深圳出入境检验检疫局公文处理办法.docx

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深圳出入境检验检疫局公文处理办法

深圳出入境检验检疫局公文处理办法

深检办[2004]180号

第一章总则

第一条为规范深圳出入境检验检疫局（以下简称深圳检验检疫局）及其直属单位、分支机构公文处理工作，根据国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》和《国家质量监督检验检疫总局公文处理办法》，结合《国家行政机关公文格式》和深圳检验检疫局实际情况，制定本办法。

第二条深圳检验检疫局公文（包括电报，下同），是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条深圳检验检疫局各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第七条深圳检验检疫局办公室是全局公文处理的管理机构，主管机关各处室的公文处理工作并指导各直属单位、分支局的公文处理工作。

第二章公文种类

第八条深圳检验检疫局的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于发布一般性行政管理办法和规范性文件，批转下级机关及单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条根据行文规则，深圳检验检疫局发文分为以下几种：

（一）中共深圳出入境检验检疫局党组文件

党组文件由局办公室统一编号，字代号为深检党组[XXXX]X号并加盖党组印章。

下列事项制发党组文件。

1、向国家质检总局党组以及深圳市委的请示、报告；

2、向国家质检总局党组报送深圳局党组民主生活会情况以及学习贯彻中央和国家质检总局党组有关决定的情况；

3、经深圳局党组研究决定需要贯彻执行的重大事项；

4、转发或批转党的机关公文；

5、其他需要以党组名义办理的有关事项；

（二）深圳检验检疫局公告

局公告由办公室统一编号，字代号为XXXX年第X号并加盖深圳检验检疫局印章，用于公布深圳检验检疫工作中需国内外周知的重要事项或法定事项。

（三）深圳检验检疫局通告

局通告由办公室统一编号，字代号为XXXX年第X号并加盖深圳检验检疫局印章，用于公布深圳检验检疫工作中需社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）深圳检验检疫局文件

