公文写作大集锦.docx

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公文写作大集锦

1、公文处理办法

第一章公文主要种类

第一条高校公文的主要种类有：

一、决定

用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位、部门不适当的决定事项。

二、决议

用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

三、意见

用于对重要问题提出见解和处理办法。

四、通告

用于公布应当遵守或周知的事项。

五、通知

用于发布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。

六、通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

七、报告

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

八、请示

用于向上级机关请求指示、批准。

九、批复

用于答复请示事项。

十、函

用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

十一、规定

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

十二、会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二章公文格式

第一条正式公文（或称文件）包括三个部分：

文头部分、行文部分、文尾部分。

每个部分又包括若干项内容。

一、文头部分一般由份号、文件名称（或发文机关名称）、发文字号、签发人、界栏线等组成，有些文件还在文头中标注秘密等级和紧急程度。

1.份号，是指一份文件在总印数中的顺序号，标在文头的左上角。

一般情况下，可以不使用份号。

2.文件名称，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，位于文头的正中央，一般为套红印刷大字。

此处也可以不加“文件”二字，只印发文机关名称。

以学校党委名义对内、对外发文使用“中共××委员会文件”文头，以学校名义对内发文使用“××大学文件”或“××学院文件”文头，对外发文使用“××大学文件”、“××学院文件”或“××大学”、“××学院”文头。

3.发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。

发文年度一律用公元纪年全称，括于六角括号“〔〕”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前。

发文序号不编虚号（即1不编001号），不加“第”字。

发文字号标注位置一般应在文件名称正下方，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。

无文件版头时，发文字号应放在标题下右侧。

几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。

校内各单位简称和对内对外发文字号按有关规定执行。

4.界栏线，指文头与正文之间的分隔线，党的文件红线中间断开置一五角星，行政文件用一条红线。

5.标注签发人。

学校上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。

6.秘密公文应标明秘密等级，秘密等级分绝密、机密、秘密三种，标注在文件首页左上角。

“绝密”、“机密”公文应当标明份号。

（秘级公文的确定由单位保密委办公室审定）。

7.紧急公文应标明紧急程度。

紧急程度是对文件处理的时限要求，分特急、急两种，标注位置在文件首页右上角。

二、行文部分，是指公文的内容与结构。

这一部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等。

1.标题。

标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。

转发文件时，如被转发文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。

2.主送机关。

指承办或处理公文的单位。

主送机关应使用全称或规范化简称。

主送机关应写在标题之下，正文之上，居左顶格。

3.正文。

正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。

正文位于标题或主送机关下方。

4.附件。

指为正文作补充说明或印证参考的材料。

公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。

5.发文机关。

应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。

6.成文日期。

一个单位发出的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后一个单位签署的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。

发文时间一般标注在发文机关的右下方。

会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

7.如遇公文正文恰好满页，发文机关和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。

8.印章。

除会议纪要外，公文一律加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

印章盖在发文机关名称的位置，应注意上不压正文，下压成文日期。

9.附注。

公文如有附注，应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。

其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、文尾部分包括主题词、抄送抄报机关、印制版记等。

1.主题词。

主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在抄送范围上方。

主题词应根据《江西省高校公文主题词表》和结合本校实际制定的主题词表标注，上报公文的主题词应按《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》和《教育部公文主题词表》标注。

2.抄送机关。

公文的抄送机关指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关。

抄送机关应使用机关的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下抄送栏内。

3.印制版记。

印制版记包括文件制发单位名称、制发日期和印刷份数。

置于文件末页的最下端。

第二条党内公文用纸可采用16开型幅面（长260毫米，宽184毫米）纸张，也可采用国际标准A4型幅面（长297毫米，宽210毫米）纸张，左侧装订；行政公文的用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）纸张，每页排22行，每行排28个字，左侧装订。

第三条公文的文字应横排，并从左至右书写。

一般情况下，标题一般用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

标题与红色界线之间空2行，标题与主送机关或正文之间空一行。

标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

第四条校内职能部门发文格式，采用国家标准的信函式格式。

即文件头用发文机关名，置于距上页边30毫米处，一般用小标宋字体；发文机关全称下4毫米处为一条武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170毫米。

