账务管理操作手册.docx

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账务管理操作手册

账务及报表管理操作手册

第一部分账务处理

1业务概述

⏹账务处理，主要为单位提供日常的账务处理功能，包括：

凭证的录入、审核、记账及账务报表的查询。

2基本概念

●期初数录入

会计科目的年初余额录入。

●机制凭证

通过财政财务一体化接口，下载业务单据，根据系统设置的凭证模板自动生成的凭证。

●冲销凭证

生成一张与被冲销凭证金额相同，但借贷方向相反的凭证。

●自动转账

年终核算终了，将本年的收入支出转结余。

●结转余额

年终核算终了，将本年的结余转入下年的期初。

3业务过程

略

4操作指南

4.1基础数据

基础数据，主要是添加本账套自己使用的会计科目、项目分类、指标类型、指标来源、功能分类、经济分类、预算单位、预算项目、资金性质、支出类型、部门、往来等数据。

登录系统，选择【账务处理】|【基础数据管理】菜单即可进行基础数据维护。

4.1.1增加基础数据

注意：

这里需要注意的是系统根据相关的规定在平台内置了一些数据，有些数基础据不可随意更改。

基础数据包括项目分类、功能分类、经济分类、部门等。

在列表上方还有导出（excell）功能，可以将所选择的分类信息以excell表的形式导出。

功能分类：

系统内置了功能分类，默认不允许修改。

经济分类：

系统中还内置了父级经济分类，一般不允许修改，若用户有所需要，可以在次级进行增加等操作。

往来：

往来一般以辅助核算项的方式挂接在相关会计科目下。

挂接辅助核算项：

是指用户可能以前在用其他软件记账时采取在相关会计科目下增加下级的方式，本平台采取将这些下级要素以往来要素的形式代替，在相关科目下挂接辅助核算项往来。

这时候用户在记账时直接选择往来要素即可。

这样挂接后在凭证录入时添加的会计科目就可以显示往来。

用户在维护往来要素有两种方式，一是手动维护，二是通过导入的方式维护添加，而导入前需要设置模板如图所示。

点击导入如图所示。

点击模板设置出现如下图，在点击左上角新增就可以进入编辑状态。

在新增页面，包括了模板名称自己设置，文件类型可选，起始数据行指的是有数字开始的位置。

还可看见有个字段对照表，根据相应数据库字段填写。

填写完后点击保存即完成往来的导入。

部门：

部门与往来的维护基本相同。

其他的基础数据维护与经济分类，功能分类相同。

单击【增加】、【增加下级】按钮，系统弹出增加基础数据对话框。

如图4.1.1-1所示：

图4.1.1-1增加基础数据

【增加】按钮和【增加下级】区别是前者增加当前科目的同级科目，后者增加当前科目的下级科目。

如果没有选择科目则是添加一级科目。

单击【确定】按钮则完成操作返回主界面，单击【继续添加】按钮则可以继续添加当前科目的兄弟科目，单击【取消】按钮放弃操作返回主界面。

若基础数据已使用，则不允许增加其下级数据。

4.1.2修改基础数据

单击【修改】按钮，系统弹出基础数据修改对话框。

如图4.1.2-1所示：

图4.1.2-1修改基础数据

修改基础数据的操作参考【4.1.1-1增加基础数据】操作。

4.1.3删除基础数据

选择要删除的基础数据，单击【删除】按钮。

非末级基础数据不允许删除，如果基础数据公用而且选择的基础数据已经在系统中使用，也不允许删除。

4.1.4会计科目管理

登录系统，选择【账务处理】|【会计科目管理】菜单即可进行会计科目维护。

增加、修改、删除同上；统一维护方式下的会计科目不可以进行增删改操作，下级扩展的会计科目只可以增加下级和补挂辅助要素；参照维护方式下的会计科目可以自由进行增删改和挂辅助要素。

会计科目已经使用的不可以再修改。

注意：

系统根据相关会计制度内置了许多会计科目，用户在记账前可以查看或者根据需要对会计科目进行维护。

如下图所示，维护包括了增加下级、修改、删除、导入、导出、挂接辅助核算项等，需要注意的是系统是不允许修改父级的会计科目，可以对一些科目增加下级或者挂接辅助核算项，但是已经记账的科目不能挂接辅助核算项。

