谦锐教师人事管理系统说明书.docx

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谦锐教师人事管理系统说明书

谦锐教师人事档案管理系统说明书

一、产品概述

《谦锐教务管理系统》是“谦锐软件工作室”针对我国各地小学、初中、高中、职高的实际情况而开发的一款教务管理系统。

“谦锐软件工作室”自2002年底推出以来，陆续开发多款教务管理系统：

中小学成绩管理系统（单机版）、中小学成绩管理系统（网络版）、教育局版成绩管理系统（单机版）、谦锐学校学籍管理系统（单机版）、谦锐教育局学籍管理解决系统（单机版）。

全国累计注册用户近千户，得到用户较高的评价。

在总结实践经验的基础上，结合学校情况，2005年对以上版本进行整合应用，隆重推出《谦锐教务管理系统》。

内含以下模块：

1、成绩管理系统

2、学籍管理系统

3、分班系统

4、编排考场系统

5、编排监考系统

6、教师信息管理系统

本软件为《谦锐教务管理系统》中的《谦锐人事档案管理系统》。

欢迎各级各类学校选用此人事档案管理系统，愿我们的产品能让您满意，并提高贵校的管理水平和办事效率。

软件内容包含：

人事档案管理（增加、删除、变动等），档案查询，档案统计报表，数据管理与导出等。

软件操作简便、功能强，是学校人事档案管理人员的得力助手。

该系统具有以下几大特点：

1.数据库采用access作后台数据库，管理简单并且方便。

使用帐套管理数据库，同一软件可以管理多套帐套。

并且可在局域网中联网使用。

2.软件在同单位的安装不限制台数，真正的方便。

3.主界面采用树型分类结构。

树形分类包含：

部门分类和按人事字段分类。

按部门分类可以方便的浏览单位的人事信息（包含在职和离职）。

在同一个窗口可以方便的查询员工的档案变动情况。

4.基于HR理念设计，管理的学校教师档案包含：

基本资料、家庭信息、继续教育、个人简历、奖惩情况、岗位变动等信息。

如果贵校需要增加管理内容，可来信协商。

5.软件管理方式灵活。

可以自定义部门信息，支持无限制分类。

可以自定义树形菜单显示项。

可以自定义档案字段名称，可以自定义档案信息显示字段等。

还提供了对基本信息资料字典的修改，可以提高输入速度。

6.软件查询功能强大，既可按字段查询，还可以查询年龄、工龄、入单位年数等信息。

更支持超级关键字查询，只要是各字段中含有关键字信息均可查询出来。

做到查询真正的方便。

7.规范的人事调动管理，全程记录和管理员工的人事变动信息。

8.软件有强大的统计功能，既可按表格方式统计，也可以按图形方式统计。

按图形方式统计并且可将统计内容保存为图片。

9.软件对数据的管理功能强大，可以定时备份软件，可以设置为退出系统备份。

10.软件还提供了EXCEL文件的导入与导出功能，可完成对EXCEL格式原始档案的导入工作，可节省大量的时间，提高您的工作效率，轻松快捷的完成从手工到自动信息化管理的过渡。

11.提供一些常工具：

记事本，计算器，邮编、区号查询，身份证信息、手机信息查询。

手册所述内容可能与你使用的软件版本有所差异（软件版本更高），请您在使用中注意软件所提供的帮助，若有疑难问题，请与本公司联系；也可在公司网站：

下载最新的使用手册。

本手册内容若有变动，恕不另行通知，本手册例子中所有的学校名称、操作人员姓名、以及学生档案相关数据均属于虚构，未得到谦锐软件工作室明确书面许可，不得以任何目的、以任何形式和手段（电子的或机械的）复制和传播手册的任何部分。

