销售与收款循环内部控制工作底稿.docx

1、销售与收款循环内部控制工作底稿销售与收款循环内部控制工作底稿我们采用询问、观察和检查等方法,了解并记录了S公司销售与收款循环的主要控制流程,并已与财务经理、销售经理确认下列所述内容。 1.有关职责分工的政策和程序 S公司建立了下列职责分工政策和程序, ,1，不相容职务相分离。主要包括,订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。 ,2，各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责,同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。 2.主要业务活动介绍 ,1，销售 1，新顾客 如果是新顾客,他们需要先填写“顾客申请表”,销售经理将

2、进行顾客背景调查,获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等,填写“新顾客基本情况表”,并附相关资料交至信用管理经理审批。 信用管理经理在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下,给予新顾客的信用额度不超过人民币元，若高于该标准,应经总经理审批。 根据经恰当审批的新顾客基本情况表,信息管理员将有关信息输入Y系统,系统将自动建立新顾客档案。 完成上述流程后,新顾客即可与公司进行业务往来,向S公司发出采购订单。 对于新顾客的初次订单,不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款,信用良好,则可视同“现有顾客”进行交易。 2，现有顾客 收到现有顾客的采购订单后,业务员将订单

3、金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查,经销售经理审批后,交至信用管理经理复核。如果是超过信用额度的采购订单,应由总经理审批。 3，签订合同 经审批后,授权业务员与顾客正式签订销售合同。 信息管理员负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统,由系统自动生成连续编号的销售订单,此时系统显示为“待处理”状态，。每周,信息管理员核对本周内生成的销售订单,对任何不连续编号的情况将进行检查。 每周,应收账款记账员汇总本周内所有签订的销售合同,并与销售订单核对,编制销售信息报告。如有不符,应收账款记账将通知信息管理员,与其共同调查该事项。 业务员根据系统显示的“待处理”销售订单信息,

4、与技术经理、生产经理、财务经理分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式,由生产计划经理制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款,则在收到信用证后开始投入生产，如果采用预收货款方式,则在收到30%的货款后投入生产。 开始生产后,系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。 注,生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿,SCL，。 ,2，记录应收账款 1，记录应收账款 产品生产完工入库后,系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。 信息管理员根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期,开具连续编号的销售发票,出口发票一式六联发票，,交销售经理审核

5、,发票存根联由销售部留存,其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。 报关部单证员收到销售发票后办理报关手续,办妥后通知业务员在系统内填写出运通知单,确定装船时间。出运通知单单的编号在业务员输入销售订单编号后自动生成。根据系统的设置,如输入错误的销售订单编号,则无法生成相对应的出运通知单。 运输经理根据系统显示的出运通知信息,安排组织发运。 仓储经理安排组织成品出库。 船运公司在货船离岸后, 开出货运提单,通知S公司货物离岸时间。 信息管理员将商品离岸信息输入系统,系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。 应收账款记账员根据系统显示的“已离岸”销售订单信息,将销售发

6、票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致,应收账款记账员编制销售确认会计凭证,后附有关单证,交会计主管复核。 若核对无误,会计主管在发票上加盖“相符”印戳,应收账款记账员据此确认销售收入实现,并将有关信息输入系统,此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。 如果期末商品已经发出但尚未离岸,则应收账款记账员根据出库单等单证记录应收账款,并于下月初冲回,当系统显示“已离岸”销售订单信息时,记录销售收入实现。 国内销售除无需办理出口报关手续外,其他与出口销售流程基本一致。以下控制流程记录中将不再涉及国内销售。 注,产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工

7、作底稿,SCL，。 2，销售退回、折扣与折让 S公司销售业务系以出口销售为主,与顾客签订的销售合同中规定不允许退货,若发生质量纠纷,应采取索赔方式,根据双方确定的金额调整应收账款。业务员接到顾客的索赔传真件等资料后,编制连续编号的顾客索赔处理表,交至生产部门和技术部门,由生产经理技术经理确定是否确属产品质量问题,并签字确认。如确属S公司的责任,应收账款记账员在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币元的,由销售经理批准,如超过该标准,应经总经理审批。 应收账款记账员编制应收账款调整分录,后附经适当审批的顾客索赔处理表,交会计主管复核后进行账务处理。 3，对账及差异处理 月末,应

