西软X5系统说明书客房中心.docx

西软X5系统说明书客房中心.docx

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西软X5系统说明书客房中心

客房中心1

第一节房态管理1

1.1房态管理2

1.1.1房态管理主窗口2

1.1.2房态管理操作3

1.2Q-ROOM5

1.3矛盾房6

1.3.1矛盾房窗口6

1.3.2矛盾房录入7

1.3.2矛盾房解除8

第二节客房帐务9

2.1客房入帐10

2.1.1帐务处理窗口10

2.1.2入帐11

2.1.3结帐13

2.1.4错帐处理14

2.2细帐查询16

2.2.1本日细帐查询16

2.2.2历史细帐查询17

2.3交班报表17

2.3.1交班报表17

2.3.1区间营收报表17

第三节其他18

3.1客房清洁工作量分配18

3.2失物拾物20

3.2.1拾物登记21

3.2.2遗失报告22

3.2.3领取23

3.3报房与查房24

客房中心

第一节房态管理

客房中心也称房务中心，X5系统客房中心的主要功能有：

房态管理、客房入账、查询、报表管理等。

1.1房态管理

保证房态的正确，是客房中心工作中非常重要的一项，所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态，以保证前厅接待处能顺利销售房间。

1.1.1房态管理主窗口

执行客房中心→房态管理，或按快捷键F4，打开『房态管理』窗口，如下图所示。

图

为便于介绍上窗口，将其分为以下几个部分进行说明。

左边:

客房条件列表。

系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。

同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：

楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。

左下角，显示客房、维修房、临时房态等基本信息。

中上部，显示符合左边条件的客房列表。

要求操作员明确每条记录的信息。

中下部：

显示在住或已预分客人的信息。

右边：

房态管理功能按钮。

1.1.2房态管理操作

房态管理用于修改房态，可以单个处理，也可以批量处理。

可能设置的房态有：

干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。

设置脏房、干净房的方法类似，下面以设置干净房为例，加以说明。

●单个处理（设置干净房）

操作步骤：

（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；

（2）、单击〖2.→CL〗，弹出『修改房态』窗口，核对房号正确后，单击〖确定〗即可。

图

●批量处理（设置干净房）

操作步骤：

（1）、房态管理窗口下，多选目标客房；

注意：

选择记录的方式：

①、利用窗口上全选、反选按钮；②、连选：

单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；③间隔多选：

单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。

（2）、单击〖2.→CL〗，弹出『修改房态』窗口，核对房号正确后，单击〖确定〗即可。

注意：

也可先选择一间要改的客房，单击〖2.→CL〗，弹出『修改房态』窗口后，直接增加要一起修改的房号，注意格式，单击〖确定〗即可。

设置维修房、临时态的方法也基本相同，下面以设置维修房为例，加以说明。

●设置维修房

操作步骤：

（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；

（2）、单击〖5.→OO〗，弹出『客房维护设置』窗口，选择【开始】、【结束】时间，选择维修【原因】，若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。

信息输入完毕后，单击〖确定〗，设置完成。

图

●解除维修房

操作步骤：

（1）、『房态管理』窗口，双击左上方分类条件“维修房”，使其显示当前维护房列表；

图

（2）、单击选中目标客房，单击〖7.O→〗，弹出确认窗口；

图

（3）、单击〖确定〗，目标客房由维修房（OO）转化为脏房（VD）。

1.2Q-ROOM

饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：

预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。

即Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，系统中关于Q-Room的业务流转图如下：

F/O

通知客人，请客人进房……

查询Q-Room：

执行客房中心→Q-Rooms，打开『Q-Room』窗口。

如下图所示。

操作员能查询到当前所有的Q-Room，及等候时间，也能做一些基本的处理：

取消Q-Room、查阅主单、调用档案等。

图

1.3矛盾房

酒店在实际业务过程当中，出于各种原因，会出现总台的房态（即电脑系统中的房态）和客房中心实际查房得出的房态不一致，这种房间一般称为矛盾房。

1.3.1矛盾房窗口

矛盾房一般包括两种情况，一是总台房态为住房，客房中心房态为空房，在系统中定义为SkipOnly；另一情况是总台房态是空房，客房中心房态是住房，在系统中定义为SleepOnly。

执行客房中心→矛盾房管理，打开『矛盾房管理』窗口，如下图所示。

图

左边：

显示为矛盾房的记录，默认为当前记录。

右上：

对矛盾房记录进行分类选择，如只要查看SkipOnly的矛盾房，可选中该选项，则系统自动显示为SkipOnly的矛盾房。

右下：

矛盾房的主要功能，主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。

1.3.2矛盾房录入

录入矛盾房步骤如下：

（1）单击〖录入〗，打开『客房录入』窗口；

图

（2）在录入之前要先选定录入房号的客房状态，系统默认为空房，在【请输入房号】处输入房号，在【请报告工号】处输入工号，回车，则房号自动跳动左边空白处，可重复输入房号，在输入之前务必选择正确的客房中心房态。

其中〖删除〗是删除错误输入的房号。

图

（3）单击〖确定〗，则退回到『矛盾房管理』窗口，此时可看到之前输入的矛盾房的记录。

系统会自动判断类别，并在【差异】处注明。

图

1.3.2矛盾房解除

矛盾房就意味着该房间存在一定的问题，一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部，由他们去核实，随后由相关部门做相应的更改。

