销售与收款循环内部控制工作底稿.docx

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销售与收款循环内部控制工作底稿

销售与收款循环内部控制工作底稿

我们采用询问、观察和检查等方法,了解并记录了S公司销售与收款循环的主要控制流程,并已与财务经理×××、销售经理×××确认下列所述内容。

1.有关职责分工的政策和程序

S公司建立了下列职责分工政策和程序,

1，不相容职务相分离。

主要包括,订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。

2，各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责,同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。

2.主要业务活动介绍

1，销售

1，新顾客

如果是新顾客,他们需要先填写“顾客申请表”,销售经理×××将进行顾客背景调查,获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等,填写“新顾客基本情况表”,并附相关资料交至信用管理经理×××审批。

信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上

签字注明是否同意赊销。

通常情况下,给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元，若高于该标准,应经总经理×××审批。

根据经恰当审批的新顾客基本情况表,信息管理员×××将有关信息输入Y系统,系统将自动建立新顾客档案。

完成上述流程后,新顾客即可与公司进行业务往来,向S公司发出采购订单。

对于新顾客的初次订单,不允许超过经审批的信用额度。

如新顾客能够及时支付货款,信用良好,则可视同“现有顾客”进行交易。

2，现有顾客

收到现有顾客的采购订单后,业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查,经销售经理×××审批后,交至信用管理经理×××复核。

如果是超过信用额度的采购订单,应由总经理×××审批。

3，签订合同

经审批后,授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。

信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统,由系统自动生成连续编号的销售

订单,此时系统显示为“待处理”状态，。

每周,信息管理员×××核对本周内生成的销售订单,对任何不连续编号的情况将进行检查。

每周,应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同,并与销售订单核对,编制销售信息报告。

如有不符,应收账款记账×××将通知信息管理员×××,与其共同调查该事项。

业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息,与技术经理×××、生产经理×××、财务经理×××分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式,由生产计划经理×××制订生产通知单。

如果顾客以信用证方式付款,则在收到信用证后开始投入生产，如果采用预收货款方式,则在收到30%的货款后投入生产。

开始生产后,系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。

[注,生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿,SCL，。

]

2，记录应收账款

1，记录应收账款

产品生产完工入库后,系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。

信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期,开具连续编号的销售发票,出口发票一式六联发票，,交销售经理×××审核,发票存根联由销售部留存,其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。

报关部单证员×××收到销售发票后办理报关手续,办妥后通知业务员×××在系统内填写出运通知单,确定装船时间。

出运通知单单的编号在业务员×××输入销售订单编号后自动生成。

根据系统的设置,如输入错误的销售订单编号,则无法生成相对应的出运通知单。

运输经理×××根据系统显示的出运通知信息,安排组织发运。

仓储经理×××安排组织成品出库。

船运公司在货船离岸后,开出货运提单,通知S公司货物离岸时间。

信息管理员×××将商品离岸信息输入系统,系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。

应收账款记账员×××根据系统显示的“已离岸”销售订单信息,将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。

如所有单证核对一致,应收账款记

账员×××编制销售确认会计凭证,后附有关单证,交会计主管×××复核。

若核对无误,会计主管×××在发票上加盖“相符”印戳,应收账款记账员×××据此确认销售收入实现,并将有关信息输入系统,此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。

如果期末商品已经发出但尚未离岸,则应收账款记账员×××根据出库单等单证记录应收账款,并于下月初冲回,当系统显示“已离岸”销售订单信息时,记录销售收入实现。

国内销售除无需办理出口报关手续外,其他与出口销售流程基本一致。

以下控制流程记录中将不再涉及国内销售。

[注,产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿,SCL，。

]

2，销售退回、折扣与折让

S公司销售业务系以出口销售为主,与顾客签订的销售合同中规定不允许退货,若发生质量纠纷,应采取索赔方式,根据双方确定的金额调整应收账款。

业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后,编制连续编号的顾客索赔处理表,交至生产部门和技术部门,由生产经理×××技术经理×××确定是否确属

产品质量问题,并签字确认。

如确属S公司的责任,应收账款记账员×××在顾客索赔处理表注明货款结算情况。

对于索赔金额不超过人民币××元的,由销售经理×××批准,如超过该标准,应经总经理×××审批。

应收账款记账员×××编制应收账款调整分录,后附经适当审批的顾客索赔处理表,交会计主管×××复核后进行账务处理。

3，对账及差异处理

月末,应收账款主管×××编制应收账款账龄报告,其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。

如有差异,应收账款主管×××将立即进行调查。

如调查结果表明需调整账务记录,应收账款主管×××将编制应收账款调节表和调整建议,连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核,经财务经理×××批准后方可进行账务处理。

