激发个人效能的五个选择.docx
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激发个人效能的五个选择
激发个人效能的五个选择
激发个人效能的五个选择
主讲/毕美琪睿仕管理（RightManagement）资深讲师
课程简介
课程名称：
激发个人效能的五个选择
供应商：
睿仕管理
睿仕管理为富兰克林·柯维公司在大中华区以及新加坡地区的独家代理机构
课时：
1天
课程大纲：
选择一：
以重要性作为行动依据，别让急事牵着鼻子走
选择二：
追求卓越，远离平庸
选择三：
安排好大石头，不要在沙砾上浪费时间
选择四：
做技术的主人，别让技术支配你
选择五：
保持旺盛精力，避免精疲力竭
历史上没有哪个时代能让我们做今天可以办到的事情。
信息技术大大增强了我们的力量，我们可以在几秒之内接触到人类几乎所有的知识，可以与人随时随地沟通；轻触屏幕，可以买下一本书并同时开始阅读；我们的智能手机比我们要聪明得多。
这应该是一个有着非凡效能的时代，但实际并非如此。
现实是一天之内我们的思维要做很多的决定，有些决定更复杂，因此决定的数量和复杂性是这个时代的一大挑战。
其二，我们的注意力正遭受侵袭，我们面临着被短信、微博、即时信息、邮件以及无穷无尽的社交媒体更新所淹没的危险。
我们过去是偶尔被打断，现在的干扰是连续不断的。
大脑科学告诉我们，21世纪对信息的上瘾可能会改变我们的大脑结构，把我们全神贯注的能力削弱到几乎为零。
其三，以上的挑战加剧了现代人的精力和能量的危机。
面对生活中令人如此筋疲力竭的效能悖论，我们要怎么办呢？
幸运的是，富兰克林柯维公司研究人类的效能问题超过30年。
我们有五个选择，它可以解决决策管理、专注力管理和能量管理。
如果持续作出这五个选择，它可以帮助你做出高价值的决定，聚焦你最高最好的注意力在最优先的事情上，并保持你想保持的高精力的状态，从而实现卓越效能（见图表1）。
选择一：
从要事着手，别让急事牵着鼻子走。
选择二：
追求非凡，远离平庸。
选择三：
安排好“大石头”，不要在沙砾上浪费时间。
选择四：
做技术的主人，别做技术的奴隶。
选择五：
保持精力充沛，避免精疲力竭。
下面，我们重点介绍前三个选择。
从要事着手，别让急事牵着鼻子走
在关于如何投入时间的问题上，大部分人不外乎两种思维模式：
紧急性和重要性。
无论你是以紧急性还是重要性的思维模式来运作，它都会深入影响你的生活。
我们的普遍思维模式是首先对急事做出反应，先对那些眼前的事情、“需要”我们即刻关注的事情做出反应。
由于这类事情总是无穷无尽，我们相信提高效能的唯一途径就是努力以更快的速度做更多的事情。
而非凡的思维模式则是从要事着手，积极主动地明确哪些是正确的事情，然后对它们采取行动。
生活在何处？
我们做任何事情都可以归入以下其中一个象限（见图表2）。
第一象限：
必要事务象限（或者“生存象限”）
第一象限的事务既重要又紧急。
这些事务找上门来，你得马上处理。
所以我们称之为“必要事务象限”。
比如，一名生气的客户来电投诉，一位朋友突发心脏病，厂房一台关键的机器突然发生故障罢工。
但请注意，大部分第一象限的事务是可以避免的。
第一象限的回报通常等于或小于你所投入的时间和精力。
这里进行的往往是“救火”似的危机管理。
灭火能帮助你抢救出点什么，但创造不出新的内容。
停留在第一象限的人们往往对紧急的事务上瘾，通往大脑的门户被各种争先恐后求关注的紧急事务挤得满满。
“紧急性”思维模式会得到一些奖赏，但那是暂时的，因为终日与持续不断的危机为伴最终会令你精疲力竭。
第二象限：
拥有非凡效能的象限
第二象限的事务重要但不紧急。
它是“非凡效能象限”，因为在这里你掌控自己的生活，创造自己美好的未来。
第二象限的回报永远大于投入，而且是远远大于你所投入的时间和精力。
生活在第二象限的人们富有创意，积极主动的工作，从而改变世界。
