第五章项目合同管理.docx
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第五章项目合同管理
第五章项目合同管理
1总则
2总承包合同管理
3工程劳务分包与合同管理
4顾客服务与满意度评价管理
1总则
为了实现项目合同的规范管理,减少合同纠纷,规避合同风险，维护企业的合法权益，提高企业的经济效益和社会信誉。
2总承包合同管理
2.1工作程序
（1）成本合同部组织对项目部的合同交底及移交合同及附件；
（2）项目部全面有效履行合同；
（3）工程计量支付和结算；
（4）追加、变更及索赔；
（5）工程完工结算；
（6）合同资料管理。
2.2合同交底
2.2.1公司成本合同部编制对项目部的合同交底资料，应特别强调投标中的特殊承诺、合同专用条款及其他特殊条款，并在公司总部交底后10天内，对项目进行书面交底，同时将相关合同资料移交项目部；
2.2.2项目部在开工前期,由合约负责人按公司的合同交底资料,组织项目班子、各部门、作业队/班组进行合同交底，建立合同交底记录并将有关部门需要的合同资料复印发放。
2.3合同履行与监控
2.3.1为顺利履行总承包合同，公司将与施工项目签订“项目经营目标责任书”或“项目经营承包合同”；
2.3.2项目部要制定切实可行的具体的实施办法,保证总承包合同的有效履行；
2.3.3项目部合约部门必须在每月底前向公司成本合同部上报“工程总承包合同执行情况月报表”；
2.3.4对在合同履行中出现的问题,项目部应及时采取措施予以解决。
2.4工程计量支付及工程结算
2.4.1要熟悉《技术规范》，按合同规定的工程范围和工程量清单，及时办理工程施工中的质量检验和验收签证工作。
对于监理工程师签证的工程量，及时进行工程价款结算；
2.4.2对于工程变更和监理工程师指令增加的工程，如若超出合同工程范围，要按合同规定，及时办理验收签证和工程价款结算。
如需调整单价或另行报价的工程，作好单价调整和计算工作；
2.4.3对于监理工程师指令用计日工支付的工作，应准确地记录所使用的机械（型号、功率等）台数、人员（分工种、等级）数量、材料数量等，并办理签证，按月进行计量结算工作；
2.4.4每次工程价款结算单，经业主审批后要与所报送的结算单对照检查，是否有未批准的结算项目，搞清原因，进行补救，再次计算报批，避免批多少就是多少，避免漏项；
2.4.5每季度，要将工程计量结算单按分项汇总，与工程量清单相应项目的工程量比较，如若单项工程或整个工程计量超出工程量清单数量，已经达到或超出合同规定的比例，要及时进行价格调整或重新报价工作；
2.4.6工程竣工后，按合同要求办理竣工结算；
2.4.7每年度，项目要认真总结合同管理工作的经验,撰写工作总结报公司成本合同部。
工程竣工后的合同管理工作总结可写入“项目管理总结”。
2.5变更及索赔
2.5.1变更及索赔领导小组
2.5.1.1小组构成
组长：
项目经理
副组长：
主管合同的副经理
成员：
项目其他班子成员、技术部、物资部、财务部、合约部的部分人员
2.5.1.2小组职责
（1）负责寻找变更及索赔契机，提供相关信息，当变更及索赔事件发生时，协助合约部向业主提交相关报告；
（2）根据监理、业主的反馈信息及时提交相关补充资料，并组织谈判，确保变更及索赔事项的圆满解决；
（3）项目变更及索赔会议应定期召开，至少每季度一次。
2.5.2变更及索赔策划
（1）新中标项目开工前，项目应认真分析总承包合同相关资料，实事求是地进行分析、探讨，编制项目变更及索赔总计划及主要的变更及索赔项目；
（2）在建项目每年年末总结本年度变更及索赔执行的具体情况，分析与总计划的差异，并在此基础上编制与部署下一年度的索赔计划。
2.5.3变更及索赔处理