4，计提坏账准备和核销坏账

S公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。

每年末,销售经理×××根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况,以及其他相

关信息,编写应收账款可收回性分析报告,交财务部复核。

会计主管×××应收账款可收回性分析报告,分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。

如发生较大变化,会计主管×××编写会计估计变更建议,经财务经理×××复核后报董事会批准。

S公司坏账准备由系统自动计算生成,对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账,由业务员×××填写连续编号的坏账变更申请表,并附顾客破产等相关资料,经销售经理×××审批后,金额在××元以下的,由财务经理×××审批,金额在××元以上的,由总经理×××审批。

应收账款记账员×××根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。

3，记录税金

报关部单证员×××负责收集出口销售的相关单据,每月末汇总交由财务部办税员×××复核,办理出口退税手续,每月将增值税纳税申报表和由税务部门盖章确认的出口退税汇算清缴明细表交由财务经理×××审核,无误后签字确认。

如发现任何异常情况,将进一步调查处理。

实际收到税务部门的退税款时,由会计主管××

×将实际收到的退税款与退税申报表数字进行核对,并由财务经理××复核,无误后在凭证上签字作为复核证据。

对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效,故以下控制程序中将不再涉及税金。

4，收款

信用证到期或收到顾客已付款通知,由出纳员×××前往银行办理托收。

款项收妥后,应收账款记账员×××将编制收款凭证,并附相关单证,如银行结汇水单、银行到款通知单等,交会计主管×××复核。

在完成对收款凭证及相关单证的复核后,会计主管×××在收款凭证上签字,作为复核证据,并在所有单证上加盖“核销”印戳。

出纳员×××根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。

5，维护顾客档案

如需对Y系统内的顾客信息作出修改,业务员×××填写更改申请表,经销售经理×××审批后交信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。

信息管理员×××每月复核顾客档案。

对两年内

未与S公司发生业务往来的顾客,通知业务员×××并由其填写更改申请表,经销售经理×××审批后交信息管理部删除该顾客档案。

每月末,信息管理员×××编制月度顾客信息更改报告,附同更改申请表的编号记录交由财务经理×××复核。

财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确,在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。

