瑞美耗材管理系统操作手册.docx

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瑞美耗材管理系统操作手册

耗材管理系统

UserManual

Release1.1

RevisionHistory

Revisions:

When

Who

What

2011-04-19

王芳

Draft

2011-12-20

王芳

V1

2012-03-09

王芳

V1.1

4.1盘点（INV510）47

5.6发票月统计表（INV723）54

耗材管理系统

1基础字典

1.1工作组维护（MNG260）

菜单：

系统管理程序－》基础数据－》医院、检验科室、工作组维护，画面如图所示：

组织架构支持上下级结构，即最上级是医院，中间级是科室，最下级是工作组。

最终可以展开成医院－科室－工作组的树形结构。

上图左边显示的是整个组织框架的树形结构，右边显示的是某个结点的下级信息，具体到图中显示的是检验科下级的所有工作组。

新建和修改：

画面如图所示：

1、新建工作组时，“工作组代码”、“工作组名称”为必填项。

修改时，“工作组代码”不能改动。

2、“助记符”会按照分类名称的汉语拼音首字母自动生成。

3、“工作组代码”不能重复。

删除：

1、工作组一旦被引用原则上就不能再随意删除。

2、存在子项的结点不能被删除，除非先删除其全部子项。

1.2员工维护（MNG270）

菜单：

系统管理程序－》基础数据－》员工维护，画面如图所示：

左边列表显示的是所有员工，右边显示的是某个员工的详细信息。

新建和修改：

1、“登录代码”、“员工代码”、“员工姓名”为必填项（在本系统中，所有必填项都会用蓝色字体标出）。

2、助记符会按照员工姓名的汉语拼音首字母自动生成。

3、“员工代码”不能重复。

4、“所属工作组”支持下拉选择。

5、“所属检验科室”会根据所属工作组自动带出，且不能修改。

删除：

1、员工一旦被引用原则上就不能再随意删除。

1.3系统代码－商品组

菜单：

文件－》系统代码，画面如图所示：

左边列表显示的是所有系统代码，右边显示的是某个系统代码的详细信息。

支持按照类别代号和类别说明进行快速查找。

单击“新增”按钮，可以新建“商品组”。

新建和修改：

1、“类别代号”、“类别说明”、“字段长度”、“安全性”为必填项。

2、助记符会按照类别说明的汉语拼音首字母自动生成。

3、“类别代号”不能重复。

4、“安全性”支持下拉选择。

5、“类别代号”和明细中的“代号”一旦生成就不能再做修改。

删除：

1、系统代码一旦被引用原则上就不能再随意删除。

1.4系统代码－商品单位

菜单：

文件－》系统代码，画面如图所示：

左边列表显示的是所有系统代码，右边显示的是某个系统代码的详细信息。

支持按照类别代号和类别说明进行快速查找。

单击“新增”按钮，可以新建“商品单位”。

新建和修改：

1、“类别代号”、“类别说明”、“字段长度”、“安全性”为必填项。

2、助记符会按照类别说明的汉语拼音首字母自动生成。

3、“类别代号”不能重复。

4、“安全性”支持下拉选择。

5、“类别代号”和明细中的“代号”一旦生成就不能再做修改。

删除：

1、系统代码一旦被引用原则上就不能再随意删除。

1.5供应商字典（INV110）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》供应商字典，画面如图所示：

画面上方的查询条件，支持按照“类别”进行查询；也支持按照供应商的代码、名称、拼音码进行模糊查询。

支持多条件的组合查询。

画面下方左边列表显示的是符合查询条件的所有的供应商，右边显示的是某个供应商的详细信息。

新建和修改：

1、“代码”、“名称”、“类别”为必填项（在本系统中，所有必填项都会用蓝色字体标出）。

2、助记符会按照供应商名称的汉语拼音首字母自动生成。

3、“代码”不能重复。

删除：

2、若供应商已经有相关的商品信息，则该供应商不能再进行删除。

1.6商品分类（INV150）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》商品分类，画面如图所示：

