云南省预算单位公务卡报销系统操作手册预算单位客户端.docx

云南省预算单位公务卡报销系统操作手册预算单位客户端.docx

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云南省预算单位公务卡报销系统操作手册预算单位客户端

云南省预算单位公务卡报销系统操作手册

（预算单位客户端）

一．系统概述

根据省政府下发的《云南省人民政府办公厅关于全面实行公务卡结算制度的通知》、《云南省人民政府办公厅关于印发云南省预算单位公务卡管理暂行办法的通知》文件要求，各商业银行已在为全省各级预算单位配发公务卡。

为确保7月1日公务卡结算制度的顺利启动和推进，规范预算单位公务卡财务管理，提高预算单位公务卡财务报销效率，省财政厅制发了“云南省预算单位公务卡报销系统”。

本系统实现的基本功能如下：

●报账流程的智能化和电子化；

●预算单位对刷卡消费记录的查询，验证；

●零余额账户向卡账户的批量转账数据生成；

●财政部门对财政资金的监管

二．系统安装及首次运行

1．安装

本系统采用微软最新技术的智能客户端技术，使系统的安装和升级变得容易简单，方便用户使用。

本系统支持的WindowsXPSP2、WindowsXPSP3、Windows2003、WindowsVista、Windows7等版本的微软视窗操作系统。

将安装光盘插入计算机，访问光盘，运行其中的安装程序：

setup，出现如下安装界面（视不同机器环境不同可能会在之前自动弹出窗口安装微软.NETFRAMEWORK补丁包，请安装。

）

特别说明：

如果以前安装过老系统，其运行环境是.NetFrameWork2.0。

而现在系统升级后，需要更新的运行环境.NetFrameWork3.5，所以在运行新的安装程序前，建议先将老版本的.NetFrameWork进行卸载后再进行新系统的安装。

单击“下一步”

系统默认安装文件夹为“C:

\ProgramFiles\云南省预算单位公务卡报销系统\”可根据实际需要单击“浏览”键修改。

单击“下一步”

再单击“下一步”开始安装。

安装完成后，能够在Windows的开始菜单和桌面中找到相应的启动快捷方式。

2．首次运行

首次运行公务卡报销系统需要先进行许可证设定，设定成功后方能正常使用。

第一步就是选择许可证，许可证与使用预算单位相关，每个预算单位分配的许可证是唯一的。

同一个许可证可以在拥有该许可证预算单位的多台计算机上使用。

下一步，选择数据库文件，如果本机作为服务器或单机不联网运行，请进入程序安装目标目录选中数据库文件

；如果为联机模式不使用本计算机数据库，请在在文件名处输入\\远程网络共享计算机名或IP地址\共享目录\），选定共享数据库文件。

如下图

系统在完成以上设置后，就会提示登录画面（图见下一章用户登录一节），系统已经预先设置了一个管理员admin，密码admin123。

其他人员在第一次使用公务卡支持系统之前，请向系统管理员询问您的用户名及密码，并在登录后，改成只有您自己知道的密码。

三．角色与权限

使用本系统的用户分为5种角色：

系统管理员、经办、审核、审批、审核+审批。

不同角色的用户能使用的功能是不同的。

经办：

是分配给各预算单位进行费用报销的人员使用；

审核、审批：

适用于经办审核、审批业务的财务人员分开设置的情况；

审核+审批：

适用于经办审核、审批业务的财务人员分合并设置的情况；

系统已自动建立了登录名为admin的管理员，但是其密码admin123是公开的，所以在安装完公务卡报销系统并成功登录后，请先修改其密码，并在用户管理中建立工作所需使用的其它用户。

