办公技巧便签word部分.docx
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办公技巧便签word部分
办公技巧便签：
Word篇
绝对实用贴，办公技巧大全word篇，无论是2003还是2007，你所遇到的问题，这里都有解决办法，想要成为办公达人，赶快收起来留着备用吧。
1、word2003：
调整汉字与字母的间距
用word编写文章时，中文和英文之间会有一小段空格隔开，这是因为word会自动调整中、英文间的间距。
如果想关闭该功能，方法如下：
首先选中全文，单击“格式→段落→中文版式”命令，在“中文版式”选项卡中，取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边复选框中的钩即可。
2、Word2003：
快速排序文字
办公中，不时会碰到对人员名单或产品名单按照拼音或日期进行排序的情况。
最简单的方法是首先选中要排序的文字，然后点击word菜单栏上的“表格－排序”命令，在弹出的对话框中，可以选择“拼音”或“日期”，接着选择按照“升序”还是“降序”进行排序，选好后单击“确定”即可快速排序文字了。
3、Word2003：
重复打印多页表格标题
在日常办公中，我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。
首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。
使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
4、Word2003：
撤消自动套用的格式
在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。
如果快速撤消这些自动套用的格式呢？
使用快捷键是一个较快的办法，操作如下：
（1）、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl＋Q，可以去除段落的附加样式；
（2）、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z，可以即时撤消套用的格式。
5、Word2007：
制作个性化的艺术字
首先将光标定位到要插入艺术字的地方，单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”图标按钮，在弹出的对话框中为艺术字选择一种样式，单击“确定”按钮后将弹出“编辑艺术字文字”对话框，在此输入要插入的艺术字（如鲜花），并设置好字体、字号和格式，然后单击“确定”按钮即可。
接着为艺术字插入一张鲜花的图片后，单击“绘图”工具栏中的“三维效果样式”图标按钮，为艺术字选择一种三维效果样式。
右键单击工具栏的空白处，选择“自定义”命令，在弹出的对话框中的“工具栏”选项卡里面，勾选“三维设置”复选框调出“三维设置”工具栏，这里可以对艺术字进行更多的设置。
6、Word2007：
阅读版式下修改文字
在阅读长篇word文档时，很多用户都喜欢采用阅读版式视图，但在word2007中该视图模式下默认是不允许键入、修改的，如果阅读中途需要编辑文字，就不得不回到传统的“页面视图”模式，这对用户来说太不方便了。
其实，只要在“阅读版式视图”界面右上角点击“视图选项”并选择“允许输入”即可。
7、Word2007：
实用的诊断程序
在word2007上运行诊断功能，比较适合进行初步检查。
点击左上角office按钮，依次点击“word选项－资源－诊断”，在弹出窗口中选择“继续”按钮，在随后弹出的窗口中点击“开始诊断”按钮即可。
这里能进行磁盘诊断、兼容性诊断、安装程序诊断和内存诊断。
8、Word2007：
直观的计算
日常办公中，总要计算一些既有加减又有乘除的长算式。
“计算器”工具可以完成这个工作，但是无法直观地显示我们输入的算式是否正确，是否少算或多算一个数字。
Word文档能满足这个要求，既能实现计算功能，又能直观显示。
打开word文档，按组合键Ctrl+F9，会在光标处出现一个有灰色底纹的大括号，首先在大括号里输入“＝”等号，然后将全部算式输入，核对无误后再按F9键，即可得到计算结果。
这里的计算方法跟普通算式一样，采取先乘除后加减，小括号内的算式优先计算。
9、Word2007：
精确移动文字块
用word进行文档编辑时，经常需对某行或某段文字位置进行调整，当然采用鼠标拖曳或者“剪切粘贴”的方式进行移动是可以的，但在超长文档中操作却比较麻烦，其实可以利用F2功能键来进行精确移动。
先选中需要进行精确移动的文本内容，再按下键盘上的“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？
”的提示，接下来将光标定位到移动目的地，按下回车键即可快速完成精确移动。
10、Word2007：
快速定位光标
当打开wps文档时，光标会自动定位到上次存盘时的位置。
不过word却没有直接提供这个功能，但当我们打开word文件后，按下Shift+F5时就会发现光标已快速定位到上次编辑时的位置了。
11、word2007：
去掉烦人的“粘贴选项”
在word2007中，当进行复制、粘贴操作时，总会出现一个“粘贴选项”浮动图标，它会提示我们是需要“保留源格式”、“匹配目标格式”还是“仅保留文本”，如果你很少使用它，可以选择“设置默认粘贴”，在弹出的“word选项”界面中滚动到“剪切、复制和粘贴”功能组，取消“显示粘贴选项按钮”的勾选即可。