挂接辅助核算项

4.1.5明细项目维护

说明：

项目维护，增加，删除，修改同上；添加项目时，有两个信息项“指标控制方式”和“资金控制方式”，如图4.1.5-1所示：

图4.1.5-1项目维护界面

控制方式有四种：

严格控制、预警、不控制、默认控制方式

作用：

控制凭证的录入、支付申请、借款申请、单位报账

指标控制方式：

（1）设置为“严格控制”，则保存凭证时会做校验，如果超出了可用指标额度，则不允许保存。

（2）设置为“预警”，录入的凭证如果超出了可用指标额度，仍允许保存，会弹出警告信息。

（3）设置为“不控制”，则超出指标额度，仍允许保存，也不会弹出警告信息。

（4）设置为“默认控制方式”，则按【指标管理】-【指标控制方式】设置的控制方式进行控制。

资金控制方式和指标控制方式处理一致，区别是判断依据为是否超出了可用指标/资金额度

4.1.6预算项目维护

预算项目维护同项目维护，支持从单据中抽取预算项目名称，自动生成一套系统预算项目基础数据。

（通过设置系统参数及在账套维护界面指定对应预算单位节点）；

注意：

如果用户启用了系统中的凭证生成功能，就不需要对预算项目进行手工维护，预算项目将会根据业务单据自动同步到预算项目中。

根据同步时间，预算项目可能会有些延迟，一般当天的发生，都能在第二天完成同步。

如下图所示

4.1.7账套对功能分类启用设置

账套对功能分类权限设置是启用账套下的功能分类。

登录系统，选择【账务处理】|【账套对功能分类启用设置】菜单，进入账套对功能分类启用设置主界面，如图4.1.9-1所示：

图4.1.9-1账套对功能分类启用设置界面

点击【修改】按钮，在上级元素列表中选择一个组织机构，然后对应在下级元素列表中勾选该组织机构下要启用的功能分类，点击【保存】按钮即可。

注意：

记得点击保存才会生效。

并且用户在做业务记账时只会显示这里勾选的功能分类要素。

如一个组织机构下，多套账时，此设置将适用于该组织机构下的所有账套

4.1.8账套对经济分类启用设置

账套对经济分类权限设置是启用组织机构下的经济分类。

登录系统，选择【账务处理】|【账套对经济分类启用设置】菜单，进入账套对经济分类启用设置主界面，如图4.1.10-1所示：

图4.1.10-1账套对经济分类启用设置

点击【修改】按钮，在上级元素列表中选择一个组织机构，然后对应在下级元素列表中勾选该组织机构下要启用的经济分类，点击【保存】按钮即可。

注：

如一个组织机构下，多套账时，此设置将适用于该组织机构下的所有账套；

4.2单据类型管理

单据配置数据视图，根据视图获取单据，生成机制凭证。

4.2.1数据视图

登录系统，选择【账务处理】|【单据类型管理】菜单，进入单据类型管理主界面，如图4.2.1-1所示：

注意：

这里单据视图的操作都是针对管理员以及实施人员，用户是没有单据类型管理菜单的，也不能对单据视图进行修改。

单据视图中显示的视图名称都是在数据库中的视图名称。

因此平台中修改，数据库中的视图也会相应修改。

图4.2.1-1单据类型管理

4.2.1.1增加数据视图

在单据类型管理主界面，如图4.2.1-1，点击【数据视图】，进入记账数据视图界面，如图4.2.1.1-1所示：

图4.2.1.1-1记账数据视图

在记账数据视图界，如图4.2.1.1-1,点击【增加】按钮，在弹出的记账视图管理框，如图4.2.1.1-2所示：

图4.2.1.1-2记账视图管理

视图名称：

输入视图名称，此项为必填项；

单据视图：

填写视图名称，不区分英文大小写，此项为必填项；

备注:

