设计模板、空演示文稿。
1、利用“内容提示向导”创建
创建一个空演示文稿的快速方法是利用“内容提示向导”，这也是初学者的最佳方法。
它提供了演示文稿的主题及结构，并将创建演示文稿的过程及每步应该进行的操作步骤化，用户只需根据提示进行操作即可。
操作步骤如下：
选择菜单“文件”→“新建”命令，接着在右侧任务窗格中选“根据内容提示向导”，在弹出的对话框中只需按照提示操作即可完成演示文稿的制作。
完成后可根据需要对该演示文稿进行修改。
2、创建空演示文稿
操作方法和步骤：
图5-2“新建演示文稿”任务窗格
图5-3“幻灯片版式”任务窗格
①单击“文件”→“新建”命令，在右侧“新建演示文稿”任务窗格中选择“空演示文稿”。
如图5-2所示。
②在图5-3所示的“幻灯片版式”任务窗格中选择所需要的版式后，在幻灯片中键入标题以及要添加的内容。
说明：
用此种方法创建的演示文稿，一次只能创建一张幻灯片，如果要插入新的幻灯片，选择单击菜单“插入”→“新幻灯片”命令，或点击工具栏“新幻灯片”
按钮完成。
PowerPoint2003提供了31种自动版式供用户选择，这些版式的结构图中包括许多矩形框（也称占位符）。
当创建新幻灯片时，占位符将出现虚线框，可以用以填入标题、文本、图片、组织结构图和表格等，所有占位符都有文字提示。
用此种方法创建的幻灯片如图5-4所示，只有颜色、背景，而没有文字，用户还需输入相应标题和文字内容。
图5-4创建空演示文稿
3、使用模板创建演示文稿
利用模板也可以快速创建演示文稿。
用户可以使用设计模板或演示文稿模板来创建演示文稿。
设计模板只决定演示文稿的设计而不包含内容。
（1）使用设计模板创建演示文稿
利用“设计模板”创建演示文稿非常方便：
设计模板中包含一个预定义好格式和配色方案的演示文稿，使用这种方法创建演示文稿，用户可以不考虑演示文稿的整体风格而集中精力设计演示文稿的内容。
一旦选择了符合自己设计风格的设计模板后，用户只需根据自己的演示主题，选择版式，加入相应文字即可。
PowerPoint2003提供了许多设计模板供用户选择。
可以按以下步骤进行创建。
1选择菜单“文件”→“新建”命令，在右侧任务窗格“新建演示文稿”中选择“根据设计模板”。
2在演示文稿右侧任务窗格中选择一个模板，单击该模板右侧按钮，在弹出的快捷菜单中进行选择，“应用于所有幻灯片”是指所有幻灯片都使用这一模板，“应用于选定幻灯片”是指所选的幻灯片使用该模板格式。
（详细操作将在下一节中介绍）
（2）使用演示文稿模板创建演示文稿
使用“演示文稿模板”创建演示文稿比使用“设计模板”创建演示文稿更为简单，它除了提供设计方案外，还提供了设计模板不提供的设计内容。
使用演示文稿模板创建演示文稿，按以下步骤进行：
①单击“文件”→“新建”命令，在右侧任务窗格“新建演示文稿”中选择“本机上的模板”，出现“新建演示文稿”对话框。
②在弹出的“新建演示文稿”对话框（图5-5所示）中选择“演示文稿”选项卡，选择列表中一个模板，单击“确定”按钮，会自动创建一个包含多张幻灯片的演示文稿。
用户可根据需要对生成的演示文稿中的内容进行增删，或对幻灯片中的文本、图片、表格等对象进行适当的增删或修改，并可重新布局，使之满足自己的需要。
图5-5新建演示文稿对话框
说明：
PowerPoint2003提供了大量的各种不同主题、建议内容和设计的演示文稿示范。
例如：
推荐策略、培训、商务计划、项目总结、贺卡等，用户可根据需要选择不同的主题。
新创建一个演示文稿后，保存该演示文稿。
可以单击常用工具栏上的“保存”按钮，或选择菜单“文件”→“保存”命令，也可选择菜单“文件”→“另存为”命令，在弹出的对话框中选择合适的路径，输入要保存文件的文件名，点击“保存”按钮即可完成对文件的保存（注意：
