钉钉高效协同提升员工自驱力.docx

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钉钉高效协同提升员工自驱力

高效协同，提升员工自驱力

俗话说一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮，可见自古以来要做成一件事情，就是需要群策群力，相互协同的。

一个企业，一个团队要取得好的业绩结果，也一样离不开高效的协同。

在讲协同之前，我想先问一个问题，部门之间或员工之间要高效协同，形成合力，最重要的因素是什么？

那就是作为个体的每一个员工都有明确的目标，积极努力，自觉自发的参与到其中。

因此，我们首先需要的是员工的自驱力，有了自驱力才能够形成高效的协同，快速拿结果。

这里有一个比喻，我们以前常说火车跑得快，全凭车头带。

在这样的组织中，少数的管理者非常辛苦，不断的在思考，在创新，而大多数的员工则扮演者执行者的角色，缺少主动性，需要被外力牵引才能前进，这显然不是最高效。

后来我们有了动车，动车和传统的火车最大的区别就在于，动车的每一节车厢都有动力，在车头的带领下，能够形成目标一致的合力，创造出更好的结果和体验。

那么如何让一个组织中的每一个人都变得愿意思考，不断学习，不断创新呢？

我相信您一定知道阿里巴巴这家公司吧，从18个人创业开始，发展到如今员工将近60000人，市值超过4500亿美金，成为亚洲市值最高的公司。

我家就住在阿里巴巴园区附近，每天晚上10点、11点回家，阿里办公大楼还是灯火通明。

在没有接触钉钉之前，我也很疑惑是什么让这里的员工如此努力的工作。

后来，做了钉钉才知道，阿里人之所以努力是因为阿里巴巴拥有平等，公开，透明的工作方式。

阿里巴巴的员工之间虽然有层级的区别，但是彼此都是称呼同学，没有人叫领导。

他们每一个人都有一个花名，工作的时候用花名，生活的时候用真实姓名。

这样的文化，不仅让拉近了员工之间的距离，让工作变得非常有趣，还实现了生活和工作的分离。

钉钉的设计理念源于阿里巴巴的工作方式，因此钉钉倡导生活和工作的分离，非常重视公司内部的人员平等。

一、钉钉审批实现平等的工作关系

在钉钉的协同功能里，有一个企业内部常见的工作模块，叫做审批。

我想先了解一下，咱们公司的审批现在是怎么来完成的？

目前常见的审批模式有两种，一种是线下的纸质审批，一种是基于OA系统的线上审批。

纸质审批常见问题：

1、审批发起人不清楚审批流程，要花大量的时间确认；

2、员工要打印审批单，拿着审批单到处找人签字，关键领导要是不在，还要等领导回来才能签字，时效性非常低下；

3、纸质审批结束后为日后审计，还需存档，不仅要找专人和场地来管理，而且查找起来非常不便利；

4、对于审批人来说，无法及时查看过往的审批记录，容易产生工作失误；

OA系统审批的常见问题：

1、系统需要在内网环境下从PC端发起，无法做到随时提交随时审批；

2、部分OA实现了移动审批的功能，但是需要按使用账号的数量来收取费用，经济成本过高；

3、OA系统提交后，对于审批人的提醒方式单一，容易出现审批被遗忘，工作效率无法得到根本的提升。

从这两种审批方式，我们发现一个共同点，在传统的审批流程中，审批的发起者一支处于弱势，他们作为最需要拿到审批结果的人，却无法主导审批进度，在员工之间显然不够平等。

钉钉的审批功能将审批流程搬进了手机，让企业里的每一个人都可以随时随地的发起和完成审批，审批流程支持自定义，而且这个功能是完全免费的，让企业零成本零门槛的实现办公流程的标准化和线上化。

1、在钉钉的工作页面，点开审批，就可以一目了然的看到所有的审批流程，只要根据业务需要找到对应的审批流程即可。

从此新员工再也不会因为不知道审批流程到处问人，前台、人事、财务、行政也不会再无休无止的重复回答一样的问题了。

【演示打开审批，介绍审批总类】

2、审批提交后，审批人可以随时随地的完成审批，不会再出现拿着审批单找人签字情况。

此外，审批的发起人还可以清楚的看到审批等待的时长，如果事情非常紧急还可以通过Ding的方式进行催办，提醒审批人尽快完成审批，保证了发起人对于整个审批流程的掌控力，实现了员工和管理层之间的平等。