由于时间和水平有限，本手册肯定存在许多缺点甚至错误，欢迎指正，感谢！

如有任何意见和建议，请联系我公司。

二、产品注册

1、注册与未注册的区别：

未注册版：

将限制所有的打印功能，报表中的数据不能够打印、复制、导出等，报表副标题含有“未注册学校字样”。

注册后在报表副表题中会包含贵校的名称，开放所有的未注册版限制的功能，注册用户可以随时QQ、电话、邮件咨询问题，免费进行软件升级。

2、软件价格：

请通过邮件、电话、QQ等询问开发商。

3、联系方式：

公司：

谦锐软件工作室

热线电话：

（手）（0833）2670030（办）

传真：

（0833）2760030

客服QQ：

307134824（谦锐软件）

电子邮件：

工作室网站：

4、注册流程：

汇款—→通过电话告之开发商相关学校信息（学校名称，联系人，地址，汇款银行）—→查证属实，确认汇款（邮政汇款，可将汇款单传真过来确认）—→告之正式版的下载地址，安装密码等

5、支付方式：

开户银行：

中国建设银行乐山分行

开户名：

安勇

开户帐号：

4367423653930012004

开户银行：

中国农业银行乐山分行“

开户名：

夏雨

开户帐号：

9559980521939338013

邮局汇款地址

地    址：

四川省乐山市市中区平兴学校

收 件 人：

安勇（收）

邮    编：

614013

三、如何使用

软件使用流程如下：

1、第一次使用

如果你是第一次使用软件，那么你必须新建一个帐套。

所谓帐套在软件中就是用来保存数据的数据库。

新建帐套时，你必须指定帐套名称（数据库名称），帐套所在位置（保存数据库的文件夹）。

如果使用默认值登陆，则所有数据保存在软件安装目录下的qrjwgl.mdb这个文件之中。

如果是试用可以采用默认值登陆，如果是正式试用请新建一个帐套。

（1）、启动系统时会出现如下窗体，请选择“【新建帐套】”按钮：

（2）此窗体左下角“下次不再显示”，如果勾选上，则下次启动系统不再出现选帐帐套窗体，而使用默认帐套登陆。

如果默认帐套不存在（如误删等），则会自动弹出选择帐套窗体。

（3）、选择【新建帐套】按钮会出现如下窗体，请选择保存帐套的文件夹，输入帐套的名称，然后选择【新建】，这个时候一个新的帐套就建会了。

（4）帐套新建好后，请以“系统管理员”登陆，登陆后对帐套进行初始化，删除其中的一些无用信息。

提示：

数据初始化只能用在新建帐套后，进行数据初始化会删除所有的信息，请在执行请一定检查是否需要此功能。

4、如何选择已有帐套登陆

（1）、如果是系统已知的帐套，你可以下拉列表中选择需要登陆的帐套即可。

（2）、如果是未知帐套（如：

从其他计算机复制而来的帐套，新装计算机后以前的帐套），则需要在选择帐套窗体中使用“选择”按钮功能，浏览到你需要的帐套。

（3）启动系统后，也可以设置帐套，方法请见下图：

5、如何在局域中共享数据库，利用同一个帐套进行工作

（1）、第一步：

开启操作系统的文件共享功能（如果不知道如何开启，请来信来电咨询）

（2）、第二步：

将帐套所在的文件夹完全共享出来，共享名称可以自定义，要保证网中的其了用户能够修改此帐套文件。

如：

帐套所在计算机名称为“JWC”，帐套保存在“E：

\教师人事管理”下。

则把这个文件夹共享出来，共享名称为“教师人事管理”。

（3）、第三步：

