电子合同业务办理流程及相关表单.docx

电子合同业务办理流程及相关表单.docx

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电子合同业务办理流程及相关表单

电子合同业务办理流程及相关表单

一、加入系统流程

参与人申请加入电子合同系统需完成以下三项工作:

一、依照《电子合同业务指引》中的相关规定提交材料，并由中国结算电子合同系统治理员审核通过。

二、完成系统测试，并提交测试报告

原则上每一个参与人仅在加入系统前开展一次系统测试，并提交测试报告。

关于已加入的参与人之间新开业务的，可彼此提供历史测试报告。

如因特殊情形确需再次测试的，请向我司发函说明缘故。

测试申请表见附件。

3、完成电子合同业务服务协议签署工作

系统治理员将在以上三项工作完成后的五个工作日内，为参与人配发密钥。

经办人可临柜领取密钥（需携带本人身份证），密码和PIN码将会现场告知；如选择快递方式寄送密钥，系统治理员会将密钥PIN码等相关信息发送至加入系统申请书中的联系人邮箱，因此请务必保证申请书信息准确。

二、发行产品流程

。

邮件名请依照“业务类型_产品名称”命名，并在邮件正文中注明联系方式。

业务类型包括：

产品发行、修改信息、新增代销、产品清盘、召募失败、合同变更。

关于一个产品多个代码的，可填写在一张申请表中；一次发行多个产品的，请分开多个邮件发送。

关于修改信息、新增代销、文本变更、清盘、召募失败的，请于发送邮件后在系统中进行相应操作。

关于发送了邮件但未在系统中提交申请的，系统治理员可能无法及时进行相应操作。

请勿在未经沟通的情形下，多次发送同一产品的信息记录表，不然系统治理员可能以任意一封邮件中的信息记录表为准进行录入，由此产生的错误由治理人自行承担。

关于已发送的邮件，系统治理员会依照规按时点进行处置，无需另行电话通知。

相关参数模板见附件。

1、新发产品流程

产品信息接收、审核、录入

系统治理员于每一个工作日（T日）上午对T-1日收到的产品信息记录表（新增发行产品）进行形式审核并答复。

关于审核通过的产品，将于T日14:

00前邮件答复确认审核通过，并于T+2日前录入系统。

关于审核未通过的产品，将邮件答复治理人告知缘故。

关于T日14:

00前未答复邮件的产品，可能由于邮件传输问题致使系统治理员未收到邮件，请治理人及时联系系统治理员确认或从头发送邮件。

T+2日，治理人在系统将看到产品状态变成“待上传合同文本”状态。

现在治理人可自行上传电子合同格式文本。

系统治理员每日对上一工作日上传的合同格式文本进行形式审核。

关于格式文本审核通过的，治理人可在有效产品中看到该产品信息，现在各参与人即可开始上传该产品的电子签名合同。

关于审核未通过的产品系统治理员将进行驳回处置，治理人需从头上传格式文本。

2、其他业务操作流程

系统治理员于每一个工作日（T日）上午对T-1日收到的产品信息记录表（产品信息修改）、合同变更说明、召募终止说明进行形式审核并答复。

关于审核通过的，将邮件答复确认审核通过，并于T+2日前完成操作。

如邮件审核通过，但由于系统中操作不符合要求的，系统治理员将依照邮件中的联系方式联系治理人进行修改。

关于审核未通过的产品，将邮件答复治理人告知缘故。

关于T日14:

