Microsoft Word 教程基础篇.docx
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MicrosoftWord教程基础篇
第一章Word中各工具栏的功能介绍
1-1word2003的“绘图”工具栏各按钮功能
Word2003的“绘图”工具栏在默认情况下位于程序窗口下方，状态栏之上。
通过“绘图”工具栏，可以在文档中插入各种自选图形、文本框、艺术字、线条、箭头等图形对象。
“绘图”工具栏各按钮功能介绍
图一“绘图”菜单
图二“自选图形”菜单
1-2word2003的“格式”工具栏各按钮功能
Word2003的“格式”工具栏中包含了一些常用的格式设置和排版工具，如字体、字号、段落对齐方式和项目编号设置等按钮。
1-3word2003的“常用”工具栏各按钮功能
Word2003的“常用”工具栏中包含了一些与文档打开、保存、复制、粘贴以及插入表格等功能相关的按钮。
1-4给word2003工具栏添加或删除按钮
在使用工具栏的时候，有一些按钮无法在一行内全部显示出来，我们可以点开工具栏右侧的“工具栏选项”按钮（
），这时将打开一个下拉菜单，如图一。
在该菜单中列出了没有显示出来的按钮。
图一工具栏选项按钮菜单
如果移动鼠标到“添加或删除按钮”选项上，将弹出与该按钮所在工具栏相关的一个子菜单。
例如，“格式”工具栏的“添加或删除按钮”子菜单中对应的是“格式”选项，移动鼠标到“格式”选项上，将列出“格式”工具栏中所有的按钮的名称，如图二。
图二“格式”工具栏中的所有按钮
当前显示在“格式”工具栏中的按钮名称左侧显示对勾符号，单击取消对勾即可取消该按钮在“格式”工具栏中的显示；在没有显示的按钮名称上单击则可在“格式”工具栏中显示该按钮。
1-5在word2003中打开或关闭某个工具栏
在Word2003中最常用的工具栏有“常用”工具栏、“格式”工具栏等，工具栏中的每个按钮都对应了一个常用的功能，利用工具栏来执行某些功能可以提高编辑速度。
我们可以使用以下两种方法来打开或关闭某个工具栏：
一、选择“视图”—“工具栏”菜单项，在打开的子菜单中可以看到Word提供的各种工具栏，如图一。
图一工具栏子菜单
已经打开的工具栏名称左侧显示对勾符号，单击取消对勾即可关闭该工具栏；在没打开的工具栏名称上单击则可打开该工具栏。
二、在工具栏上的任意位置右击可以打开一个快捷菜单，如图二。
利用该菜单可以快速打开需要的工具栏或者关闭不再需要的工具栏。
图二工具栏右键快捷菜单
第二章自动功能的设置及应用
2-1word2003的自动更正功能—删除自动更正词条
操作步骤如下：
1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡。
2、在列表框中选择要删除的词条，然后点击“删除”按钮。
如图一。
图一删除选中的词条
3、点击“确定”按钮，这样就删除了这个自动更正词条。
2-2word2003的自动更正功能—删除自动更正词条
Word2003的自动更正功能和自动图文集一样，当不需要某些自动更正词条时，可以选择删除它。
操作步骤如下：
1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡。
2、在列表框中选择要删除的词条，然后点击“删除”按钮。
如图一。
图一删除选中的词条
3、点击“确定”按钮，这样就删除了这个自动更正词条。
2-3word2003的自动更正功能—设置例外项
在Word2003中使用自动更正功能时，有时会遇到一些例外的情况，这时可以用“自动更正例外项”来处理它们。
操作步骤如下：
1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡。
2、在“自动更正”选项卡中点击“例外项”按钮，打开“‘自动更正’例外项”对话框，如图一。
图一“‘自动更正’例外项”对话框