12、word2007：
快速输入中文省略号
许多人都以为在word中，只能切换到英文输入法状态下才可输入省略号。
如果点击键盘上的“．”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。
其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+．”组合键，即可快速输入省略号。
13、Word2003：
快速输入ABCD
在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。
然后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把zzzz、zzz、zz、z分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。
14、Word2003：
巧妙插入工具栏上按钮图标
在word的文档中，我们如果要插入工具栏上的按钮图标，可以用如下方法：
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，调出自定义对话框，在保证自定义对话框不关闭的情况下，在要插入的图标按钮上单击右键，选择“复制按钮图像”命令，接着关闭“自定义”对话框，将光标定位到要插入图标的地方，单击右键选择“粘贴”即可。
15、Word2003：
用定位快速填表
如果word文档里面有多个表格，分布在不同的页面，拖曳滚动条寻找各个表格速度慢，还容易遗漏需要填写的表格。
这时不妨使用word自带的定位表格功能，执行“编辑－定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。
16、Word2003：
隐藏图片加速屏幕滚动
浏览较长的word文档时，我们经常需要滚动屏幕，如果该文档中包含的图片过多，会影响滚动速度。
此时可以用如下方法操作：
在页面视图中点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，接着选中“图片框”复选框，去掉“图形”复选框前的钩即可隐藏图片。
若要显示图片，使用相反操作。
17、Word2003：
附带背景的打印
有时候，需要把word文档中的背景了附带打印出来，这个是如何实现的呢？
方法如下：
在打开的文档中点击“文件→打印→选项”，在弹出的打印对话框中，勾选“背景色和图像按钮”，点击“确定”即可。
18、Word2007：
清除显示的文档信息
Word2007文档显示了许多信息，其中可能包含了不希望他人看到的内容，在公共计算机上操作时，用户尤为如此。
此时可以右击，打开属性窗口，切换到“详细信息”选项卡，单击对话框底部的“清除属性和个人信息”按钮，在随之弹出的对话框中选择“创建已删除所有属性的副本”，确认后即可创建一个适合共享的属性，但仍然会保存文件的原始版本及其所有属性，此时也可以选择“从此文件中删除以下属性”，这样就能有选择的只删除某些不需要的属性项。
19、Word2007：
Alt键的妙用
在word2007中，只要按一下Alt键，菜单栏上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式，再按一下Alt键又消失。
根据图示按下对应的字母或字母加上数字键显示相应的快捷键，例如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、Y及数字1键，之后再根据需要选择相应操作即可。
20、Word2007：
快速调用其他office程序
使用word办公的时候，经常要与powerpoint、excel协同工作，但每次都要通过“开始”菜单来运行，非常麻烦。
其实我们可以依次单击“office按钮→word选项”，切换到自定义页面，在“从下列位置选择命令”中选择“不在功能区中的命令”，双击找到的powerpoint、excel等将它们添加到右侧列表，并调整显示的顺序，单击“确定”即可从word快速访问工具栏访问了。
21、Word2007：
好用的“格式刷”快捷键
“格式刷”是一个很有用的功能，单击可以复制一次格式，双击则可以无限次复制格式，从而免去了重复设置格式的烦恼。
Word2007为“格式刷”自动分配的快捷键是“ctrl+shift+C”。
使用时首先选中带有格式的文字，按下快捷键“ctrl+shift+C”复制格式到剪贴板，接下来再选中需要应用此格式的文字，再次按下“ctrl+shift+V”粘贴格式，然后就可以生效了，与我们熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比较，就只是增加了一个“shift”键而已。
22、Word2007：
公式色彩随心定
Word2007将所有公式均看作字符，因此我们可以像对待字符一样，随心定义公式中各部分的颜色、大小等。
这里以输入彩色公式“x-b=2a”为例，方法如下：
首先，输入公式，接着按“ctrl”键，选中字符“x”、“-b”点击右键，选择“字体”，在“字体颜色”中选择红色，点击“确定”即可。
同理，“2a”设置为“黄色”。
此外，还可以点击加粗按钮“B”将公式加粗，以增强显示效果。
23、Word2007：
快速输入中文省略号又一招
在Word中快速输入中文省略号的方法除了使用组合键“ctrl+Alt+．”外，其实还有一种更便捷的方法。
使用组合键“shift+6”，在中文状态下输入“＾”就是省略号，而且一次就是6个点，十分方便。
