茶话会策划方案.docx
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茶话会策划方案
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
(一)秘书组······························5
(二)会务组······························5
(三)后勤组······························6
六、场地布置
(一)场地具体布置························6
(二)场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件:
(一)邀请函······························10
(二)活动流程表··························11
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
(一)秘书组······························5
(二)会务组······························5
(三)后勤组······························6
六、场地布置
(一)场地具体布置························6
(二)场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件
(一)邀请函······························10
(二)活动流程····························11
前言
为宣传我院近段的建设发展成果,主动接受社会监督,不断提升医院形象,继续推动“人民满意的医疗卫生机构” 创建和“五心服务”深入进行,决定通过“茶话会”这种活动与医院直接沟通的方式,真正让准妈妈了解医院,了解医务人员,增强医生之间的感情,零距离接触医院医务人员。
同时也是医院拓宽联系渠道、构建和谐医患关系的一次崭新尝试,不仅可以提升医院的医疗服务水平,且便于准妈妈和公众参与医院的建设、改革和发展。
借助“茶话会”活动营销我院,树立我院在周边居民中的认知度,同时消除公众神秘感、增强医院透明度,参与活动的公众还可以点评医院的工作。
“茶话会”活动突显其重要性和必要性,也是我院深入开展党的群众路线教育实践活动的一部分。
根据我院实际,特制订本实施方案。
一、活动主题
协和送祝福·孕妈享温暖
二、活动时间、地点
时间:
地点:
宁德市协和妇产医院月子会所
三、参与人员
产科领导
儿科领导
孕妇学校负责人
企划部人员
客服导医
客户代表等
四、活动进程落实
(督促落实负责人:
联系方式:
)
完成日期
具体任务
调查参与热情度:
访问客户代表,听取意见
完成活动筹备方案,确认邀请来宾名单及参与项目
确定节目流程
发出邀请,告知各与会人员
确认场地布置方案,会议场地预定
完成本活动相关宣传单、横幅设计制作
完成道具准备工作(根据当天现场布置及节目单需求)
相关参与节目表演人员进行节目表演训练
音响设备、礼品、茶点、水果、水等到位
相关茶席布置人员确定茶席布置方案
简单布置场地
检查各项工作是否全部落实到位,并按策划完成彩排
五、组织分工
(一)秘书组
总负责人:
联系方式:
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
文稿撰写
活动筹备方案撰写
参考完成进度及活动流程
开场发言稿撰写、主持稿编写
文本资料
活动流程安排
邀请函制作
礼品准备
莅临嘉宾礼品:
50份
确认来宾名单
审核并确认来宾名单,
并呈送请柬
请柬
制作50份来宾邀请函
彩排监督
确定节目流程、监督节目彩排
(二)会务组
总负责人:
联系方式:
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
协调员
维持现场秩序,并及时协调会议期间任何事宜
根据实际表演节目来确定道具准备
来宾座位安排
按照到场来宾任务安排座位
屏风
1块:
活动背景墙
横幅
2条:
会场两侧
会场设备配置与维护
1.音箱设备及话筒2支;
2.摄像设备1套;
3.笔记本电脑:
安排人员播放控制背景音乐
道具准备
相关表演道具搜集、租赁、购买
(三)后勤组
总负责人:
联系方式:
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
场务维护及服务
负责现场秩序维护,排除干扰
实际情况跟其他组协商
各项会议材料的搬运工作
包括礼品、文本资料、茶水等材料
协助会务组会场布置工作
包括横幅、屏风、表演道具、茶道具等
礼品、茶水购置
1.各种水果
2.茶点(糕点)
3.礼品
可酒店协商
饮食安排
活动准备相关人员的餐饮(宴会)安排
住宿
负责夜宿的嘉宾住宿
六、场地布置
(一)场地具体布置
总负责人:
联系方式:
区域
布置任务
负责人
备注
外围区
活动场地两侧植被悬挂横幅与宣传贺词;
嘉宾区
1.整齐摆放嘉宾座椅:
呈左右各6张桌子,每桌配
4张椅子(与舞台呈T字形);
2.嘉宾坐席每桌摆放各式茶点(茶席自行布置);
3.嘉宾区正后方为摄影师录像。
舞台区
背景
1.舞台以喷布(提前做好)为总体背景,并放置一古色古香屏风;
2.舞台两侧各放置音响话筒;
具体设备根据表演节目安排
表演区
正方留置20*5平方米的空间,前方留置2.5*10平方米空间
七、活动流程
茶话会流程表
时间:
地点:
宁德协和妇产医院月子会所
人员:
准爸妈
上午
通知全体人员,最后确定到场信息
进行现场布置检查(包括布置茶席)
中餐(在活动现场解决)
晚上
茶会正式开始(正式开始前播放背景音乐,摄影设备准备就绪)
院领导代表致辞发言,感谢客户
播放禅茶一味(期间由xx老师现场书写、画待定)
服装展示:
亲子装、个人秀
茶歇:
在所坐位置休息,泡茶者展示其着装、茶席布置主题、茶样、茶礼等
香艺展示(期间演示古筝/古琴弹奏)
孕育知识讲座,发放礼品
代表致辞,共同祝愿,现场预定
茶会结束
八、经费预算
项目
具体内容
金额
备注
摄影、音响设备租赁
会场布置费用
背景屏风:
现场活动桌椅租赁:
横幅:
会场用品费用
水果、茶水:
手花:
礼品费
莅临嘉宾礼品:
服装租赁
汉服、香艺服租赁:
共计费用
(实际费用待定)
九、应急预案
为了保证此次夜茶会的顺利进行,及时应对突发事件,避免在活动中出现异常问题或现象,特制定此应急预案,措施如下:
(一)现场指挥
由xx现场监督检查问题,并及时解决
(二)突发事件应急
1、相关信息的收集(如当天天气查询);
2.联络有关应急信息的收集(各种灾害事故的应急抢救);
3.劝阻滋事人员,制止过激行为(路人甲乙);
配备:
1.灭火器材的配置:
(全部使用3公斤ABC干粉灭火器)舞台区、嘉宾区后方各放1具,供电设备处放4具,运输物资的车内放1具备用。
2.各类常用药品的配置。
(三)制止突发事件的原则:
1.遵循“安全第一”的原则。
2.确保参加茶会嘉宾的人身安全。
3.一旦出现突发事故,应急指挥组立即启动,得到相关指导和帮助。
4.保护现场,控制滋事人员。
附:
邀请函
尊敬的先生/女士:
我店定于2016年X月X日X时,在宁德协和妇产医院举行“宁德协和妇产医院月子会所茶话会”,
届时恭候您光临指导。
联系人:
联系电话:
宁德协和妇产医院
二○一六年一月
活动流程表
1.嘉宾入座,静心茶;
2.医院领导代表致辞,感谢客户;
3.表演;
4.“宁德协和妇产医院”ppt展示院内;
5.茶话会,厚韵红茶、岩骨茶香;
(茶师主泡)
6.香艺、韩国茶礼表演:
宁德协和妇产医院代表展示;
(古琴演奏)
7.茶话会,孕产小知识;
8.代表致辞;
9.放飞祝福:
现场预定
10.活动结束