福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则.docx

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福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则

福建省高速公路经营项目文件材料立卷归档实施细则

第一部分总则

第一条依据：

《中华人民共和国档案法》、《企业档案法》及省有关经营项目档案管理规定。

第二条适用范围：

在本市区域内从事高速公路服务区已开发各项非主营资产的经营开发以及拟开展的各项经营项目活动中所产生的有价值的档案材料。

第三条定义：

高速公路经营项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至招标结果公示全过程产生的，对招标结束后具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。

高速公路经营项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路经营项目文件材料。

经营项目档案管理制度是档案管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。

通过对档案的管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

为进一步加强经营项目文档管理工作，提高管理水平，逐步实现档案工作的规范化、制度化、科学化，特制定该管理制度。

第二部分工作组织与职责

第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高速公路经营开发有限公司对所管辖路段各服务区的档案工作负有监督、指导、咨询和检查职能。

第五条高速公路经营项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的各招投标项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担该招投标项目各环节文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。

实行“两纳入”、“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入招投标项目程序，纳入招投标制、合同管理制；与招标工作同步收集、同步整理、同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。

第六条按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由招投标项目负责人全程负责，不得委托他人。

各服务区应严格按照招投标项目全程所产生材料的收集和归档范围，做好相关文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目负责人提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。

第七条项目负责人与中标单位签订协议时，应设立档案管理专门条款，要求中标单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。

档案管理专门条款如下：

（一）收集整理依据：

《项目文件材料立卷归档管理办法》、《企业档案法》及国家、省有关招投标项目档案管理有关法律、法规；

（二）归档份数：

原件完整1套；

（三）载体形式：

纸质文件与电子文件同时归档；

（四）移交内容及套数：

见第五部分第三十八条；

（五）完成时间：

各设计、施工、监理、试验检测单位应在中标公告后十五天内，完成项目档案的整理、归档和向项目负责人档案的移交工作；

（六）违约责任：

未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的10%作为违约金。

第八条各参投单位应在投标公告一开始就建立经营项目档案工作管理网络（见下图），指定一位负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目流程中对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。

明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。

第九条各服务区应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。

档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[2008]28号）的要求。

（一）各服务区：

1、档案库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

2、所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。

3、档案库房应达到“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，库房照明应选择无紫外线光源。

第十条各服务区应按照《项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求，适时填报“高速公路经营项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”向相关单位报送。

第三部分文件材料的收集要求与方法

第十一条高速公路经营项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照《福建省高速公路经营项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》（附件1）的规定执行。

已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收集、整理、归档。

第十二条各服务区应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，每个工序应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。

第十三条收集归档的项目文件材料应为原件。

其中，项目立项审批等文件，原件保存在省高指、省交通运输厅或其他部门的，项目法人要复印归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。

复印件应清晰。

第十四条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映项目招投标的实际过程。

各投标书应能够清楚的表示出各参标单位的实际情况。

第十五条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张宜采用70g/m2以上白色A4纸制作，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。

第十六条数码照片的收集范围执行附件1规定，数码照片的排列顺序应采用问题分类的方法；数码照片的著录说明应依据国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）规定的六要素（照片号、题名、拍摄时间、摄影者、工程部位、文字说明）认真填写。

数码照片应连同汇总编制的照片说明、目录、总说明一同刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档。

光盘和纸质相册应一同向业主移交。

第十七条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

第十八条

第四部分文件材料的整理

第十九条高速公路经营项目文件材料归档移交前，由项目负责人，在项目文件材料预立卷的基础上，按照招投标的自然顺序并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。

第二十条案卷及卷内文件的排列：

卷内文件按照项目招投标的自然顺序，并保持其内在有机联系，依次按照：

项目审批表、招标公告、招标文件、投标书、评标表、评标报告、中标文件、中标通知书排列

第二十一条卷内文件页号的编制

（一）卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。

（二）页号编写位置：

统一使用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，单面书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。

（三）卷内目录、卷内备考表不编页号，各案卷之间不连续编页号。

第二十二条卷内目录的编制

卷内目录的条目以每份文件为单位形成。

正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，开工申请单及施工组织或施工技术方案为1份，单独报验的原材进场材料报验单、试验报告、记录、出厂证明合为1份，施工放样报验单及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，施工日记和监理日记1本为1份；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函、监理指令与反馈）各为1份。