商品分类支持上下级结构，即在某个分类上可以新建它的下级分类，最终展开成树形。

下图左边显示的是整个分类的树形结构，右边显示的是某个分类的下级分类信息。

新建和修改：

画面如图所示：

1、新建分类时，“分类代码”、“分类名称”为必填项。

修改时，“分类代码”不能改动。

2、“分类代码”必须是2位编码。

3、“助记符”会按照分类名称的汉语拼音首字母自动生成。

4、在层次相同的情况下，“分类代码”不能重复。

5、新建一个分类时，“存在子节点”默认不打勾。

一旦在该分类下新建了下级分类后，则该分类的“存在子节点”会被系统自动勾选。

删除：

1、商品分类一旦被商品字典引用原则上就不能再随意删除。

1.7商品字典（INV120）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》商品字典，画面如图所示：

画面上方的查询条件，支持按照“商品归类”、“商品组”、“供应商”、“是否批号管理”、“商品有效状态”、“商品ID”进行查询；也支持按照商品的代码、名称、拼音码进行模糊查询。

支持多条件的组合查询。

画面下方左边列表显示的是符合查询条件的所有的商品，右边显示的是某个商品的详细信息。

新建和修改：

1、“商品代码”、“商品名称”、“商品简称”、“启用批号管理”、“供应商”、“状态”为必填项。

2、“助记符”会按照商品名称的汉语拼音首字母自动生成。

3、“商品代码”不能重复。

4、“商品简称”若不另行输入，在保存时会默认等于“商品名称”。

5、“商品分类”只能选择最末级分类。

6、商品支持多单位：

“最小单位”是指商品在使用过程中不能再进行拆分的基础单位，是成本核算的基础；

“采购/收货单位”是指该商品在采购和入库业务中默认使用的单位；

“销售/出库单位”是指该商品在领用出库业务中默认使用的单位；“库存单位”是指该商品在移库业务中默认使用的单位。

商品多单位的使用方便了不同角色用户的操作。

支持“最小单位”和其他单位之间建立换算关系。

7、“最后进货价格”是基于采购单位的。

8、“安全库存”、“常备库存”、“最高库存”、“理论库存”都是基于最小单位的。

9、“成本价”是基于最小单位的。

10、“所属组”即指系统代码中设置的商品组。

可以根据商品的实际应用范围把它归属到某个商品组上，从而实现在业务单据中用户只能选择自己权限范围之内的商品。

删除：

1、商品信息一旦建立就不能再进行删除，只能把该商品置为“无效”状态。

1.8仓库字典（INV130）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》仓库字典，画面如图所示：

列表显示的是当前系统中所有的仓库信息。

新建和修改：

1、“仓库代码”、“仓库名称”、“仓库级别”、“仓库属性”为必填项。

2、“助记符”会按照仓库名称的汉语拼音首字母自动生成。

3、“仓库代码”不能重复。

4、“仓库属性”：

若为0，表示该仓库内商品计入有效库存；若为1，表示该仓库内商品为无效库存。

默认取值为0。

删除：

1、仓库一旦存在库存信息，就不能再进行删除。

1.9商品批号查询（INV121）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》商品批号查询，画面如图所示：

查询条件：

1、支持按照“供应商”、“商品代码”、“商品名称”、“商品大类”、“商品小类”、“所属组”、“批号条码”、“批号”等条件进行查询。

可以按照上述单一条件进行查询，也支持多个条件组合查询。

2、若不输入查询条件，则表示查询所有商品。

查询结果：

1、左边列表显示的是符合查询条件的商品批号信息。

2、右边列表显示的是某个商品批号的条码信息。

一个批号可以有多个条码。

1.10商品组合（INV122）

概述：

在耗材管理系统中，可以设置商品组合信息。

即根据实际情况，可以把一组商品设为一个组合。

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》商品组合，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有的组合商品，右边上半部分显示的是某个组合商品的基本信息，右边下半部分显示的是该组合所包含的具体商品。