【演示提交审批的过程及催签】

3、审批流程线上化后，所有的审批记录留存在系统中，不需要再安排专人和场地来做保管，审批记录查询也变得非常简单快捷，解决了纸质审批留存、管理和查找的问题。

【演示审批查找、筛选】

根据我们这么多时间的测试和跟踪发现，使用移动化的审批后，效率至少提升6倍以上。

不仅如此，很多公司的钉钉管理员告诉我们，使用了审批后还有审批以外的收获。

【小结】审批线上化的过程，本身就是一个跨部门协同和流程优化的过程，在这个过程中，部门的职责被精准定义，各层级的权限也会被再次明确，这样的好处不仅仅是审批更加高效，在公司任何项目和部门协同的时候都会起到重要的推动作用，把公司变得更加优秀。

其次，我们还发现，由于审批过程线上化，所有审批节点都展示出来，效率高低清晰可见，这会促使负责审批的管理层自发快速的完成审批。

毕竟谁也不想成为效率最低的管理者。

同时，从管理归属的关系上来看，以前的管理层只被他的上级管理和监督，现在员工也可以对管理者形成一种监督机制，在双重的监督机制下，管理者的自驱力和责任心也将被进一步激发。

最后，实时证明在平等、公开、透明的工作环境下，人们的自驱力将会不断被激发，不断提升。

【案例】西贝餐饮集团在北京和上海都有总部，门店分布在全国。

公司以前都是采用纸质审批，需要把审批文件打印在纸上，再逐级找人签字。

因为组织架构比较分散，有时一个文件审批下来要好多道程序，耗费很长时间，十分影响办公效率。

通过钉钉的审批，各个审批环节都电子化，责任人手机上即可处理，没有及时审批还可以催签。

而且审批文件电子存档，审批凭证保管查找方便，合规化。

现在请假、合同、厂商报销等审批流都在钉钉进行。

财务、法务在钉钉上的流程为必要流程，流程不通过钉钉提交，财务、法务不受理。

与此同时，主管在审批时可以利用碎片时间，随时随地审批，工作效率大大提升。

二、可视化管理外勤人员

【开放式提问】：

X总，我们公司目前异地的工作人员和外勤（销售）人员多吗？

是通过什么样的方式来管理的？

外勤人员的工作性质决定了他们的工作地点必然不能够固定，不但不能固定，而且会频繁、大量变化，因为他们的主要工作内容就是到客户的位置去拜访，所以传统的考勤方式并不适用。

有一些公司是在各地都设办事处的。

员工需要先到办事处去打卡，然而各地的办事处都由总公司统一来管理，每一个月都需要将多个办事处的考勤记录汇总到总公司，指纹打卡机的数据需要人工从打卡机中读取，很多办事处根本就没专门的行政人员负责，而且考勤机读取出来的数据也可以人为进行修改。

这么一来，经考勤数据的真实性就会大打折扣。

据我们调查，一般外勤人员多的或者是各地分支机构多的公司，目前大多数采用以下的考勤管理方式：

1、在办事处设置指纹打卡机，并由办事处人员定期将考勤数据回传到总部。

2、电话报岗。

要求业务人员用办事处的固定电话，或者是客户的固定电话打回公司行政部门的专门人员进行报岗，因为固定电话是显示区号的，或者说办事处的电话号码和客户处的固定电话号码是相对固定的，这样就能最大限度保证外勤业务员在应该上班的时候能够达到办事处或者是客户处。