卷内目录必须计算机打印，文件版本采用Excel97以上格式，其卷内目录包含以下内容：

（一）序号：

应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。

（二）文件编号：

填写文件材料的原始编号或图号。

无文号或图号可空白。

（三）责任者：

填写文件材料的形成单位或主要形成单位。

属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位，两个责任者之间用“；”连接。

若名称过长则填写通用简称，简称由项目法人单位统一规范。

（四）文件材料题名：

填写卷内文件材料标题的全称。

归档外文资料其题名应译成中文。

没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加“[]”符号。

填写施工、监理文件材料题名时，应将单位、分部和分项工程名称纳入题名内。

（五）日期：

填写文件材料形成最终日期，以8位阿拉伯数字标注，如20000103。

（六）页次：

填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号，中间用“—”隔开。

属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（七）备注（需要时填写，如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要在此标注具体载体的档号）。

第二十三条卷内备考表的编制

（一）卷内备考表要注明本案卷组卷情况及本案卷包含份数、总页数，说明复印件归档原因和原件存放地。

（二）立卷人：

由责任组卷人签名。

（三）立卷日期：

填写完成立卷的日期。

（四）检查人：

由部门或项目技术负责人及监理签名。

（五）检查日期：

填写审核的日期，应比立卷日期晚或同日。

第二十四条案卷装订

（一）成卷的文件材料除蓝图及成册文件材料外，均应采用白色档案专用线三孔一线左侧装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或左侧。

（二）不同幅面的文件材料要折叠统一幅面,破损的要先修复，然后再装订。

幅面一般采用统一标准A4或A3纸规格，图样折叠时标题栏露在右下角。

（三）案卷装订前，应去除掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

（四）不装订的图纸及成册文件材料，应在每份文件首页的右上方加盖归档章。

第二十五条案卷封面和脊背的编制（附件8、9）

（一）案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表及封底组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），内容统一采用电脑打印。

（二）卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。

（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。

）

（三）内封面由下列内容构成：

案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。

1、案卷题名：

应能准确反映本案卷的基本内容，包括建设项目名称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称及文件材料。

题名字数以不超过80字为宜，批准的原立项名称太长的，可用通用的简称。

2、立卷单位：

填写案卷组卷单位全称。

3、起止日期：

填写卷内文件形成的起止日期。

以8位阿拉伯数字表示，不足8位的要补“0”，如“20051000—20051215”。

4、保管期限：

应依据《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》填写。

5、密级：

根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。

6、档号：

由项目法人单位或档案接收单位编制。

项目名称采用服务区名称与经营项目名称的第一个汉语拼音大写字母。

原则上一个项目案卷数少的情况下，一个项目只编一个案卷流水号；案卷数多的情况下，最多一个阶段编一个案卷流水号。

方法1：

一个项目只编一个案卷流水号。

以沙县服务区中石化为例，从立项审批至经营管理阶段共形成项目档案3500卷，则档号从第一卷SZ—1，一直编到SZ—3500。

方法2：

一个阶段编一个案卷流水号。

以沙县服务区中石化为例：

其立项审批阶段共有230卷，则档号从此阶段的第一卷SZ·1—1，编到最后一卷SZ·1—230；勘察设计阶段共有330卷，则档号从此阶段的第一卷SZ·2—1，编到最后一卷SZ·2—330；其它阶段则以此类推。

例：

SZ·1—××

案卷流水号

立项审批阶段

沙县服务区中石化

第二十六条案卷目录的编制：

经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版）。

（一）序号：

填写登录案卷的流水顺序号。

（二）档号、案卷题名、保管期限，填写方法同第二十五条。

（三）总页数：

填写案卷内全部文件的页数之和。

（四）备注：

可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

第二十七条卷盒、内封面、卷内目录、备考表和封底的规格及其制成材料

（一）案卷应用内封面、封底装订后，装入卷盒。

（二）卷盒的外表面规格为：

305mm×220mm，厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格；内封面、封底、卷内目录、备考表、分类目录的尺寸为297mm×210mm。

（三）卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

（四）内封面、封底宜采用牛皮纸装订。

（五）卷内目录、卷内备考表、分类目录宜采用70g以上白色书写纸制作。

第五部分档案的汇总、验收与移交

第二十八条各服务区在项目招投标活动结束后，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录、卷内目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经档案专兼职人员审查后，移交市经营开发公司档案室，档案管理人员，并办理移交手续，填写移交清册（附件11）。

整个经营项目交工验收后，服务区档案专兼职人员要填写档案审查意见，报备市经营开发公司档案室。

第三十五条经营项目档案开展数字化制作的，服务区档案专兼职人员需同时提供项目电子档案进行专项验收。

第三十七条服务区应在招投标工作完成3个月内，按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。

第三十八条档案移交要求：

服务区应提供项目档案纸质案卷目录一式两份和项目简介，同时制成光盘，向各有关单位移交。