管理专业技术岗位说明书编写流程1.docx

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管理专业技术岗位说明书编写流程1

管理、专业技术岗位说明书编写流程

岗位说明书能够把企业实现战略的职责落实到具体组织成员，将公司目标转化为所有员工的个人目标，使公司的经营管理压力转化为每个员工的工作动力和责任约束，从而确保组织正常运转，支持组织目标的实现。

一、编制岗位说明书的前提——部门职能说明书

在编制各个岗位说明书之前，必须先按照现代企业管理要求，把企业的战略职能具体落实到企业中各部门，系统地界定企业各部门的关键职能，完成企业现有部门的职能定位，明晰各部门的使命、责任、主要工作流程，建立起各个部门职能说明书；将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出，建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接，为部门职能的实现提供可靠的途径，为岗位说明书奠定了基础。

部门是组织职能实现的基本单位，而部门职能是组织设计部门化的结果；部门职能说明书是部门职能管理的有效工具，是组织职能与企业关键业务流程实现的基础。

如表1：

部门职能说明书

部门名称

部门负责人岗位

直接领导职位

部门

岗位

设置

岗位名称

编制

岗位名称

编制

部门使命

部门主要职责

部门关键业绩指标（KPI）

部门职能说明书简要说明：

各科室编写本科室的部门职能说明书；工会要分别编写工会、科协、纪委、监察、团委等部门职能和基层工会组织职能；办公室要编写工程队职能；党委工作部编写党支部职能。

部门名称：

以科室为单位填写。

●部门负责人岗位：

即负责人的岗位名称，而非具体人员。

●直接领导职位：

指部门的主管领导岗位，一般只有一个直接领导职位，否则就出现了多头领导。

●部门岗位设置：

指本次定员后，核定的岗位；编制：

即定编几岗。

●部门使命：

部门预期的责任和最高的追求目标；

●部门主要职责：

●部门关键业绩指标（KPI）：

是把企业的战略目标分解为部门可操作的工作目标，是企业绩效管理的基础。

KPI可以使部门主管明确部门的主要责任，并以此为基础，明确部门人员的业绩衡量指标。

它是对关键重点工作行为的反映，而不是对所有工作活动的反映。

例如：

施工进度完成率、设备完好率、职工培训完成率等。

制定关键业绩指标（KPI）应当遵守以下几个原则：

1、少而精原则：

KPI总和应能反映被考核者80%以上的工作成果；

2、结果导向原则：

KPI主要侧重于对被考核者工作成果的考核；

3、可衡量性原则：

KPI应具备可衡量性，应当有明确可行的考核方法和考核标准；

4、可控性原则：

KPI均应是被考核者可控制的或能够产生重大影响的指标；

5、一致性原则：

KPI与公司战略目标保持一致，其实现有助于公司的战略目标实现。

二、编写岗位说明书

岗位说明书具体内容的编写是牵涉面广范，工作量浩大的文件整理汇编工作，大体可分为几个步骤来进行：

准备阶段、编写、审核与修订、定稿等。

（一）、准备阶段

1、组建编写小组：

组长：

周英汉

副组长：

张荣辉、耿学斌

成员：

李占奎、温长发、周振家、谢辉、张健、刘士琪、张平胜、管宏宇、刘淑香、张绿然、池永清、蔡红

编写小组办公室设在人力资源部，联系人：

柳丹

2、编写小组的职责：

负责具体编写工作和协调有关事宜。

3、小组领导负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题。

4、小组成员要对企业及本部门的经营管理和业务状况比较了解、有一定的影响力、有一定的文字功底、能公平公正地处理问题。

（二）、编写阶段

1、设计框架。

由编写小组成员设计出适合本企业的岗位说明书框架，包括岗位说明书的样式草本及相关内容。

如表2

岗位说明书

一、岗位标识

部门：

岗位名称：

直接上级岗位：

直接下属岗位：

在职者：

编制日期：

审核人：

审核日期：

二、岗位工作

岗位概要

工作项目

工作职责

工作权重

工作权限

工作标准

三、岗位考核指标及考核办法

考核指标

考核办法

四、岗位协作关系

联系范围

联系部门

联系频率

公司外

公司内

五、工作环境及工作条件

工作环境

工作条件

岗位说明书内容的简要说明：

●岗位标识：

；部门指本岗位隶属的部门名称，以科室为单位；岗位名称指的是任职岗位的称谓，名称要反映工作岗位的性质、突出岗位的职能；直接上级岗位指所描述岗位的直接主管岗位的名称，一般一个岗位只有一个直接上级岗位；直接下级岗位指所描述岗位直接领导的下属岗位名称。

●岗位工作描述：

岗位工作描述包括岗位概要、工作项目、工作职责、工作权重、工作权限、工作标准。

岗位概要：

即设置该岗位的最重要的原因，指对本岗位职能进行综合、概括性的描述，一般用一句话，采用“三段论”的方式来描述，即“依据/按照……，做……（行动），达成……结果”。

工作项目包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责；关键业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的具体业务模块的工作职责，岗位基础工作指各部门为完善本岗位的职能建设所承担的共性工作；一般情况下管理岗位才有必要描述基础工作。

工作职责指对工作项目的具体内容进行描述，一般也采用“三段论”的格式。

工作权重指本项工作的工作量占本岗位工作总量的比例，按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面，一般情况下可以用时间比例来代替，所有工作的总权重为100%。

●岗位考核指标及考核办法：

指衡量本项工作完成情况的指标及标准，可以从时间、数量、质量和成本等方面来设置。

●岗位协作关系：

岗位协作关系包括对公司内和对公司外两部分。

对内主要指与直接上级或平级部门/岗位之间协作关系，一般填写最常联系的3-5个部门或岗位；对外协作关系主要从上级单位、政府有关部门，客户等方面来描述。

●其他部分：

包含工作环境和工作条件。

工作环境指本岗位工作面临的实际工作环境，如岗位是否面临噪音、粉尘、有毒气体、高温等因素会带来生命安全、职业病等危害的威胁；工作条件主要是指完成岗位职责所需要使用的工具或设备。