新建和修改：

1、“商品组合代码”、“商品组合名称”、“输入码”为必填项。

2、“输入码”会按照商品组合名称的汉语拼音首字母自动生成。

3、“商品组合代码”不能重复。

4、“组合包含的商品”支持双击开窗进行选择，也支持下拉选择。

5、“序号”支持自动生成。

1.11用户仓库对照（INV131）

概述：

在耗材管理系统中，可以为用户设置各种业务的默认仓库，该默认仓库会自动带到相关的业务单据中，从而方便用户的使用。

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》用户仓库对照，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有的用户，中间列表显示的是某个用户对照的仓库，右边列表显示的是当前系统中的所有仓库。

用户和仓库的对照：

1、在左边列表中选中某个用户，在右边列表中双击某个仓库，即可实现该用户和仓库的对照。

完成对照的仓库会显示在中间列表中。

2、在左边列表中选中某个用户，在中间列表中双击某个仓库，即可取消该用户和仓库的对照。

取消对照的仓库不会再显示在中间列表中。

可用仓库默认业务的设定：

1、完成用户和仓库的对照后，可以对这些用户可用的仓库进行默认业务的设定，只要在默认业务的选择框中打勾即可。

2、一个仓库可以只对应一种默认业务，也可以对应多种默认业务。

待对照仓库的快速搜索：

1、在画面右上方的输入框中输入仓库代码或者仓库名称的部分或全部，右边列表中的仓库会自动进行过滤，这样可以快速找到想要的仓库。

1.12用户商品组对照（INV132）

概述：

利用本功能，可以把用户和商品组建立关联关系，从而实现用户在录入单据时系统会根据其对应的商品组来对商品进行过滤。

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》用户商品组对照，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有的商品组，中间列表显示的是可以使用某个商品组的用户，右边列表显示的是当前系统中的所有用户。

用户和商品组的对照：

1、在左边列表中选中某个商品组，在右边列表中双击某个用户，即可实现该用户和商品组的对照。

完成对照的用户会显示在中间列表中。

2、在左边列表中选中某个商品组，在中间列表中双击某个用户，即可取消该用户和商品组的对照。

取消对照的用户会重新显示在右边列表中。

待对照用户的快速搜索：

1、在画面右上方的输入框中输入用户代码或者用户名称的部分或全部，右边列表中的用户会自动进行过滤，这样可以快速找到想要的用户。

1.13工作组仓库对照（INV133）

概述：

当用户很多时，逐一为每个用户建立对应的仓库比较费时费力。

为了解决这个问题，系统支持建立工作组和仓库的对照关系，而用户对应员工，员工又会隶属于某个工作组，从而来间接实现用户和仓库的对照。

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》工作组仓库对照，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有的工作组，中间列表显示的是某个工作组对照的仓库，右边列表显示的是当前系统中的所有仓库。

工作组和仓库的对照：

1、在左边列表中选中某个工作组，在右边列表中双击某个仓库，即可实现该工作组和仓库的对照。

完成对照的仓库会显示在中间列表中。

2、在左边列表中选中某个工作组，在中间列表中双击某个仓库，即可取消该工作组和仓库的对照。

取消对照的仓库不会再显示在中间列表中。

可用仓库默认业务的设定：

1、完成工作组和仓库的对照后，可以对这些工作组可用的仓库进行默认业务的设定，只要在默认业务的选择框中打勾即可。

2、一个仓库可以只对应一种默认业务，也可以对应多种默认业务。

待对照仓库的快速搜索：

1、在画面右上方的输入框中输入仓库代码或者仓库名称的部分或全部，右边列表中的仓库会自动进行过滤，这样可以快速找到想要的仓库。

1.14工作组商品组对照（INV134）

概述：

当用户很多时，逐一为每个用户建立对应的商品组比较费时费力。

为了解决这个问题，系统支持建立工作组和商品组的对照关系，而用户对应员工，员工又会隶属于某个工作组，从而来间接实现用户和商品组的对照。

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》工作组商品组对照，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有的工作组，中间列表显示的是某个工作组可用的商品组，右边列表显示的是当前系统中的所有商品组。