其扩展名为.ppt）；如果要打开演示文稿，可在对应路径下找到要打开的演示文稿，双击即可打开，或启动PowerPoint2003后，选择“文件”→“打开”命令，也可通过单击常用工具栏上的“打开”按钮，在弹出的对话框中选择该文件所在的路径，选中该文件，单击“打开”按钮即可将演示文稿打开。
5.2演示文稿的外观设置
建立演示文稿后，可以为演示文稿设置统一的外观。
PowerPoint的一大特点就是可以使演示文稿中的所有幻灯片具有统一的外观。
统一演示文稿外观的方法有4种：
母板、配色方案、设计模板和幻灯片版式。
5.2.1母版设置
幻灯片的母版是用来定义演示文稿格式的。
母版包含着每个页面所要显示的对象，它决定了幻灯片的外观。
当每一个幻灯片中都需要出现相同内容（如企业标志、产品商标等）时，这个内容应该放置到母版中，可以使演示文稿具有统一的风格。
还可以在母版中插入文本、图形等对象，而这些插入的对象和添加后的效果，将出现在使用该母版的所有幻灯片中。
每一份演示文稿都有四种母版：
幻灯片母版、讲义母版、备注母版和标题母版。
常用的有幻灯片母版和标题母版。
1、编辑幻灯片母版
编辑幻灯片母版首先应单击“视图”→“母版”→“幻灯片母版”，打开“幻灯片母版”视图，接着弹出“幻灯片母版视图”浮动工具栏，如图5-6中所示。
选中相应的文本占位符，可以设置文本的格式（字体、字号、颜色和阴影等特殊效果）。
设置完成后，可单击“视图”工具栏中的“关闭母版视图”按钮恢复到普通视图。
图5-6幻灯片母版视图
说明：
如果要让艺术图形或文本（如公司徽标或名称）出现在每张幻灯片上，可将其添加到幻灯片母版上，该对象会出现在每张幻灯片的相同位置上。
如果要在每张幻灯片上添加相同的文本，可在幻灯片母版中插入文本框，输入相应内容（因为母版文本占位符仅仅限制每一张幻灯片在相应位置的文本格式，与文本内容无关）。
如果要更改幻灯片母版中的项目符号格式，可选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令完成。
2、编辑标题母版
图5-7标题母版视图
格
标题母版仅用于标题幻灯片，要让标题母版与演示文稿中其他幻灯片的外观有所区别，通过设置“标题母版”可以完成，标题幻灯片即幻灯片版式中的第一张幻灯片。
可以定义标题幻灯片的字体、字形和背景颜色等，设置方法与幻灯片母版中的设置方法相同。
设置方法和步骤：
1选择菜单“视图”→“母版”→“幻灯片母版”命令。
2
单击左侧标题母版的缩略图以显示标题母版。
如果新建的演示文稿中没有标题母版，通过单击“插入”菜单的“新标题母版”或单击“幻灯片母版视图”浮动工具栏按钮，即可为演示文稿建立一个标题母版。
如图5-7中所示。
3其余操作同幻灯片母版。
设置完成后，单击“幻灯片母版视图”浮动工具栏中的“关闭母版视图”按钮，即可关闭“幻灯片母版视图”，返回到普通视图。
5.2.2使用版式
版式即幻灯片中对象的布局格式。
制作幻灯片时，PowerPoint提供了30几种自动版式，有文字版式、内容版式、文字和内容版式以及其他版式。
用户可根据需要从中选择，每一种版式都提供了相应的占位符，根据提示单击或双击它可填写自己相应的内容。
在幻灯片制作过程中，可以随时修改版式。
操作方法和步骤如下：
1选择需要修改版式的幻灯片或母版。
2选择“格式”菜单下的“幻灯片版式”命令，或在右侧任务窗格中选择“幻灯片版式”。
3在右侧任务窗格中选择合适的版式即可（如图5-8所示）。
图5-8幻灯片版式任务窗格
图5-9“配色方案”列表框
5.2.3使用配色方案
配色方案是一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可以用于表格、图表以及图形的着色等。
