时间管理在企业中的意义和有效利用郭春和精品文档资料.docx

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时间管理在企业中的意义和有效利用郭春和精品文档资料

时间管理在企业中的意义和有效利用郭春和

　　显然，要求所有的员工拥有与管理者同等的时间管理能力是不现实的，而若要所有的部门经理去帮助他的每个员工做一份工作日志，更是天方夜谭。

企业的时间管理说到底要借助多方面的力量，比如人力资源的监管、办公软件的辅助，多媒体信息化的应用，并最终形成习惯，这样才能将企业的时间管理带入良性循环。

　　子在川上曰：

“逝者如斯夫!

”时间的流逝，对个人而言意味着生命的消耗，对企业而言，则赋予了更多种复杂的意义。

有效的管理者知道，时间是一项限制因素。

任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的制约。

在我们称之为“工作成就”的生产程序里，最稀有的资源，就是时间。

但人们却往往最不善于管理自己的时间。

　　要提高企业中对时间的有效利用率和时间管理水平，首先要找出企业时间耗用的症结所在，记录其时间耗用的实际情形。

其次，也是最终的目的和手段，就是要做有系统的时间管理。

　　一、时间管理的概念

　　什么是时间?

　　1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，送给风华正茂的学生们一句话：

珍惜时间，不要抛弃学问。

　　胡适先生的这一番语重心长的话语道出了时间的实质――“时间就是金钱”“时间就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。

而对于企业，时间，从某种意义上来说其实就是价值和利润的代名词。

　　世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。

最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。

一个成功发展的企业，一定是个高效运转的企业，一定是有具备一定时间管理能力的管理者和机构。

　　什么是“时间管理”?

　　时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。

　　时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。

　　“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。

由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理者自身的管理”。

　　二、时间管理在企业中的重要性

　　大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一。

他获得了许多值得引证的荣誉。

第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。

第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。

第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。

在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。

　　在信息爆炸的今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求，您是否又有些无所适从呢?

　　由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。

　　而在一个企业的时间构成中，管理者的时间固然重要，但员工的时间显然占有更高的权重――员工的执行力直接影响业绩和利润。

员工的工作随意无序、办事拖沓，将影响到整个公司业务的运转状态。

因此，作为企业的管理者，要考虑的常常不是自己一个人或者某个人的时间，而是所有员工的时间。

　　显然，要求所有的员工拥有与管理者同等的时间管理能力是不现实的，而若要所有的部门经理去帮助他的每个员工做一份工作日志，更是天方夜谭。

企业的时间管理说到底要借助多方面的力量，比如人力资源的监管、办公软件的辅助，多媒体信息化的应用，并最终形成习惯，这样才能将企业的时间管理带入良性循环。

　　这无疑给企业的们提出了一个新的命题：

如何借助信息化工具去优化企业的时间管理?

近几年，时间管理理念不断被刷新，更是对企业的信息化部署提出了挑战。

针对企业时间管理的现状，专家们建议时间管理部署要从理念开始，并选择有效的管理工具。

　　三、制定科学合理的时间管理手段

（一）区分“西瓜”和“芝麻”