（1）项目合约人员及全体工作人员，都要树立变更及索赔意识，重视变更及索赔工作。
只有各方面齐心协力配合，及时提供有关资料及信息，才能及时有效地做好变更及索赔；
（2）变更及索赔领导小组成员必须认真学习合同文件和技术规范，了解每个单价所包含的工程内容，经常座谈或开会探讨索赔经验，定期组织变更及索赔策划，有效组织项目变更及索赔的申报、追踪、谈判及审批工作；
（3）变更及索赔的报告编制、数额计算及上报程序等，都必须按合同要求的格式进行，力使变更及索赔工作的开展有理、有节、有效；
（4）变更及索赔工作一定要及时处理，批复费用的结算应按月与工程费用计量支付同时进行，避免到年底或工程竣工时算总帐。
否则，将会造成变更及索赔工作的困难和费用的损失。
2.6合同资料和合同报表
2.6.1合同资料包括：
投标邀请书、投标人须知、合同专/通用条款、技术规范、补遗书、投标书、中标通知书、合同协议书和降价后的工程量清单、合同交底资料、图纸以及施工过程中与业主的往来信件、会议纪要、业务联系单、工程报告单、工程变更令等，由项目合约部合同管理员收集、整理、归档，且必须妥善保管，并按要求移交。
其它部门/人员获取的上述资料，必须及时交给合同管理员，以避免各部门各管各的资料，出现施工过程资料、信息沟通不及时的现象。
2.6.2合同台帐与报表
（1）开工一个月内,向公司工程管理部报送“在建项目概况表”；
（2）每月末报“工程总承包合同履行情况月报”；
（3）项目开工后一个月内上报“工程项目追加变更索赔总体策划报告”，附：
“工程变更（索赔）策划表”；
（4）每年末报送下年度“工程变更（索赔）年度计划”，附：
“工程变更（索赔）策划表”；
（5）每季末报送下季度的“工程变更（索赔）季度计划“,附：
“工程变更（索赔）策划表”；报送本季度“工程变更（索赔）动态台帐”。
表式:
（1）在建项目概况表
（2）工程变更（索赔）策划表
（3）工程变更（索赔）动态台帐
（4）工程总承包合同执行情况月报表
LQHN-XMGL-B-05-02-表式01
在建项目概况表
（开工一个月内填报）
1
施工单位（公司、处、队）
路桥华东工程有限公司
2
项目名称
3
建设地点
4
业主名称
5
投资单位
6
监理单位
7
设计单位
8
中标日期
9
合同签订日期
10
合同规定开工日期
11
合同规定工期
20
实际开工日期
13
预计竣工日期
14
合同金额
15
合同金额
16
建设规模及主要技术指标
17
项目主要工程数量
项目经理：
填表：
LQHN-XMGL-B-05-02-表式02
工程变更（索赔）策划表
（开工一个月内、每季/年末填报）
工程名称
中标合同价
有效合同价
序号
计划工程变更（索赔）内容
计划变更（索赔）申报时间
计划申报金额（元）
项目经理：
合约主管领导：
编制：
日期：
LQHN-XMGL-B-05-02-表式03
工程变更（索赔）动态台帐
（季末填报）
项目名称
合同总额
（万元）
有效合同价（万元）
预算总成本
（万元）
序号
变更项目
单位
工程量的增减
工程变更索赔
变更单价（元）
上报变更额（元）
变更上报日期
变更批复日期
监理批复额（元）
业主批复额（元）
编报说明：
主管部门审核：
项目经理：
部门经理：
制表：
填报日期：
LQHN-XMGL-B-05-02-表式04
工程总承包合同执行状况月报表
项目名称：
填报日期：
第页共页
序号
合同内容摘要
合同完成额（元）
合同金额
自签约日至本期末完成累计
完成率（%）
自签约至本期支付累计
自年初至本月完成
完成率（%）
本月完成
本月支付
一
合同内
1
100章……………
2
200章……………
3
300章……………
4
400章……………
5
500章……………
6
600章……………