工作组和商品组的对照：

1、在左边列表中选中某个工作组，在右边列表中双击某个商品组，即可实现该工作组和商品组的对照。

完成对照的商品组会显示在中间列表中。

2、在左边列表中选中某个工作组，在中间列表中双击某个商品组，即可取消该工作组和商品组的对照。

取消对照的商品组会重新显示在右边列表中。

待对照商品组的快速搜索：

1、在画面右上方的输入框中输入商品组代码或者商品组名称的部分或全部，右边列表中的商品组会自动进行过滤，这样可以快速找到想要的商品组。

1.15商品证书（INV140）

菜单：

耗材管理系统－》基础字典－》商品证书，画面如图所示：

左边列表显示的是当前系统中所有证书，右边上半部分显示的是某个证书的基本信息，右边下半部分显示的是该证书所对应的具体商品。

新建和修改：

1、“证书编号”、“证书类别”、“证书名称”为必填项。

2、“证书编号”不能重复。

3、“对照商品”支持双击开窗进行选择，也支持下拉选择。

2采购业务

2.1采购申请（INV310）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购申请，画面如图所示：

左边列表显示的是状态为“开单”和“提交”的采购申请，右边显示的是某个采购申请的详细信息。

新建和修改：

1、“请购编号”为必填项，且不能重复。

2、“申请日期”默认为系统当前日期，可以修改；“申请人”默认为当前登录用户，可以修改。

3、“录入日期”默认为系统当前日期，“录入人”默认为当前登录用户，不能修改。

4、“状态”默认为“开单”，且不能修改。

5、“所属组”必填与否是根据系统选项来控制的。

进入菜单：

系统设置－》系统选项设置，可以对该选项进行设置，如下图所示。

当“所有单据（请购、采购、收货）严格分组管理”打勾时，表示相关业务单据必须要记录工作组信息，即相关业务单据上的所属组为必填项。

6、“请购商品”为必填项，可以通过鼠标双击开窗选择，如下图所示：

在商品字典选择窗口中可以显示哪些商品是由系统选项来控制的，该选项如图所示：

若“仅显示当前用户所属组的商品”选项打勾，则表示在采购业务中，要根据登录用户所对应的商品组来显示相关的商品，否则显示全部商品。

7、“数量”为必填项，且必须大于0；

8、可以通过“新增明细”按钮、“插入明细”按钮新建采购申请的明细信息；可以通过“删除明细”按钮删除采购申请的明细信息。

9、修改的前提是只有当采购申请的状态为“开单”时才能修改。

删除：

1、只有当采购申请的状态为“开单”时才能删除。

提交：

1、录入完毕且不再需要修改的采购申请可以进行提交，单击“提交”按钮即可。

2、一旦提交，采购申请的状态变为“提交”，这时该采购申请不能再进行任何修改和删除。

3、提交后的采购申请可以进行合并生成采购订单。

2.2采购申请审核（INV315）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购申请审核，画面如图所示：

画面上方是查询条件，支持按照所属组和日期范围进行查询。

默认的日期查询范围是一周内的。

画面下方的左边列表显示的是符合查询条件的且状态为“提交”的采购申请，右边显示的是某个采购申请的详细信息。

审核通过：

1、“请购数量”和“应采购”：

应采购＝常备库存－当前库存，若常备库存<＝当前库存，则应采购<=0，表示该商品无需采购，此时请购数量会自动显示成红色，用以来提醒审核人。

如上图所示。

2、支持对采购申请的明细进行逐行审核。

3、在逐行审核过程中，如果某行明细不通过，则去除该行“审核通过”一栏处的对钩，并填写审核意见。

4、审核意见支持双击开窗进行填写。

5、逐行审核完成后，可以单击“审核通过”按钮，此时该采购申请单的状态变成“审核通过”或者“部分通过”（当采购申请有未通过审核的明细行时，该单的状态为“部分通过”，否则为“审核通过”）。