他们从要事着手，不会让急事牵着鼻子走；他们预先计划，做好准备，预防危机的发生；他们学习、创造、培养关系；他们注意持续更新，避免精疲力竭；他们做那些每个人都知道最重要但往往忽略的事情。
第三象限：
干扰象限（或者“被欺骗象限”）
第三象限的事务很紧急但不重要。
许多人在第三象限虚掷大量光阴，还以为自己的时间花在了第一象限，其实他们只是在对其他人的紧急事务作出反应。
第三象限特别具有破坏性，它的回报永远低于所投入的时间和精力，因为它们都被荒废在不重要的任务上。
电话、邮件、短信、空洞的例会、顺道造访的人们——让人产生完成了正事的错觉，而实际上只是在原地踏步。
与此同时，真正重要的事务被抛诸脑后，你总在忙忙碌碌应付着各种长远而毫无意义的事情，没有带来任何真正的改变。
第四象限：
荒废象限（或者“浪费的象限”）
第四象限代表既不重要也不紧急的事务，我们称之为“荒废象限”，因为这里根本做不出任何富有成效的事情。
生活在第四象限的人们把大量时间浪费在看电视、玩游戏、熬夜上网和整天更新Facebook上。
生活在第四象限是什么感觉？
可能会有暂时的满足，不过内心深处只有对自我的厌恶。
缺乏目标感的他们只能在极端生活中寻找平衡，因为他们看不到更有意义的选择。
生活在第二象限
现在你应该对生活中如何把要事放在第一位看得更清楚了：
首先，彻底远离第四象限，尽量减少第三象限。
你要生活在重要的象限里。
没人希望过充满干扰或浪费的生活。
其次，只有在必须情况下才到第一象限。
花太多时间在第一象限会令你精疲力竭，因为你大部分时间都要应对危机，而如果你把更多时间花在第二象限，这些危机根本就不会发生。
最后，转移到第二象限，永远待在那儿。
建立第二象限文化
生活在第一和第三象限是一种本能，第二象限才是一种选择。
所以你要开始在身边建立第二象限文化，只要做几件简单的事情，就会渐渐看到身边的变化（见图表3）。
首先，把自己看做一名老师，开始宣传第二象限。
关键是与身边的人分享你对时间矩阵的了解。
与上司和同事一起坐下来，给他们画出时间矩阵，询问他们哪些任务、项目或事务分属哪个象限。
这样做会令人幡然顿悟，因为他们开始意识到自己把多少时间花在了相对不重要的事务上。
很快你就会听到人们使用同一种语言：
“这是第一象限事务吗？
我是否需要马上做？
”
“这是第三象限事务吗？
我们真需要做这件事吗？
”
“我想我现在在第四象限。
我们能做些什么来改变这种状况呢？
”
“这是一个第二象限要务。
我们所需要在这个上面投入时间。
”
其次，对第二象限说“是”。
当某人请你帮忙做相对次要的事情时，你要能礼貌而平静地说出“不”，因为你的内心深处始终在燃烧这一个大大的“是”。
此时，难就难在要对其他事务说“不”。
如果你想真正拥有非凡的效能，你就不会屈服于每个对你的时间所提出的要求。
在选择的一刻，你停顿、澄清要求，并根据时间矩阵决定如何采取行动。
你说“不”的次数越多，留给第二象限要务的“是”的时间就越多。
第二象限的事情从来不会主动找上门，你要以积极的思维模式主动投奔第二象限。
你对少数真正重要的、能带来大不同的事务要意志坚定。
因为你经常说“不”，所以你在一些人当中可能不那么受欢迎，但为了心中的“是”，一切都值得。
追求非凡，远离平庸
你已作出第一个选择：
从要事着手。
接下来你必须弄清楚对你重要的是什么。
好好检视内心的感觉和想法，就会了解什么事情是你真正需要，值得全力以赴。
简而言之，就是要清晰定义你的最高要务。
这会帮助被大堆干扰罩上一层迷雾的头脑重新看清问题。
你将按自己设计的、而不是默认的方式生活。
这个选择将帮助你持续走在通往非凡效能的道路上，不偏离到“平庸”之路——把你引向被互相冲突的需求活埋的境地。
明确生活中的主要角色
归根到底，你的最高要务来自你的内心深处：
来自“你是谁”。
实际上，你是许多不同角色的综合体。