如发现任何异常情况,将进一步调查处理。

每半年,销售经理×××复核顾客档案。

相关工作底稿

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

如果是新顾客,销售经抽取新顾客

理×××将对其进行客户基本情况

背景调查,获取包括信表,检查是

用评审机构对顾客信用否按政策审

应收等级的评定报告等,填批信用额仅接受

账款,管理层审写“新顾客基本情况度。

销在信用

计价核批准信表”,并附相关资料交至售额度内

和分用额度。

信用管理经理×××审

的订单抽取现摊批。

信用管理经理×××

有顾客订将在“新顾客基本情况

单,检查是表”上签字注明是否同

否适当复意赊销。

通常情况下,

核。

给予新客户的信用额度

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

不超过人民币×××元

的，若高于该标准,应

经总经理×××审批。

如果是现有顾客,

业务员×××将订单金额

与该顾客已被授权的信

用额度以及至今尚欠的

账款余额进行检查,经

销售经理×××审批后,

交至信用管理经理×××

复核。

如果是超过信用

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

额度的采购订单,应由

总经理×××审批。

应收对于新顾客的初次订管理层必

账款,单,不允许超过经审批须审批所

存在的信用额度。

如新顾客管理层有销售订

抽取新顾客能够及时支付货款,信核准销单,超过

订单,检查用良好,则可视同“现有售订单特定金额主是否得符合顾客”进行交易。

的价或毛利异营业经批准的信

格、条常的销售务收用额度

件应取得较入,发收到现有顾客的采

高管理层生购订单后,业务员×××

核准。

将订单金额与该顾客已

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

被授权的信用额度以及

至今尚欠的账款余额进

行检查,经销售经理

×××审批后,交至信用

管理经理×××复核。

如

果是超过信用额度的采

购订单,应由总经理

×××审批。

已记录应收由不负责信息管理员×××负责将抽取销售信

的销售账款,输入销售顾客采购订单和销售合息报告,检销

订单的计价订单的人同信息输入Y系统,由查是否已经售

内容准和分员比较销系统自动生成连续编号编制,如有

确摊售订单数的销售订单,此时系统差异,是否

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

据与支持显示为“待处理”状态，。

已进行调查

性文件是每周,信息管理员×××和处理。

主

否相符核对本周内生成的销售

营业

订单,对任何不连续编

务收

号的情况将进行检查。

入,准

确性、

分类每周,应收账款记

账员×××汇总本周内所

有签订的销售合同,并

与销售订单核对,编制

销售信息报告。

如有不

符,应收账款记账员

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

×××将通知信息管理员

×××,与其共同调查该

事项。

信息管理员×××负责将应收

顾客采购订单和销售合账款,

同信息输入Y系统,由销售订完整

销售订系统自动生成连续编号单、销售性

单均已的销售订单,此时系统发票已连

得到处显示为“待处理”状态，。

续编号、

主理顺序已被每周,信息管理员×××

营业记录。

核对本周内生成的销售

务收订单,对任何不连续编

入,完号的情况将进行检查。

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

整性

船运公司在货船离岸应收

后,开出货运提单,通账款,

知S公司货物离岸时存在、销售发票抽取销售订记间。

权利已记录需与出库单、销售发录和义的销售单证核票、出运通应务均确已对,如有知单以及送信息管理员×××将收

发出货不符应及货单检查其商品离岸信息输入系

账

物时调查和内容是否一统,系统内的销售订单主款

处理。

致。

状态由“已完工”自动更营业

改为“已离岸”。

务收

入,发应收账款记账员

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

生×××根据系统显示的“已

离岸”销售订单信息,将

销售发票所载信息和报

关单、货运提单等进行

核对。

如所有单证核对

一致,应收账款记账员

×××在发票上加盖“相

符”印戳并将有关信息

输入系统,此时系统内

的采购订单状态即由

“已离岸”自动更改为“已

处理”。

已记录应收定期与顾月末,应收账款主管检查其与应

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

的销售账款,客对账,×××编制应收账款账龄收账款明细

交易计计价如有差异报告,其内容还应包括账金额是否

价准确和分应及时进应收账款总额与应收账一致,如有

摊行调查和款明细账合计数以及应差异,是否

处理。

收账款明细账与顾客对已进行调查

账单的核对情况。

如有和处理。

主

差异,应收账款主管

营业

×××将立即进行调查。

务收

入,准

确性、

分类

记与销售应收销售订信息管理员×××根据系抽取销售订

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

录货物相账款,单、销售统显示的“已完工”销售单、销售发应关的权完整发票已连订单信息和销售合同约票、出运通收利均已性续编号、定的交货日期,开具连知单以及送

账记录至顺序已被续编号的销售发票,出货单检查其

款应收账记录。

口发票一式六联发票，,内容是否一

主

款交销售经理×××审核,致。

营业

发票存根联由销售部留

务收

存,其他联次分别用于

入,完

报关、出口押汇、税务

整性

核销、外汇核销以及财

务记账等。

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相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

应收账款记账员

×××根据系统显示的“已

离岸”销售订单信息,将

销售发票所载信息和报

关单、货运提单等进行

核对。

如所有单证核对

一致,应收账款记账员

×××在发票上加盖“相

符”印戳并将有关信息

输入系统,此时系统内

的采购订单状态即由

“已离岸”自动更改为“已

处理”。

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

S公司销售业务系以出

应收口销售为主,与顾客签

账款,订的销售合同中不允许

管理层制完整退货,若发生质量纠纷,已记录

定有关销记性的销售应采取索赔方式,根据录售退回、抽取顾客索

退回、双方确定的金额调整应

应折扣与折赔处理表检

折扣与收账款。

业务员×××接主收让的政策查是否真实

折让均到顾客的索赔传真件等营业账和程序,发生。

为真实资料后,编制连续编号务收款并监督其

发生的的顾客索赔处理表,交入,完执行。

至生产部门和技术部整性

门,由生产经理×××技

术经理×××确定是否确

受影

响的

主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

属产品质量问题,并签

字确认。

如确属S公司

的责任,应收账款记账

员×××在顾客索赔处理

表注明货款结算情况。

对于索赔金额不超过人

民币××元的,由销售经

理×××批准,如超过该

标准,应经总经理×××

审批。

记已发生应收定期与顾月末,应收账款主管抽取顾客对录的销售账款,客对账,×××编制应收账款账龄账单检查其应退回、存在如有差异报告,其内容还应包括与应收账款

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相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

