英文电子邮件的写作特点和格式.docx
《英文电子邮件的写作特点和格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文电子邮件的写作特点和格式.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
英文电子邮件的写作特点和格式
英文电子邮件的写作特点和格式
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES：
Suppliertraining
NO：
professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：
像Newsaboutthemeeting这样的表达，
YES：
应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：
NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation
NO：
detailedcalculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：
URGENT：
Submityourreporttoday!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
YES：
Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES:
Messrs.Smith,Wyatt,andFury。
女人呢?
YES：
用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:
Mses.Farb,Lionel,andGray。
男女一齐呢?
弄清楚称呼就行.例如:
Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations
NO：
KenGreen／VicePresidentofUnicomChina
YES：
KenGreen／VicePresident,UnicomChina
7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
YES：
MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:
ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司：
YES：
GentlemenorLadies:
LadiesorGentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：
DearMr.Jones:
（非常正规）DearJoan:
DearJim,Jim,（非正规）
三、拼写
1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。
写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。
当然OutlookExpress等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。
2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.
3、标点要准确
NO：
Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.
YES：
Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.
4、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
NO：
MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。
YES：
要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
2、Formal正规的（例如客户公司之间啦）
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
3、LessFormal不太正规的（例如客户）
Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
4、Informal非正规的（例如朋友,同事之类）
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!
有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:
Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:
Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:
Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.
那么I和you呢?
好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.（这就友善多了）
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）
Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。
常常只须一个词，如：
'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。
C、签名：
不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.
五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.
应改为：
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。
）
2、句子不要凌碎
例子：
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.
应改为：
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5、动词主词要呼应。
想想这两个分别：
1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6、时态和语气不要转变太多。
看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
556-91Street
B、文体
1、可读性：
对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句（15-20字吧），技术性的字,就更加要简单易明.
2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.
（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子:
Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?
开头少用this,that,it,they,或which.
6、修饰词的位置要小心,
例如:
HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.
应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.
7、用语要肯定准确.切忌含糊.
例如:
Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,
改为:
Thefiguresshowanincreaseof19%.
8、.立场观点一致.少用被动语.
例如:
PartialdatashouldbesubmittedbyApril.
改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.
C.格调
1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2、弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点.
例如:
Pruntonproductsarehighlyeffectivein...
改为:
Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.
3、亲切,口语化是比较受欢迎!
用宾词和主动的词,让人家受落.
例如:
（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”
（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.
D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
知道如何写英文电子邮件吗?
本文将教给你一些英文电子邮件的格式，供大家参考。
英文电子邮件的格式A.文法上
1.切忌主客不分或模糊.例子:
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We决定呀,不是report.）
2.句子不要凌碎.例子:
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.
3.结构对称,令人容易理解.例子:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.例如:
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5.动词主词要呼应.想想这两个分别:
1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.
7.标点要准确.例如:
Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:
Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.
8.选词正确.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
9.拼字正确.有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.
10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:
例如:
MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.
英文电子邮件的格式B.文体
1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句（15-20字吧）,技术性的字,就更加要简单易明.
2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3.轻重有分.同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.
4.意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5.句子开头不要含糊不清的主词.例子:
Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?
?
?
?
开头少用this,that,it,they,或which.
6.修饰词的位置要小心,例如:
HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.
7.用语要肯定准确.切忌含糊.例如:
Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,大哥?
改为:
Thefiguresshowanincreaseof19%.
8.立场观点一致.少用被动语.例如:
PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.
英文电子邮件的格式C.格调
1.式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2.弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点.例如:
Pruntonproductsarehighlyeffectivein...改为:
Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.
3.亲切,口语化是比较受欢迎!
用宾词和主动的词,让人家受落.例如:
1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.
现在大家知道如何写英文电子邮件了吧，希望这些尤文电子邮件格式对大家写作英文电子邮件有帮助。
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。
所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。
据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。
随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
②标题。
③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌结束语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
升级会员 