3、提交工作场景照片，并对照片进行抽查。

然而这些考勤的方式，都是存在着弊端的。

1、打卡机的弊端是读取出来的数据能够进行人为修改。

2、网上出现的网络电话可以自主设置接听方所显示的来电号码，让电话报岗的客观性就无法保证了。

随着现在固话用的频次越来越少，有时候客户那里根本没有固定电话，这样一来电话报岗的条件就不具备了。

3、工作场景照片更是无法保证其真实性，而且抽查还存在一个几率问题，会让员工抱有一定的侥幸心理。

那么，对于异地工作人员和外勤人员的考勤有什么更先进的工具吗？

答案就是使用钉钉的签到功能。

钉钉的签到功能只要一个手机就能完成，不需要而外的设备。

签到时，系统会自动定位员工的地理位置，读取签到的时间。

地理位置支持微调，最远只有1500m，我们都知道微信也是有定位的，但是它的定位可以随意选择，并不适合做外勤的考核。

而钉钉显示的时间是基于云端服务器上的时间，员工无法修改，确保了签到地理位置和时间的真实性。

签到后，可以要求员工拍摄照片，照片上会自动标注签到的时间和地点，而且这样的照片可以设置为只能现场拍摄。

这么一来，就再也不用去核实照片的真实性了。

【演示操作整个签到的过程】

此外，钉钉的签到还有一个足迹的功能，在足迹的地图上可以看到每一个人的签到次数和地点。

对于外勤人员来说，这是一个公开、透明、量化工作内容的利器。

通过使用签到的企业我们发现，签到数据不仅管理层看得到，员工之间是可以看到其他人的签到次数的。

员工会很自然的对比自己工作的努力程度在团队中处在一个什么样的位置，毕竟谁也不愿意在团队中垫底。

对于那些签到比较少，业绩又不好的员工就会形成一种无形的压力。

他们会增加自己拜访客户的次数，即使业绩不好，也希望别人可以看到自己的努力。

当然，也可能出现一些没有任何变化的员工，这个时候，我们的管理者就会马上介入，了解员工内心真实的想法，作出相应的管理决定。

【小结】钉钉的签到可以帮助企业的管理人员加强对异地人员及外勤人员的管理力度，保证异地管理数据的真实性。

通过公开，透明的工作方式，在团队内部形成一种相互竞争的良性氛围，激发员工的自驱力，从而提升团队及个人业绩。

签到既是一种考勤方式，也是过程管理的重要组成部分。

作为管理者，知道员工去了哪里是拿到业绩结果的第一步，更重要的是能够清楚的知道员工做了什么，今天跟昨天相比，是否变得更加优秀。

三、激发组织成长，建立团队标杆

【开放式提问】：

我想再了解一下，目前我们的管理者是通过什么方式知道员工每天做了什么？

他们遇到了哪些问题，对于业务有哪些思考的？

据调查显示，70%公司要求销售人员写日报（周报），但是有一小部分销售认为写日报是没有用的，这是为什么呢？

回顾一下我们每天都会经历的场景吧：

下了班，一身的疲惫，还要写“八股文”日报，努力回忆一天零碎的工作，都是重复的事，好像也没什么可写的，料想领导也不会细看，随便写个流水账交差即可，烦烦烦！

员工写日报不走心，更不用说看日报的领导了，久而久之，大部分企业的日报都成了摆设。

我们为什么要写日报？

销售写工作日报又是一件很重要的事情，初衷无非是两点：

一是工作内容的基本汇报，归纳来说，即工作的过程、工作的成果、工作中遇到的问题、希望得到的支持。

很多大企业如可口可乐至今雷打不动地延续着销售日报的做法，足以见得上下沟通的重要性。

二是个人周期性的总结。

总结的周期建议以日为单位，过去有许多企业喜欢写周报，结果就是到了总结的日子，不记得这一周具体做了什么，只能胡编乱造，领导看了也没有什么营养。

因此不要觉得每天写日报麻烦，在这一点上各行各业都如此，每日总结，每日有提高。

这跟管理上的PDCA模型（计划-执行-检查-行动）如出一辙。

因此我们发现，写工作日报是有很有必要的，它可以帮助我们总结和完善工作。

但是，传统日报过分讲究形式，让人难免觉得是形式主义，提不起劲；日报只写给管理者看，管理者看没看不知道，也没有反馈，非常打击人的积极性。

在移动互联时代，我们可以随时随地在方寸之间连接一切，那么是不是更应该有一个让大家言之有物，甚至乐意去写日报的办法？

【开放式提问】：

X总，我想了解一下，咱们公司平时的日志（周报）是通过什么方式来提交的？

您觉得效果怎么样？

钉钉的日志功能不仅包含了移动互联网的优势，还能让员工和团队在平等，公开，透明的环境下，不断学习成长，变得越来越优秀。

首先，我们打开钉钉的日志，日志的模版支持自定义，可以满足任何公司的管理需求。

日志功能嵌套在手机内，可以让员工随时随地填写，把最真实的情况及时记录到手机上，而且可以利用等待客户，乘坐交通工具等碎片化的时间来完成日志工作，不用占用员工下班后的生活时间，也能体现出公司在管理上的人性化思考。

日志写完了之后，可以添加附件，也可以添加照片，帮助查看日志的同事和管理者更加直观的了解工作情况。

发送对象可以是个人，也可以是一个群组（部门）