其他计算机，在登陆教务管理系统时，选择需要管理的帐套，浏览到这个共享的帐套文件即可。

（4）、第四步：

登陆，像在本机一样的进行工作。

提示：

当将帐套共享出来后，请为各个帐号设置对应的权限。

以免造成权限过大，乱删数据。

6、帐套文件的备份和恢复

（1）、软件登陆有严格的口令限制，因此可以避免用户删除数据。

但初次使用，登陆帐号为“系统管理员”，密码为空，正式使用后必须进行修改。

对于系统管理员必须进行经常性的备份。

（2）、备份恢复数据：

登陆系统后，在主窗体选择“系统”菜单，选择其中的“数据备份/恢复/压缩”功能，窗体如下：

需要备份的帐套名称不用选择，备份的文件名称不用更改（可以修改）；但你必须选择保存备份文件的文件夹。

恢复时，系统会列出最后一次的备份文件路径，如果需要从其他地方恢复，请使用“更改备份位置”功能来选择另外的备份文件。

对于需要还原到的文件夹，系统会自动列出当前的工作文件夹，可不用选择。

（3）、手动备份和恢复：

到保存帐套的文件夹中，将帐套文件复制到其他地方即可。

以后再复制过来进行恢复。

不管是自动恢复还是手动恢复都要保证没有其它计算机在使用此帐套文件。

（4）当数据库使用一段时间后，会造成数据库越来越大。

此时，可使用压缩数据库功能，可有效减少数据库的体积。

建议：

压缩数据库前，请先备份数据库。

7、参数设置

当新建了帐套，初始化后，就必须进行参数设置。

所有设置操作均在：

主窗体的“设置”菜单下。

主要设置的参数有：

（1）部门设置。

支持无限扩展，请根据自己的实际需要插入或修改部门。

（2）基本信息资料管理。

这里录入的资料主要是为了在录入和管理教职工基本信息时更方便。

（3）基本信息表，字段信息修改：

在这里，你可以方便的更改字段名称。

但“姓名”和“编号”字段是不能够修改的。

（4）附加信息表，基本字段修改：

在此设置中：

A教职工附加信息表的显示设置，如果不选择则此附加表不会在系统中显示；

B各附加表的字段名称可以修改，字段的属性也可以修改，同时还可以增加字段。

不管是修改还是增加、删除字段，最后都必须“重新生成此表”，选择此功能，则数据库中以前的数据会被全部破坏。

所以对于附加信息表，必须在录入数据前进行修改。

（5）主窗体基本信息表中显示字段设置：

选择有的字段则会在主窗体显示出来，没有选择的则不会显示。

设置后，必须重启软件后生效。

（5）主窗体树形菜单显示字段设置：

在主窗体中可以方便的通过树形菜单来对数据进行筛选。

在这里可以设置哪些字段是需要显示在树形菜单中的。

（6）帐号密码权限设置

在试用期间，可以不进行操作。

方便每次登陆试用。

正式使用后，必须添加帐号，设置密码来保证数据安全。

系统默认时：

系统管理员，密码为空。

、

（7）其它设置：

请根据实际需要来进行选择

8、进入档案数据的录入：

操作在：

主窗体—档案操作—添加记录

软件中有两种方式供选择

（1）从EXCEL中导入：

请从安装目录下的EXCEL录入模版中录入，然后导入。

请注意：

“编号”不允许重复，日期格式为：

年-月-日（如：

2005-12-3）

以下格式错误：

1999.12.1

在excel模版录入后，请到“数据处理”——“导入教职工基本信息”菜单中导入。

（2）、在软件中录入：

操作办法：

“档案操作”——“添加记录”