填写备注住处，此项为非必填项；

4.2.1.2修改数据视图

在记账数据视图界，如图4.2.1.1-1,选择要修改的数据视图记录，点击【修改】,可弹出记账视图管理界面，如图4.2.1.1-3所示：

图4.2.1.1-3修改数据视图

各项说明同增加数据视图；

4.2.1.3删除数据视图

在记账数据视图界，如图4.2.1.1-1,选择要修改的数据视图记录，点击【删除】按钮即可；

注：

已经使用的数据视图不允许删除；

4.2.2增加单据类型

在单据类型管理主界面（如图4.2.1-1），点击【增加】按钮，弹出单据启用单据界面，如图4.2.2-1所示：

注意：

单据类型管理中的类型也是针对管理员和实施人员，这里设置的类型等信息，会在凭证生成模板管理中显示。

图4.2.2-1单据启用编辑界面

单据名称：

录入单据名称，此项为必填项；

数据视图：

此下拉列表框加载的是已添加的数据视图项，如支付单据视图、额度单据视图等；

业务类型：

目前系统预置了生成记账凭证一种业务类型；

启用:

复选框选中时，此单据类型为启用状态，不启用的单据类型，无法通过此单据类型生成记账凭证；

4.2.3修改单据类型

在单据类型管理主界面（如图4.2.1-1），选择要修改的单据类型记录，点击【修改】按钮，弹出单据启用编辑界面，进行修改，如图4.2.3-1所示：

图4.2.3-1修改单据启用编辑界面

说明同增加单据类型；

4.2.4删除单据类型

在单据类型管理主界面（如图4.2.1-1），选择要删除的单据类型记录，点击【删除】按钮，即可；

注意：

已经使用的单据类型，不允许删除；

4.3凭证类型设置

凭证类型设置是定义当前账套的凭证类型。

可根据本账套的核算性质进行设置。

这里凭证类型分为记账和转账两种

登录系统，选择【账务处理】|【凭证类型设置】菜单，进入凭证类型管理主界面，如图4.3-1所示：

图4.3-1凭证类型设置界面

点击【添加】按钮，设置凭证类型名称以及凭证类别。

凭证类别包含：

日常记账和年终转账。

点击【修改】、【删除】按钮可对已存在凭证类型进行修改、删除。

若凭证类型已在凭证中使用，则不允许修改、删除。

4.4期初数录入

期初数录入用于维护会计科目的期初余额，登录系统，选择【账务管理】|【期初数录入】，进入期初录入界面，如图4.4-1所示：

图4.4-1期初数录入主界面

白色背景为无辅助核算的末级科目。

例如101现金；

浅蓝色背景的为非末级科目，用户只需要录入其科目的末级科目的期初数，系统便会根据级次自动计算出数值，不需录入，例如4001财政补助收入；

深灰色背景相对应的是带有辅助核算项的会计科目。

点击【增加】按钮，录入会计科目期初余额，弹出界面如图4.4-2所示：

图4.4-2期初余额录入界面

点击会计科目，选择要录入期初余额的科目。

若选择的会计科目无辅助核算，则直接录入年初余额（若账套的建账日期不是年初，需录入借方累计和贷方累计金额。

），按【确定】按钮即可。

若继续录入，则按【继续添加】按钮。

若选择的会计科目为数量或外币核算科目，则如图4.4-3所示：

图4.4-3数量科目期初余额录入界面

除录入金额外，还要录入数量的年初及借、贷方累计数。

若选择的会计科目为辅助核算科目，则根据科目绑定的辅助核算类创建相应的录入界面。

如图4.4-4所示：

图4.4-4辅助核算科目期初余额录入界面

除录入金额外，还要选择对应的辅助要素明细信息。

点击辅助要素后面的按钮，即可弹出辅助明细选择界面。

如图4.4-5所示：

图4.4-5辅助要素选择界面

在主界面（如图4.4-1）点击【修改】按钮，可以修改增加的期初，操作同增加期初。

在主界面（如图4.4-1）点击【删除】按钮，删除期初。

（只能删除末级科目的期初）

全部科目的期初余额录入完毕后，点击【试算平衡】按钮，来查看借贷双方是否试算平衡，只有借贷双方数值一致，方可进行下一步的初始化确认操作。

如图4.4-6所示：

图4.4-6试算平衡

全部期初余额录入完成并进行试算平衡通过后，点击【初始化确认】按钮进行确认期初余额数据。

初始化确认后，期初余额将不允许修改、删除。