7
700章……………
8
800章……………
……
……
……
清单合计
……
扣质报金
……
扣预付款
……
工程预付款
……
实际支付
编报说明：
项目经理：
财务总监：
合同部主管领导：
编制：
2.7承包方与顾客的沟通
2.7.1项目经理受总经理的委托全权负责合同的履行。
2.7.2在合同履行过程中，由于顾客要求或客观因素影响，需要变更原合同文件的某项要求时，项目经理部根据变更影响程度分别处理。
2.7.3工程承包合同在履约过程中发生变更，由项目经理部负责向总经济师、成本合同部、市场开发部及相关部门汇报有关情况，总部达成一致意见后，上述有关人员协同项目经理部一并与顾客进行谈判，根据谈判结果，双方签订合同补充协议，并下发项目经理部、财务部、生产部及相关专业分公司，原件留成本合同部存档。
2.7.4项目经理部负责填写《修订合同文件登记表》后，并报公司成本合同部存档。
2.7.5对于在项目建设过程中出现的设计变更、经济洽谈等等，项目经理部要作好索赔记录，作为项目最终结算的合同依据。
3工程劳务分包与合同管理
3.1分包权限
3.1.1分包金额在100万元以下（包括100万元）的工程分包和所有劳务分包由项目经理部组织，经公司成本合同部审核，总经理批准后，由项目经理部负责签定合同并组织实施。
3.1.2重点工程、分包金额在100万元以上的工程分包由公司成本合同部组织，项目经理部参与，经过合同评审、总经理批准后，由项目经理部负责签定合同并组织实施。
3.1.3公司所属各项目部、分公司及机关各部门签订合同,必须实行“授权委托书”制度。
“授权委托书”的授权范围和权限由总经理明确。
“授权委托书”采用一年一委托的方式和一事一委托的方式。
受委托人签订合同不得超越代理权限，不得以被代理人的名义同自己签订合同，重大或重要的合同由公司总经理亲自批准签字。
3.1.4凡未经公司总经理授权或者未按照本办法规定的程序签定的工程以及劳务分包合同，均属无效合同，公司将视情况给予处理，并由责任人承担相关责任。
3.2分包管理工作程序
3.3分包队伍资格评定与注册
公司成立以总经理为组长的工程及劳务分包资格认证评审领导小组,日常工作由公司成本合同部负责。
3.3.1登记认证条件
（1）从事公路桥梁施工，具备法人资格，资信度好，技术设备精良的企业单位；
（2）公司内部具有五年以上施工经验的专业技术管理人员及生产骨干，自发组织的专业化公司。
专业化公司应具备一定规模的施工队伍，管理机构健全，有明确的公司章程和满足工程施工的机械设备；
（3）遵守本公司的管理制度及规范、规程要求；
（4）在公开、公平、公正的条件下，接受本公司统一招标，特殊情况下服从公司的统一协调调度；
（5）财务状况良好，具有一定的流动资金；
（6）近2年内，完成在建工程合同履约率高，顾客评价良好。
3.3.2登记认证所需资料
3.3.2.1工程分包单位
（1）认证登记申请表；
（2）有效的营业执照、资质证书复印件；
（3）主要管理、技术人员简历表及证书复印件；
（4）特殊工种操作人员上岗证、操作证复印件；
（5）主要设备清单；
（6）资金状况（含固定资产部分）；
（7）近两年的施工业绩和所在项目评价表（新成立的项目不提供）。
3.3.2.2专业化公司
（1）认证登记申请表；
（2）专业化公司的《公司章程》；
（3）主要管理、技术人员简历表及证书复印件；
（4）特殊工种操作人员上岗证、操作证复印件；
（5）主要设备清单；
（6）资金状况（含固定资产部分）；
（7）近两年的施工业绩和所在项目评价表（新成立单位不提供）。
3.3.2.3各申报单位将所需资料精装成册，报公司审核。
每年的11月20日前报送补充资料到成本合同部，公司将在每年的12月份对各单位的资格进行重新考核认证，并为各单位建立档案资料。