6、明细行上的审核意见会被复制到采购申请的基本信息中。

如图所示：

整单剔回：

1、单击“整单剔回”按钮，则采购申请单变成“未通过”状态。

2.3采购申请合并（INV320）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购申请合并，画面如图所示：

系统默认显示最近4天的且状态为“审核通过”和“部分通过”的采购申请。

查询条件中的申请日期可以修改从而变更查询范围。

勾选多张采购申请，可以合并生成采购订单。

若多张采购申请只涉及到单一供应商和单一组（单一组是否作为合并条件要视系统选项“所有单据严格分组管理”的取值而定）则合并生成一张采购订单，否则生成多张采购订单。

采购订单的明细来自采购申请。

采购订单的状态为“开单”。

采购订单一旦生成，对应的采购申请变成“完成”状态。

可以通过采购申请查询菜单对其进行查询。

2.4采购单（INV330）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购单，画面如图所示：

左边列表显示的是状态为“开单”和“提交”的采购单，右边显示的是某个采购单的详细信息。

采购单的生成有两种方式，一是由采购申请合并生成，一是手工创建。

对于由采购申请合并生成的采购单，其基本信息和采购商品明细来源于采购申请，而这种自动生成的采购单能否编辑要视系统选项而定，该系统选项如图所示：

若“采购单必须通过采购申请生成，不可编辑”选项打勾，则表示在采购业务中，采购单不能手工创建，而必须通过采购申请来自动生成，且自动生成的采购单也不能手工修改。

对于手工创建的采购单，需要注意以下几个方面：

新建和修改：

1、“采购单号”为必填项，且不能重复。

2、“采购单位”为必填项。

3、“采购日期”为必填项，默认为系统当前日期，可以修改。

“采购人”默认为当前登录用户，可以修改。

4、“录入日期”默认为系统当前日期，“录入人”默认为当前登录用户，不能修改。

5、“状态”默认为“开单”，且不能修改。

6、“采购商品”为必填项，可以通过鼠标双击开窗选择，如下图所示：

7、“数量”为必填项，且必须大于0；

8、某商品的“需采购量”＝“常备库存”－“当前库存”，若“当前库存”>=“常备库存”，则“需采购量”为0；

注意：

按照上述算法得到的商品的“需采购量”是基于最小单位的，如果采购单上的单位不是最小单位，那么要按照相应的换算系数再进行换算。

9、某商品的“已提交采购量”是指涉及到该商品的状态为“提交”的其他采购单上的数量之和；

注意：

按照上述算法得到的商品的“已提交采购量”是基于最小单位的，如果采购单上的单位不是最小单位，那么要按照相应的换算系数再进行换算。

10、无论是手工创建的采购单，还是由采购申请合并生成的采购单，都可以通过“新增明细”按钮、“插入明细”按钮新建采购单的明细信息；可以通过“删除明细”按钮删除采购单的明细信息。