如果要继续修改期初，需要先撤销初始化确认，点击【撤销初始化】按钮，撤销初始化确认。

点击【导出】按钮，可将期初数导出excel表格；

点击【导入】按钮，可将excel、txt格式的期初导入到系统中；

在主界面（如图4.4-1）辅助信息部分点击【增加明细】按钮，弹出如图4.4-7所示：

图4.4-7辅助信息增加界面

选定功能分类和预算项目并设定年初金额后点击【确定】按钮，或点击【继续添加】按钮，继续添加辅助信息。

在主界面（如图4.4-1）辅助信息部分点击【修改明细】按钮，可对辅助信息进行修改。

在主界面（如图4.4-1）辅助信息部分点击【删除明细】按钮，可删除辅助信息。

在主界面（如图4.4-1）辅助信息部分点击【查找明细】按钮，将弹出”查找明细”框，可对编码、名称、金额进行模板查询。

试算平衡：

计算贷方科目和借方科目是否相等，只有试算平衡之后才能初始化确认。

只有初始化确认后才能在期末处理中月结和年结。

初始化确认:

在试算平衡中借贷平衡的情况下可以进行初始化确认，如果凭证出了问题，也可以撤销初始化。

注意：

试算平衡后一旦点击【初始化确认】按钮，年初数及辅助信息都不能增、删、改。

4.5机制凭证模板管理

模板管理主要用于维护支付单据、收入单据及指标单据模板。

登录系统，选择【账务处理】|【模板管理】菜单，进入模板管理界面，如图4.5-1所示：

图4.5-1模板管理主界面

在模板管理主界面（如图4.5-1）选择一种单据类型，然后点击【新增】按钮，弹出新增界面如图4.5-2所示：

图4.5-2模板管理增加界面

增加模板明细时，点击红框内的“+”按钮，然后双击【借方摘要】下方的空格，弹出窗体，如图4.5-3所示：

图4.5-3借方摘要选择界面

勾选相应的摘要，点击【确定】按钮即可。

同理，借方科目、贷方摘要、贷方科目以及过账方式的选择和借方摘要的操作方法类似。

删除明细时，可点击模板管理增加界面（如图4-21）中红框内的“-”号按钮即可。

在模板管理主界面（如图4.5-1）选择一种单据模板，点击【修改】按钮可对模板进行修改。

在模板管理主界面（如图4.5-1）选择一种单据模板，点击【删除】按钮可对模板进行删除。

注意：

如果该模板已经使用，则不能修改或删除。

4.6凭证录入

系统支持手动记账和机制凭证自动生成两种方式。

机制凭证自动生成就是直接将下载下来的业务单据根据模板自动生成凭证。

4.6.1手动录入凭证

登录系统，选择【账务处理】|【凭证录入】菜单，进入录入界面，如图4.6.1-1所示：

图4.6.1-1凭证录入主界面

界面左边显示当前会计期间的凭证列表，右边上半部分显示当前会计凭证明细分录，右边下半部分显示分录的辅助信息。

点击灰框所示的箭头按钮可隐藏或展现左侧的凭证列表。

点击红框所示“+”按钮可在凭证主表增加行数。

点击红框所示“×”按钮可在凭证主表删除行数。

点击蓝框所示向上、向下“箭头”按钮可调整主表数据显示顺序。

点击黄框所示复制按钮可在凭证主表复制当前行。

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击模板明细中【科目余额】按钮，可查看对应的科目余额界面，如图4.6.1-1所示：

查看科目余额：

查看上方的凭证具体科目还有多少余额。

查看辅助余额：

查看上方凭证科目挂接的辅助核算项的余额。

查看余额表：

将余额以表格的形式显示。

表格还可以双击到明细账，查该科目的明细账信息。

注意：

维护账套信息的时候维护的主管会在该界面显示。

审核，制单根据设置的角色显示，用户根据需要在打印时候显示或者不显示。

凭证这里的业务流程流程是：

凭证录入、凭证审核、记账、查账、报表

图4.6.1-2科目余额界面

在科目余额界面（如图4.6.1-1）中点击【查余额表】按钮，可查看对应的科目余额表，如图4.6.1-3所示：

图4.6.1-3科目余额表界面

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击模板明细中【辅助余额】按钮，可查看对应的辅助余额界面，如图4.6.1-4所示：