24、Word2007：
禁止自动插入空格
在有中文和全角符号混排时，如果将临近全角符号的汉字和符号删除后，word会“智能”地在删除全角符号的位置插入一个空格，使得版面看起来很不舒服，这是word的“字符调整”造成的。
那如何来解决这个问题呢？
点击左上角的“office”按钮后找到“word选项”，打开选项对话框，切换到“高级”选项卡下，在右边窗格中找到“使用智能剪切和粘贴”，点击“设置”按钮打开“设置”对话框，去掉“个人选项”下的“自动调整语句和单词间距”前的勾选，点击“确定”即可。
25、Word2003：
快速删除页眉横线
在编辑word文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。
我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。
方法一：
双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，在菜单“编辑→清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。
想要恢复横线，点击“编辑”菜单的撤销键入即可。
方法二：
双击页眉区域后，点击“格式→边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。
26、Word2003：
调整插入数学公式引起的行间距增大
有时候我们要在word文档中插入数学公式，此时你会发现，即使你插入的是单行的公式（即：
公式中不包含分式或上、下标等多行的模板），这一行和其他行的行间距也往往要比其他部分大很多，显得很不美观。
如果你插入的是单行的公式，而且设置了统一的行间距仍不能使行间距恢复正常，可以按下面的方法调整：
依次点击菜单“格式→段落”，打开“格式”对话窗口，选择“间距和缩进”选项卡，在间距一栏里取消“如果定义了文档网格，则对齐文档网格”复选框前的对勾。
点击“确定”后一般就可以恢复正常的行间距了。
27、Word2007：
快速修改字体大小
常规情况下，修改字体大小是选中文本，手动选择字号，这种方法不直观，如果不满意还要一次次重复操作进行调整。
其实选中需要修改的文本后，只要按“Ctrl+Shift+>”和“Ctrl+Shift+<”组合键，就可以快速调整字体的大小了，非常直观。
此外用此方法还可以突破字体大小5~72磅的限制。
28、Word2003/2007：
在word中快速重复输入
当刚刚在word中输入完成相关的内容后，同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动复制一遍，相当于复制粘贴后的重复粘贴，或者也可以按下F4键实现同样的效果。
应当说，这个功能在表格操作中的优越性是非常明显的。
如果上一步操作是图形，例如使用绘图工具画出的几何图形，那么“Alt+Enter”或“F4”的操作相当于快速复制多个图形，但如果插入的是图片或艺术字，那么在使用这个方法时会出现之前的对话框，而不是直接复制刚才绘制出来的图形。
29、Word2007：
让首页不显示页码
用word2007在进行多页文档打印输出时，有时候首页是不需要页码的（比如封面页面），那如何来设置使首页不显示页码呢？
切换到“插入”面板下，点击“页眉或页脚”功能区的“页眉或页脚”后进入页眉页脚设计状态，勾选功能区的“设计”选项卡中的“首页不同”，然后按下“Esc”键，退出页眉页脚状态，接着在第二页中插入页码，首页就再不会出现页码了。
30、Word2003/2007：
让稿纸中的文档标题居中
经常利用word进行稿纸打印处理的朋友一定碰到过这样一个问题：
在用word2003的稿纸加载项进行稿纸文档编辑时，要让生成的稿纸标题居中，直接点击工具栏上的“居中”按钮将无法实现。
其实这可以间接地实现，直接在水平标尺上拖动首行缩进或悬挂缩进按钮至居中位置即可。
利用拖动标尺来实现居中相对来说不太好控制，而在word2007的稿纸文档中，可以直接拖动鼠标选中标题文本，然后在自动弹出的快捷菜单中点击“向右缩进”直到居中为止。
31、Word2003：
自动调整表格文字大小
Word2003表格具有自动调整文字大小的功能，实现过程如下：
（1）、选择word2003表格中需要自动调整字号的单元格区域；
（2）、在“表格”菜单中，单击“表格属性”命令；（3）、单击“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮；（4）、选中“适应文字”复选框，单击“确定”按钮；（5）、单击“确定”按钮。
然后，当你在进行上述设置的单元格内键入文本时，word2003将在视觉上缩减字符的大小，以便在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。
键入的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，但实际的字号并不改变。
32、Word2007：
清除下划线二法
办公中时常会碰到word自动给网络地址加下划线，点击即可打开网站。
如果不喜欢下划线，可用以下两种方法清除。
方法一：
用shift和左右光标键选中超链接，再接住ctrl键点击两次U键即可。
这种方法仅去掉了下划线，但仍具有超链接的功能。
方法二：
用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单中的“取消超级链接”。
用这种方法后，鼠标单击链接，其不会被激活。