3、如果要使指定缩写后面输入的单词首字母不大写，可以选择“首字母大写”选项卡，然后在“其后不大写”文本框中输入缩略语（包括句点），点击“添加”按钮。
如果要添加一个单词到默认的拼写词典中，以便语法检查器不再标记该单词，可选择“其他更正”选项卡，然后在“不更正”文本框中输入该单词，点击“添加”按钮。
如果不需要Word2003将两个大写字母中第二个大写字母改为小写，则选择“前两个字母连续大写”选项卡，然后在“不更正”文本框中输入不更正的内容，点击“添加”按钮。
4、点击“确定”按钮完成设置。
2-4使用word2003的自动更正功能
使用Word2003的自动更正功能首先要知道如何打开和关闭这项功能。
操作步骤如下：
1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡。
2、根据需要选中对话框中相应的复选框。
3、点击“确定”按钮。
在“自动更正”选项卡中的每个复选框各代表一种自动更正功能，下面的表格给出了它们各自代表的含义，见图一。
图一“自动更正”选项卡中各个复选框代表的含义
打开了自动更正功能后，只需输入要改正的文本，并在其后输入空格或其他标点符号就可以将其自动更正过来。
2-5word2003的自动更正功能—添加自动更正词条
Word2003提供的自动更正功能可以帮助用户更正一些常见的键入错误、拼写错误和语法错误。
例如，输入“书生义气”可以被自动更正为“书生意气”，输入accross可以被自动更正为across。
Word2003本身已经为用户提供了大量的自动更正词条，如果我们在编辑文档过程中经常输错某个单词或词语，而Word2003又没有预先定义这样的更正词条，我们也可以自己创建自动更正词条。
1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡，如图一。
图一“自动更正”选项卡
2、在“替换”文本框中输入要替换的文本，然后在“替换为”文本框中输入更正后的文本。
3、点击“添加”按钮，该更正词条就被加入到自动更正词条库中了。
4、选中“键入时自动替换”复选框，再点击“确定”按钮，即可实现在输入错误时自动替换。
第三章查找功能
3-1word2003的查找功能—使用通配符查找文本
使用通配符来帮助查找文本，可以节省查找时间和次数。
其操作步骤如下：
1、依次选择“编辑”—“查找”菜单项，系统弹出“查找和替换”对话框。
2、点击“高级”按钮，展开“查找和替换”对话框的高级选项。
3、点击“特殊字符”按钮，在弹出的下拉菜单中选择所需要的通配符，如图一。
然后在“查找内容”下拉列表框中输入想要查找的内容。
图一选择所需要的通配符
4、点击“查找下一处”按钮进行查找。
常用通配符的含义及示例
3-2word2003的查找功能—按格式查找
有时我们需要利用word的查找和替换功能查找特定格式的文本（如粗体格式），这时可以按指定的格式进行查找。
操作步骤如下：
1、依次选择“编辑”—“查找”菜单项，系统弹出“查找和替换”对话框。
2、点击“高级”按钮，展开“查找和替换”对话框的高级选项。
3、点击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“字体”选项，如图一。
这时系统将弹出“查找字体”对话框，并默认打开“字体”选项卡，如图二。
图一在“格式”下拉菜单中选择“字体”选项
图二“查找字体”对话框
4、利用各选项设置要查找的格式，点击“确定”按钮返回到“查找和替换”对话框中。
5、点击“查找下一处”按钮，则word会找到具有指定格式的文本，并以高亮反白的形式显示出来。
3-3word2003的查找功能—查找文本功能的高级选项
如果想在查找文本时对查找的范围进行具体的限定，可以对查找进行高级选项的设置。
操作方法为：
点击“查找和替换”对话框中的“高级”按钮，展开其高级选项，如图一。
图一“查找和替换”对话框的高级形式
