秘书资格考试资料.docx

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秘书资格考试资料

秘书资格证情景录像答题小技巧

（仅供参考）

1、职业形象。

包括坐/站/走姿等/服饰等方面。

2、环境问题。

如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。

3、在接打电话时，注意：

①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如你好，然后报公司名称③上班时间不得占用电话聊天

4、接待方面。

环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

5、会议方面。

会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调。

6、保密方面：

①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密。

④电脑中重要文件加密⑤电话保密等

7、宴请。

注意：

场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；宴请过程中突发事件的处理等。

8、工作日志。

管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

9、沟通方面。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。

对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。

领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。

（X）

2、宴请选择的地点合适，安静。

（V）

3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。

（V）

4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主

人相间而坐。

（X）

5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。

（V）

6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。

（X）

7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。

（V）

8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。

（X）

9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。

（X）

10、谈论不适宜的话题。

如向别人打听收入。

（X）

11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。

（X）

12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。

（V）

13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。

（V）

14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。

15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。

（V）

三级视频参考答案

1.白天自然光很好，会议室里依然开灯（X）

2.总经理讲完后，高秘书能很快确定议题，并引导大家参与讨论（V）

3.在大家提出建议的时候没能做好记录（X）

4对于收集资料有很好的分类思路（V）

5大家的发言之后并没有进行合理的分工，没能责任到人（X）

6了解手机市场信息能进行实地调研（V）

7对于提出的调查问卷能很快的予以实施（V）

8在问卷调查中没有提供笔，后续工作不到位（X）

9对于第一手的资料没有进行必要的加工（X）

10受到领导批评，与同事抱怨（X）

11能很快的对信息加工的方向提出解决思路，并做出市场调查报告（V）

12试图利用同学关系谋取对方客户资料信息（X）

13在调研报告中写出了现状与预测（V）

14没能对于预测，提出行动的建议（X）

15对报纸等有用的资料进行合理归档（V）

情景录像答题要点

1.秘书至少掌握一门外语

2.建议开会说明开会用途

3.提前准备好开会需要的资料和证件

4.秘书接电话时要先自报家门

5.注意秘书的办公桌要整洁，不要太过杂乱

6.秘书要在上班期间要着职业装

7.电话要放在办公桌的左侧

8.秘书办公室的光线要好，不要太亮，也不要太暗

9.接电话是要在电话响两声之后再接听

10.会议安排预定车、飞机等要提前

11.秘书进入到领导的办公室要敲两下门再进去

12.说话声音不要太大声，态度要谦虚

13.会议前要安排座位，座位以东为尊

14.车的座位安排要适当，以右后为尊

15.秘书要主动下车为客人开门

16.秘书开车门要站在车门的后面，以便于客人下车

17.秘书引导客人从车的后面走

18.喝咖啡时不要用勺子舀着喝，禁止用嘴吹咖啡

19.要主动向客人解释公司内部的专有概念

20.在接待外宾时注意时差问题

21.开会前要详细的检查项目等与会资料

22.复印身份证等不同的证件时要放在不同的包里，以免混乱

23.参加专业性强的会议要带专业人员前往

24.开会前要提醒大家注意事项

25.秘书要在客人的右侧为客人引路

26.工作时间不要谈论私人问题

27.秘书的电脑要背对门，以免机密外漏

28.及时下达会议通知

29.打电话时要问清楚对方是谁，要确定好是要找的人再说明事情，以免泄密

30.文件柜要上锁

31.有人借取档案资料时要得到领导的批准才能外借，要做好相关记录

32.要及时将下属的及自己的意见反馈给上司

33.充分利用电子设备，充实自己的头脑

34.要提前了解与会人员的人数，以便提前预定会议室

35.要及时更改工作日志

36.要做好会议通知，如没有及时做好，要道歉争取谅解

37.投标书是机密文件，不可随便外借，要得到领导批准

38.与人交谈时态度要谦和

39.签约典礼所用的桌布要是墨绿色的