33、word2007：
给单词添加下划线
如果要给word文档中几个英文单词段落添加下划线，是非常简单的，可有时候只需要给单词添加下划线，而单词间的空格也不用下划线，怎么办？
有一个简单的方法，操作如下：
首先选中英文单词段落，然后按“Ctrl+Shift+W”组合键。
它的作用是只给单词加下划线，而不给空格下加划线。
34、Word2007：
快速绘制分割线
在编辑文档时，出于美观和醒目的需要，有时需要为文档添加一些分割线，如果利用特殊符号来输入，则可以达到事半功倍的效果。
输入3个“-”，然后回车，就可以得到一条直线，很方便吧。
其他的还有，三个“*”得到一条虚线，三个“~”得到波浪线，三个“=”得到双直线，三个“#”得到中间加粗的三直线。
如果不想自动变成分割线，则执行“工具→自动更正选项”命令，弹出“自动更正”对话框，击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”下取消“框线”复选框，确定即可。
35、Word2003：
巧查ASCII代码
如果临时要查某个字符的ASCII代码，手头又没有字符代码对照怎么办？
其实可以用word来查看字符的ASCII代码。
这里以查@为例，定位光标于字符右边，按下组合键Alt+X，原来的@就变成了“0040”，这个0040是16进制的，需要把它转换成十进制。
调出系统自带的计算器，转换后得到0064，它就是我们通常所说的ASCII代码。
36、word2003：
快速输入学生信息
在输入学生的相同信息时，如性别，有个快捷的方法：
首先按住Ctrl键，在所选择的单元格上拖动或单击，这样就把所有性别为女的单元格选中了。
接着输入一个“女”字，然后按组合键Ctrl+Enter，就可以一次输入所有相同的性别。
同样的道理，就能一次性输入所有学生的信息。
37、Word2003：
隐藏试卷答案
很多老师都在制作试卷的同时会附上答案，如果不小心泄露出去，会引起教学事故。
有三个解决办法能将答案隐藏起来。
方法1：
选中答案，然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。
方法2：
选中需要隐藏的文字，按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。
方法3：
从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项，然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。
如果需要查看被隐藏的内容，只需要单击工具栏上的“显示/隐藏编辑标识”按钮就可以了，这些内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。
此外，默认设置下隐藏的答案，预览时不会被显示，也不会被打印出来。
如果需要将答案打印出来，按下“ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选项即可。
38、word2003：
让文档自动滚动
在查看很长的文档时，一般都会用到鼠标的滚轮。
其实word中有一个“自动滚动”的功能，比鼠标的滚轮好用。
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中切换到“命令”选项卡，选中“类别”列表框中的“工具”选项，接着再选中“命令”列表框中的“自动滚动”选项，然后再把该选项用鼠标拖放到工具栏的任意处即可。
以后当要查看文档时，单击一下“自动滚动”按钮即可让页面滚动，这时的鼠标变成一个上下的双向箭头，上下移动鼠标可以控制滚动速度的快慢。
39、Word2007：
批量修改文档的作者
如果要批量修改word文档的作者，有一个快捷的方法，操作如下：
一次选中多个word文档，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“属性”，在弹出窗口的“摘要”选项卡里，点击“高级”按钮，找到“作者”，在此输入为预定的作者名即可。
40、word2007：
稿纸文档巧用大字号
在word2007的稿纸文档中，字号调整选项为灰色，不能选用。
如果要调整字号的大小，该怎么办？
方法如下：
将稿纸文档中的文字复制到其他文档中，并将字号调整为小四号，然后选中这些文字，再将它们复制到稿纸文档中，这样稿纸文档中的字号就变大了。
41、word2007：
一栏与二栏文字轻松混排
在办公中，有时我们需要在同一篇文章里面设计一栏与二栏文字混排。
首先在word中输入一段文字，接着将插入点定位第二段，选择“格式→分栏”菜单命令，在“分栏”对话框中选择栏数“二栏”，然后在“应用于”处选择“插入点之后”，并选中复选框“分隔线”，这样就可以在栏与栏之间加分隔线，然后单击“确定”按钮即可。
42、word2007：
文档部件的妙用
如果在word2007中要重复输入表格中的内容，除了复制粘贴外，还可以利用新增的文档部件功能。
选中内容之后，在“插入”功能标签下单击“文档部件”，然后从弹出菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”，在弹出窗口中输入部件名称，并将保存位置设置为“Normal.dotm”完成后单击确定。
下次要输入相同内容时，直接在“文档部件”的下拉菜单中选择相应的部件项即可。
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