其中“搜索”下拉列表框中有“向上”、“向下”和“全部”三个选项。
“向上”选项代表从当前位置向上进行查找。
“全部”选项代表从当前位置向下进行查找。
“全部”选项代表在整个文档中进行查找。
当前位置即光标所在位置。
另外，在“搜索选项”区还有4个复选框用来限制查找的形式，当对应复选框处于选中状态时，则开启了该项功能。
3-4word2003的查找功能—查找文本
word2003的查找文本功能可以查找任意组合的字符，包括中文、英文、全角、半角等，还可以查找英文单词的各种形式。
操作步骤如下：
1、如果想查找某一特定范围内的文档，在查找之前应先选取该区域的文档。
2、依次选择“编辑”—“查找”菜单项，打开“查找和替换”对话框，如图一。
图一“查找和替换”对话框
3、在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的内容。
当选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框时，其下方的下拉列表框成为可用状态，从中可以选择要在文档的哪些部分进行查找。
4、单击“查找下一处”按钮，即可找到指定的文本，找到后，word会将该文本所在的页移到屏幕中央，并高亮反白显示找到的文本，如图二。
此时，“查找和替换”对话框仍然显示在窗口中，用户可以单击“查找下一处”按钮，继续查找指定的文本，或单击“取消”按钮回到文档中。
图二查找指定的文本
在返回文档窗口后，还可以通过按快捷键“shift+f4”来重复查找的操作，这时word不再显示“查找和替换”对话框，而是直接将找到的文本以高亮反白的形式显示出来。
第四章文档的常用编辑
4-1word2003文档编辑中的“后悔药”—撤销多步操作
word2003允许一次撤销以前的多步操作。
方法如下：
点击“撤销”下拉按钮，这时会弹出一个下拉列表，在这个下拉列表中列出了目前用户能撤销的所有操作。
从这个下拉列表中可以选择多步操作来撤销。
但是需要注意的是，word不允许任意选择一个以前的操作来撤销，而只能连续撤销一些操作，如图一。
图一撤销多步操作
4-2word2003文档编辑中的“后悔药”—撤销与恢复
在编辑文档的时候，难免会出现一些错误操作，撤销与恢复功能可以帮我们挽回这些错误。
撤销是为了纠正错误，即取消上一步的操作结果，将编辑状态恢复到所做误操作之前的状态；
恢复则对应于撤销，是将撤销的操作再恢复过来，所以恢复是撤销的逆操作。
撤销的方法有以下三种：
1、依次选择“编辑”—“撤销”菜单项。
2、点击“常用”工具栏中的“撤销”按钮。
3、使用快捷键组合：
ctrl+Z
恢复的方法有以下三种：
1、依次选择“编辑”—“恢复”菜单项。
2、点击“常用”工具栏中的“恢复”按钮。
3、使用快捷键组合：
alt+shift+backspace
4-3word2003中剪贴板的概念解释
在word2003的“复制”和“剪切”操作中都涉及到“剪贴板”的概念，都是把选定部分拷贝到剪贴板中。
“剪贴板”可以看成是word的临时记录区，当使用“复制”或“剪切”命令时，被选中的部分便被自动记录到“剪贴板”上，这与windows自带的剪贴板的功能很相似，但是中文版word2003剪贴板的功能更强大，最多可以记录24项内容，同时允许用户进行有选择的粘贴操作。
4-4word2003文档的常用编辑操作—文字的剪切、移动与删除
如果在word2003文档的编辑中需要将某段文字移动到文档的其他位置，可以使用剪切与移动功能。
一、剪切文字
“剪切”与“复制”的操作很相似，不同的是“复制”只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而“剪切”是在拷贝的同时将选取部分从原位置删除了。
“剪切”的操作方法有以下几种。
1 、依次选择“编辑”—“剪切”菜单项。