你可能是一名工程师、律师或教师，你还是别人的孩子、兄弟、妻子或母亲，你同时又是社会中思考的一份子，公民、协助者、学习者、朋友。
所有这些角色对你来说都重要，他们决定你是谁。
当我们谈论你所扮演的角色时，我们不是在说由你的性别或功能或他人对你的期望所定义的普通角色。
我们说的是从根本上对你重要的事情所定义的第二象限角色——由它们对你及周边人生活的影响所定义的角色。
一个职能角色和一个第二象限角色有着巨大差距（见图表4）。
职能角色是机械的，而第二象限角色意味着发挥影响力，激励并奖励自己和依赖你的人。
任何角色，无论多么微不足道，都可以发挥改变的作用。
你的第二象限角色：
·代表你真正的责任和关系
·表达你最深入的价值观、最高的愿望及最大的贡献
·为你的生活提供平衡视角
·选择上应有侧重（5~7个）
当你真正进入第二象限角色，你就已换上第二象限思维模式。
怎么对待这一角色正是非凡效能的注释。
起草第二象限角色宣言
转移到第二象限意味着把生活角色重新定义为第二象限角色。
你需要起草第二象限角色宣言，重新命名你的角色，定义角色成功的含义。
例如，如果一名教师把自己的角色重新定义为“学习导师”，那会怎样？
对于成功的看法很可能会发生巨大改变，从“覆盖课程内容”到“帮助学生活到老学到老。
”
如果一位祖母把自己视为“孙子的头号‘粉丝’”，那会怎么样？
这一角色的成功愿景将会发生根本性的改变。
起草第二象限角色宣言将会是你做过的最激发灵感的事情之一，它总结生活中这一角色对你的意义，以及你想在当中实现什么成就。
下面就是起草第二象限角色宣言的公式（见图表5）。
以重新命名你的角色开始
给你的角色一个头衔，总结你在角色中的不凡之举。
你不仅仅是产品开发者，你是“思想领袖”；你不仅仅是销售人员，你是“顾客问题解决者”；你不仅仅是跑步者，你是“真人版子弹”！
简要说明在这一角色中取得的非凡成果
“作为思绪领袖，我将帮助企业实现全球影响力。
”“作为顾客问题的解决者，我将为顾客提供度身定做的解决方案。
”“作为‘真人版子弹’，我将争取在每场比赛中成为顶尖竞争对手。
”
简单解释你将如何实现这些目标
“作为思想领袖，我通过开发精心研究并仔细设计的产品，帮助企业实现全球影响力。
”“作为顾客问题的解决者，我通过调整当前产品或创造新产品，为顾客提供度身定做的解决方案。
”“作为‘真人版子弹’，我通过越野跑及高强度坡道训练，争取在每场比赛中成为顶尖竞争对手。
”这一步明确了实现角色宣言的行动，赋予你的第二象限角色宣言专属性。
为帮助起草宣言，问自己提出以下三个问题：
“在这一角色中我要做什么事情，实现什么目标？
”
“当我扮演这一角色时，受影响最大的是哪些人？
”
“我希望这些人如何评价我的角色表现？
”
第二象限角色宣言转变你的思维模式，表达你的价值观以及你想作出的贡献和改变。
所以，你应仔细思考，好好起草你的第二象限角色宣言。
设立第二象限目标
你已经在第二象限角色宣言中定义了成功的愿景。
现在坐下来，明确你将采取哪些具体行动来实现愿景。
我们称之为你的第二象限目标。
许多人会抗拒这一步，他们不想被诸如第二象限目标等东西“束缚”。
他们希望能“自由自在”，他们满足于“尽力而为”。
第二象限目标并不是一个随意的目标，所以你需要以明确的用语定义它：
“在（何时）之前，实现从X到Y”，例如：
“在7月1日之前把体重从220磅减到180磅。
”
“在财年结束前把客户投诉从每周700宗减少到每周150宗。
”
“我将推出一项营销活动，在第三季度结束前把我们部门的销售收入从130万美元提高到160万美元。
”
当然，你无需太死板。
在某些目标中，在“何时之前实现从X到Y”是不言而喻的，例如：
“我将在9月30日之前完成领导认证。
”
“本季度我将至少每周挖掘五个潜在客户。
”
“这个夏天我要与每个孙辈都有个人交流。
”
你的角色和目标会随着人生阶段的变化而改变。
你得到一份新工作，你参加一项社区工作，孩子的出生?