图4.6.1-4辅助余额界面

在辅助余额界面（如图4.6.1-4）点击【查余额表】按钮，即可查询辅助余额表，如图4.6.1-5所示：

图4.6.1-5辅助余额表界面

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击【新增】按钮，进入录入状态，输入相关内容后，点击【保存】按钮保存该凭证，如图4.6.1-6所示：

图4.6.1-6新增凭证状态界面

凭证录入操作：

（1）支持全键盘操作，录入完每一项可以敲回车键自动跳到下一项的录入

（2）摘要录入，输入摘要编码，回车后自动带出摘要内容，双击摘要框，弹出摘要框，对常用的摘要进行维护，录入完当前分录，回车后，摘要信息会自动带入下行分录中。

（3）会计科目：

录入凭证时点击会计科目的单元格，出现会计科目要素，如果点击的会计科目具有辅助核算项，则需要录入辅助核算项要素，这里该科目挂接的辅助核算项要素就是在基础数据中维护的，可根据实际业务进行挂接如下图点击500101科目，会出现挂接的辅助核算项要素，此科目中的经济分类、支出类型、资金性质、功能分类、预算项目、等都是在基础数据中维护挂接的。

（4）录入金额后，系统自动找平金额。

（5）系统支持临时保存凭证，下次进入系统时可以调入临时凭证继续编辑。

（6）系统支持保存凭证模板，调入模板加快凭证录入速度。

（7）往来：

也是在会计科目维护时维护挂接的辅助要素，有些单位在记账的时候习惯在会计科目下加下级，该系统则不能以加下级的方式。

而是挂接往来要素的形式维护，在记账时直接选择往来要素即可。

设置：

基础数据表格设置。

在凭证录入功能栏点击设置，可以设置会计科目的显示方式，如显示样式可以设置为编码+名称、编码+顶级名称+末级名称，编码+全称，此设置没有固定的规则，只是根据用户习惯设置即可。

除此之外还有凭证表格设置，和其他设置，用户根据自己的需要进行设置摘要、宽度、字体、行高行宽等等即可。

录入会计科目后，如果科目挂有辅助核算，则自动弹出辅助核算录入窗体，如图4.6.1-7所示：

图4.6.1-7录入辅助核算界面

界面中辅助要素项，输入编码会自动带出名称，也可以通过点击右侧的选择按钮来选择要素。

录入完毕点击【确定】按钮，完成辅助核算录入，或点击【继续添加】按钮继续录入辅助核算。

新增凭证快速录入功能，点击新增的下三角，可以选择不同的录入方式，录入一条明细后直接按【回车】键，就会生成一条一模一样的凭证明细。

4.6.1.1如何增加摘要模板

新增凭证时，双击摘要单元格，弹出选择摘要窗体，如图4.6.1.1-1所示：

图4.6.1.1-1选择摘要窗体界面

点击【增加】按钮，增加摘要，如图4.6.1.1-2所示：

图4.6.1.1-2增加摘要界面

摘要编码：

系统自动生成，也可以修改。

输入摘要内容，点击【确定】按钮，保存当前摘要信息，或点击【继续添加】按钮，继续添加新摘要。

4.6.1.2如何临时保存当前录入的凭证

注意：

保存为本地模板，此功能适用于如果凭证录到一半，出现了紧急情况不得不停止录入就可以将未录完成的凭证保存为本地模板，等到事情办完后调用本地模板就可以继续录如未录完成的凭证。

除此之外此处还可以将凭证进行导入导出，导入时需先设置导入模版，设置模板跟在数据维护中往来导入模板是一样的。

条件：

当前处于新增凭证状态

在凭证录入主界面，点击【其他】|【本地保存】菜单即可，如图4.6.1.2-1所示：

图4.6.1.2-1本地保存菜单

下次进入凭证录入界面，点击【调本地】菜单，就可以将之前临时保存的凭证调出，直接进入新增凭证状态，可以继续编辑。

4.6.1.3如何保存凭证模板及调用模板

点击功能栏中其他，其他功能可以把平时常用的凭证保存为模板，例如工资凭证在第一个月录入完成保存为模板，在第二个月再次录入工资凭证时，直接调用模板即可出现保存的工资模板，把金额改为自己需要的即可。