局发文件是指使用“深圳出入境检验检疫局文件”文头，由办公室统一编号，字代号为深检X[XXXX]X号并加盖深圳出入境检验检疫局印章的公文，下列事项制发局发文。

1、向国家质检总局及深圳市委、市政府的请示、报告；

2、发布深圳检验检疫一般性行政管理办法及规范性文件；

3、印发深圳检验检疫局工作计划、有关决定、政策性措施及其他重要工作安排；

4、设定行政管理相对人权利、义务和行政处罚的事项；

5、深圳检验检疫局管理的干部任免和涉及深圳检验检疫局直属单位、分支局的机构设置、编制的通知；

6、转发国家质检总局的有关行政及业务管理的文件；

7、对局属各单位、个人的奖惩决定；

8、按照权限与深圳市人民政府有关部门联合发文；

9、撤消局直属单位、分支局的不适当决定；

10、其他需要以局名义行文的重要行政事务。

（五）深圳检验检疫局发函

局发函是指使用“深圳出入境检验检疫局”文头，由办公室统一编号，字代号为“深检X函[XXXX]X号”并加盖局印章的公文。

下列事项制发局函。

1、向国家质检总局有关部门请示、汇报、商洽、答复有关业务工作，请求批准有关事项；

2、与国家质检总局各直属局联系和商洽工作，答复有关问题；

3、与深圳市人民政府有关部门联系和商洽工作，答复有关问题；

4、对直属单位、分支局涉及面较小的有关行政及业务工作请示事项的批复；

5、其他需要以局名义行文的一般行政事务。

（六）深圳检验检疫局办公室文件

办公室文件是指使用“深圳出入境检验检疫局办公室文件”文头，由办公室统一编号，字代号为“检办[XXXX]X号”并加盖局办公室印章的公文。

下列事项制发办公室文件。

1、转发国家质检总局办公厅及深圳市人民政府办公厅文件；

2、与国家质检总局直属局办公室及其他同级机构联系商洽业务工作；

3、需要局机关各处室、直属单位、分支局办理、遵守、周知的一般行政业务管理事项；

4、答复深圳市人大代表建议和政协委员提案；

5、其他需要以办公室名义正式行文的一般行政事务。

（七）深圳检验检疫局办公室函

办公室函是指使用“深圳出入境检验检疫局”文头，由办公室统一编号，字代号为“检办函[XXXX]X号”并加盖局办公室印章的公文。

下列事项制发办公室函。

1、与深圳市有关部门及办公室联系商洽一般事务性工作或通知有关事项的非正式行文；

2、召开全局性工作会议的会议通知；

3、其他需要以局办公室名义发函的非正式行文。

第十条处理紧急公务的公文可使用电报形式发文。

通过深圳市委市政府办公厅机要局发往国内的内部明电、密码电报，需使用专门的内部明电、明码和密码电报纸，由办公室统一编号。

内部明电为“深检明发[XXXX]X号”，密码电报为“深检密发[XXXX]X号”，签批盖章栏内需由单位负责人签字并加盖发电专用章。

第十一条机关党委发文，按照中央办公厅《中国共产党机关文件处理条例》公文处理办法及发文规程的有关规定独立行文。

机关团委发文参照此条执行。

第三章公文格式

第十二条深圳检验检疫局公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当在文头上方标明密级，其中，“绝密”、“机密”公文应当在文尾标明共印份数，在文头标明份数序号。

密级的确定应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《质量监督检验检疫工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》执行。