比如SkipOnly的房间，经核实发现客人的确入住了，但是没有进房间，直接出去办事了，因此客房中心房态是空房；而SleepOnly的房间，经核实是总台没有及时将房间入住，客人已经进房了，因此客房中心房态是住房。

因此，相关部门必须及时进行调整，保证房态的正确性。

下面着重说明客房中心如何及时调整房态。

（1）选中要修改房态的记录，在【检查房情输入】处选择此时的房态（此时的房态指最后查实的房态，即与总台一致的房态），下面的空格处可输入原因等；

（2）单击〖设置〗，系统提示“确信要进行矛盾房设置吗”，单击〖是（Y）〗，则系统自动将【HSK房态】改为检查房情输入的房态

图

（3）此时两边的房态一致，就不是矛盾房了，再次打开『矛盾房管理』窗口时系统将自动将该记录显示在“历史记录”中。

第二节客房帐务

根据酒店管理需要，有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务，主要包括输入客人的洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。

虽然客房帐务没有前台收银要求复杂，但也要求客房中心的操作人员能准确地处理。

2.1客房入帐

客房帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐等操作。

2.1.1帐务处理窗口

执行客房中心→客房入帐，打开『帐务处理』窗口，如下图所示。

图

●左边

显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。

一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置。

●中部

上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当前选中该单据的费用明细。

若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。

图

●右边

帐务处理功能按钮。

2.1.2入帐

系统允许两种入帐方式：

明细、快捷。

明细，即入明细帐；快捷，即入一笔汇总费用。

入帐方式可通过右上角〖明细〗、〖快捷〗选择。

图

如上图所示，表示当前选的是明细方式入帐。

●明细方式

操作步骤:

（1）、执行客房中心→客房入帐，打开『帐务处理』窗口；

（2）、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于【NO】处。

将光标定位于【代码】处，按F1，打开菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，自动显示【名称】；

图

（3）、光标定位于【数量】处，系统默认数量为1，输入实际需要数，【服务费】处选择服务费收取比例，系统自动显示收取服务费后的费用。

（4）、重复

（2）、（3），录入其他费用。

（5）、如果是住店客人,请在【地点】处输入房号，回车，系统弹出『帐号查询』窗口，确认客人信息后,单击〖确定〗，退出『帐号查询』窗口。

图

（6）、单击〖存盘〗，系统提示“当前费用立即入帐吗？

”，单击〖是（Y）〗，直接入帐到客房，单击〖否（N）〗，帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击〖入帐〗。

图

注意：

（1）、服务费计算方式有两种：

百分比方式、金额方式，系统默认是按百分比方式。

（2）、【NO】用于输入手工单号。

（3）、【地点】若是住店客人，在此输入房号。

（4）、【折扣】指的是打折的程度，若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入0.1；若现金优惠，则输入金额即可；只要有折扣，系统就要求操作员输入优惠的理由，按F1可获得帮助。

如果没有折扣，此项不填。

有折扣的情况下，必须在【优惠】处选择输入理由。

●快捷方式

操作步骤：

（1）、客房中心『帐务处理』窗口，单击〖快捷〗；

图

（2）、双击服务项目，录入【NO】、【地点】、【原费用】、【服务费】等；

图

（3）、单击〖存盘〗，若已确认【地点】，系统将提示“当前费用立即入帐吗？

”，单击〖是（Y）〗，直接入帐到客房；单击〖否（N）〗，帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击〖入帐〗。

2.1.3结帐

结帐有两种方式，转客房帐和现结，一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式，由前台结帐。

●转客房帐

操作步骤：

（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；

（2）、查看【地点】处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边〖客帐〗，系统自动将该帐务转至房间。

若无，则先补充房号信息，在转帐至房间，步骤如下：

单击〖修改〗，【地点】处输入房号，回车，系统弹出『帐号查询』窗口，确认客人信息后,单击〖确定〗，退出『帐号查询』窗口。

单击〖存盘〗，系统提示“当前费用立即入帐吗？

”，单击〖是（Y）〗，直接入帐到客房。

●现结

操作步骤：

（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；

（2）、单击〖结帐〗，弹出『结帐』窗口，如下图所示。

光标移动至【付款码】处，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。

图

（3）、单击〖收款〗，单击〖结帐〗，若要打印，单击〖确定〗，否则单击〖退出〗。

2.1.4错帐处理

客房中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。

●修改信息

发现【地点】、【NO】、【优惠】信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击〖修改〗，回到帐务输入窗口，修改相关信息。

漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，然后再输入正确的费用，或者双击错误记录冲销该笔费用。

●取消未结的帐即销单

销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。

系统将记录销单情况。

单击〖销单〗，系统提示“确信要删除当前费用单据吗？

”,单击〖是（Y）〗，销单成功。

被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。

图

●冲帐

冲销已转至前台的帐务，使用该功能。

操作步骤：

（1）、执行客房中心→本日细帐查询，打开『帐务查询』窗口，输入查询条件；

（2）、单击〖检索〗,找到目标帐务，双