减轻了工作量。

点击左侧凭证列表中某张凭证，然后点击【其他】|【存模板】菜单，进入保存模板界面，录入模板名称，点击【保存】按钮。

如图4.6.1.3-1所示：

图4.6.1.3-1凭证录入模板界面

下次新增凭证时，可以点击【其他】|【调模板】菜单，进入选择模板界面，选择一个凭证模板，点击【调用】按钮，就把模板凭证生成一张新凭证，进入待保存状态，编辑后保存，就完成一张新凭证的录入。

4.6.1.4冲销凭证

如果发现已经审核记账的凭证有错误或者需要核销凭证，可以在此处进行冲销处理。

系统会自动生成相应冲销凭证。

在凭证录入主界面，点击左侧凭证列表中准备冲销的凭证，点击【冲销】按钮，会生成一张与当前选择的凭证借贷方向相反的冲销凭证。

同时，左侧列表中，被冲销的凭证号显示时带“已冲销”字样。

4.6.1.5凭证格式设置

在浏览状态下点击【设置】按钮，来自定义凭证显示界面的一些风格。

可以选择显示样式和凭证表格的设置，包括摘要栏的宽度、会计科目栏宽度、辅助核算栏宽度、凭证录入缺省行数等项，也可以设置摘要栏和会计科目快捷键。

如图4.6.1.5-1所示：

图4.6.1.5-1凭证格式设置界面

4.6.2机制凭证生成

条件：

（1）系统能够自动接收财务业务单据

（2）设置生成模板

自动接收财务业务单据，需要设置财政财务一体化，参见系统管理用户指南“财政财务一体化设置”章节。

4.6.2.1设置机制凭证生成模板

登录系统，选择【账务管理】|【模板管理】菜单，进入机制凭证模板管理界面，如图4.6.2.1-1所示：

图4.6.2.1-1机制凭证模板管理界面

左侧是按单据类型区分的模板树形列表，右侧模板的详细信息。

单击左侧模板对应右侧列表显示模板的明细信息。

点击【新增】按钮，增加模板，如图4.6.2.1-2所示：

图4.6.2.1-2机制凭证模板录入界面

上部为模板主信息，可以设置模板名称、生成条件、生成凭证的类型及附件数，下部列表为模板生成凭证的会计科目及摘要信息。

点击生成条件右侧选择按钮，选择记账条件，如图4.6.2.1-3所示：

图4.6.2.1-3选择记账条件界面

点击下部列表左侧的“+”、“-”号按钮，可以增加行或者删除行。

录入摘要：

双击摘要录入单元格，选择摘要信息，如图4.6.2.1-4所示：

图4.6.2.1-4摘要选择界面

借方科目、贷方科目录入：

双击对应单元格选择科目，如图4.6.2.1-5所示：

图4.6.2.1-5科目选择界面

4.6.2.2生成机制凭证

登录系统，选择【账务管理】|【凭证生成】菜单，进入机制凭证生成界面，如图4.6.2.2-1所示：

图4.6.2.2-1机制凭证生成界面

首先，进行凭证生成的设置，点击【设置】按钮，弹出设置界面，如图4.6.2.2-2所示：

图4.6.2.2-2凭证生成设置界面

在凭证生成设置界面，可以设置生成方式、是否预览、是否合并科目、辅助要素列等。

设置好后，点【确定】按钮，返回凭证生成主界面；支持按单据类型设置显示列。

设置了凭证生成模板以及凭证生成设置，就可以进行生成操作了。

在凭证生成主界面中，选择单据类型、单据状态（未生成）及单据日期，然后点击【查询】按钮，列表中显示出未生成凭证的单据记录，勾选单据，如图4.6.2.2-3所示：

图4.6.2.2-3机制凭证生成主界面

点击【生成凭证】按钮，如果设置中生成前要预览凭证，则弹出凭证录入保存界面，如图4.6.2.2-4所示：

图4.6.2.2-4凭证录入保存界面

点击【保存】按钮，该笔单据就生成了对应的凭证，支持单个保存、全部保存，同时支持拆分辅助录入。

对已生成的机制凭证，也可以撤销生