2、在选中的文字上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”即可。
3、选中需要剪切的文字后，使用快捷键组合“ctrl+X”。
二、移动文字
其实“剪切”与“粘贴”结合使用就可以达到移动文本的目的，不过要移动选定的文本还有更直接的方法。
1、选定需要移动的部分，当鼠标置于其上并变成箭头形状时，按住左键并拖动鼠标即可把这段选取部分移动到目标位置。
2、选定需要移动的部分，按下【F2】键，在目标位置点击左键，这时目标位置会出现一条虚线，按下【enter】键，被选定部分即移动到了新位置。
三、删除文字
删除文字非常简单，可以用到“delete”键，或者“backspace”键，这两个键不同的是：
“delete”键是删除光标后面的内容，“backspace”键是删除光标前面的内容。
4-5word2003文档的常用编辑操作—文字的复制与粘贴
在word2003的文档编辑中经常涉及到需要重复输入的文本，这时可以用到文字的复制与粘贴功能，可以节省输入文字的时间，提供工作效率。
一、复制文字
复制文字时，先要选取需要复制的文字，然后进行复制。
操作方法有以下几种：
1、依次选择“编辑”—“复制”菜单项。
2、在选中的文字上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”即可。
3、选中需要复制的文字后，使用快捷键组合“ctrl+C”。
二、粘贴文字
粘贴文字时，先要把光标定位于准备粘贴文字的位置，然后进行粘贴。
操作方法有以下几种：
1、依次选择“编辑”—“粘贴”菜单项。
2、在准备粘贴文字的位置点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”即可。
3、把光标定位于准备粘贴文字的位置后，使用快捷键组合“ctrl+V”。
4-6在word2003文档中进行文字的选取
（一）
在word的日常运用中常常要对文档的一部分进行操作，所以就要先选取要进行编辑的部分，选取文本后所做的操作就只作用于选定的文本。
在word2003中选取文本的方法有以下几种。
一、用鼠标选取
通过拖动鼠标我们就可以根据需要选取文字，这是最基本、最常用的选取方式。
操作方法：
在要选取的文字的开始位置按下鼠标左键，然后拖动鼠标指针到结束位置释放鼠标即可；
或者在开始位置点击左键，然后按住shift键，在结束位置再次点击左键即可。
选中的文字以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上，与未被选取的部分区分开来。
如图一。
图一被选取的文字
二、选取某一行
选取某一行的方法有两种：
1、将鼠标指针放在目标行的左侧，当指针变为一个斜向上方的箭头时单击左键即可选中全行。
如图二。
图二选取一行
2、将鼠标指针放在目标行的左侧，然后按住shift键再按end键，即可选中整行。
三、选取某一句
按住ctrl键，单击文档中的某个地方，鼠标点击处的整个句子就被选取。
四、选取某一段
在某一段中的任意位置点击鼠标左键三次即可选定整段。
4-7在word2003文档中进行文字的选取
（二）
在word的日常运用中常常要对文档的一部分进行操作，所以就要先选取要进行编辑的部分，选取文本后所做的操作就只作用于选定的文本。
上一篇介绍了在word2003中选取文本的四种方法，本篇继续介绍两种选取方法。
五、矩形选取
矩形选取的方法有两种：
1、按住alt键，在要选取文字的开始位置按下左键，然后拖动鼠标拉出一个矩形的选择区域即可选中其中的文字。
如图一。
图一选定矩形区域
2、在要选取文字的开始位置点击左键，然后同时按住alt键和shift键，在结束位置再次点击左键，即可选定一个矩形区域。
六、全文选取
全文选取的方法有三种：
1、依次点击“编辑”—“全选”菜单项。
2、使用快捷键“ctrl+A”。