四．系统功能介绍

1．用户登录及操作提示

（1）用户登录

每次运行本系统时，都需要进行用户的身份验证。

输入用户名和密码后，点击登录按钮，如果密码验证正确后，系统将进入主画面，否则系统将提示错误。

第一次使用公务卡支持系统之前，请向系统管理员询问您的用户名及密码，并在登录后及时修改密码。

（2）系统操作提示

在实际使用公务卡报销系统之前，系统管理员需先创建使用本系统的用户并在“银行选项设定”中进行修改信息的设定。

本系统中，对想要关闭的窗口，只需双击该窗口标签即可。

在本系统中，在费用报销、报销审核、银行还款功能模块中会同时提供多个功能按键。

使用明细查询、标准校验、清单重打、卡号补录等功能时，用光标选定欲操作的一条信息，点击相应按键即可进行。

2．系统管理

（1）修改密码

本功能所有的用户角色均能使用。

需要输入旧密码和新密码，当旧密码正确，且两次输入的新密码一致的情况下，密码才能修改成功。

密码中最好含有字母和数字，并且长度大于8位。

（2）银行选项设定

此功能设置预算单位零余额账户的账号，名称及开户行，主要用于凭证打印。

此功能仅限系统管理员使用。

（3）客户端数据库设置

此功能通常并不需要使用，当需要改变所使用的数据库时使用。

此功能仅限系统管理员使用。

（请参考首次使用章节）

（4）信息补录内容设置

此功能可以支持单位设置补录信息内容时，需要录入的分类信息。

本系统默认选择的仅有“功能科目”。

也就是说，手工补录消费记录的时候，只需输入功能科目，在生成凭证的时候也只按功能科目进行分类汇总。

如果勾选了归口处室，那么手工补录的时候需要输入功能科目和归口处室，且生成凭证的时候会按功能科目和归口处室进行分类汇总。

此功能仅限系统管理员使用。

（5）系统用户维护

对使用本系统的用户进行管理。

包括用户的新增、删除、修改。

在“新增”功能中，系统管理员可对新建立用户设定用户登录名、姓名、密码，并指定该用户的角色。

用本系统的用户分5种角色，系统管理员、经办、审核、审批、审核+审批。

本功能仅限系统管理员使用。

（6）公务卡信息查询

按卡号或者卡的状态查询本预算单位的公务卡及其相关信息。

卡号可以使用模糊输入，只需输入卡号的后4位数字即可出现本地含有输入该数字的所有卡的列表以供选择。

（7）部门维护

本功能用于预算单位部门信息的维护。

系统将提供初始值，单位可按实际情况进行维护。

（8）职务维护

本功能用于预算单位人员职务信息维护。

系统将提供初始值，单位可按实际情况进行维护。

（9）报账标准维护

本功能用于预算单位差旅费报账标准维护。

系统将提供初始值，单位可按实际情况进行维护。

（10）人员信息维护

由单位依据具体情况自行维护。

3．费用报销

本功能可提供预算单位对报账各环节的管理。

针对将要报销的费用，报销人可依据费用类别，选择进入“差旅费”、“零星费用”两个功能模块进行报销信息的录入。

（1）差旅费

在本界面，“住宿费”、“伙食补助费”、“公杂费”三栏的金额，系统会依据报销人填报的每一列出差天数、出差地点自动识别，依据设定的标准，并生成合计金额，同时，也支持报销人依据实际发生金额手工填写。

差旅费报账支持多人合并报账，可以只填写一份报账单据，然后将相应报销金额清分给其他人员。

系统设置了报账标准，由系统自动校验后提示报账金额是否超标。

在标准校验过程中，系统提示超标准后，可由单位根据实际情况判别是否报账。

报账标准可根据本单位实际情况进行维护。

（2）零星费用

支持报销人员对属于“零星费用”支出范围的各项目的填写。

如果界面中的用途不能满足，系统支持在“其它”栏位手工录入相应的用途。

界面如下图：

（3）导出

针对部分预算单位不具备联机环境，此功能支持报销人员将待报销信息导出，自行提交财务人员进行报销业务的办理。

4．报销审核

由预算单位财务人员具体操作。

（1）审核

对进入“审核”环节的各条报销记录进行审核工作。

见下图。

实现的功能包括：

●明细查询对光标选中的报销记录明细进行查询。

●标准校验对光标选中的报销记录明细进行查询。

针对“差旅费”类报销记录，在此环节系统可对选择的报销记录自动完成报销信息中“飞机票”、“车船票”、“住宿费”、“市内交通费”、“伙食补助”中填写金额的校验，同时对超出标准的栏目标注红色以提示审核人员。

