零用金管理办法.docx
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零用金管理办法
XX塑料制品有限公司
零用金管理办法
编号
A-C-015
制订部门
管理部
工作说明书
版本
A0
页次
1/11
核
准
审
核
制
定
壹、目的：
本公司为加强零用金之管理与其支用规范特订定本办法，以兹遵循。
贰、适用范围：
各单位因公务发生金额在人民币贰仟元以内之零星支出皆属之，但下列各项除外：
1、正常采购验收程序之货款。
2、固定薪资所得以外之各类奖金、津贴。
如提案奖金、特别奖金、加班津贴、绩效奖金……等。
参、办法：
1、本公司采定额零用金制度，由管理部财务组负责保管及支付。
2、零用金额度订为人民币玖仟元正，并得依实际状况，报核增减之。
3、零用金之申请：
（1）申请动支零用金时，应由申请人填写”零用金报销单”（如附件三）或”国内出差旅费报销单”（如附件四），经核决权限之主管签核（出差及外训者另需经审核单位审核）后，检附适当之相关凭证，向财务组出纳人员申请付款。
若上述之签核流程未完成或相关窗体不齐全者，财务组出纳人员得予以退件。
（2）上述主管签核之核决权限，请参阅附件一：
零用金核决权限表。
（3）上述所谓适当之相关凭证，请参阅附件二：
凭证管理须知。
若无法依凭证管理须知规定取得凭证者，必需另填写“无单据证明单”（如附件五），并经经理级以上主管签核，始得报销。
但若取得之相关凭证因遗失而以无单据证明单申请报销者，财务组一律只支付该凭证金额之７５％。
（4）因考量作业效率及结帐时效，兹设定每日零用金支付时间如下：
周一至周五
上午 ＡＭ０９：
３０～ＡＭ１１：
３０
下午 ＰＭ０１：
３０～ＰＭ０３：
３０
若申请人于上述时间以外向出纳人员申请付款，出纳人员得不受
理。
另因特殊原因，财务组得机动调整出纳作业时间，并于前一日
公告之。
四、零用金预支与报销须知：
（一）各单位申请预支零用金时，应填具“预支申请单”（如附件六）或“国内出差申请单”（如附件七）或“外训申请单”（如附件八），交由出纳人员凭单支给零用金。
（二）申请人预支之金额，须经核决权限主管之签核，方得向出纳人员预支零用金。
另国内出差申请单之预支金额，除须经核决权限主管签核外，尚须依其申请出差之天数，签核至核决权限主管。
（三）若申请人未依照上述程序办理预支申请，除因情况特殊并出具经总经理批准之签呈外，不得以其它形式之单据申请预支，出纳人员亦得以签核不全予以退件。
（四）凡在零用金预支款项者，不论报销金额是否超过人民币2,000元，皆必须填写零用金报销之窗体，并按流程申请报销。
（五）以国内出差申请单或外训申请单预支者，申请人须于回程日期之隔日起算3个工作日内，向财务组出纳人员完成零用金报销作业（包括检附相关凭证及窗体送核决权限主管签核及人力资源组审核完成）。
（六）以预支申请单预支者，申请人须于领款日之隔日起算７个工作日内，向财务组出纳人员完成零用金报销作业（包括检附相关凭证及窗体送核决权限主管签核）。
（七）凡于报销期限内未能完成报销作业者，即属逾期报销（因正当理由并出具经副总级以上主管批准之签呈者不在此限）。
逾期报销之该笔预支款即列为个人预借薪资，须于最近月份之薪资发放日扣除（但扣除之上限以不超过申请人当月薪资之20%，不足扣除者可再扣除其次月薪资至完成报销作业），且该笔零用金之报销须延至薪资发放日起算15日后方可再送至出纳人员处完成报销作业。
五、零用金之保管及作业程序：
（1）出纳人员所保管零用金之收支，须编制每日零用金报销汇总表，每日由组（课）长核对逐笔之报销单，凭证是否允当，帐目与库存现金是否相符；主管得随时稽核以达内部控制。
（2）每笔完成零用金报销作业之窗体，出纳人员须于凭证上加盖“付讫”之字样。
（3）每笔支出之相关凭证应与零用金报销单合并装订。
（4）针对预支之零用金，须另设预支明细表，出纳人员应随时查看，并以电话或书面方式通知即将逾期之申请人。
另于隔月第一个工作日时提供逾期报销之明细表予人力资源组以利扣薪作业，另提供复写一份知会被扣薪之申请人部门主管。
（5）手存零用金不足人民币贰仟元时，出纳人员应将相关凭证送交会计人员拨补，会计人员应于当日审核并将拨补传票转回出纳人员支领，以期保持零用金之周转。
（6）出纳人员于支出前应依凭证管理须知之规定，查核凭证、名目及金额，若有不符规定者，出纳人员得以退件不予付款。
另会计人员须审核每笔报销之会计科目归属是否允当及妥善保存其窗体与凭证。
（7）每日下班前出纳人员应将所保管之零用金全数交由主管锁入保险箱内，隔日上班时再由主管取出交由出纳人员保管。
六、参考文件：
略。
七、附件名称：
附件一：
零用金核决权限表
附件二：
