word操作培训.docx

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word操作培训

Word2013操作指南

Word20132

1Word2013的工作界面2

1.1标题栏2

1.2功能区3

1.3导航窗格4

1.4文档编辑区5

1.5状态栏5

2Word2013基础操作5

2.1创建文档5

2.2保存文档6

2.3输入和删除文本6

2.4选择文本7

2.5复制与移动文本9

2.6查找与替换文本9

3规范编排文档11

3.1通过设置文本格式美化字体11

3.2通过段落格式美化段落12

3.3页面美化和打印13

4制作图文并茂的文档15

4.1用图形让文档更加生动15

4.2用图片增强文档表现力17

4.3用SmartArt图形修饰文档18

4.4用表格直观显示数据19

5编排与审阅文档20

5.1使用目录20

5.2文档的修订21

5.3保护文档23

Word2013

标题栏

功能区

1Word2013的工作界面

文档编辑区

导航窗格

状态栏

1.1标题栏

标题栏位于Word2013的左上方，从左到右依次为控制菜单图标、快速访问工具栏、操作的文档名称、程序名称和窗口控制按钮。

控制菜单图标：

通过该菜单可对窗口执行还原、最小化和关闭等操作。

快速访问工具栏：

用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮从左到右分别为“保存”、“撤销”和“恢复”，点击右边下拉按钮可添加或删除显示的快捷图标，如图已增加打印预览和快速打印图标，单击这些按钮可执行相应操作。

窗口控制按钮：

从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化”按钮、“向下还原”按钮和“关闭”按钮，单击他们可执行相应的操作。

在窗口控制按钮左边多了一个“功能区显示选项”按钮，单击该按钮，弹出的快捷菜单中有“自动隐藏功能区”、“显示选项卡”和“显示选项卡和命令”3个命令，单击不同命令可呈现不同的功能区效果。

1.2功能区

功能区位于标题栏下方，默认情况下包含“文件”、“开始”、“插入”、“设计”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”和“视图”9个选项卡，每个选项卡由多个组组成。

例如“开始”选项卡由“剪贴板”、“字体”、“段落”、“样式”和“编辑”5个组组成，有些组的右下角有个小图标，我们将其称为功能扩展按钮。

将鼠标指针指向该按钮，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，会弹出对应的对话框或窗格。

此外，当文档中选中图片、艺术字或文本框等对象时，功能区中会显示“图片工具/格式”选项卡。

1.3导航窗格

在导航窗格的搜索框中输入内容，程序会自动迅速搜索。

如果文档中设置了多级标题格式，还可以在此窗格中拖动文档标题以重新组织文档内容。

如果不小心将导航窗格关闭，按下“Ctrl+F”组合键可显示导航窗格。

此外，在Word操作环境下按“Ctrl+H”组合键，可打开“查找和替换”对话框来查找和替换内容。

1.4文档编辑区

文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，也是向用户显示文档内容的显示区域。

在早期的Word版本中，再次打开文档时，可通过“Shift+F5”组合键将光标定位于上次文档关闭时的位置。

而在Word2013中，再次打开文档时，在滚动条上将显示自动创建的标签，单击即可快速定位到该处。

1.5状态栏

状态栏位于窗口的底端，用于显示当前文档的页数/总页数、字数、输入语言及输入状态等信息。

状态栏的右端有两栏功能按钮，其中视图切换按钮用于切换文档的显示视图，显示比例调节工具用于调整文档的显示比例。

2Word2013基础操作

2.1创建文档

✧在Word操作环境下切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“新建”命令，在右侧窗格中单击“空白文档”选项。

✧在Word操作环境下按下“Ctrl+N”组合键，可直接创捷一个空白文档。

✧鼠标右键单击桌面空白处直接新建空白文档。

2.2保存文档

✧单击快速访问工具栏“保存”按钮或切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格中的“保存”选项。

如果是在Word操作环境下新建的文档，此时将默认切换到“另存为”选项卡，在窗格中选择需要保存的位置。

✧在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中，若选择“Word97-2003文档”选项，可将高版本的Office版本另存为低版本的兼容模式，从而可以使用早期版本的Office程序打开并编辑该文档。

2.3输入和删除文本

启动Word2013后，在编辑区中不停闪动的光标“|”便为光标插入点，所在位置是输入文本的位置。

定位光标插入点后输入相应的文本内容即可。

若需创建新的段落，按下“Enter”键换行。

✧按下“End”键，光标插入点移至当前行行末；按下“Home”键，光标插入点移至当前行行首。

✧按下“Ctrl+End”组合键，光标插入点移至文档末尾；按下“Ctrl+Home”组合键，光标插入点移至文档开头。

✧按下“PageUp”键，光标插入点向上移动一页；按下“PageDown”键，光标插入点向下移动一页。

在输入文档内容的过程中，除了普通的文字、数字外，还可以输入符号。

常用的符号可由键盘直接输入，对于不常见的符号，将光标插入点定位在需要插入符号的位置，切换到“插入”选项卡，单击“符号”组，在弹出的下拉列表中若没有需要的符号，则单击“其他符号”命令，选中需要的符号，单击“插入”按钮或双击符号即可将符号插入文档，点击关闭。

