OA系统功能说明书.docx

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OA系统功能说明书

OA系统功能说明书

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日期：

2010-09-16

制作单位：

重庆炳卓科技有限公司

1.引言

1.1编写目的

本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导OA系统的开人工作。

1.2预期读者

本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。

1.3背景

本项目全称：

炳卓科技办公自动化系统

系统提出者：

重庆炳卓科技有限公司

系统开发者：

炳卓科技软件开发部

试用单位：

重庆炳卓科技有限公司

1.4参考资料

OA：

OfficeAutomation办公自动化

2.任务目标

2.1目标

系统实现目标：

Ø提供信息发布平台

Ø实现企业内部资源共享

Ø加强员工间的交流，提高整体工作效率

Ø提供工作流程的自动化管理

Ø提供各种工作记录，以备查询

Ø数据分析查询，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2.2设计原则

系统设计原则：

Ø稳定性

Ø实用性

Ø通用性

Ø安全性

Ø可扩充、可维护性

3.系统概述

办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。

办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

本系统分为信息交流平台、人力资源管理、公共事务、考勤管理、综合行政、工作流程管理、客户管理、个人设置、系统设置和辅助办公十个部分。

系统层次结构图：

4.系统功能描述

4.1信息交流平台

4.1.1信息发布

在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。

信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。

主要功能：

Ø发布信息：

新建信息，编辑信息时允许上传附件和编辑图片（编辑图片指可以调控图片在新闻中的布局）。

发布信息时需要判断是否需要审核，可以根据具体的工作流来处理，发布时可以设置用户是该信息是全局的还是局部的，如果是全局的则全体用户均可以看到该信息，如果是局部的则只有指定的用户可以看到该信息。

Ø管理信息：

主要是指对信息进行修改和删除操作。

Ø查询信息：

根据条件对信息进行查找。

4.1.2电子邮件

实现公司内部和外部邮件收发功能。

主要功能：

Ø发送邮件：

可以发送内部邮件和外部邮件，提供批量发送功能。

Ø收件箱：

接受个人邮件，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作，执行删除操作邮件并没有真正删除，只是把邮件信息从收件箱转移到已删除邮件里。