8、收账款主管编制应收账款账龄报告,其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异,应收账款主管将立即进行调查。如调查结果表明需调整账务记录,应收账款主管将编制应收账款调节表和调整建议,连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管复核,经财务经理批准后方可进行账务处理。 4，计提坏账准备和核销坏账 S公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。 每年末,销售经理根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况,以及其他相关信息,编写应收账款可收回性分析报告,交财务部复核。 会计主管应收账款可收回性分析报告,分析坏账准备的

9、计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化,会计主管编写会计估计变更建议,经财务经理复核后报董事会批准。 S公司坏账准备由系统自动计算生成,对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账,由业务员填写连续编号的坏账变更申请表,并附顾客破产等相关资料,经销售经理审批后,金额在元以下的,由财务经理审批,金额在元以上的,由总经理审批。 应收账款记账员根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。 ,3，记录税金 报关部单证员负责收集出口销售的相关单据,每月末汇总交由财务部办税员复核,办理出口退税手续,每月将增值税纳税申报表和由税务部门盖章确认的出口退税汇算清缴明细表交由财务经理审核,无误后签字确认。如

10、发现任何异常情况,将进一步调查处理。 实际收到税务部门的退税款时,由会计主管将实际收到的退税款与退税申报表数字进行核对,并由财务经理复核,无误后在凭证上签字作为复核证据。 对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效,故以下控制程序中将不再涉及税金。 ,4，收款 信用证到期或收到顾客已付款通知,由出纳员前往银行办理托收。 款项收妥后,应收账款记账员将编制收款凭证,并附相关单证,如银行结汇水单、银行到款通知单等,交会计主管复核。 在完成对收款凭证及相关单证的复核后,会计主管在收款凭证上签字,作为复核证据,并在所有单证上加盖“核销”印戳。 出纳员根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。

11、 ,5，维护顾客档案 如需对Y系统内的顾客信息作出修改,业务员填写更改申请表,经销售经理审批后交信息管理员负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。 信息管理员每月复核顾客档案。对两年内未与S公司发生业务往来的顾客,通知业务员并由其填写更改申请表,经销售经理审批后交信息管理部删除该顾客档案。 每月末,信息管理员编制月度顾客信息更改报告,附同更改申请表的编号记录交由财务经理复核。 财务经理核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确,在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况,将进一步调查

12、处理。 每半年,销售经理复核顾客档案。 相关工作底稿 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 如果是新顾客,销售经抽取新顾客理将对其进行客户基本情况背景调查,获取包括信表,检查是用评审机构对顾客信用否按政策审应收等级的评定报告等,填批信用额仅接受账款,管理层审写“新顾客基本情况度。 销在信用计价核批准信表”,并附相关资料交至售 额度内 和分用额度。 信用管理经理审的订单 抽取现摊 批。信用管理经理有顾客订将在“新顾客基本情况单,检查是表”上签字注明是否同否适当复意赊销。通常情况下,核。 给予新客户的信用额度受影响的主相关要

13、交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 不超过人民币元的，若高于该标准,应经总经理审批。 如果是现有顾客,业务员将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查,经销售经理审批后,交至信用管理经理复核。如果是超过信用受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 额度的采购订单,应由总经理审批。 应收对于新顾客的初次订管理层必账款,单,不允许超过经审批须审批所存在 的信用额度。如新顾客管理层有销售订抽取新顾客能够及时支付货款,信核准销单,超过 订单,检查用良

14、好,则可视同“现有售订单特定金额主是否得符合顾客”进行交易。 的价或毛利异营业经批准的信格、条常的销售 务收 用额度件 应取得较入,发收到现有顾客的采高管理层生 购订单后,业务员核准。 将订单金额与该顾客已 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查,经销售经理审批后,交至信用管理经理复核。如果是超过信用额度的采购订单,应由总经理审批。 已记录应收由不负责信息管理员负责将抽取销售信的销售账款,输入销售顾客采购订单和销售合息报告,检销订单的计价订单的人同信息输入Y系统,由查是否已经