40.若是和外宾签约时要注意两国国籍不要弄错

41.在签约前要把签约文本放好

42.签约文本的封面要是皮革或是木制的

43.秘书要各站在自己领导的后面助笔

44.签约前要准备好签字笔吸墨器

45.秘书要在签约时帮自己的领导拿签字笔

46.签合同书完毕时，要领导双方自己交签约文本

47.第二次签约（即诚信保证书）完毕时要秘书交换签约文本

48.签约完毕后秘书要拿香槟庆祝

49.签约完毕后要合影，合影时最外侧为本方人员，客人一般不安排在最外侧位置

50.双方领导要站在中间位置

51.在宴请客户时不要提禁忌话题

52.宴请客户时，秘书要为客户介绍下一个目的地的特色

53.在开会前要提前询问会议安排

54.了解双方资料，做到知己知彼

55.秘书如要吸烟，必须征求领导同意

56.秘书坐姿要正确，不要出现不良坐姿

57.会议资料要准备充足

58.会议审核工作要仔细

59.上级下级要及时态度沟通要谦和

60.接待客人时要做到对等接待

61.为客人安排食宿时要在舒适的前提下还要尽量节俭

62.当对方为本公司提意见时，即使是不对的也要向对方表示感谢

63.要做好时间确议

64.送给对方的资料要及时送到

65.充分利用网络办公

66.听取领导指示要做好记录

67.提前准备馈赠礼品（酒或者酒器均可）

68.如有同事借走资料要本人自行归还，不得借他人之手归还

69.秘书不得在领导背后发牢骚

70.秘书不得埋怨同事

71.不要打断对方解释，要关心同事

72.秘书不得公开指责同事

73.赶上公司要集体放假，要在放假前定好会议室，不能在放假回来当天订

74.领导要秘书通知下去的事情，不能让别人代替通知

75.在听取领导的指示时要有适当的建议

76.在会议开始前要提前做好录音准备

77.开会前要清退与会无关人员

78.开会前要查看录音机、资料、名牌等是否清晰，摆放正确

79.要张显良好的职业素质

80.开会前要提前检查会议室，做好通风

81.会前要确认与会人员名单

82.会议室温度要在20度到25度之间

83.对方经理的座位要安排在远离门的位置，以表示尊重

84.开会时秘书要做好会议记录

85.秘书应把机密文件放在里侧不应放在外侧

86.会议结束后要及时收回文件

87.会议文件要及时归还整理

88.会议结束后要再做一套与会有关的文件得到领导的审批

89.秘书做错事情不得找借口

90.在听取领导的指示时不要在领导还没有说完就走开

91.领导要求安排下去的工作要及时完成，不要拖时间太长

92.要做到能协调各部门，满足各部门工作要求，并及时把信息传给对方

93.传真机使用要正确，不要用手拉纸

94.传真完毕后要确认

95.在与人交谈时，不要抢话

96.宴请客人时要让客人先吃

97.秘书不得当众脱衣服

98.秘书在与人交谈时不得问及客人的私人问题

99.不得当众剔牙

100.参加会议时手机要调成震动或者时无声

101.会议室的座位要做到正好，不得多也不得少

102.宴请客人时，要提前了解好客人的喜好和禁忌，提前订好餐厅，不得席间换菜，可换餐厅

103.宴请客人时，座位安排要得当，客人尊位，主人主位，右侧为主宾，左侧为副总，门边为秘书座位，主宾交叉坐，不冷落客人

104.宴请餐厅环境要优雅安静

105.不得用自己的筷子给客人夹菜，要用专用的筷子

106.如有事情，应先告诉客人自己有事要出去一下

107.如有公司情况，要对客人保密，不得站在门口大喊大叫

108.秘书要随身带纸笔准备记录

109.尽量不要和领导打手势，有事情可以写在纸条上给领导，不用说的

110.秘书不要再工作室内补妆

111.为客人端茶时要右手拿杯左手拖底，轻放茶杯，要放在客人右侧，便于倒茶

112.要提前安排好宴请工作

113.主人应提前到迎候客人，不得迟到

114.主客见面时，秘书要先介绍客人在介绍主人

115.如有变动，要及时通知对方，说明理由，请求谅解

116.秘书在和客人交谈时要注意言语，不要泄密

117.秘书的文件柜要及时锁好，以免泄密

118.工作如有变化要及时修改工作日志

119.在介绍情况是要放慢语速，给领导足够的思考时间

工作务实题解答方式

注意：

以下是我们例举了三道题目的解答方式为例，希望能给大家提供参考。

背景说明：

你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、

便条

钟苗：

江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢

行政经理苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；

（2）日程安排；

（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；

（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；

（4）宴请时间、地点、标准、人数；

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；

（2）活动内容；

（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；

（2）餐饮费；

（3）住宿费；

（4）交通费；

（5）参观费；

（6）其他不可预见费用。

二、

备忘录

发自：

行政经理苏明

发给：

秘书钟苗

日期：

内容：

公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

谢谢

参考答案：

我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。

如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、

便条

钟苗：

一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。

为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、登记：

（1）登记的含义：

登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：

卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。