Ø发件箱：

记录自己已发邮件，可以进行查看、删除和排序操作。

Ø草稿箱：

记录已拟稿但并没有发送的邮件信息。

可以进行查看、删除和排序操作。

Ø已删除：

记录从收件箱中通过删除操作的邮件信息，可以进行查看、删除和排序操作，这里执行删除操作邮件会彻底删除。

Ø邮件模板：

用户可以实际需求制定邮件样式，比如产品报价、技术支持、个性信函贺卡等各种类型的邮件。

4.1.3消息发送

消息发送主要包括内部消息发送和手机消息发送两个部分。

内部消息发送主要用于内部员工沟通交流，也用于系统的事务消息发送如工作跟踪督办，主要是系统对用户的一些提示信息。

手机短信发送指通过本系统可以将消息发送到目标者的手机上，以方便提高工作效率。

内部消息发送实现主要功能：

Ø发送消息：

新建消息，支持图片消息，并将消费发送到指定人员，可以批量发送消息。

Ø已收消息：

记录收到的消息内容，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作。

Ø已发消息：

记录自己发送的消息内容，可以进行查看、删除和排序操作。

手机短信发送实现主要功能：

Ø建立短信发送服务平台：

这是向手机发送短信的基础，本系统自建短信发送服务不需要通过第三平台发送。

Ø发送短信：

新建短信，编辑发送内容，并将短信发送到指定的手机号上。

支持短信群发功能。

Ø已发信息：

记录短信发送信息，可以进行查看、删除和排序操作。

4.1.4网上交流

网上交流主要包括：

Ø论坛：

员工讨论区域

Ø投票：

公司针对某一个决定或某一观点可以进行内部员工投票。

Ø实时通讯：

实时聊天工具

Ø领导信箱：

主要是对内部员工开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工建议。

任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复。

主要功能是查看和回复。

Ø网络会议：

当组织需要与异地员工或分支机构开会时，无需将员工召回而费时费力，可以通过视频会议来实现远程即时沟通，提供工作效率。

4.1.5网络硬盘

网络硬盘是实现资源共享的基础，用户可以把一些文件放置到这里，以方便其他用户查看。

主要功能：

Ø文件夹管理：

拥有权限的用户可以对文件夹进行新增、修改和删除操作。

一般用户只能进行查看和排序操作。

Ø文件管理：

拥有权限的用户可以进行查看、上传、下载和删除操作。

一般根据具体的文件夹的安全性和保密性来设置其访问权限

4.1.6通讯录

用来存放常用联系信息，可以分为公共通讯录和个人通讯录。

主要功能：

Ø分组管理：

管理员可以根据联系人类型建立分组信息，以存放不同类型的联系人信息。

对于已存在的分组信息可以进行修改和删除操作。

公共通讯录一般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

Ø联系人管理：

添加、查看、修改和删除联系人信息。

公共通讯录一般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

Ø查询：

根据某些条件查询出对应联系人的信息。

4.2人力资源管理

4.2.1部门设置

按照公司的实际组织结构，来创建和设置各部门的上下级关系。

主要功能：

Ø添加部门信息：

添加新部门信息并设置其上级部门，如果没有上级部门则不需设置。

Ø修改部门信息：

修改已存在的部门信息。

Ø删除部门信息：

删除已存在的部门信息。

Ø查看部门信息：

通树形结构来显示各部门信息。

除查看部门信息外，其它操作都需要有相应权限的用户来完成。

4.2.2岗位设置

根据公司的实际岗位情况，来创建岗位信息并设置部门对应的岗位信息。

主要功能：

Ø添加岗位：

添加新的岗位信息。

Ø修改岗位：

修改已存在的岗位信息。

Ø删除岗位：

删除已存在的岗位信息。

Ø查看岗位：

以列表的形式显示所有岗位信息。

Ø设置岗位：

设置各部门对应的岗位信息，部门和岗位之间是1对多的关系。

4.2.3人事档案管理

管理员工及对应的人事合同信息。

主要功能：

Ø员工管理：

添加、修改、删除员工信息。

Ø员工查询：

根据条件查询员工信息（条件：

姓名、年龄、入职日期等等）。

查询结果以列表的形式显示，在列表中可以查询某一员工的具体信息。

Ø人事合同：

添加、修改、删除员工人事合同信息。

Ø人事合同查询：

根据条件查询人事合同信息（条件：

姓名、合同日期等等）。

查询结果以列表的形式显示，在列表中可以查询某一员工人事合同的具体信息。

4.2.4培训记录

记录公司对员工的培训情况。

主要功能：

Ø培训记录管理：

添加、修改、删除员工培训情况。

需要相应权限的人来完成。

Ø培训记录查询：

根据具体条件查询员工的培训情况。

4.2.5奖罚记录

记录公司对员工的奖罚情况。

主要功能：

Ø奖罚记录管理：

添加、修改、删除员工的奖罚情况。

需要相应权限的人来完成。

Ø奖罚记录查询：

根据具体条件来查询员工的奖罚情况。

4.2.6职位变更

记录员工的职位变更情况。

主要功能：

Ø职位变更管理：

添加、修改、删除、员工的职位变更情况。

Ø职位变更查询：

根据具体条件来查询员工职位变更情况。

4.3公共事务

4.3.1工作计划

工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段制定的工作计划和工作目标，并提供查询和维护。

同时对工作计划的全过程进行有效控制和跟踪，完善工作计划流程。

主要包括：

Ø员工工作计划：

员工每周填写工作计划，并上报部门主管。

Ø部门工作计划：

部门主管每月填写月工作计划，并上报公司领导或计划部门。

Ø部门主管：

查看、汇总和管理员工工作计划。

Ø领导及计划部门：

查看、汇总和管理各部门工作计划。

Ø查询：

公司领导及其员工可以查询上周及上月工作计划。

4.3.2工作任务

工作任务是企业日常工作任务或项目的工作计划任务，系统通过工作任务流程，实现工作流程自动化。

工作任务可设定分类、优先级、重要性、紧急程度等属性，可按项目、部门、成员等对象进行任务分配。

通过工作流程的自动化，实现更好、更快的进行任务的过程。

主要功能：

Ø制定工作任务：

由相关人员制定某一工作任务，根据设计需要并将某一工作流程应用的工作任务中。

Ø工作任务的计划安排：

计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。

实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理（注：

该操作是在工作流程中完成的）。

Ø工作任务的跟踪检查：

系统对已经安排的工作任务自动跟踪检查，对于提交完成的工作申请进行核准，从而实现对于工作任务时间进度、工时进度、任务进度的多种跟踪检查。

Ø工作任务的报告日志：

系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进行相关报告的提交，为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。

Ø工作任务功能查询：

可以使管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

4.3.3工作日程

工作日程可以按天来计划自己的工作内容或行程安排，便于用户统筹安排工作。

主要内容：

Ø新建日程：

根据实际需求新建工作日程，系统会根据时间提示日程是否冲突，创建时可以设置提示方式（内部短信提示或手机短信提示）。

Ø日程管理：

可以查看、排序、修改和删除某一日程。

Ø查询日程：

根据条件可以查询对应的日程信息。

4.3.4工作日志

可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。

可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。

可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。

主要功能：

Ø新建日志：

系统提供一个文本编辑工具以方便用户记录当天的工作情况。

Ø日志管理：

可以查看、排序、修改、删除和导出工作日志。

Ø查询日志：

根据条件可以查询对应的日志信息。

4.3.5公文管理

公文管理包括发文管理、收文管理和公文处理三个部门。

发文流程主要是上级及有关部门需协调和解决的问题进行的一系列流程，本流程对发文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的发文流程。

发文流程：

Ø拟稿：

拟稿人进行填写主题词、文件标题、主送部门、抄送部门、报抄部门、附件、机密程度、紧急程度等内容，然后发送审核人进行审核。

Ø审核：

对拟稿人填写的内容进行审核，审核完签字后发送签发人进行签发。

Ø签发：

对审核后的公文进行签发。

由签发人进行签字后送办理人进行办理。

Ø办理：

公文管理部门对签发后的公文进行会签、打印、办理和存档。

Ø查询：

可根据公文的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。

发文流程可以根据企业需要随时进行调整，流程结束后由文件及相关信息直接归档。

归档后的文件可以按机密等级分权限进行查询。

查询权限由用户管理员来指定。

收文流程主要是处理收到上级部门或其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询。

同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的的收文流程等。

收文流程：

Ø收文登记：

登记人将收到的公文进行登记整理，公文进行拟办状态。

Ø拟办：

待拟办的公文自动发送到拟办人，由拟办人直接签署处理意见，拟办完成后公文直接转入批办状态。

Ø批办：

待批办的公文自动发送到批办人，由批办人直接签署处理意见，批办完成的公文直接返回公文管理部门。

Ø注办：

当公文处理完成后，由承办单位或个人填写公文办理结果，并进行归档处理。

Ø查询：

相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。

公文处理功能是公文管理员处理收发文的公用操作或终端用户遇到有文件需要处理时的选择项。

主要功能：

Ø催办：

在收文或发文的处理过程