在确定密级的同时，应确定保密期限。

（二）紧急程度。

紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”。

其中电报应当分别注明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

凡需立即办理完毕的事项用“特提”；需当日内全部办理完毕的事项用“特急”；需在3日内全部办理完毕的事项用“加急”；需在5日内全部办理完毕的事项用“平急”。

紧急公文限于从承办到发出日期要求紧迫的公文，并由承办人注明紧急原因及程度。

（三）发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称。

两个以上机关联合发文，主办机关应当排列在前。

（四）发文（函）字号，包括机关代字、年份、序号，机关代字在前，年份居中，序号在后。

联合行文只标明主办机关发文字号。

深圳检验检疫局公文的发文字号规定如下：

1、深圳检验检疫局文件（包括局党组文件、机关党委文件和局团委文件）的发文字号：

单位名称公文编字

局党组深检党组[XXXX]XX号

办公室深检办[XXXX]XX号

人事处深检人[XXXX]XX号

财务处深检财[XXXX]XX号

政工处深检政[XXXX]XX号

监察审计室深检监[XXXX]XX号

法制与综合业务处深检法[XXXX]XX号

科技与认证处深检科[XXXX]XX号

检务处深检检[XXXX]XX号

产地证处深检产[XXXX]XX号

卫生检疫处深检卫[XXXX]XX号

动物检验检疫处深检动[XXXX]XX号

植物检验检疫处深检植[XXXX]XX号

食品检验监督处深检食[XXXX]XX号

轻纺检验处深检轻[XXXX]XX号

机电检验处深检机[XXXX]XX号

化矿检验处深检化[XXXX]XX号

离退休干部处深检离[XXXX]XX号

机关党委深检机党[XXXX]XX号

局团委深检团[XXXX]XX号

2、深圳出入境检验检疫局函的发函字号：

深圳出入境检验检疫局函的发函字号与文件的发文字号类同，在对应的文件发文字号尾加“函”，如：

深检办函[XXXX]XX号。

3、深圳出入境检验检疫局办公室文件发文字号：

检办[XXXX]XX号

4、深圳出入境检验检疫局办公室函的发文字号：

检办函[XXXX]XX号

5、直属单位文件编字：

单位名称公文编字

动植物与食品检验检疫技术中心深动[XXXX]XX号

工业品检测技术中心深工[XXXX]XX号

玩具检测技术中心深玩[XXXX]XX号

深圳国际旅行卫生保健中心深旅[XXXX]XX号

鹏城国际认证中心深认[XXXX]XX号

机关服务中心深服[XXXX]XX号

各直属单位其他形式公文的发文字号可参照深圳检验检疫局的相关规定自行确定。

6、各分支局文件的发文字号：

单位名称公文编字

龙岗检验检疫局龙检X[XXXX]XX号

蛇口检验检疫局蛇检X[XXXX]XX号

文锦渡检验检疫局文检X[XXXX]XX号

皇岗检验检疫局皇检X[XXXX]XX号

罗湖检验检疫局罗检X[XXXX]XX号

笋岗检验检疫局笋检X[XXXX]XX号

沙头角检验检疫局沙检X[XXXX]XX号

盐田检验检疫局盐检X[XXXX]XX号

宝安检验检疫局宝检X[XXXX]XX号

机场检验检疫局机检X[XXXX]XX号

各分支局其他形式公文的发文字号可参照深圳检验检疫局的相关规定自行确定。

（五）签发人。

报上级机关的公文，应标注签发人姓名；联合上报的公文，要按发文机关标识的顺序标注联合上报机关的会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、事由和文种组成。

公文标题中除法规、规章、标准的名称加书名号外，一般不使用标点符号。

转发上级机关文件，不能以上级机关文件的发文字号代替文件标题，如标题过长，可概括内容、压缩文字。

（七）主送机关。

指公文的行文对象，是收受公文、要求承办或答复该公文的单位，应准确确定。

主送机关应当使用机关全称或规范化简称、统称。

多个主送机关，可按承办该公文责任的大小或时间的先后的顺序排列。

主送机关涉及多系统，一般按党、政、军、群顺序排列。

“公告”、“通告”、“会议纪要”不标主送机关。

（八）正文。

为需要表述的公文内容。

正文应采用现代汉语的书面形式，以白话文为原则，使用新式标点符号。

（九）附件注明。

公文如有附件，在正文之后，发文机关之前，注明附件顺序和名称。

一般一件附件占一行，第二件与第一件齐肩。

转发、印发文件，如果在正文中已将转发、印发的文件名称按顺序书写完整，正文之后可不标注附件名称和顺序号。

附件应与公文正文一起装订，附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件只标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的公文以外，一律加盖印章。

联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

盖印的位置要下压成文日期。

加盖两个印章的公文，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；加盖3个以上印章时，应将发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排列，印章之间不相交或相切，排列顺序应与发文机关顺序一致，在最后一排印章之下右空两字标识成文时间。

凡加盖印章的公文（三个单位以上的联合发文例外），一般不再标注发文机关。

以机关负责人名义签署的文件，应在正文之下、成文日期之上注明职务，由签发人亲笔签名或加盖手签章。

（十一）成文日期。

应用小写的汉字注明完整的年、月、日。

一般以负责人签发的日期为准；两个以上机关联合发文，以最后一个机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

成文日期、印章应避免与正文脱节独立排列在空白纸上，不得标识“（此页无正文）”，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十二）附注。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）主题词。

文件起草人应当按照《国家质检总局公文主题词表》标注主题词。

主题词一般不超过五个，不得选用主题词以外的词。

（十四）抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

抄送机关按照上级机关、不相隶属机关、下级机关人民团体、事业单位的顺序排列。

第十三条文字从左至右横写、横排。

第十四条公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十五条公文的正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行28个字。

有关公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准执行。

第四章行文规则

第十六条行文关系应根据各自隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十七条深圳检验检疫局可以向国家质检总局及深圳市市政府行文，除以函的形式向国家质检总局各司室（局）及深圳市市政府的有关业务部门商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得以正式文件形式向国家质检总局各司室（局）及深圳市政府有关业务部门行文。

