如何做一名合格的文书.docx

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如何做一名合格的文书

如何做一名合格的文书

县委办副主任陈亮

按照办公室安排，今天有幸和同志们一起学习。

让我给大家讲课，也仅仅是与同志们进行一次工作交流、思想沟通和人生探讨。

下面，我想围绕“如何做一名合格的文书”这个题目谈几点认识，不当之处请大家海涵和指正。

办公室工作在一个地方、一个部门单位的地位很重要，处于承上启下、沟通左右、协调各方的中枢位置。

其中办公室文书担负着以文辅政、参谋助手的重要职责，是机关工作运转的重要枢纽，也是工作联系和服务的重要窗口。

文书工作内容丰富，任务具体，要求很高，要胜任文书这个岗位，衡量的标准是什么，用省委秘书长魏民洲的话说，就是“五有”：

即有良好的品德修养、有较高的政策水平、有扎实的理论功底、有较强的组织能力、有一定的协调艺术。

我的理解也是五句话，就是要树立七种意识，打好学习基础，注重以文立身，搞好接待协调，实现一种发展。

一、树立七种意识是做好文书工作的前提

（一）政治意识。

毛主席有句名言：

“没有正确的政治观点，就等于没有灵魂”。

讲政治是文秘工作的灵魂。

就是要与同级党委、政府和单位领导班子保持高度一致，对于已经形成的决策和领导要求的事项，文书首先要坚决执行；就是要严守规矩，不该说的不说，不该问的不问，不该做的事不做，不往外乱传话，说话办事让领导放心；就是要算好人生“大帐”，不随波逐流，一言一行都要维护领导的权威，维护组织的形象。

（二）团结意识。

一个单位就像一个合唱团，有领唱和合唱，领唱一般只有一两个，大多数人都是合唱队员。

我们要甘当合唱队员，当好合唱队员，把准音、不跑调、出力气，齐心协力把合唱唱好。

要注意“三个正确看待”：

一是面对同事的进步，要正确看待并真诚地支持。

这样做，实际上也是在为自己进步创造机会。

这就如同要从一个瓶子里面往出拿糖，一次拿出一个，瓶子里的每颗糖都能拿出来。

如果大家不理解、不支持，到最后谁也进步不了，于人于己都不好。

二是正确看待批评。

办公室工作本就是服务性质的，出现失误领导批评很正常，千万不能有包袱、有无所谓的态度，更不能有怨气。

说到底，要有一个健康的心态。

三是正确看待自己。

对自身要有一个正确的估价，既不妄自尊大，也不自轻自贱；做人上要正派，“己所不欲、勿施于人”；共事上不要怕吃亏，学会容人容事，相互补台，搞好配合。

要懂得知恩感恩，学会敬畏。

团结搞好了，自己的形象才能树的起，文书工作才能有帮衬，出成效。

（三）服务意识。

办公室工作就是服务，就是为领导服务、为基层服务、为机关服务的。

文书本身角色是一个接受指令并执行者，但要在被动中寻求主动，领导说到的要坚决办好，领导没有考虑到的要先考虑到。

（四）吃苦意识。

办公室文书常是来的最早，走的最迟，默默无闻，“幕后”忙碌，也没有多少个人自由和业余时间。

这本来就是吃苦奉献、锻炼成长的岗位。

干上文书就要准备吃苦。

先苦后甜，没有苦就没有甜，所以不要怕吃苦。

有句话说的好：

机会总是乔装成“麻烦”的样子，“麻烦”来了，一般人的第一反应就是逃开，也就错过了机会。

如果不是你的工作，而你做了，这就是机会。

当然这不是指越俎代庖。

（五）规范意识。

也可以说是责任意识，因为其中工作都直接关系到责任。

在办文上，要严把制发文件、收文、传阅、交办、催办、归档六个关口，按规定、按程序、按规矩办事。

关于办文程序和行文规则，咱们都有现成的制度，我就不一一说明了。

要达到的目标主要是“两个确保”：

一是确保文件的高效运转。

要搞好登记，特别注意传真件，防止出现压件、漏办、误事等现象。

值班期间，上级来的紧急文电要马上向带班领导和主要领导报告。

一定要管好印章，这是个政治和责任问题，要请示主要领导，不能乱盖。

二是确保文件安全保密，这是对单位领导、对自己负责。

在值班上，要坚持值班制度，保证联络畅通，做好值班记录，交接班要衔接好有关事宜。

对突发事件等紧急信息，要按规定及时报告。

在会议、活动的组织上，要早安排，早准备，考虑周全，具体注意以下10件事：

1、时间地点；2、参会范围；3、主持人；4、议程（活动日程），需要看的点要有简介或确定口头介绍人；5、会场布置（是否放花、何种形式、音响调试、参会人数的座位够不够、是否挂会标、放桌签）；6、会议材料准备（印多少，是否装袋，领导材料页码清点）；7、车辆安排，行车路线是否畅通；8、会议通知，须定准后再通知（必要时可先预告），牵扯外单位的必须落实清楚责任人，谁接的通知电话，通知完要检查是否都通知到，统计清楚不参会的人员及原因，请假的不自作主张，说明该给谁请假，需要提前报到的制报到册，要核实出席领导，会前查人，并及时向领导报告到会情况，事后要保管好通知记录；9、是否需要新闻报道；10、做好会议记录等工作。