配色方案由幻灯片设计中的8种组件的颜色组成，用于演示文稿的主要颜色，如背景、文本和线条、阴影、标题和文本、填充、强调文字所用的颜色等。
方案中的每种颜色都会自动用于幻灯片上的不同组件。
演示文稿的配色方案由应用的设计模板确定，用户除了选择PowerPoint2003提供的标准配色方案外，也可以自己创建新的配色方案。
另外还可以删除配色方案。
选择某个配色方案，操作步骤如下：
1选择修改配色方案的幻灯片或母版。
2在右侧任务窗格中选择“幻灯片设计—配色方案”，然后在如5-9所示配色方案列表中选择合适的配色方案，并可应用于所有幻灯片或所选幻灯片。
单击“编辑配色方案”按钮，弹出如图5-10所示的“配色方案”对话框。
3若“标准”选项卡中有合适的配色方案，选择后单击“应用”即可。
否则可选择“自定义”选项卡，如图5-11所示，单击要重新设定颜色的组件（如背景），单击“更改颜色”按钮，弹出“背景色”对话框，单击喜欢的颜色，按“确定”按钮。
4可继续对其它组件的颜色进行设置，直到完成。
图5-10“配色方案”对话框
图5-11配色方案“自定义”选项卡
5.2.4背景设置
更改幻灯片背景的操作步骤如下：
1选择需设置背景的幻灯片，选择菜单“格式”→“背景”命令，弹出如图5-12所示的“背景”对话框。
2在“背景”对话框中单击下拉列表，选择颜色，若无喜欢的颜色，还可继续单击“其他颜色”或“填充效果”选择颜色、过渡、纹理、图案、图片等作为背景。
3
图5-12“背景”对话框
如果不想采用母版的背景图案，可单击选中复选框“忽略母版的背景图形”。
4点击“应用”按钮，该背景只应用于当前幻灯片，点击“全部应用”按钮，则所有幻灯片都应用此背景。
说明：
（1）右击幻灯片空白处，在弹出的快捷菜单中选“背景”也可设置背景颜色。
（2）还可通过“编辑配色方案”修改背景颜色。
5.2.5应用设计模板
先说明一下模板的含义，模板是一个已经存在的演示文稿，包含了已预先定义的文字格式、颜色以及图形等元素，每个模板都表达了一种设计风格，它可应用到任意演示文稿中。
如果对已建好的演示文稿外观不满意，可选择另外一个模板来改变它。
PowerPoint提供了各种专业设计的模板。
将设计模板应用到演示文稿中，新模板的母版和配色方案将取代原演示文稿的母版和配色方案。
应用设计模板后，不论自动版式是什么，添加的每张幻灯片都会拥有相同的自定义外观。
操作步骤如下：
1打开要修改的演示文稿。
2
图5-13设计模板任务窗格
选择“格式”菜单下的“应用设计模板”命令，或单击工具栏上的按钮，右侧任务窗格出现如图5-13所示的设计模板。
3单击其中一个模板并查看效果，直到找到合适的设计模板。
也可点击“浏览”按钮，在弹出的“应用设计模板”窗口中找到模板文件所在的路径，选中模板文件，单击“应用”按钮即可更换新的模板。
说明：
用户也可根据需要更改已有的设计模板或创建新的设计模板，方法如下：
新建或打开已有的演示文稿，删除原演示文稿中所有文本和图形对象，只保留模板的样式，并设置幻灯片母版的占位符、格式等，完成后将该演示文稿保存为“演示文稿设计模板”类型的文件，其后缀是.pot。
以后可根据需要应用该模板（单击“浏览”按钮找到该模板文件并应用）。
5.3演示文稿的编辑与设置
5.3.1插入、删除、复制幻灯片
1、插入新幻灯片的方法和步骤：
1
在左侧幻灯片列表中或幻灯片浏览视图下选择需要插入新幻灯片的位置。
2选择“插入”菜单的“新幻灯片”命令，或单击工具栏上的按钮，也可右击，在弹出的快捷菜单中选择“新幻灯片”命令。
3给新幻灯片选择需要的版式。
PowerPoint中插入的新幻灯片将采用与本演示文稿中其他幻灯片相同的背景和颜色。
2、删除幻灯片