根据工作需要，深圳检验检疫局可与深圳市政府有关部门及深圳海关等相关部门联合行文。

深圳检验检疫局可以与下属各分支局、各直属单位相互行文。

第十八条各分支局可在职权范围内向深圳检验检疫局和深圳市各区政府行文，除以函的形式向所在区政府有关业务部门行文外，一般不得以正式文件形式向深圳检验检疫局各处室及所在区政府有关业务部门行文。

根据工作需要，可与所在区政府的有关部门及辖区海关等相关部门联合行文。

第十九条各分支局之间、各分支局与各直属单位之间可以在职责范围内以函的形式相互行文。

第二十条深圳检验检疫局办公室可以在职责范围内对外行文。

第二十一条深圳检验检疫局各处室可以在职责范围内，以处室函的形式，就商洽、办理一般性事项或就具体业务工作向分支局、直属单位提出或征求意见。

第二十二条局机关各部门负责人需要向局领导书面请示和汇报工作事项，应使用“深圳出入境检验检疫局局内签报”。

由各处室会签有关部门后，报送办公室统一登记编号，由办公室送有关局领导阅批。

第二十三条各分支局、直属事业单位申办申购的事项，金额不超过10万元人民币的，应使用“深圳检验检疫局申办申购事项呈批表”，由申办申购单位会签有关部门后，报送办公室统一登记编号，由办公室送有关局领导批示；申办申购事项金额超过10万元人民币的，应正式行文请示。

第二十四条深圳检验检疫局、各分支局不得与事业单位、公司等非政府管理部门联合发文（具有政府管理职能的事业单位、公司除外），下达指示性、规定性文件或发布行政管理措施。

第二十五条深圳检验检疫局、各分支局、直属单位下发的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十六条“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，并由其负责答复；如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十七条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十八条“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。

上级机关应当对下级机关报送的意见做出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可以参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

第五章发文办理

第二十九条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核把关、领导人签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。

第三十条草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和规定，符合现行规章制度。

如提出新的政策、规定，修改现行规章制度，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）国名、人名、地名、品名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（五）符合公文格式。

文稿首页要使用统一格式的发文、发函稿纸或局内签报纸，逐项填写，第二页起用规范用纸书写或打印。

（六）合理确定密级和紧急程度。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

（八）应当使用国家法定计量单位。

（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第三十一条公文拟稿部门的负责人应对拟稿人草拟的公文进行核稿签字，并对文稿质量负责。

第三十二条根据工作需要，下级机关可为上级机关代拟公文。

代拟稿部门需将代拟稿交被代拟稿部门修改，由被代拟稿部门负责人核稿签字后送办公室审核。

第三十三条局机关各部门草拟的公文应送办公室审核，各部门不得自行送机关负责人签发文件。

第三十四条局机关各部门草拟的文稿如涉及机关内其它部门的业务，应在送办公室审核前会签有关部门，与会签部门尽可能取得一致意见。

会签的文稿应在会签栏内标明会签部门名称，由主办部门负责人核稿后送出。

如需会签两个以上部门，依次会签后，由最后一个会签部门将文稿退主办部门。

如无不同意见，由主办部门送办公室审核。

会签中如有不同意见，会签部门应将所提意见连同原稿一并退主办部门，主办部门应与会签部门协商取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见后送办公室审核报请本机关负责人裁定。

第三十五条需要会签外单位的文稿或与外单位联合发文，主办部门应事先就文稿内容同外单位协商一致。

会签的文稿经本机关负责人签发后，由办公室或主办部门送签。

外单位无意见即可付印。

如外单位提出不同意见，需将文稿退主办部门，与会签部门协商，如仍有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，送办公室报机关负责人裁定或请上级机关协调或裁定。