15、售 内容准和分员比较销系统自动生成连续编号编制,如有确 摊 售订单数的销售订单,此时系统差异,是否受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 据与支持显示为“待处理”状态，。已进行调查 性文件是每周,信息管理员 和处理。主否相符核对本周内生成的销售 营业订单,对任何不连续编务收号的情况将进行检查。 入,准确性、分类 每周,应收账款记账员汇总本周内所有签订的销售合同,并与销售订单核对,编制销售信息报告。如有不符,应收账款记账员受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动

16、其认定 将通知信息管理员,与其共同调查该事项。 信息管理员负责将应收顾客采购订单和销售合账款,同信息输入Y系统,由销售订完整销售订系统自动生成连续编号单、销售性 单均已的销售订单,此时系统发票已连得到处显示为“待处理”状态，。续编号、主理 顺序已被每周,信息管理员营业记录。 核对本周内生成的销售务收订单,对任何不连续编入,完号的情况将进行检查。 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 整性 船运公司在货船离岸应收后, 开出货运提单,通账款,知S公司货物离岸时存在、销售发票抽取销售订记间。 权利已记录需与出库单、销售发录和义

17、 的销售单证核票、出运通应务 均确已对,如有知单以及送信息管理员将收发出货不符应及货单检查其商品离岸信息输入系 账物 时调查和内容是否一统,系统内的销售订单主款 处理。 致。 状态由“已完工”自动更营业改为“已离岸”。 务收入,发应收账款记账员受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 生 根据系统显示的“已离岸”销售订单信息,将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致,应收账款记账员在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统,此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。 已记录应收定

18、期与顾月末,应收账款主管检查其与应受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 的销售账款,客对账,编制应收账款账龄收账款明细交易计计价如有差异报告,其内容还应包括账金额是否价准确和分应及时进应收账款总额与应收账一致,如有 摊行调查和款明细账合计数以及应差异,是否 处理。 收账款明细账与顾客对已进行调查 账单的核对情况。如有和处理。 主差异,应收账款主管营业将立即进行调查。 务收入,准确性、分类 记与销售应收销售订信息管理员根据系抽取销售订受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序

19、户余活额及动 其认定 录货物相账款,单、销售统显示的“已完工”销售单、销售发应关的权完整发票已连订单信息和销售合同约票、出运通收利均已性续编号、定的交货日期,开具连知单以及送 账记录至顺序已被续编号的销售发票,出货单检查其 款 应收账记录。 口发票一式六联发票，,内容是否一主款 交销售经理审核,致。 营业发票存根联由销售部留务收存,其他联次分别用于入,完报关、出口押汇、税务整性 核销、外汇核销以及财务记账等。 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 应收账款记账员根据系统显示的“已离岸”销售订单信息,将销售发票所载信息和报

20、关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致,应收账款记账员在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统,此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 S公司销售业务系以出应收口销售为主,与顾客签账款,订的销售合同中不允许管理层制完整退货,若发生质量纠纷,已记录定有关销记性 的销售应采取索赔方式,根据录售退回、抽取顾客索退回、双方确定的金额调整应 应折扣与折赔处理表检折扣与收账款。业务员接主收让的政策查是否真实折让均到顾客的索赔传真件等营业账和程序,发生。 为真实资料

21、后,编制连续编号务收款 并监督其发生的 的顾客索赔处理表,交入,完执行。 至生产部门和技术部整性 门,由生产经理技术经理确定是否确受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 属产品质量问题,并签字确认。如确属S公司的责任,应收账款记账员在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币元的,由销售经理批准,如超过该标准,应经总经理审批。 记已发生应收定期与顾月末,应收账款主管抽取顾客对录的销售账款,客对账,编制应收账款账龄账单检查其应退回、存在 如有差异报告,其内容还应包括与应收账款受影响的主相关要交易业控制目常用的控