11、修改的前提是只有当采购单的状态为“开单”时才能修改。

删除：

1、只有当采购单的状态为“开单”时才能删除。

提交：

1、录入完毕且不再需要修改的采购单可以进行提交，单击“提交”按钮即可。

2、一旦提交，采购单的状态变为“提交”，这时该采购单不能再进行任何修改和删除。

3、提交后的采购单可以进行审核或采购入库的操作。

撤销提交：

1、对于已经提交的采购单，只要尚未通过审核（即审核状态不是“已审核”的），都可以对其进行撤销提交的操作，单击“撤销提交”按钮即可。

2、一旦撤销提交，采购单的状态变为“开单”，这时又可以对该采购单进行修改和删除的操作。

注意：

采购单是否支持手工创建和修改，要视系统选项而定，如图所示：

若图中所示的选项打勾，则采购单不能手工创建和修改。

2.5采购单审核（INV332）

前提条件：

是否使用本功能是由系统选项来决定的。

菜单：

耗材管理系统－》系统设置－》系统选项设置，画面如图所示：

图中所示的选项如果被勾选，则表示采购单必须审核后，方可进行后续流程。

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购单审核，画面如图所示：

画面上方的查询条件，支持按照“采购日期”、“商品代码”、“商品组”、“采购人”、“开单人”、“供应商”、“所属组”、“审核状态”进行查询，支持多条件的组合查询。

画面下方左边列表显示的是符合查询条件的且状态为“提交”的采购单，右边显示的是某个采购单的明细信息。

审核和剔回：

1、选中未审核的采购单，可以对其进行审核。

2、单击“审核”按钮，表示该采购单审核通过，此时审核状态变成“已审核”，审核人取当前登录用户，审核时间取当前系统时间。

审核通过的采购单底色显示成灰色。

3、单击“剔回”按钮，表示该采购单审核不通过，此时审核状态变成“未通过”，审核人取当前登录用户，审核时间取当前系统时间。

被剔回的采购单底色显示成粉红色。

解除审核：

1、“已审核”的采购单可以对其进行解除审核的操作，只要单击“解除审核”按钮即可。

2、解除审核后，该采购单的审核状态变成“未审核”，审核人被清空，审核时间取当前系统时间，实际上这里记录的这个时间是解除审核的时间。

2.6采购申请查询（INV340）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购申请查询，画面如图所示：

查询条件：

1、支持按照“日期”、“商品代码”、“商品名称”、“申请人”、“开单人”、“所属组”、“项目归类”、“状态”等条件进行查询。

可以按照上述单一条件进行查询，也支持多个条件组合查询。

2、“日期”系统默认是最近4天。

查询结果：

1、显示符合查询条件的采购申请。

2.7采购单查询（INV350）

菜单：

耗材管理系统－》采购业务－》采购单查询，画面如图所示：

查询条件：

1、支持按照“日期”、“商品代码”、“商品名称”、“采购人”、“开单人”、“所属组”、“项目归类”、“状态”、“供应商”等条件进行查询。

可以按照上述单一条件进行查询，也支持多个条件组合查询。

2、“日期”系统默认是最近4天。

查询结果：

1、显示符合查询条件的采购单。

打印：

1、查询结果可以打印成报表，即采购清单。

2、打印预览如图所示：

3出入库

3.1采购入库（INV410）

菜单：

耗材管理系统－》出入库－》采购入库，画面如图所示：

左边列表显示的是状态为“开单”的采购入库单，右边显示的是某个采购入库单的详细信息。

新建和修改：

1、“仓库”为必填项。

2、“单据日期”为必填项，默认为系统当前日期，可以修改。

“相关人员”默认为当前登录用户，可以修改。

3、“开单日期”默认为系统当前日期，“开单人”默认为当前登录用户，不能修改。

4、“状态”默认为“开单”，且不能修改。

5、“业务类型”默认为“收货”，且不能修改。

6、“采购发票号”在登记采购入库单时，如果发票随货同到，输入发票号，那么当该采购入库单确认时，就会生成相应的发票信息。

7、“商品编号”为必填项，“商品名称”根据商品编号带出。

8、“批号”和“有效期”，如果某个商品启用了批号管理，那么需要输入批号和有效期，否则无需录入。

9、“数量”和“价格”为必填项。

10、修改的前提是只有当单据的状态为“开单”时才能修改。

删除：

1、只有当单据的状态为“开单”时才能删除。

关于“所属组”：

“所属组