　　生活中，大多数人可能不会留意，当事件在时间上发生冲突的时候，人们通常会按照自己的价值取向来进行取舍或调整。

对企业而言，也是一样，只不过，在企业中，价值是由企业建立的，而取舍、调整则多是由个人操作的。

这种不一致性，在很多时候直接导致“西瓜”和“芝麻”混淆情况的发生。

因此，在企业部门内建立起员工广泛认同的价值观，集体目标，是非常重要的。

这种价值观将被作为员工时间管理／行动管理的依据。

　　有效的时间管理，行动管理应该是目标驱动的行动安排，而这种目标是构建在企业，部门的统一价值观之上的。

（二）软件工具支持时间管理理念落地

　　弄清楚了时间管理的实质及价值衡量方法，企业还需要有效的工具去实现时间管理理念的落地，这样才能真正从时间管理理念中受益。

前面提到，“时间管理的实质就是行动管理，就是执行、协作”。

当企业员工有了区分“西瓜”与“芝麻”的意愿和能力的时候，便是时候上一套管理系统来实现落地了。

目前的管理软件市场，专门针对时间管理设计的软件凤毛麟角，但已经有不少厂商在产品中嵌入了时间管理功能。

企业管理软件产品，在同一平台内实现了时间管理与“统一通信”“”的融合应用，致力于为企业实现“三管”功能，即“管通信、管时间、管客户”。

　　当然，企业在选择软件工具的时候还是要考虑自身的业务实际，甚至有些企业只需要表格就能满足行动管理的需求了。

不过，这不是重点。

软件工具不是万能的，如果没有理念上的部署和指导，软件工具也只相当于没有灵性的机械而已，功能的发挥也会大打折扣。

时间管理要真正成功应用于企业，首先要把前两步（即时间管理的实质及确定事件价值衡量方法）走好。

　　（三）制作符合企业特征的时间管理优先矩阵

　　新一代的时间管理理论，把时间按其紧迫性和重要性分成四类，形成时间管理的优先矩阵。

如图l所示：

　　紧迫性是指必须立即处理的事情，不能拖延。

重要性与目标是息息相关的。

有利于实现目标的事物都称为重要，越有利于实现核心目标，就越重要。

　　有些事情紧迫又重要，如有限期压力的计划；可能有些事情是紧迫但不重要，如有不速之客，或者某些电话；有些事重要，但是不紧迫，如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。

当然有很多事情不重要，又不紧迫，如琐碎的杂事，无聊的谈话等。

如图2所示。

　　（四）企业生产活动中浪费时间的各种因素及有效解决措施

　　1.电话干扰因素

　　电话干扰会浪费很多时间。

许多管理者认为电话经常占据他们大量的时间。

与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。

接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。

你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。

　　电话干扰的确会给你的工作产生干扰，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。

　　①阻绝干扰

　　很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。

学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。

　　A.处理

　　如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。

　　B.转接

　　如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。

　　C.暂缓

　　如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。

　　D.速办

　　如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。

　　如果你没有助理怎么办?

　　那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。

如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。

　　②集合所有电话

　　在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。

就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。

　　2.用人不当因素

　　在竞争激烈的社会环境里，公司改组，缩小规模，裁减人员的管理方式已经司空见惯，管理人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作，因为越是竞争，人手越不足，工作量就会越大。

管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作，或者说与过去等量的工作。

解决方法：

　　①教导员工善用时间

　　教导员工善用时间，学习良好的时间管理，告诉他们排除干扰包括来自你的干扰，并示范如何为一天设立目标，以及将这些目标排出优先次序的技巧。

　　②提升员工时间管理的成本意识

　　改善现有员工运用的情况，如果还是不足，就必须拟定一套职位管理计划，根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。

现在很多员工比较缺乏成本意识，有的人是为工作而工作，不知道他今天的工作价值，他仅是为了这个公司而上班。

所以作为主管，你必须让你的员工，你的团队里的每一个人了解时间的成本观念。

你这个月做多少业绩是用多少时间完成的，你每一次的时间成本是多少，透过这种时间成本的训练去影响他们，让他们去接受训练。

让员工接受良好的训练，同时你也可以带领他们完成每天的工作，对员工发挥极大的影响力。

所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。

　　3.社交闲谈因素

　　纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。

需要改变工作的步调异常和好奇心理，渴望消息灵通，满足自我，害怕冒犯别人，无法抗拒、喜欢社交的人，工作时间在办公室里闲谈，都是造成浪费时间的原因。

解决的方法：

　　①过滤访客与电话

　　来访的客人要让秘书首先接待，谢绝与工作无关的人员和电话。

　　②衡量办公地点是否恰当

　　很多大公司设置0A办公区，每人一个空间，不要造成员工与员工之间的对话，避免无谓的言谈。

过去的办公室是属于开放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一个人讲话大家听得到，然后办公室里面你说我说他说，造成了工作效率的降低。

　　4.权责混淆因素

　　权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。

　　权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。

主要表现在：

　　权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。

　　权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。

有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。

解决方法：

（1）定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定。

（2）权责对等。

　　5.沟通不良的因素

　　一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。

　　①不明白事情的重要性

　　上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了―些不好的影响。

　　②没有时间

　　没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。

往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。

一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。

　　③没有倾听

　　没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢?

所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。

要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。

　　④沟通的目的不明确

　　有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。

沟通目的不明确也会造成时间浪费。

　　解决方法：

沟通的方式有很多，有电话沟