发文机关名称及双线均印红色。

第三章行文规则

第一条学校各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

学校党委、行政可以对内对外行文；除党委办公室、校长办公室外，校内机关各部门一般不直接对外正式行文，确因工作需要，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；校内机关以外的其他单位因工作需要需对校外行文，应按业务范围及有关规定并通过职能部门履行对外行文手续。

第二条机关各部门按职权范围，可直接向校内各单位行文，也可互相行文,但文件头不得冠以“文件”字样，且只限于发通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种。

第三条校内机关各部门可以联合行文。

各部门之间对有关问题未协商一致的，不得各自行文。

第四条校内机关各部门不得越级请示。

因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的机关。

第五条请示的公文，一般应一文一事，不能一文数事，更不能直接把请示的问题夹杂在报告、纪要、简报中。

除校领导直接交办的事项外，请示、报告等应直接报送有关部门，而不得送校领导个人，更不得同时送几位校领导。

请示未获批复前，不能抄送其他部门。

第四章发文办理

第一条发文办理包括草拟、审核、签发、复核、编号、印制、校对、用印、登记、分发等程序。

第二条草拟公文应注意下列事项：

一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。

如提出新的规定，应切实可行并加以说明。

二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

三、人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当标明中文含义。

日期要写具体的年、月、日。

四、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

五、章节序数的写法要分明。

一般排列顺序为第一层为“一、”、第二层为“㈠”、第三层为“1.”、第四层为“

（1）”的格式；层次较少的公文也可采用第一层为“一、”、第二层为“1.”、第三层为“

（1）”的格式。

六、应使用国家法定计量单位。

七、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

八、规章制度等规范性文件的写法，应严格遵守国家的有关法律和文件规定。

第三条各类文件均须经发文机关负责人审核签发，方可打印上报或下发。

第四条主管校领导、单位领导审批公文应认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。

第五条各单位起草的公文，内容涉及其他单位的，主办单位应主动与有关单位协商，并会签。

意见不一致时，主办单位要如实向主管校领导反映各方意见。

第六条规范性文件印发前应交政策研究和法规部门审核或咨询学校法律顾问。

第七条将公文呈送发文机关负责人签发之前，办公室负责人要认真做好审核工作，审核的重点是：

是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。

在公文印制之前，各单位文秘人员要负责认真校对。

第五章收文办理

第一条收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二条收文要逐件查对、签收。

除领导亲收外，所有公文均由机要员拆封，其他人员不得拆看。

收到各单位上报学校的需要办理的公文，办公室机要员应进行审核。

审核的重点是：

是否符合行文规则，内容是否符合学校有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合本办法规定的公文，及时送办公室负责人提出拟办意见，送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

对不符合要求的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三条收到上级机关下发或交办的公文，机要员要送办公室负责人提出拟办意见，然后送校领导批示后办理。

第四条机要员应按办公室负责人签注的意见，及时、准确地进行分发，一般都应在当天分发完毕。

紧急公文，机要员应提出办理时限，做到随到随处理。

领导亲收的文件，要及时送给领导本人，不拖不误。

对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等，机要员可直接分发。

第五条校领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件，要及时送交办公室登记后，按收文程序办理。

第六条凡需领导传阅的文件，应附上传阅单。

如需二位以上领导传阅的文件，办公室负责人签注传阅意见后，由机要员组织传阅。

文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。

领导同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还机要员，不得拖拉、积压，以免贻误工作。

第七条领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办单位或承办人员。

对涉及两个以上单位的事项，应由主管单位会同有关单位协商处理和答复。

第八条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向发文单位或办公室说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回办公室并说明理由。

第九条已送领导人批示或交有关业务单位办理的公文，机要员要负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。

第六章公文归档

第一条公文办完后，应根据公文立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第二条公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第三条立好的案卷，应按照有关规定定期向档案馆移交。

个人不得保存应存档的公文。

第四条联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，必要时，其他机关保存复制件或其他形式的副本。

第五条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章公文管理

第一条各单位应指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二条传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第三翻印上级文件，须经校领导或单位领导批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。