22、控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 收折扣与应及时进应收账款总额与应收账明细账金额 账折让均行调查和款明细账合计数以及应是否一致,主款确已记处理。收账款明细账与顾客对如有差异, 营业录账单的核对情况。如有是否已进行 务收差异,应收账款主管调查和处入,发将立即进行调查。 理。 生 业务员接到顾客的已发生应收用以记录抽取顾客索索赔传真件等资料后,的销售账款,销售退赔处理表检编制连续编号的顾客索退回、存在、回、折扣查是否已进赔处理表。 折扣与完整与折让事行记录。 折让均性 项的表单 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标

23、制活动 序 户余活额及动 其认定 于恰当连续编应收账款记账员 期间进号,顺序编制应收账款调整主行记录已被记分录,后附经适当审批 营业录。的顾客索赔处理表,交 务收会计主管复核后进入,截行账务处理。 止 记已发生应收管理层复业务员接到顾客的抽取记账凭录的销售账款,核和批准索赔传真件等资料后,证,检查与应退回、计价对应收账编制连续编号的顾客索顾客索赔处收折扣与和分款的调赔处理表,交至生产部理表金额是账折让均摊 整。 门和技术部门,由生产否一致,并受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 款 确已准经理技术经理经适当复 确记录 确

24、定是否确属产品质量核。 主问题,并签字确认。如营业确属S公司的责任,应务收收账款记账员在顾入,准客索赔处理表注明货款确性、结算情况。对于索赔金分类 额不超过人民币元的,由销售经理批准,如超过该标准,应经总经理审批。 准确计应收管理层复公司董事会制订并批准抽取销售部提坏账账款,核坏账准了应收账款坏账准备计门出具的应受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 准备和存在、提方法和计提比例的会备费用,收账款可收核销坏完整计估计。 回性分析报包括考虑账,并性、权是否记录告。检查是 记录于利和于适当期否编写会计每年末,销售经理恰当期义务

25、 间。估计变更建根据以往的经验、间 议,经财务 债务单位的实际财务状经理复核后况和现金流量的情况,坏报董事会批账准以及其他相关信息,编准。备,计写应收账款可收回性分价和析报告,交财务部复核。 分摊、会计主管应收完整账款可收回性分析报受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 性、存告,分析坏账准备的计在 提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化,会计主管编写会计估计变更建议,经财务经理复核后报董事会批准。 S公司坏账准备由系统自动计算生成,对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账,由业务员填写连续受影响的主相关要交易

26、业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 编号的坏账变更申请表,并附顾客破产等相关资料,经销售经理审批后,金额在元以下的,由财务经理审批,金额在元以上的,由总经理审批。应收账款记账员根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。 收收款是应收管理层复信用证到期或收到顾客抽取收款凭款 真实发账款,核收款记已付款通知,由出纳员证,检查其受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 生的 完整录。 前往银行办理托是否经会计性、权收。款项收妥后,应收主管复核, 利和账款记账员将编制是否加盖义务

27、收款凭证,并附相关单“核销”印戳。 证,如银行结汇水单、银行到款通知单等,提交会计主管复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后,会计主管在收款凭证上签字作为审批证据,并在所有单证上加盖“核销”印戳。 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 应收账款记账员将编制收款凭证,并附相关单证,如银行结汇水应收单、银行到款通知单等,抽取收款凭账款,提交会计主管复证,检查其计价管理层复核。在完成对收款凭证准确记是否经会计和分核收款记及相关单证的复核后,录收款 主管复核, 摊 录。 会计主管在收款凭是否加盖证上签字,作为复核证“核销”印戳。 据,并在所有支持文件 上加盖“核销”印戳。 受影响的主相关要交易业控制目常用的控控制测试程和账被审计单位的控制活动 务标 制活动 序 户余活额及动 其认定 出纳员根据经复核无误的收款凭证及时登记现金和银行存款日记账。 应收抽取应收账监督应定期编制