选择需要删除的幻灯片，按“delete”键或单击菜单“编辑”→“删除幻灯片”命令，也可右击该幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“删除幻灯片”命令。
3、复制幻灯片
选择需要复制的幻灯片，单击菜单“编辑”→“复制”命令，也可右击该幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，选定要插入幻灯片的位置，选择菜单“编辑”→“粘贴”命令或右击选择“粘贴”命令，即可完成复制粘贴幻灯片。
5.3.2文本的录入与编辑
在幻灯片中输入文字大都借助文本占位符（文本框）。
文本占位符有三种：
标题、副标题、普通文本。
在文本占位符中单击一下，占位符的虚线方框变成粗边线的矩形框，同时光标显示在占位符内，表示可以输入文本。
输入文本时，PowerPoint会自动将超出占位符位置的文本切换到下一行，用户也可以按Shift+Enter键进行手动换行。
按Enter键则表示文本另起一个段落。
单击文本占位符以外的地方，可结束文本输入。
这时，表示占位符的虚线框和示意文字消失。
对文本及文本框的复制、移动、删除等编辑操作，对文字进行格式设置（字体、字形、字号、颜色等）方法和Word中设置方法相同，这里不再赘述。
5.3.3为幻灯片添加对象
在PowerPoint中，对象是指幻灯片的组成元素。
幻灯片中要插入的文字、图表、结构图、图形、WORD表格等均可称为对象。
为了使我们制作的演示文稿更生动、更形象。
可以插入一些对象来丰富幻灯片的内容。
如图片、艺术字、表格等。
1、插入图片
可以为已经输入过文字的幻灯片添加图片，图片可来自剪切画，也可来自文件。
图5-14所示为案例中的第3张幻灯片插入图片后的效果。
以此为例，说明幻灯片中添加图片的方法。
操作步骤如下：
1选择要添加图片的幻灯片（本章案例为第3张幻灯片）。
2选择“插入”→“图片”→“来自文件”命令，从打开的“插入图片”对话框中选取相应的图片，然后单击对话框上的“插入”按钮。
3对幻灯片中刚才插入的图片进行适当的移动和缩放即可。
图5-14幻灯片中插入图片后的效果
2、插入艺术字
可以在已有的幻灯片中加入艺术字。
图5-15所示为在本章案例中的第一张幻灯片中插入艺术字后的效果。
图5-15插入艺术字后的幻灯片
操作步骤如下（方法与Word中的操作相似）：
1选择要设添加艺术字的幻灯片。
2选择菜单“插入”→“图片”→“艺术字”，在弹出的“艺术字库”对话框中进行。
也可通过“绘图工具栏”上的按钮插入艺术字。
3
在“艺术字库”对话框中，选中艺术字样式，然后按“确定”按钮（或双击该样式）。
4在弹出的“编辑‘艺术字’文字”对话框中输入内容，并选择字体、字号后按“确定”按钮。
5接着在艺术字工具栏中选择相应按钮为艺术字设置形状、填充色，线条等，然后将艺术字移动幻灯片的副标题中即可（操作与Word中的相同）。
3、插入表格
PowerPoint本身有自己的表格制作功能。
其使用方式和Word一样。
设置方法如下：
如果是新增幻灯片，就为选中的“新幻灯片”选择带有“表格”的版式，然后双击“表格”占位符，在弹出的对话框中选择行数和列数进行设置，并在表格中输入内容。
如果想在已有的幻灯片插入表格，设置步骤如下：
1
选择菜单“插入”→“表格”命令，在弹出的“插入表格”对话框中设置合适的行数和列数后按“确定“按钮，然后在生成的表格中按要求输入内容，也可单击工具栏上的按钮完成或使用手绘方式完成。
2字体、字号、颜色等设置通过“格式”→“字体”命令完成。
3设置对齐方式、填充色、边框等可选中表格，选择“格式”→“设置表格格式”命令（也可双击表格），在弹出的“设置表格格式”对话框中设置。
