文件整理指南.docx

文件整理指南.docx

《文件整理指南.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件整理指南.docx（38页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文件整理指南

四川石化炼化一体化工程

建设项目文件整理与归档操作指南

二○一二年三月

目次

1范围1

2规范性引用文件1

3术语和定义1

4职责3

4.1建设单位（业主、项目法人）职责3

4.2勘察、设计单位职责3

4.3施工单位职责3

4.4工程总承包单位职责3

4.5工程质量监督机构职责3

4.6监理单位职责3

4.7试运行单位职责3

5项目文件的收集范围3

5.1项目文件的收集范围3

5.2项目文件的收集职责10

6项目文件的编制要求10

6.1项目文件编制分工10

6.2项目文件编制要求10

6.3项目交工技术文件主要内容、格式、编制要求11

6.4项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用13

6.5项目监理文件编制要求14

6.6设备随机文件的编制要求14

7.项目文件整理要求15

7.1总体要求15

7.2项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求18

7.3项目竣工文件整理要求19

7.4设备随机文件的整理要求21

8.项目文件归档要求21

8.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求21

8.2项目竣工文件的归档要求及归档审查程序21

8.3设备随机文件的归档要求22

8.4其他项目文件的整理、归档要求22

8.5建设项目照片档案的整理、归档要求23

8.6电子文件的整理、归档要求23

8.7归档手续及归档目录的编制23

9附录23

附录1招标文件排列顺序（参考）25

附录2施工阶段监理工作的基本表式（《建设工程监理规范》GB50319—2000）26

附录3建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总（参考）27

10附表

附表1案卷外封面（GB/T11822—2008标准）

附表2建设项目交工技术文件案卷内封面

附表3建设项目竣工图案卷内封面

附表4建设项目监理文件案卷内封面

附表5建设项目设备随机文件案卷内封面

附表6卷内目录

附表7卷内备考表

四川石化炼化一体化工程

建设项目文件整理与归档操作指南

1范围

本《指南》规定了中国石油四川石化炼化一体化工程建设项目文件整理与归档的要求和方法。

本《指南》适用于中国石油四川石化炼化一体化工程建设项目文件整理与归档工作。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T11821-2002照片档案管理规范

gb/t18894-2002电子文件归档与管理规范

GB50319-2000建设工程监理规范

DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DA/T22-2000归档文件整理规则

中油办〔2010〕187号中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定

Q/SY-****中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范

Q/SY-****中国石油天然气集团公司交工技术文件管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本《指南》。

3.1建设项目

在一定的条件约束下，以形成固定资产为目标的一次性事业。

一个建设项目必须在一个总体设计或初步设计范围内，由一个或若干个相互内在联系的单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上实行统一管理。

3.2单项工程

建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.3单位工程

具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4项目文件

建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。

3.5项目前期文件

工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.6项目竣工文件

项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。

3.7项目交工技术文件

施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施

3.8项目竣工图

项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.9项目监理文件

监理单位对项目工程安全、质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.10设备随机文件

企业在购置设备时，供货单位提供交付的文件技术资料，含设备、电气、仪表等各专业。

3.11项目竣工验收文件

工文件的重要组成部分。

3.12质量证明文件原件

加盖生产厂红色检验章或质量证明书专用章的产品质量证明文件及供应商在产品质量证明文件上加盖红色印章的延续性的质量证明文件。

3.13项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

3.14项目档案

经过鉴定、整理并归档的项目文件。

4职责

4.1建设单位（业主、项目法人）职责

4.1.1负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作，负责项目档案的移交工作。

4.1.2将项目文件管理工作纳入合同管理。

在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。

4.1.3项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

4.1.4将项目文件管理工作纳入项目结算管理。

建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。

4.1.5建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。

4.1.6建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。

4.1.7建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查，接收项目文件。

4.2勘察、设计单位职责

负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计文件。

设计单位在工程中间交接后二个月内编制完成竣工图并提交施工单位。

4.3施工单位职责

负责编制、收集、整理交工技术文件及竣工图，并提交监理单位、建设单位项目管理部门和档案管理部门审核后归档。

4.4工程总承包单位职责

负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的交工技术文件、竣工图及设备随机文件，并统一将其提交监理单位、建设单位项目管理部门和档案管理部门审核后归档。

4.5工程质量监督机构职责

负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向建设单位档案管理部门归档。

4.6监理单位职责

负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送建设单位项目管理部门和档案管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理交工技术文件、竣工图及设备随机文件，审核、签署交工技术文件、竣工图及设备随机文件的完整、准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。

4.7试运行单位职责

负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，并向建设单位档案管理部门归档。

5项目文件的收集范围

5.1收集范围

执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”（中油办〔2010〕187号），具体内容如下：

5.1.1可行性研究、任务书类，包括：

a）项目建议书及其报批文件；

b）项目选址意见书及其报批文件；

c）可行性研究报告及其评估、报批文件；

d）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件；

e）环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复；

f）安全预评价报告及批复；

g）地震安全性评价报告及批复；

h）地质灾害危险评估报告及批复；

i）水土保持方案报告及批复；

j）水资源论证报告及批复；

k）职业病危害预评价及批复；

l）设计任务书、计划任务书及其报批文件；

m）区域总体规划。

5.1.2设计基础文件，包括：

a）工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；

b）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；

c）水文、气象、地震等其它设计基础资料。

5.1.3设计文件，包括：

a）总体设计；

b）工艺设计包；

c）初步设计及其报批文件（基础设计）；

d）施工图设计（详细设计）；

e）工程设计计算书；

f）关键技术试验；

g）设计审查、审批文件。

5.1.4项目管理文件，包括：

a）征地、移民文件：

1）征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图；

2）征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书；

3）建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证；

4）建设前原始地形、地貌的状况图、照片；

5）施工执照。

b）项目报批文件：

1）项目申请核准文件及附件、核准批复文件；

2）项目开工申请报告及附件、项目开工批复。

c）工程建设总体部署。

d）计划、投资、统计、管理文件：

1）有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；

2）概算、预算管理、差价管理文件；

3）合同变更、索赔等涉及法律事务的文件；

4）规程、规范、标准、规定等文件；

5）技术协议、技术设计审查；

6）合同控制文件（投资、进度、质量、安全）。

e）招标投标、承发包合同协议：

1）招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文件审查；

2）投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；

3）开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告；

4）中标通知书；

5）未中标文件；

6）合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件。

f）专项申请、批复文件：

1）环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划、职业健康等文件；

2）水、暖、电、供气、通信、排水等配套协议文件,以及工程途径铁路、公路、输电线路和河流穿跨越等协议文件；

3）原料、材料、燃料供应等来源协议文件。

g）QHSE文件。

h）声像材料。

5.1.5施工文件，包括：

a）施工组织设计、施工计划、安全措施方案、重大施工技术方案及审批；

b）工程技术要求、技术交底；

c）施工综合管理记录，内容详见《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》；

d）设备材料验收记录，内容详见《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》；

e）施工及质量检验记录，内容详见《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》；

f）其它有关施工技术记录；