行政工作流程手册.docx

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行政工作流程手册

行政工作流程手册

（附工作流程图）

行政部主要工作是：

执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；执行后勤、食堂的管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。

具体工作流程

一、执行公司证照申办流程

成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。

二、执行公司证照印鉴管理：

对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。

证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理：

月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。

要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理：

对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。

对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。

对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理

行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。

五、执行文件档案的归档管理：

根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

六、文件资料收发、复印、传真、打印管理：

各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门；

七、执行各种费用的支付：

按时申请、交纳公司各项费用，例如：

店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。

并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。

做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

八、执行对外关系建立维护：

建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。

在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。

在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

九、执行处理突发事件。

公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。

在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

十、后勤服务保障

行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。

要经常检查食堂收支情况，收集员工建议，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。

日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。

要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。

要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

十二、日常事务处理。

行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。

总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。

否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

：

优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的

十三、执行上级交办事务，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

人事日常工作流程手册

第一章前言

第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。

第二章主办

第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人事业务。

第三章招募甄试

第三条人员招募作业程序如下

（一）人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

1.招募职位名称及名额；

2.资格条件限制；

3.职位预算薪金；

4.预定任用日期；

5.通报稿或登报稿（诉求方式）拟具；

6.资料审核方式及办理日期（截止日期）；

7.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；

8.场地安排；

9.工作能力安排；

10.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。

（二）诉求：

即将招募消息告诉大众及求职人，如下：

1.登报征求：

先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。

2.同仁推荐：

以海报或公告方式进行。

（三）应征信息处理：

1.诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单"，通知前来本公司接受甄试。

2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。

为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。

（四）甄试：

新进人员甄选考试分笔试及面谈。

1.笔试包括下列：

（1）专业测验（由申请单位拟订试题）；

（2）领导能力测验（适合干部级）；

2.面谈：

由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

（1）要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；

（2）要了解自己所要获知的答案及问题点；

（3）要了解自己要告诉对方的问题；

（4）要尊重对方的人格；

（5）将口试结果随时记录于"面谈记录表"。

3.如初次面谈不够周详，发出“复试通知单"，再次安排约谈。

（五）背景调查：

经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

（限管理级员工）

（六）结果评定：

经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。

评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通知单"，并安排职前训练有关准备工作。

（七）注意事项：

应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

第四章任用

第十四条经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单"，请他于报到时携带下列资料：

（一）填写本公司新进职工录用表；

（二）缴验学历证及身份证；

（三）缴验近期正面半身免冠照片；

（四）缴验体检合格证明；

（五）缴验计划生育证明；

（六）缴验经济担保书；

（以上应缴资料视情况可增减）

第十五条干部人员任用，视情况可发给"聘任书"。

第十六条新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。

第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：

（一）领取员工相关文具用品；

（二）填写制考勤卡并解释使用；

（三）领取办公桌锁匙；

（四）视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。

（五）行政部应引导新进人员向部门主管报到。

第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项：

（一）填写"人员异动记录簿"。

（二）更新员工花名册。

（六）收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。

第五章试用

第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月（配送仓工人、司机试用二个月），期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。

行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》，由被考核人填写工作小结后，导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。

行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。

转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。

第二十条行政部根据考核表发给"试用期满通知"。

第二十一条行政部发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，分别办理下列事项：

（一）试用不合格者，另发给通知单。

（二）调（升）职者，由行政部办理异动作业。

（三）薪资变更者，由行政部办理调薪。

第二十二条前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。

第二十三条新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人员异动申请单，报请权限主管核定停止试用。

第六章异动

第二十四条晋升（升职、升级）及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考核，转行政部签注意见后，呈权限主管批示。

第二十五条调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签，转行政部签注意见后，呈权限主管核定。

第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。

经批准的申请单则由行政部依据发布"人事异动通知"，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。

行政部应立即变更薪资名册。

第二十七条经批准异动后，涉及调整薪资者，行政部应根据人事异动申请单批示，填制“薪资调整通知单"办理调薪。

第七章请假

第二十八条员工因故请假，应至行政部领取请假单，依权限逐级呈核，再转回行政部登记于考勤卡（表）上。

第二十九条休假作业应另参照《人事管理规章》有关规定办理。

第八章考勤

第三十条各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查；

第三十一条如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填"出勤时间调整单"，经权限主管核准后，转行政部登记备查。

第三十二条员工因加班、调休、请假，先至行政部领取"加班单、调休单、请假单"；经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。

第三十三条员工因公于上班中外出，应填写"外出登记表"送部门主管核准后，交行政部备查。

第三十四条因公而未打卡，应通知行政部呈上级主管核签。

第三十五条下班忘记打卡，可由本人找直属主管或行政部签证，若未签卡者一律以旷工论