录入注意事项：

（A）职工编号不允许重复，编号允许出现字母，最长不要超过20个字符。

如果录入重复的职工编号，系统会提示该编号已存在。

（B）录入日期型数据时，不一定使用选择功能，可以手动输入，输完后按光标键可以下移。

系统中日期型数据格式为：

年-月-日。

（C）带下拉箭头的项目都是可以通过下拉箭头进行选填的项目，为保证档案资料的一致性和查询的需要，除必要外，请尽量不要手工填入没有的项目。

如果发现下拉选项中没有自己想要的资料，请在“系统”——“基本信息资料管理”中进行设置。

（D）所有字段中，“编号”和“姓名”字段是必须字段。

推荐填写所有字段，以便于管理，如果只填写以上两字段，则失去了管理的意义。

（E）如果要使用照相功能，请保证有一台正常使用的摄像头，摄像时，请自行调整头像位置在上下两条红线之间。

如果已有照片，请使用“引入相片”功能。

请注意，相片保存为“JPEG”格式时，容量会小很多。

用“摄像头照相”，保存为“BMP格式”，大小约为：

70-80KB，保存为“JPEG格式”约为：

7-10KB。

系统将照片文件保存在数据库，而不像有些系统的保存在文件夹中（不安全，不利于管理）。

（F）当“添加记录”，只有保存了基本资料，才能编辑其他资料（如：

个人经历，家庭信息等）。

（3）、修改方式

修改方式，请遵循与“添加”方式相同的规则，修改了字段，则一定要点击保存按钮。

（4）、记录卡的打印

1、在添加修改记录窗口，打印档案卡，只会打印当前一个员工的信息。

2、如果要打印多个员工的档案信息，请在主窗体，选择“报表查询”——“打印档案卡”，即可打印当前列出的档案卡信息。

四、档案管理统计

当在系统中录入了数据后，你就可以进行方便的数据查询和统计了。

如果每年有新的变化，你只需要选择对应的菜单进行少量的添加修改即可。

那么，可在系统中作哪些查询和统计呢？

1、查询教职工基本信息表信息

（1）在主窗体中，你可以用左侧的树形菜单进行查询。

（2）还可以在表格上方使用查询字段进行查询。

超级查询，专门针对查询文本型的字段，查询所有字段中包含有查询值的信息

工龄，年龄，入本单位时间：

前提是必须输入正确的工作时间、出生日期、入本单位时间。

系统时在查询时自动运算得到。

（3）查询字符解释如下：

“=”，指完全同查询内容相同

“>=”或“<=”，适用于查询日期型和数据库字段

“包含”：

适用于查询该文本型字段中包含查询内容的信息

说明：

（1）查询出来的内容，可以选择打印的列

（2）当移到基本信息表时，则附加信息表会显示该教职工的信息

（3）需要打印哪个表，则需要把哪个表变为当前表格（单击即可选择）

2、查询教职工附加信息表

操作：

主窗体——报表查询——查询教职工附加信息

此表的操作类似于主窗体。

说明：

（1）查询出来的内容，可以选择打印的列

（2）需要打印哪个表，则需要把哪个表变为当前表格（单击即可选择）

3、打印档案卡：

可以有选择的打印档案卡。

当在录入窗口打印档案卡时，只会打印当前教职工。

在主窗体使用打印档案卡。

则会打印当前查询显示出来的所有教职工。

3、档案变动查询

可以查询某一个时间段内，档案的变动情况

4、档案统计（表格式）或（图表式）

可以选择一个统计范围（指部门范围），选择一个字段进行统计

5、职称和任教学科等统计

五、系统约定

1、各个表中，姓名字段：

不超过25个汉字，如果超过请联系开发商

2、编号字段，为文本型，不超过30个字符

3、其它文本型字段不应超过25个汉字。

备注册型字段，不超过112个汉字

4、日期型字段，格式为：

年-月-日

六、使用技巧

1、设置帐套后，选择“下次不再显示”。

一次登陆即以上次设置的帐套自动登陆

2、部门的管理设置，宜细不宜粗。

越细，统计查询越精确。

部门一经设置，不要轻易改变，因为改动部门会造成教职工的部门混乱

3、设置基本信息表时，凡是不需要的字段请将它隐藏起来。

这样查询更直观。

4、附加信息表，如果某些无用，可直接设置隐藏，这样在任何地方它都不会出现。

5、大多数的表格均可导出到Excel，请根据实际需要选择

6、录入数据时，要先录入基本信息，再录入附加信息。

录入基本信息，需要点保存，录入附加信息，即录即存

7、引入相片或照相时，尽量使用jpg格式，体积较小

8、备份数据时，可以把数据备份到同一个文件夹中，备份数据以日期命名，到时根据需要选择对应的备份文件进行恢复即可

9、恢复和压缩数据库时，先进行备份，保证数据安全