（六）精品意识。

一是要高标准。

孔子说“取乎其上，得乎其中；取乎其中，得乎其下”。

如果目标本就不高，那肯定干不好。

二是要重细节。

办公室工作无小事，事事都要精心，稍有不慎，都可能或多或少地给单位和领导的工作带来被动，产生不良影响。

如校对一份文件时，一个错别字、标点符号没有校对出来，这似乎是小事，但文件发出后，某种程度上会给外界留下这个单位工作不严谨、人员责任心不强、业务素质不高的印象。

装订文件看似小事，但如果页码颠倒、或缺页，对于文件就失去严肃性，对于讲话稿可能就会影响讲话质量和效果。

“百密不容一疏，百功不抵一过”。

所以对于每件事情都要多想几种可能和万一，防止意外情况发生。

三是要会统筹。

立足于主动，可以预料的事情，如阶段性工作、大型活动、重要会议等，要提早准备，把握好轻重缓急，忙而不乱。

（七）创新意识。

办公室工作不能囿于固定模式。

对一些不完善的地方，需要文书查漏补缺，从优化规章制度和工作流程的角度提出建议。

二、注重学习是做好文书工作的基础

孔子有句名言：

“学而后知不足”。

我们写材料，往往也有这样的感觉：

“写而后知不足”。

一方面是学习准备不足。

另一方面是熟悉资料不足。

对实际情况不掌握，不研究；对收集的资料不熟悉，用时找不到，遇上临时急办的文稿，即就是“急就章”也要有平时的积累来支撑。

所以要学习，一是向上级文件、报刊、材料学习，有针对性地选择与本单位工作适用对路的来学习。

学习上面的东西，一方面是找方向、找依据，这关系到文稿的站立点问题。

另一方面是学观点，知要求，当然要实际实用，能指导工作，否则再好的文笔，写得再出彩，内容空的落实不了，也没用。

二是向领导学习。

在平时，就要注意留心领导讲话、交流的观点、思路和方法，假想换作自己应该怎么讲，遇到问题会如何处理，接到来文会如何批办，就是“不在其位，也要谋其政”。

接到材料任务后，要站在领导的角度，或者说站在指导一个地方、一个单位工作的角度上考虑问题，条件允许的话可以先拟出提纲请示领导。

材料领导审阅后，如未通过，就要按照领导的修改意见将材料再重新“回炉”，找准“症结”进行修改，看是结构框架的问题，还是某一部分的问题，是立意、高度上的问题，还是具体内容、层次表述上的问题；通过后，要将领导修改的文稿认真揣摩，细心体会，看领导为什么这样改，原来的话为什么不行，并举一反三，改进提高。

三是在写材料中学习。

接到材料任务后，存在着构思立意、打框架、充实内容的过程，包含着翻阅资料、对可用的材料进行分析选择、加工提炼、完善思路的过程，这也是一种学习，而且是很有效的学习，因为带着问题、紧贴主题，往往打下的烙印深。

四是在实际工作中学习。

只有理论与实践相结合，才能写出有生命力的文章。

翻开《毛泽东选集》，其中好多都是大白话，但是内涵深刻，指导性强，管用。

这就是理论与实践相结合的产物。

要吃透“两头”：

上情和下情。

总之，学习贵在坚持，也成在坚持。

只有坚持不懈地学习积累和知识储备，才能完成从量的积累到质的转化，实现厚积而薄发。

三、以文立身是做好文书工作的根本

文书，顾名思义，“文”：

文稿，“书”：

去书写；词典解释是指从事公文、书信工作的人员。

古人把立德、立功、立言称之为“三不朽”。

从某种意义上说，我们文书就是在为组织立言的过程中实现立身，体现自我价值。

所以，我们要在自己目前人生坐标系上确立以文立身、以文辅政的定位，努力打好文字功底，进而发挥好参谋助手作用。

我们知道，当今党政机关常用公文有10多种，具体我就不细说了，大家可以根据党政机关公文处理《条例》、《办法》及《细则》并结合工作实际学习。

这里我就材料方面谈几点总的认识和体会。

（一）“准”。

原则性地说就是提法、用语要准确，不能表达不清，或有歧义。

同时，对领导意图体现的准不准也是起草材料特别是领导讲话需要注意的一个问题。

尽量不要用生僻字，必要时可注明。

（二）“实”。

就是要讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，要实在，有针对性和可操作性。

（三）“短”。

举个例子，有人曾问美国第28任总统威尔逊：

“请问，准备一份10分钟的讲稿需要多长时间？

”威尔逊答道：

“大约两周吧。

”那人又问：

“准备一份一小时的讲稿呢？

”威尔逊回答：

“一周。

”那人再问：

“那么一份两小时的讲稿呢？

”威尔逊脱口答道：

“不用准备，马上就可以讲。

”讲话稿的质量与篇幅没有必然的联系，但在很多时候，讲话稿越长，对文书来说就越容易应付；越是简明扼要的材料，越需要下功夫，越能体现文书的水平。

如2008年省委赵乐际书记到安康市调研，安康市委、市政府准备了9页的经济运行情况汇报，调研后第二天省委办公厅就印发到全省各市县了，原因就是这个汇报稿重点突出，文字精练，篇幅简短，在改进文风方面带了个好头。