2、编写依据。

针对岗位说明书的框架，依据a针对岗位而非针对人，b着重那些应该做的,而非仅局限在目前正在做的工作，c分析岗位的职责，而非岗位的明细几项基本原则。

3、实施编写。

部门以科室为单位。

工程队队长、书记、副队长、工会主席、主任工程师及各职能员岗位说明书由对口专业科室起草。

编写小组辅导或者帮助岗位任职人进行岗位说明书的编写，并完成初稿，提交部门负责人进行审核与修订。

具体安排如下：

以科室为单位组织编写。

（1）、公司领导由党委工作部编写初稿。

（2）、机关岗位由各科室编写（下述岗位名称可能不全或不准确，需要在实际编写过程中沟通、修改、完善）：

室主任职责由任职人编写。

工程科：

科长、项目经理、测量员、资料员、施工员

安保科：

科长、武装部长、武装保卫员、车辆管理员、安全管理员

总工办：

主任、副总工、专业技术管理员、综合技术管理员

质量科（贯标办）：

科长、质量检查员、贯标员

机动科：

科长、副科长、节能及电气设备管理员、固定资产员、液压设备管理员、计量特种设备员

供应科：

科长、副科长、周转材料员、计划采购员、成本员、计划统计员

办公室：

主任、副主任、企管秘书、文书档案员、法律事务及房产员、人事总务员、计生信访调解员

考核办：

主任、考核员

审计室：

主任、财务审计员、预算审计员

计划科：

科长、预算员、计划合同员、统计员

财务科：

科长、成本核算员、税务员、审计员、出纳员、结算员

工会：

副主席、女工主任、团委书记、纪检监察员、科协干事

党委工作部：

部长、组织员、宣传员、干部员

劳资科：

科长、协力中心主任、副科长、保险调配员、工资员、培训兼劳动组织员、协力管理员

退管办：

主任、退管员

（3）、工程队岗位及负责编写单位：

队长、副队长——办公室

党支部书记——党委工作部

工会主席、团支部书记——工会

成本员、出纳员——财务科

计划员、预算员、统计员——计划科

材料员——供应科

设备员——机动科

人事员、定额员——劳资科

主任工程师——总工办

安全员——安全科

质量检查员——质量检查科

技术员——工程科

工段技术员——工程科组织编写

（5）、上报时间：

2010年10月15日报部门职能说明书，2010年11月15日报岗位说明书（说明：

在这两个时间段内要分别完成部门和岗位说明书的上下沟通、修改、完善的过程，到这两个时间点，部门要上报成稿。

）

上报地点及形式：

通过矿建OA网内部邮件发至党委工作部柳丹

（三）、审核与修订

1、部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核，采取员工与部门主管、部门主管与分管领导绩效面谈的形式进一步明确岗位职责，采用“员工编写→主管审核→绩效面谈→报送编写小组的程序进行。

2、编写小组对公司各部门职责以及岗位说明书进行讨论审核、修订。

（四）、定稿

编写小组将已初步修订的岗位说明书提交公司领导。

公司领导对所有的岗位说明书进行综合性全面审核，提出审核意见，并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨，最终确定修订的办法，经编写小组再修订后，岗位说明书定稿、发布实施。

三、岗位说明书的定期审查和保管

岗位说明书并不是一成不变的，它应该隔一段时间进行一次修订，在应用中动态地改进岗位说明书的内容，而且这种修订是应该和企业的人力资源规划结合在一起。

这就是通常所说的规范化管理的系统性。

岗位说明书一式三份，任职人保管一份，用于对照工作完成情况；直接上级保管一份，用于检查、督导员工的工作；人力资源部存档一份，用于了解和跟踪各部门对员工的绩效评价等工作是否公平、公正和合理。

岗位说明书作为企业文件，当任职人辞职、辞退、调出、离任时不得将其带走，应移交给上级主管或继任岗位人员。

总之，岗位说明书的编写工作应根据组织结构来确定部门职责，各岗位职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。

根据任务量和工作的要求，将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。

人力资源部

2010年9月14日

例1：

党委工作部职能说明书

部门职能说明书

部门名称

党委工作部

部门负责人岗位

部长

直接领导职位

党委书记

部门

岗位

设置

岗位名称

编制

岗位名称

编制

部长

1

宣传员

1

组织员

1

干部员

1

部门使命

根据公司发展战略，建立和完善干部管理体系，确保管理、专业技术人员的发展符合公司战略发展要求

部门

主要

职责

1、在公司党委领导下，宣传、贯彻、执行党的路线、方针、政策及上级党委的指示和公司党委的决议、监督检查公司党委决定、决议的执行情况。

2、制定管理、专业技术人员管理规划，为公司的发展提供及时有利的人员保证。

3、负责对科级以下干部的考核、培训、任免、调配、档案管理工作。

4、负责组织对专业技术干部的招聘、日常考核管理、职务晋级的推荐、职务聘任和待遇审核工作。

5、负责公司党建工作，建立健全基层党的组织机构，加强党员队伍的管理教育，党务干部的培训。

6、制定组织发展规划，并组织实施。

负责积极分子队伍的培养，教育和考核工作。

7、抓好宣传教育工作，并负责督促检查各支部的宣传教育工作。

8、组织指导公司思想政治工作和精神文明建设。

部门关键业绩指标（KPI）

1、管理、专业技术人员工作业绩考核率100%

2、发展党员合格率100%