审核人员可依据具体情况判别是否给予通过，并完成相应操作；

●审核通过对完成审核并准予通过的报销记录（“差旅费”报销记录必须进行“标准校验”），在此提交审批。

可同时勾选一条或多条报销记录完成审核；

●清单重打支持对光标选中的报销记录进行打印

●删除对勾选的一条报销记录进行删除；

（2）审批

审批人员可对提交到此环节的报销记录进行审批工作，支持多笔同时审批。

可以选择“同意”或“不同意”，并支持通过“明细查询”按键对光标选择的记录进行明细查询。

同意的记录，进行凭证创建。

不同意的记录，只能由经办人员重新填写报销信息，经过审核后方能再次提交审批。

（3）费用报销手工导入

在此环节支持财务人员对报销人员填写的报销信息的导入。

由“审核”角色人员进行。

5．银行还款

通过审批的报销记录，可在此环节完成银行还款凭证的生成及转账数据的提交工作，由“审核”角色进行操作。

（1）凭证生成

对审核人员已经同意的记录根据功能科目或预先设定的分类项（参见输入选项设置）进行分类汇总，生成凭证，支持多选操作。

生成的凭证可以在凭证管理下查看（参见下一节凭证管理）。

生成的凭证号是自动编号的。

该环节可对卡号进行补录。

（2）凭证管理

提供对已生成凭证的查询。

查询条件包括科目、状态、用途、凭证日期等。

●补录在此可实现对支票日期和支票号的补录

●打印预览

●作废

●发送数据在联网模式下使用

通过“发送数据”功能，预算单位可将报销还款明细上传建行服务器。

由经办行人员依据实际转账完成情况，对记录状态进行确认后，反馈预算单位。

预算单位通过“数据申请”功能接收反馈数据。

●导出数据在脱机模式下使用

通过“导出数据”功能，预算单位可将报销还款明细导出，与转账凭证等一并提交还款业务经办银行。

银行经办行人员依据实际转账完成情况，提交数据文件反馈预算单位。

预算单位通过“申请数据——手工导入”功能接收反馈数据。

6．公务卡消费查询

支持依据报销人员提供的公务支出的刷卡签购单，输入该交易的卡号、金额、消费日期，查询服务器数据库，系统将对符合输入选项的交易信息给予显示。

对于不能提供准确查询要素的查询，系统将不提供任何交易记录。

此功能模块支持“联机查询”或者“脱机查询”两种模式。

（1）联机查询

在联网模式下，通过系统服务器，实现对入账交易的实时查询

（2）脱机查询

与银行不联网时使用，可查询到通过“申请数据——手工导入”功能导入的公务卡消费数据。

7．统计表

可根据预算单位的报销情况、还款情况形成统计表，也可根据报账的功能科目形成统计表。

当使用该功能时，需要先设定报表的统计期间。

系统默认为上个月的第一天到最后一天，如下图：

设定好统计期间后，点确定，稍候片刻，就可以看到预览的报表了。

（1）预算单位报账统计表

此功能对指定的统计期间，进行报账金额统计。

如下图：

（2）预算单位公务卡还款统计表

此功能对指定的统计期间，进行公务卡还款金额的统计。

如下图：

（3）预算单位公务卡功能科目报账统计表

此功能对指定的统计期间，按功能科目进行报账金额的统计。

8．申请数据

此功能模块支持“联机申请”和“手工导入”两种模式。

（1）联机申请

本系统的一些数据（比如功能科目、公务卡信息等）都是存放在服务器上的，这部分数据不需要预算单位来进行维护，但需要预算单位在这些数据变动后下载更新。

同时报账凭证和报账记录在发送到服务器后，经由建行作相关处理后，其状态也需要更新到预算单位的数据库中，故此功能需要定期进行。

（2）手工导入

与银行不联网时使用，提供功能科目、公务卡信息、交易信息等数据的方便导入。