再如先进典型事迹，我们也写，但多是像汇报工作似的，一二三四几个大标题一贯，大几页就过去了，不知大家注意到没有，今年3月8日人民日报24版整版刊登的“10名全国五一巾帼奖章先进个人事迹介绍”，都是400字左右的豆腐块文章，但写的确实是水平高，很典型。

水无常势、文无定法，文章的长与短是相对的，没有一定之规，关键看是否言之有物，是否说到点子上。

如果既想说明这个问题，又想阐述那个观点，东拉西扯，必然主旨分散，头绪繁多。

要抓住要点，集中笔墨表现一个中心，就要用好总分式和递进式。

总分式是先阐明主题，然后从几个方面进行阐述。

这个类似渔网，一根网绳扯住整个渔网，从发劲到收劲，都是一根管总的网绳在发挥主导作用，其他的细绳都是为主绳服务的。

递进式在逻辑上就是三点论:

“是什么，为什么，怎么办”。

这两种形式在写材料中使用频率最高。

（四）“新”。

虽说文稿都有一定的规范和体例模式，但还要富有新意，讲新话。

包括把上级要求与本乡镇本部门单位实际结合起来，在解决问题上的新理念、新思路、新举措的话，包括角度新、材料新、语言表达新的话。

如中央今年非常重视群众路线和群众观点教育，县委也有这方面的精神要求，所以我在参与承办全县大接访活动经验交流材料中，将标题拟为《牢固树立群众观点，扎实开展党政领导大接访活动》。

再如近期我修改全县双拥工作汇报稿中，按照领导要求，在优抚工作部分按照“分类帮扶，统筹兼顾，全面落实优抚政策”这样一个脉络思路进行阐述。

旨在突出“三级帮扶”这一特色和亮点，以重点带一般。

（五）“改”。

鲁迅说过，文章写完至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。

好的材料是改出来的，谁也不敢保证一稿下来就能写成一篇出色的文章。

所以要反复改，改到满意为止。

要自己多修改，让领导少修改，力争让领导修改不超过10个字。

总之，“操千曲而知音，观千剑而识器”。

起草文稿的唯一途径，就是不怕吃苦、多写多练，唯有长期笔耕不辍，才能最终练就一手好文笔。

四、协调接待服务是做好文书工作的重要内容

机要保密、“610”、信息和档案工作也很重要，一会儿我们将专题学习。

这里我主要说一下协调接待服务工作。

（一）协调。

办公室工作离不开协调。

我想，“协调”总的来说应该是“执两用中”，这是儒家思想里的话。

就是掌握最适当的度，凡事不要过，也不要不及，说话办事尽量恰到好处。

但主观上要有能动性，要脑勤、眼勤、手勤、腿勤、嘴勤，该请示的请示、该汇报的汇报，不能杳无音信、有前音无后声；工作上要有原则性，要体现领导意图，不能随便添油加醋；方法上要有灵活性，学会变通，防止简单问题复杂化，引起不必要的误会。

（二）接待。

一是信访接待。

要礼貌热诚负责，注意方式方法，这体现的是形象。

二是上级或来客接待。

接到通知后，一定要问清以下事：

谁带队，一行有多少人，职务，主要活动内容和日程，是否需要安排吃住、看点、座谈，联系人是谁及其电话等。

（三）服务礼仪。

这个我就不细说了，大家可以在网上点击《百家讲坛》中的“金正昆讲礼仪”看，其中有仪表礼仪、社交礼仪、电话礼仪、宴会礼仪、乘车礼仪、握手礼仪、名片礼仪等等。

关于主席台座次的安排，也就是需要放桌签的时候，桌签该怎样放，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导的左手位置，3号领导在1号领导的右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导的左手位置，3号领导依然在1号领导的右手位置。

五、全面协调可持续发展是做好文书工作的内在需要

一个地方一个单位工作需要全面协调可持续发展，这是所有干部包括文书的共同目标。

但同时，我想我们个人是不是也应该全面协调可持续发展，包括能力要全面，做工作上的多面手；岗位各项工作要协调并进；自身素养能可持续提高。

所以我们要按照县委的要求努力练好“四功”，即谋功、说功、写功、干功，成为一专多能的复合型文书。

说到这，我想起温总理从象棋中引申出的“车马炮”精神，我也借此祝愿大家，就是像“车”一样勇往直前，像“马”一样与日俱进，像“炮”一样跨越式发展。

（本文系作者在2011年3月24日全县文秘人员培训会上的讲稿）

中共志丹县委办公室2011年3月24日印发

共印160份