3、在文档开始的位置点击左键，然后同时按下ctrl键、shift键和end键。
第五章文字的格式设置
5-1在word2003中设置文字格式
（一）—选择字体
在word2003中文字格式的设置主要包括字体、字号、颜色等等的设置，对文字格式进行设置可以使文章看起来很整齐，也有利于阅读。
为了word使初学者更好地掌握使用技巧，我们通过一个练习来学习设置文字格式。
下面首先学习如何选择字体。
在word2003中设置文字格式
（一）—选择字体
操作步骤如下：
一、运行Word2003，输入两行文字，每行输完后按一下回车键。
如图一。
图一输入文字
二、宋体是最常见的字体，默认输入的文字就是宋体。
三、选中文字“黑体”。
方法是：
把鼠标移到“黑”的左边，按住左键不松，拖动“体”的后边，这时候“黑体”两个字就被选中
，颜色变成黑色（反白显示）。
如图二。
图二拖黑选中文字
四、在工具栏的中间找到“宋体”那儿，点一下旁边的下拉按钮，出来下拉列表，在里面找到“黑体”，点击选中，这时工作区
里头选中的文字，它的字体就改成黑体了。
如图三。
图三选择“黑体”字体
五、同样再拖黑选中“楷体”这两个字，在工具栏中点下拉按钮，选择“楷体_GB2312”，把字体改成楷体。
如图四。
图四选择“楷体”字体
这样字体修饰就做好了，下一篇我们来学习文字的复制。
5-2在word2003中设置文字格式
（二）—复制文字
在word2003中文字格式的设置主要包括字体、字号、颜色等等的设置，对文字格式进行设置可以使文章看起来很整齐，也有利于阅读。
为了word使初学者更好地掌握使用技巧，我们通过练习来学习设置文字格式。
我们学习了如何选择字体，下面仍然用上次的例子来学习文字的复制。
步骤如下：
一、拖黑选中第二行文字，我们会发现前面的“1、”无法选中，那是因为它已经被设成自动序号了，由系统来编辑，所以不能选中。
如图一。
图一选中整行
二、把鼠标移到黑色里面，然后点右键，注意瞄准以后再点右键，弹出一个菜单，在“复制”上点一下鼠标左键选择复制命令。
如图二。
图二复制选中文字
三、再把鼠标移到第三行，在“2、”的后面空白里单击鼠标右键，在弹出的菜单里找到“粘贴”命令，单击鼠标左键选择粘贴，这样就把上一行文字复制到这儿了。
如图三。
图三粘贴文字
四、把这一行的“字体”改成“字号”，在“宋体”后面点一下左键，输入“一号”、“黑体”后面输入“二号”、“楷体”后面输入“三号”。
如图四。
图四输入文字
做好以上准备之后，下一篇我们将学习字号的修改。
5-3在word2003中设置文字格式（三）—设置字号
在word2003中文字格式的设置主要包括字体、字号、颜色等等的设置，对文字格式进行设置可以使文章看起来很整齐，也有利于阅读。
为了word使初学者更好地掌握使用技巧，我们通过练习来学习设置文字格式。
5-4在word2003中设置文字格式（三）—设置字号
步骤如下：
一、拖黑选中“宋体一号”，在工具栏中字体旁边有个“五号”，在它旁边的按钮上点一下，在弹出的下拉列表中，选择“一号”，看一下效果。
如图一。
图一选择“一号”字体
二、再拖黑选中“黑体二号”，在工具栏的字号按钮上点一下，选择“二号”，看一下效果。
如图二。
图二选择“二号”字体
三、同样把“楷体三号”设成“三号”大小，看一下效果。
如图三。
图三选择“三号”字体
您还可以试试阿拉伯数字的字号，从而可以得出字号大小的规律。
5-4在word2003中设置文字格式（四）—设置文字颜色
在word2003中文字格式的设置主要包括字体、字号、颜色等等的设置，对文字格式进行设置可以使文章看起来很整齐，也有利于阅读。
为了word使初学者更好地掌握使用技巧，我们通过练习来学习设置文字格式。
5-5在word2003中设置文字格式（四）—设置文字颜色
使用颜色可以美化文字，同时也可以更好地标识重点内容。
下面我们通过练习来学习如何设置文字颜色。
步骤如下：
一、运行Word2003，会自动新建一个空白文档。