凭证管理须知
附件三：
零用金报销单
附件四：
国内出差旅费报销单
附件五：
无单据证明单
附件六：
预支申请单
附件七：
国内出差申请单
附件八：
外训申请单
4、本办法经总经理核准后实施；修改时亦同。
发行
发
日期
年月日
对象
文
字号
NO
修订日期
修订
发文日期字号
附件一零用金核决权限表
壹、兹将零用金之核决权限（预支与报销同）规定如下：
预支或报销之金额
核决主管
人民币1,000元（含）以下
经理
人民币1,001~3,000元
副总经理
人民币3,001元以上
总经理
附件二凭证管理须知
一.各部门之各项支出必须取具适当凭证方得报销。
二.各项凭证应具备要件：
（1）发票：
1.本公司抬头及地址。
2.开具年、月、日。
3.加盖发票专用章。
4.购物或消费之名称、数量、规格、单位及总额。
5.营业税额。
6.人民币大写金额。
（2）营利事业收据：
1.本公司抬头。
2.开具年、月、日。
3.出具商号全衔及地址与行号章。
4.购物或消费之名称、数量、规格、单位及总额。
（3）个人收据：
1.本公司抬头。
2.开具年、月、日。
3.详填出具人姓名、户籍地址及身份证号码。
4.出具人私章或签名。
5.实付金额。
6.支出性质。
（四）经手人证明：
1.费用性质。
2.金额。
3.日期。
4.经手人签名或盖章。
3.公司抬头及地址之规定：
（1）公司抬头：
福州东阳塑料制品有限公司。
（2）地址：
福建省福州市闽侯县青口投资区。
4.税额、金额合计、中文大写、公司抬头、地址若有不符须退回销售人重开。
5.凭证之涂改必须有厂商盖章才可。
六.各种凭证取得时机及特殊规定：
（1）公司组织及非免用发票之行号之交易应取得发票。
（2）免用发票之行号或个人交易应取得正式收据。
（3）下列三项得由经手人证明即可：
1.旅费中之膳杂、出租车车资及向临时摊贩购买香烟、饮料及小吃摊宴客便餐。
2.自备饭食宴客者，应注明购买之菜肴名目及价格清单。
3.自办伙食或祭拜之蔬果及鱼肉类。
附件三
XX塑料制品有限公司
零用金支付报销单NO.
受款人：
单位：
日期：
年月日
付款内容·用途
会计科目
金额
预付金额
退（补）金额
申请合计
合计
申请部门
申请人
总（副）经理
经理
课长
主管
领（退）款人
出纳
出纳主管
附件四
国内出差旅费报销清单
编号：
填表日期：
年月日第页共页
出差人
单位
职称
姓名
出差时间
自年月日时至年月日时止：
共日
日期
地点
交通费
住宿费
膳食费
其他
小计
备注
月/日
起
止
早
中
晚
/
/
/
/
/
/
小计
合计总金额
人民币RMB万仟佰拾元角分
预支金额
受领人签章
退（补）金额
说明：
1.各项单据凭证需确按顺序编号（①②…….），并填注于各类费用项目之前。
2.报销项目过多而致不够填写时，另于新页继续表示，合计总金额填注于第一页。
注：
出差人如因故未取得单据，或出差期间发生交际费用（含宴客、
礼品费等），需依规定加填注于下。
本栏由财务部填写
无
单
据
事
项
日期
支付项目
金额
未取得单据理由
会计科目
金额
/
/
/
/
/
合计
项
合计
元
交
际
费
日期
地点
金额
事由
类别
签帐
付现
信用卡
/
/
合计
/
出纳
合计
项
合计
元
出纳主管
总经理
副总经理
稽
核
单
位
部级主管
主管
出差人
附件五
无单据证明单
填表日期：
年月日编号：
单位
姓名
职称
卡号
日期
支付项目
金额
未取得单据理由
月日
月日
月日
月日
月日
合计
总
︵
副
︶
经
理
审
核
单
位
部
级
主
管
主
管
申
请
人
注：
报销出租车资时，请详填各项之起讫点
附件六
预支申请单
NO.
单位
职称
卡号
日期
年月日
用
途
金
额
100元张
50元张
10元张
5元张
1元张
备
考
1.请于预支一星期内清帐，否则为垫薪论。
2.预支款限于预支因公使用款项。
3.预支一定要经主管签准才可，否则不予预支。
总（副）经理
经理
单位主管
申请人
第一联：
出纳
附件七
国内出差申请单
填表日期：
年月日编号：
出差人
单位
职称
出差
总
人数
代理人
签章
姓名
出差时间
自年月日时至年月日时止：
共日
出
差
拟
办
事
项
日期
地点
接洽对象
办理事项
~
~
~
~
~
~
~
预支旅费
签章
总经理
副总经理
部主管
主管
出差人
第一联→经核准后凭以向出纳预借旅费或申领机票《白色联》
第二联→经核准后凭以向出纳预借旅费或申领机票《红色联》
第三联→经核准后送管理组人事小组凭以登记考勤《蓝色联》
第四联→经核准后暂存《黄色联》
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