?
这些意味着你开始扮演一个全新的、极具意义的角色。
随着角色改变，目标也相应改变。
所以你需要定时修正你的第二象限角色和目标，至少一年修正一次。
安排好“大石头”，不要在“沙砾”上浪费时间
拥有非凡效能的人会做好第二象限计划，他们对自己的关键角色和非凡目标有着清晰的愿景。
他们拟定通往目的地的道路。
他们经常、定期地检查地图，确保走在直达目标的道路上。
创建任务总清单
们大部分人脑子里都有一大堆“沙砾”要处理：
收件箱、一叠需要关注的文件、任务清单、亟需更新的社交网页、要回复的电话、要见的人。
每秒都在越堆越多。
许多人每天都要花数小时处理这些“小沙砾”。
当我们询问人们这都是些什么事务时，人们承认大部分是第三象限事务，但它们带来沉重的压力。
要转移到第二象限，我们需要进行系统管理及清理“小沙砾”，防止它们不断堆积。
所以我们要创建任务总清单，用纸或在电脑的任务栏记录下周需完成的所有事情：
任务、差事、约会、要回的电话、要发的信息等等。
然后回顾你的第二象限角色及任务。
在任务总清单中圈出所有能推进这些角色和目标的事情。
这些是“大石头”，其他都是“沙砾”。
把任务总清单记录在笔记本或任务应用程序上，方便定时回顾。
进行每周第二象限计划
每周开始的时候，找一个安静的地方，花半小时进行本周第二象限计划。
之所以称之为第二象限计划，是因为你重点着眼于：
·能推进角色和目标的主动性事务
·创造性思维
·危机预防
·关系建立
·学习和更新
第一步，联结你的第二象限角色和目标以及任务总清单，对它们进行回顾并提醒自己写下它们的初衷。
针对每一个第二象限角色提出以下问题：
“本周我可以做哪一两件重要的事情，以便对扮演好此角色产生最大的影响”。
这一问题的答案就是你本周的“大石头”。
第二步，把它们安排进你的日程。
第三步，然后再安排其他事务，你可以选择把“小沙砾”也安排进去。
在计划时，把你的注意力放在第二象限角色和目标上。
任何“沙砾”都不能取代它们。
这将会帮助你专心致志。
对于那些暂时没时间完成的任务，先在任务总清单上记录，好在日后适当的时间安排完成。
每周30分钟的第二象限计划会给你的一周带来根本性改变（见图表6）。
进行每日第二象限计划
现在，每天花10分钟进行第二天的第二象限计划。
找一个安静的地方总结并结束一天，回顾你的任务和约会。
首先，总结心得体会，洞察问题、决策或你想记录下来的阶段性目标。
其次，明确第二天的“必做之事”：
你的“大石头”及任何不请自来的第一象限要务。
最后，安排其他事务，确保你的计划符合实际，不要把一天计划得过满。
如果你能找到一种方法，对通往目标的每日关键事务感到兴致勃勃，那么你就更有可能实现目标。
由于你不断联结第二象限角色及目标，你的每一天都渗透着这些意义和目标，你感到每一项任务都在把你带往一个重要的终点，你取得非凡成就的机会与日俱增（见图表7）。
30／10承诺
下面是一个承诺。
如果你每周花30分钟，每天花10分钟进行第二象限计划，你一周将被彻底改变。
现在你已制定好这一完美计划，新的一天开始了。
然后电话响了，电邮来了，有人站在办公室的门口，老板要见你，每时每刻都给你的第二象限决心带来新的挑战。
有时候似乎全世界都在合谋要把你拖回紧急性思维模式。
在这一选择时刻，停下来，明确新需求的重要性，然后作出决定。
别只是条件反射般屈服于紧急事务，否则你的第二象限愿景就注定无望实现。
有哪些突如其来的情境？
你面对哪些把你拖离第二象限日程的挑战？
无论它们是什么，别忘了你永远都有选择。
你可以选择紧急象限，也可以选择第二象限（如果你考虑后果，你就应该这么做）。
如果选择后者，那么这种思维模式最终会变成你的第二本能，在受到干扰或被打断时，你会条件反射地选择第二象限。
30/10承诺实现了，你的生活和工作将被彻底改变。
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