第三十六条外单位来本机关会办、会签的文稿，由办公室登记并根据职责分工确定批分给主办部门，主办部门应抓紧办理。

如文稿内容涉及本机关两个以上部门，由主办部门协商有关部门会签。

如无意见，由主办部门将文稿送办公室报机关负责人审批后送出。

如有不同意见时，应由主办部门以局函形式草拟统一的答复意见，送办公室审核并报机关负责人审批后送出。

第三十七条办公室文稿审核人员收到各部门送审的文稿后，应对文稿进行认真审核。

审核的重点是：

是否需要行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则；文稿内容是否符合国家的法律、法规、方针、政策和现行规章制度，政策界限是否明确，措施是否具体、可行；应会签的问题是否与有关部门协商一致；文种使用是否得当；文字表达是否简练通顺，有无语法、逻辑、标点符号方面的错误，书写是否规范、清晰；国名、人名、地名、品名、数字、数据是否准确无误，引文是否完整正确；确定的秘密等级和紧急程度是否合理；文体是否得当，语气是否得体，格式是否正确、规范。

未经办公室审核的公文，不得自行送局领导签发。

第三十八条公文如果不符合行文规则，办公室可根据情况相应处理：

（一）对于不需要行文或不符合行文规则，或可以由部门行文而不需要以机关名义行文的文稿，退回拟稿部门处理；对于内容不成熟或需作大量修改的文稿，提出处理意见，退回拟稿部门修改。

（二）对于不按照公文处理的有关规定办理，未经部门负责人核稿，该会签而未经会签，草拟批复、答复类公文不提供有关材料（原请示文件）等，退回拟稿部门补办。

（三）对文面不清洁，字迹潦草难辨，勾划涂抹过多的文稿，须退回拟稿部门重新誊清。

（四）对需进行文字修改的文稿，由文稿审核人员负责修改，也可与拟稿部门共同修改。

第三十九条办公室文稿审核人员将文稿送机关领导人签发前，应登记送签日期、送何人签发。

文稿签回后，应登记签回日期、送缮印日期或送外单位会签日期等情况，随时掌握文稿流向。

第四十条公文的签发。

（一）局发文件、函、电报、与其他部门的联合发文及需要我局会签的文件,由局长或分管副局长、局长助理签发。

局领导签发文件时，应当签署意见、姓名和时间；其他局领导圈阅的应当视为同意。

经授权，办公室主任可代局领导签发文件。

（二）办公室发文件、函，一般由办公室主任签发，重要发文、发函由分管局领导审批签发。

第四十一条以局名义对境外机构行文，由局长或分管副局长、局长助理签发。

以局办公室、机关各部门负责人名义对境外机构行文，属一般事务性的公文，由部门负责人签发；内容重要的，由分管局领导签发。

第四十二条各级负责人审批、签发文件要认真负责，文件主批人要签署自己明确的意见、姓名和日期。

第四十三条公文的校对由起草部门承担。

校对者要认真核校，并签署姓名、日期。

第四十四条草拟和签批公文，应使用钢笔或毛笔，用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得在文稿装订线以外书写。

严禁使用纯蓝色笔、圆珠笔、铅笔、彩色笔草拟和签批公文。

第四十五条经机关负责人签发的文件，由办公室统一登记、编号后缮印。

公文正式印制前，文秘部门应当对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核。

第四十六条深圳检验检疫局上报国家质检总局及各分支局、直属单位上报深圳检验检疫局的“请示”、全年计划、工作总结的“报告”，专题报告（质量分析、单项工作总结、重大案例、法律纠纷案件、自然灾害情况、突发事件、人员违法案件等）需一式2份，但需同时报送电子文本1份。

第六章公文收文办理

第四十七条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。

第四十八条局办公室统一负责全局公文的接收。

核查来文单位、文件名称、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，注明签收人和签收日期。

签收绝密件时还应登记公文序号。

机关各部门收到外机关直接寄来的给机关的文件，应送交办公室统一登记、分送。

第四十九条文书或秘书人员应根据公文性质和内容在文件上注明收文日期、“办件”或“阅件”，按办公室负责人批办意见进行分送，先办后阅。

“办件”应注明主办