翻印（复印）的文件，应按正式文件管理，不准随处携带和遗失。

第四条不具备存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。

销毁秘密公文，要到指定场所并进行登记，有二人以上监督，保证不丢失、不漏销。

第五条机关合并时，全部公文应当随即合并管理。

机关撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

二、公文主题词表编制和使用说明

为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，参考《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》和《教育部公文主题词表》，特编制《江西省高等院校公文主题词表》（以下简称词表）。

词表主要供江西省各高校标注文件主题词参考。

一、编制原则

（一）词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。

（二）词表体现文档管理一体化的原则。

二、体系结构

词表共由10类630个主题，第一层是对主题词区域的分类，第二层是类别词，即对主题词的具体分类，第三层是类属词，第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

三、标引方法

（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。

主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。

（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。

（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。

（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。

同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

（六）机构名称可以用作主题词，使用时用机构的规范化简称。

公文主题词表

第一类：

综合

1行政事务

办公室

分工

日程安排

会议安排

领导

参观

接待

活动

视察

考察

调查

纪念

庆典

值班

作息时间

车辆

票务

休假

节假日

2学校管理

体制

机制

学院制

多校区管理

制度

机关

基层

职责

总结

表彰

奖励

处罚

处分

3文秘工作

通知

报告

请示

批复

命令

决定

意见

通报

公告

通告

议案

会议纪要

函

总结

办法

细则

规定

工作要点

汇报

方案

预案

建议

计划

协议

公文

印发

转发

批转

报送

决议

信息

信访

印章

介绍信

保密

机要

统计

协议

公示

电报

秘书

调研

催办

督查

督办

会议

谈话

讲话

命名

题词

办公自动化

信息化

第二类：

组织、宣传、统战、纪检监察、群团

1组织

干部

干部任免

干部考察

干部培养

干部教育

干部监督

后备干部

行政职务

挂职锻炼

党的建设

基层党组织

党委

党总支

党支部

党小组

党员

预备党员

入党积极分子

发展对象

发展党员

组织生活

组织关系

党代会

党员教育

先进性教育

三讲

民主生活会

党校

党员管理

民主评议

党纪处分

2宣传教育

三进

德育

品德教育

形势政策

爱国主义

集体主义

社会主义

思想政治理论课

普法教育

精神文明建设

对外宣传

新闻媒体

舆情

媒体

校报

广播电视

网络

BBS

校园网

论坛

3统战工作

民主党派

民族

宗教

海外统战

侨务

留学归国人员

无党派人士

党外人士

党外知识分子

台湾问题

4纪检监察

党风廉政建设

党风

廉政

反腐倡廉

纪检

监察

监督

纠风

戒勉

政纪

违纪

失职

渎职

举报

执法

案件

受理

立案

审查

审理

处分

贪污

行贿

受贿

商业贿赂

5群团活动

工会

共青团

学生会

研究生会

学生社团

女科联

校友会

居委会

家委会

家长委员会

老年科协

教代会

工代会

团代会

学代会

校友工作

第三类：

教育教学

1学历

第二学历

本科

专科

预科

国防生

2学位

博士

硕士

专业学位硕士

学士

双学位

第二学士学位

3学籍

辍学

退学

结业

肄业

转学

进修

转专业

4教学

教学改革

人才培养模式

学分制

学分

课时

教学实践

实习

实验

电化教学

现代教育技术