二、在页面中输入两行内容（见下图一），拖黑选中第二行，把字体设为“黑体”、字号改成“三号”。
图一输入文字并设置字体、字号
三、选中文字“红色”在工具栏右边找到一个A，这是给文字选颜色的，默认的字体颜色是黑色。
点击它旁边的下拉按钮，出来颜色面板，在左边第一列中选择“红色”，将文字设为红色。
如图二。
图二选择“红色”文字颜色
四、同样再选中文字“绿色”，在工具栏的颜色按钮中，选择绿色，将文字“蓝色”的颜色改成蓝色。
如图三。
图三设置文字颜色的效果
5-5在word2003中设置文字格式（五）—设置文字效果
在word2003中文字格式的设置主要包括字体、字号、颜色等等的设置，对文字格式进行设置可以使文章看起来很整齐，也有利于阅读。
为了word使初学者更好地掌握使用技巧，我们通过练习来学习设置文字格式。
通过前面四篇文章我们学习了设置文字格式的基本方法，包括设置字体、设置字号和文字颜色，下面请继续学习设置文字效果。
5-6在word2003中设置文字格式（五）—设置文字效果
步骤如下：
一、如图一，在第二行文字后头的箭头那儿点一下，取消之前文字的选中状态，光标插入点在最后面闪烁，按一下回车键到第三行。
图一继续前面的练习
二、在第三行输入文字“加粗”，你会发现出来的是蓝色的文字，原因是文字格式会自动向后延续。
如图二。
图二输入文字
三、选中文字“加粗”，在工具栏上的颜色按钮上点一下，选择第一行的“自动”，文字的颜色就去掉了。
四、接着输入“、倾斜、下划线”，接下来我们用工具栏的按钮来添加这三种效果。
五、选中文字“加粗”，在工具栏中间上点一下黑色的B，文字就加粗了。
选中“倾斜”，点一下工具栏上的I，文字就倾斜了。
选中“下划线”，点一下“U”，文字下面就出来了一条下划线。
如图三。
图三三种文字效果
5-6在word2003中设置文字格式（六）—认识“字体”面板
文字的各种格式设置，可以在“格式”菜单中同时进行，点击菜单“格式－字体（F）..”，如图一。
图一点击“格式－字体”命令
弹出的“字体”面板按照从上到下的顺序，设置字体、字号、颜色和其他效果，最后单击“确定”就可以设置文字格式。
如图二。
图二“字体”面板
第六章常用操作
（一）
6-1-1关闭不常用功能加快word2003运行速度
关闭不常用功能可以加快word2003的运行速度，本文给大家介绍几个不经常使用的Word功能：
一、任务窗格
启动Word程序时，任务窗格自动装载。
任务窗格包括“打开”、“其他”和“新建文档”3栏，见图一。
图一任务窗格
“打开”栏列出最近我们打开过的文章，双击桌面Word图标即自动进入一个新文档了，如果是要打开一篇文章，可以点工具栏的“打开”按钮。
因此，任务窗格是没必要的，可以取消它，点击菜单栏的“工具”---“选项”，如图二窗口：
图二“选项”窗口
单击“视图”，将“启动任务窗格”前面的勾取消，点击“确定”即可。
二、文章中文字的智能提示和语法修正
在Word2003中的智能提示和语法自动修正提示并不是很有效，把不必要的提示显示出来，许多时候甚至把文章中正确的词或者语法提示出来，而错的语法和词却没有提示出来。
所以很多时候我们并不需要这项功能。
取消办法：
首先，单击菜单栏的“工具”---“选项”，选择视图，分别将“屏幕提示”、“智能标记”、“动态文字”前面的勾取消。
之后，单击“拼写和语法”，如图三：
图三“拼写和语法”标签
把“拼写”中的“键入时检查接写”、“总提出更正建议”和“语法”中的“键入时检查语法”、“随拼写检查语法”前面的勾分别取消，点“确定”即可。
6-1-2用“选择性粘贴”功能将Excel数据粘贴到Word文档中
我们经常遇到这种情况：
在向word2003文档中复制excel中的数据时，会遇到丢失小数位数或格式不符合要求的情况。
例
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