4在表格外单击返回PowerPoint。
如果要对表格重新编辑，双击表格即可。
此外，也可插入Excel表格。
方法是：
选中要插入表格的幻灯片，单击菜单“插入”→“对象”命令，出现如图5-16所示的“插入对象”对话框，在“对象类型”列表框中选定“MicrosoftExcel工作表”，单击“确定”按钮，在弹出的Excel环境中的表格中输入数据，完成后在表格外单击即可。
还可直接插入已有的Excel工作表，通过选择“由文件新建”选项按钮，单击“浏览”按钮，找到该文件，按“确定”按钮即可。
图5-16“插入对象”对话框
4、插入图表
如果是新增幻灯片，就为选中的“新幻灯片”选择带有“图表”的版式，然后双击“图表”占位符，在对应的表格中输入数据，然后点击幻灯片空白处，图表生成。
如果想在已有的幻灯片中插入图表，可选择菜单“插入”→“图表”命令，或通过单击工具栏上的按钮，接着用上述方法生成图表。
若想再次编辑图表，可双击该图表，在对应表格中修改数据，或更改图表类型等（右击或点击工具栏按钮中的小箭头更改）。
也可将Excel中现有的图表直接导入PowerPoint中，通过“复制”→“粘贴”命令完成，或将Excel中的图表直接从Excel窗口拖拽到PowerPoint中的幻灯片中。
5、插入组织结构图
组织结构图是反映组织内部人员结构和组织层次的图示。
利用它可清晰地描述组织内部的各种关系，使复杂的信息简单化。
本章案例中的第4张幻灯片就是案例中的组织结构图，操作步骤和方法如下：
1如果是在新增幻灯片中创建，就为选中的“新幻灯片”选择带有“组织结构图”的版式，然后双击“组织结构图”占位符。
2如果为已有的幻灯片添加，则单击“插入”→“图片”→“组织结构图”命令。
3在弹出的5-17所示的“组织结构图”窗口中，根据实际需要在相应文本框中输入有关人员信息即可。
操作时，单击某一文本框即可输入文字，并对文本和组织结构图进行设置。
说明：
上面步骤②中，在弹出“组织结构图”窗口时，同时还将出现图5-18所示的“”组织结构图浮动工具栏。
其中的“插入形状”按钮，能够为指定的框插入“下属”，“同事”，“助手”等对象，版式可以设置组织结构图和样式；“选择”是用来选择结构图中的某些部分的；
是用来设置结构图中文本框的风格（如边框、斜面、双边框等）。
6、插入影片和声音等多媒体对象
为了增加幻灯片的播放效果，烘托幻灯片的场景，还可以把声音或影片添加到幻灯片中，在放映幻灯片时，可同时播放这些多媒体对象。
（1）插入声音
在幻灯片中插入声音的步骤如下：
1选择要添加声音的幻灯片。
2选择“插入”→“影片和声音”命令。
3如果要从“剪辑库”中插入声音，请单击“剪辑管理器中的声音”；如果要从其他位置插入声音，请单击“文件中的声音”，打开存放声音的文件夹，在列表中双击所需要的声音文件。
4
在弹出的对话框（如图5-19所示）中选择“自动”，则放映幻灯片时自动播放该声音，若选择“在单击时”按钮，放映幻灯片时单击幻灯片中的声音图标才会播放该声音。
如果要循环播放该声音，可右击该声音图标→“编辑声音对象”，弹出“声音选项”对话框，在该对话窗中选“循环播放，直到停止”。
如图5-20所示。
图5-19询问“是否自动播放声”消息框
图5-20“声音选项”对话框
（2）插入影片
幻灯片中插入的影片除了来自文件外，还可以来自系统的剪辑库。
插入影片的操作与插入声音的方法相同，这里不再赘述。
（3）插入CD音乐
选择要插入CD音乐的幻灯片，选择“插入”→“影片和声音”→“播放CD乐曲”子命令，在弹出的对话框中设置好相应参数，单击“确定”按钮。
在幻灯片放映时，CD音乐就会自动播放或单击图标
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