当输入了错误或多余的内容时，按下“Backspace”键可删除光标插入点前的一个字符，按下“Delete”键可删除光标插入点后的一个字符。

选中需删除文本，按下“Backspace”键或“Delete”键可快速将其删除。

2.4选择文本

对文本进行复制、移动或设置格式操作时，要先将其选中，从而确定编辑的对象。

✧选择任意文本：

将光标插入点定位到需要选择的文本起始处，然后按住鼠标左键并拖动，直至需要选择的文本结尾处释放即可选中文本，选中的文本将以灰色背景显示。

✧选择词组：

双击要选择的词组。

✧选择一行：

将指针指向某行左边的空白处，当指针呈“”形状时，单击鼠标左键即可选中该行全部文本。

如果要选择多行文本按住鼠标左键向上或向下拖动鼠标，到目标文本处释放即可。

✧选择句子：

按住“Ctrl”键不放，同时用鼠标左键单击需要选中句子中的任意位置即可。

✧选择一段：

将指针指向段落左边的空白处，当指针呈“”形状时，双击鼠标左键即可选中当前段落。

还可将光标插入点定位到某个段落的任意位置，然后连续单击鼠标左键3次也可选中该段落。

✧选择分散文本：

先拖动鼠标选中第一个文本区域，然后按住“Ctrl”键不放，拖动鼠标选中其他不相邻的文本，选择完后释放“Ctrl”键即可。

✧选择垂直文本：

按住“Alt”键不放，然后按住鼠标左键拖出一块矩形区域，选择完成后释放“Alt”键即可。

✧选择整篇文档：

将指针指向编辑区左边的空白处，当指针呈“”形状时，连续单击鼠标左键3次或按住“Ctrl”键不放单击鼠标左键可选中整篇文档。

“Ctrl+A”组合键为选择整篇文档的快捷键。

2.5复制与移动文本

选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，可执行复制操作（快捷键：

“Ctrl+C”）。

复制文本后，使用鼠标右键单击光标插入点所需要插入位置，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，在弹出的下拉列表中选择粘贴方式可执行粘贴操作（快捷键：

“Ctrl+V”）。

在编辑文档过程中，如果需要将某个词组、句子或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成，选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，将光标定位到要移动的目标位置后执行“粘贴”命令即可。

选中文本后按住鼠标左键，拖动至目标位置后释放，可快速实现文本的移动操作。

在拖动过程中按住“Ctrl”键，可实现对文本的复制操作。

2.6查找与替换文本

除了可通过“导航”窗格查找文本，还可以通过“查找和替换”对话框进行查找。

在“开始”选项卡中，单击“编辑”组“查找”按钮右侧的下拉按钮单击“高级查找”命令，输入要查找的文本内容，单击“查找下一处”按钮，此时Word自动从光标插入点位置开始查找。

当发现某个字或词错了，在“查找与替换”对话框中定位到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换”文本框中输入替换内容，单击“替换”或“全部替换”按钮可替换当前查找位置内容或全部文档包含内容。

若单击“查找下一处”按钮，Word将先进行查找，查找内容以灰色背景显示。

如果单击“替换”按钮，可替换当前内容，同时自动查找指定内容的下一个位置；如果单击“查找下一处”按钮，Word会忽略当前位置，并继续查找指定内容的下一个位置。

3规范编排文档

3.1通过设置文本格式美化字体

Word默认显示字体为“宋体”，字号为“五号”，字体颜色为黑色，根据实际需要可通过“开始”选项卡的“字体”组对这些格式进行更改。

设置字体、

设置字号、

字体加粗、

字体倾斜、

添加下划线、

设置字体颜色。

在一些特殊情况下，需设置特大号字体，下拉列表无法满足需求，可直接在

框中输入字号。

单击“字体”组功能扩展按钮，切换到“高级”选项卡，可用过调整字符间距使文字排列得紧凑或松散。

3.2通过段落格式美化段落

在输入文本时，按下“Enter”键进行换行后会产生段落标记“”，凡是以“”结束的一段内容便为一个段落。

段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等，合理设置这些格式，可使文档结构清晰、层次分明。

设置段落格式时，需选中所要设置的文档内容部分

左对齐、

居中、

右对齐、

两端对齐、

分散对其、

行间距、

编号。

段落首行缩进设置可单击“段落”扩展按钮，在弹出的“缩进与间距”组中，“特殊格式”栏选择“首行缩进”选项，默认缩进量为两个字符。

为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距和行距。

间距指相邻两个段落之间的距离，行距指段落行与行之间的距离。

设置间距：

选中需要设置间距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中，通过“段前”微调框设置段前距离，通过“段后”微调框设置段后距离，完成设置后单击“确定”按钮。

设置行距：

选中需要设置行距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中单击“行距”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择段落行距，设置后单击“确定”按钮。

3.3页面美化和打印

将Word文档制作好后，可根据实际需要对页面格式进行设置，主要包括设置页面边距、纸张大小和纸张方向等。

页边距：

文档内容与页面边沿之间的距离，用于控制页面中文档内容的宽度和长度。

单击“页边距”按钮，可在弹出的下拉列表中选择页面边距的大小。

纸张方向：

默认情况下，纸张方向为“纵向”。

若要改变其方向，可单击“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择。

纸张大小：

默认情况下，纸张大小为“A4”。

若要改变其大小，可单击“纸张大小”按钮，在下拉列表中选择。

若需进行更详细的设置，可通过“页面设置”扩展按钮对话框实现。

“页眉”是每个页面页边距的顶部区域，通常显示书名、章节名等信息。

“页脚”是每个页面页边距的底部区域，通常显示文档页码等信息。

切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动进入页面编辑区，单击页眉位置可输入页眉内容，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡中还可设置页眉顶端距离参数。

完成页眉编辑后，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“导航”组中单击“转至页脚”按钮，将转至当前页页脚。

此时页脚为空白样式，可在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。

另外，双击页眉/页脚处，可直接插入空白样式的页眉/页脚，并切换到页眉/页脚编辑状态。

如果一个文档有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应为文档添加页码，在“页眉和页脚”组中单击“页码”按