00前未答复邮件的产品，可能由于邮件传输问题致使系统治理员未收到邮件，请治理人从头发送邮件或联系系统治理员确认。

请治理人依照以上流程，妥帖安排产品发行时刻。

附件：

集合打算电子合同治理系统测试申请表

中国证券记录结算有限责任公司：

为利用贵公司集合打算电子合同治理系统，我公司现申请集合打算电子合同治理系统测试，测试所需参数信息如下：

产品名称

产品简称

集合计划代码

测试

起始日期

管理人（名称及代码）

托管人（名称及代码）

推广机构（名称及代码）

首次参与测试机构（如有请注明）

经办人

联系电话

（治理人）公司

年月日

利用集合打算电子合同治理系统申请书

中国证券记录结算有限责任公司：

为做好资产治理产品电子合同的流转、保管及查询有关工作，我公司特此申请利用集合打算电子合同治理系统，办理电子合同的有关事宜：

参与人全称

参与人简称

中国证监会编码

注册地址

邮编

参与人类别

□管理人□托管人□代理人

注册资本

法定代表人

公司网址

，治理人请填写两位注册记录编码（TA代码），代理人请填写三位销售机构编码，请与中国资本市场标准网上发布的信息维持一致。

申请人：

（公章）

年月日

电子合同大体信息记录表

（新增发行产品）

中国证券记录结算有限责任公司：

为通过贵公司集合打算电子合同治理系统，办理电子合同事宜，特将本产品大体信息通知如下，请协助开通相关电子合同服务：

产品名称

产品代码（多代码请分别列出）

产品简称（多代码请分别列出）

产品主代码

产品主代码仅用来记录该产品代码所属的产品。

一般情况下，建议以每个产品发行的第一个代码作为产品主代码。

对于已发行产品新增代码的，请在此处填写此产品首次发行时设定的产品主代码。

代码是否属于同一产品，以标准化电子合同文本内容是否完全一致为准，请管理人务必认真填写并请自行记录，以免影响年终费用计算。

合同上传起始日期

管理人及管理人代码

管理人代码是指电子合同系统中管理人信息维护页面的管理人代码

托管人及托管人代码

托管人代码是指TA系统中的托管人代码

代销人及代销人代码

代销人代码是指TA系统中的代销人代码

其他事项

经办人

联系电话

公司

（公章）

年月日

电子合同大体信息记录表

（产品信息修改）

中国证券记录结算有限责任公司：

请协助办理（修改产品名称/修改产品简称/新增代销人）业务：

产品名称

修改后的产品名称

（如不修改,此栏无需填写）

产品代码（多代码请分别列出）

产品简称（多代码请分别列出）

（如不修改,此栏无需填写）

新增代销人及代销人代码

（如无需新增代销人,此栏无需填写）

其他事项（如无需修改产品名称及简称，此栏无效）

我公司承诺：

我公司（修改前产品名称/简称）与（修改后产品名称/简称）为同一产品。

如因产品名称/简称变更处理产生任何后果、纠纷及责任，均由我司自行处理并承担责任。

经办人

联系电话

公司

（公章）

年月日

电子合同大体信息记录表

（产品清盘）

中国证券记录结算有限责任公司：

请协助办理清盘业务：

产品名称

产品代码（多代码请分别列出）

产品清盘日期

其他事项

我公司承诺：

我公司已于申请清盘处理前完成所有在途合同的处理工作，该产品不存在未处理的在途合同。

如因清盘处理产生任何后果、纠纷及责任，均由我司自行处理并承担责任。

经办人

联系电话

注：

。

并将此申请此记录表盖章原件寄送至中国结算基金部。

公司

（公章）

年月日

关于（产品名称）召募失败的通知

中国证券记录结算有限责任公司:

我公司（产品名称）已召募失败,产品代码（多代码别离列出）,现申请贵公司于年月日对上述产品电子合同做相关处置。

我公司已知晓电子合同系统中该产品召募失败状态自我公司最终确认时起当即生效，推行机构将不可上传电子签名合同。

相关投资者说明工作由我公司予以安排。

特此函告。

公司

（公章）

年月日

关于变更电子合同的函

中国证券记录结算有限责任公司：

由我公司任治理人、任托管人的（产品名称）（产品代码：

）成立于年月日。

现因缘故，需对合同进行更新。

就本次合同变更，我公司许诺：

我公司已完成所有在途合同的处置工作，该产品不存在未处置的在途合同。

我公司已通知各代销人，自新合同生效日期前一个工作日的0:

00至生效日期当日0:

00期间，不许诺签署或上传新的电子合同记录。

我公司已自行完成托管人（托管人名称:

）及委托人意见征询工作。

本次合同变更真实、合法、有效。

本次合同变更事宜，我公司确保将采取适当方式自行通知原合同委托人。

委托人以不知晓合同变更为由、或委托人对合同变更事宜存在异议等而引发的一切纠纷及责任，均由我公司承担。

调整后合同文本以我公司年月日上传至集合打算电子合同治理系统的电子文本为准。

如因上传有误而产生任何后果、纠纷及责任，由我公司自行处置并承担责任。

因上述电子合同变更而产生其他任何后果、纠纷及责任，均由我司自行处置并承担责任。

请贵公司协助办理变更（产品名称）电子合同的工作。

特此函告。

公司

（公章）

年月日

治理人产品信息表

中国记录结算有限责任公司：

截至XX年12月31日，我公司利用集合打算电子合同治理系统的产品列表如下（包括12月31日前估量上线但目前仍未保护至系统中的产品及代码）：

产品名称

产品代码（使用同一标准合同文本的，可视为同一产品。

同一产品多个代码之间请以“/”分隔）

公司名称：

联系人姓名：

联系电话：

传真：

年月日

（公司业务章）