多媒体

课件

双语教学

教学大纲

教学计划

教学成果

工作量

5教学基本建设

专业

课程

教材

联合办学

实验室

教学实践基地

6教务

排课

选课

调停课

评估

督导

考试

报考

命题

考务

评卷

外语等级考试

计算机等级考试

资格证考试

7研究生教育

课程

课程班

高校教师

同等学力

指导教师

学位论文

答辩

8继续教育

成人教育

社会助学

联合办学

远程教育

网络教学

教学点

自考

夜大

函授教育

成人高考

培训班

岗位培训

9高等职业教育

10独立学院

第四类：

学生工作

1奖学金

2资助

国家助学贷款

贷学金

助学金

困难补助

勤工助学

社会捐资

3心理健康

心理咨询

心理健康教育

心理测试

4学生工作

毕业

毕业生就业

就业指导

离校

创业

辅导员

班主任

宿舍管理

5招生

录取

报名

开学

入学

迎新

专升本

6文化体育

校园文化

学生活动

第二课堂

学术活动

发明创造

主题活动

报告会

讲座

沙龙

展览

运动会

体育比赛

文艺演出

全民健身

群众体育

表演

创作

场地

第五类：

学科、科研、产业

1学科建设

授权点

博士点

硕士点

重点学科

重点实验室

重点研究基地

工程技术中心

科研流动站

博士后流动站

211工程

带头人

省部共建

2科研

自然科学

哲学社会科学

应用研究

科研课题

科研项目

科研成果

科研基金

国外基金

立项

结题

成果鉴定

科技开发

技术转让

高新技术产业化

高科技

科技创新

863项目

973项目

知识产权

专利

学术委员会

3产业

科技园

企业

产业

校企合作

产学研

第六类：

人事、人才、师资

1人员管理

教师

教师资格

职工

临时工

合同工

职称

职务

专业技术职务

任职资格

聘任

招聘

解聘

缓聘

兼职

考核

婚姻

探亲

慰问

抚恤

治丧

纠纷

残疾人

2人事调配

岗位

安置

交流

离休

退休

转业

复员

就业

再就业

下岗

选派

3人才与师资

人才引进

师资培训

教学名师

百千万人才工程

访学

进修

政府津贴

突出贡献专家

学术带头人

中青年骨干教师

特聘教授

兼职教授

名誉教授

客座教授

访问学者

教授委员会

教授会

专家委员会

4机构

机构设置

机构职能

人员编制

更名

撤销

合并

非常设机构

临时机构

领导小组

直属单位

附属单位

5劳资

分配

工资

津贴

奖金

福利

收入

工龄

待遇

劳动保障

社会保障

保险

第七类：

财务、监审、资产设备、基建

1财务

经费

资金

流动资金

基金

收费

预算

决算

结算

拨款

补贴

贷款

借款

公积金

租金

报销

薪金

学费

账户

财经纪律

2监审

任期

事业审计

企业审计

干部审计

收支审计

审计调查

核减额

评价

3资产设备

设备

土地

公房

招标

仪器

产权

资产

国有资产

固定资产

折旧

4基建

新校区

老校区

新校区建设

老校区调整

校区置换

规划

设计

工程

建筑

建设

监理

招标

验收

竣工

造价

征地

第八类：

后勤、医疗、保卫

1后勤

后勤管理

后勤保障

后勤服务

后勤社会化

水电

运输

住房

公寓

周转房

房产

房改

公积金

物业

拆迁

设施

物资

采购

维修

供应

商贸

餐饮

绿化

环境

2服务

离退休

老龄

关心下一代

中学

小学

幼儿园

赞助

捐赠

救灾

救济

3医疗卫生

医疗

医院

医务

医务人员

医生

护理

执业资格

体检

医药费

医疗保险

预防保健

健康教育

计划生育

爱国卫生

卫生

4保卫

综合治理

校园治安

安全稳定

消防

交通

事件

事故

政审

监控

政保

国家安全

非法组织

防范处理邪教

处罚

证件

边防

边境

户政

户籍

暂住人口

第九类：

对外交流

1国际合作与交流

国际合作

国际教育

中外合作办学

对外汉语教学

孔子学院

国际会议

2外事

出国

回国

出访

来访

出境

入境

签证

外国人

居留许可

外宾

外国专家

华侨

留学生

留学

外国专家

外籍教师

出国留学基金

3港澳台

4校际交流

第十类：

档案、图文信息、出版

1档案

校史

年鉴

著录

统计

案卷

文献

电子档案

收集

整理

归档

建档

利用

销毁

信息技术

2图书

图书馆

阅览室

资料室

电子阅览室

图书

电子图书

借书证

3出版

学报