收折扣与应及时进应收账款总额与应收账明细账金额

账折让均行调查和款明细账合计数以及应是否一致,

主

款确已记处理。

收账款明细账与顾客对如有差异,

营业

录账单的核对情况。

如有是否已进行

务收

差异,应收账款主管调查和处

入,发

×××将立即进行调查。

理。

生

业务员×××接到顾客的已发生应收用以记录

抽取顾客索索赔传真件等资料后,的销售账款,销售退

赔处理表检编制连续编号的顾客索退回、存在、回、折扣

查是否已进赔处理表。

折扣与完整与折让事

行记录。

折让均性项的表单

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响的

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相关

要

交易

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和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

于恰当连续编应收账款记账员

期间进号,顺序×××编制应收账款调整

主

行记录已被记分录,后附经适当审批

营业

录。

的顾客索赔处理表,交

务收

会计主管×××复核后进

入,截

行账务处理。

止

记已发生应收管理层复业务员×××接到顾客的抽取记账凭录的销售账款,核和批准索赔传真件等资料后,证,检查与应退回、计价对应收账编制连续编号的顾客索顾客索赔处收折扣与和分款的调赔处理表,交至生产部理表金额是账折让均摊整。

门和技术部门,由生产否一致,并

受影

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相关

要

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和账被审计单位的控制活动务标制活动序

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活

额及

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其认

定

款确已准经理×××技术经理×××经适当复

确记录确定是否确属产品质量核。

主

问题,并签字确认。

如

营业

确属S公司的责任,应

务收

收账款记账员×××在顾

入,准

客索赔处理表注明货款

确性、

结算情况。

对于索赔金

分类

额不超过人民币××元

的,由销售经理×××批

准,如超过该标准,应

经总经理×××审批。

准确计应收管理层复公司董事会制订并批准抽取销售部

提坏账账款,核坏账准了应收账款坏账准备计门出具的应

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相关

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和账被审计单位的控制活动务标制活动序

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活

额及

动

其认

定

准备和存在、提方法和计提比例的会备费用,收账款可收

核销坏完整计估计。

回性分析报包括考虑

账,并性、权是否记录告。

检查是

记录于利和于适当期否编写会计

每年末,销售经理

恰当期义务间。

估计变更建

×××根据以往的经验、

间议,经财务债务单位的实际财务状

经理复核后

况和现金流量的情况,坏

报董事会批

账准以及其他相关信息,编

准。

备,计写应收账款可收回性分

价和析报告,交财务部复核。

分摊、

会计主管×××应收

完整

账款可收回性分析报

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交易

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和账被审计单位的控制活动务标制活动序

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活

额及

动

其认

定

性、存告,分析坏账准备的计

在提比例是否较原先的估

计发生较大变化。

如发

生较大变化,会计主管

×××编写会计估计变更

建议,经财务经理×××

复核后报董事会批准。

S公司坏账准备由

系统自动计算生成,对

于需要计提特别坏账准

备以及拟核销的坏账,

由业务员×××填写连续

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相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

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活

额及

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其认

定

编号的坏账变更申请

表,并附顾客破产等相

关资料,经销售经理

×××审批后,金额在××

元以下的,由财务经理

×××审批,金额在××元

以上的,由总经理×××

审批。

应收账款记账员

×××根据经适当批准的

更改申请表进行账务处

理。

收收款是应收管理层复信用证到期或收到顾客抽取收款凭款真实发账款,核收款记已付款通知,由出纳员证,检查其

受影

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相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

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活

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其认

定

生的完整录。

×××前往银行办理托是否经会计

性、权收。

款项收妥后,应收主管复核,

利和账款记账员×××将编制是否加盖

义务收款凭证,并附相关单“核销”印戳。

证,如银行结汇水单、

银行到款通知单等,提

交会计主管复核。

在完

成对收款凭证及相关单

证的复核后,会计主管

×××在收款凭证上签字

作为审批证据,并在所

有单证上加盖“核销”印

戳。

受影

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主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

应收账款记账员××将

编制收款凭证,并附相

关单证,如银行结汇水

应收单、银行到款通知单等,抽取收款凭

账款,提交会计主管×××复证,检查其

计价管理层复核。

在完成对收款凭证准确记是否经会计

和分核收款记及相关单证的复核后,录收款主管复核,

摊录。

会计主管×××在收款凭是否加盖

证上签字,作为复核证“核销”印戳。

据,并在所有支持文件

上加盖“核销”印戳。

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主

相关

要

交易

业控制目常用的控控制测试程

和账被审计单位的控制活动务标制活动序

户余

活

额及

动

其认

定

出纳员×××根据经

复核无误的收款凭证及

时登记现金和银行存款

日记账。

应收抽取应收账

监督应定期编制