3.3.3认证登记程序
3.3.3.1凡在公司范围内进行分包的单位必须在公司注册登记。
分包单位必须按公司《内部分包单位登记申请表》及附件要求准备登记资料，经公司审核批准且缴纳了履约保证金后，才有资格参与内部工程招标。
3.3.3.2劳务分包单位需缴纳履约保证金五万元，该保证金作为分包单位在公司注册登记的基本条件，在劳务分包单位申请退出注册时退还；
3.3.3.3分包单位对其承担劳务工程的履约保证金必须在合同签定前缴纳，按其所承担劳务费用10%计算，所有的履约保证金必须缴至公司财务部，相关收据的复印件交公司合同部；
3.3.3.4分包工程完成后，项目应按规定将分包单位的结算情况报公司审核（详见工程报结单审核表）。
审核无误后，方可办理最终结算。
分包单位履约保证金的退还应由分包单位提出申请，项目提出意见，经公司批准后退还；
3.3.3.5公司根据项目每季度的分包单位履约情况季报表对公司内部的分包单位进行评价，并建立红名单，对履约情况好的单位，公司在内部招标时可给予加分或优先使用，每年年末，公司评选十名履约好的分包单位给予表彰奖励。
对于评价较差或者被项目清退出场的劳务分包队伍，公司将要求分包单位整改、限制投标范围直至取消其登记资格，并在公司范围内予以通报。
3.3.3.6内部分包单位登记申请表
内部劳务分包单位登记申请表
致路桥华南工程有限公司：
我们是公司，自愿申请到贵公司登记注册，遵守贵公司的规章制度，参加贵公司内部组织的统一招标，为贵公司的生产经营而努力。
我们自愿缴纳履约保证金元，如我公司在贵公司的项目组织施工，连续三次接到项目的书面通告后，我们同意贵公司没收我们的履约保证金，取消我们的施工资格，并在贵公司范围内进行通报，所造成的一切损失由我们来承担。
我们公司在贵公司项目组织施工时，所发生的一切债权债务纠纷，由我们公司自行承担，与贵公司无任何关系。
我们愿意与贵公司长期合作，互惠互利，携手共创路桥华南更辉煌的明天！
申请单位：
负责人：
联系电话：
手机：
申请时间：
3.4分包招标管理
3.4.1分包招标领导小组和评标工作小组
3.4.1.1公司成立分包招标领导小组。
项目分包招标日常工作，由项目合约部门负责。
3.4.1.2项目分包招评标工作小组
组长：
项目经理
成员：
项目班子成员、相关部门负责人、关键岗位人员
3.4.2招标范围
3.4.2.1在公司《合格分包商名册》中的分包商；
3.4.2.2经复审（资审）合格的分包商；
3.4.2.3对使用未报公司资格评定或未经评定合格的分包队伍的项目部,公司将根据相关规定对其项目经理给予处理。
3.4.3招标程序
招标策划，编制招标文件和标的→发布招标通告→接收投标（标前会议、踏勘工地）→开标、评标、决标→签发中标通知书→招评标资料归档
3.4.4招标文件与标底编制
3.4.4.1招标文件按分包权限分别由公司成本合同部或项目合约部编制；
3.4.4.2对时间紧迫确实来不及招标的项目，必须报告公司成本合同部,由公司根据中标情况并结合以前分包的价格，下发工程分包参考价，由项目与公司成本合同部共同选择确定施工单位；每个分包项目至少选择2家单位竞争，其必须已经公司资格评定合格。
3.5分包合同的签订
3.5.1分包合同签订的基本原则
3.5.1.1签订合同必须遵守国家法律、法规和政策，遵循平等互利、协商一致的原则；
3.5.1.2公司对分包合同签订实行法人授权委托书制度，未经公司法人授权或未按照本办法签订的合同为无效合同。
3.5.2分包合同的签订程序
（1）公司成本合同部/项目合约部与中标方完成合同谈判,达成最终协议；
（2）中标方必须交纳履约保证金，以现金形式交至公司财会部；
（3）公司成本合同部/项目合约部按公司样本要求与中标方草拟“工程/劳务承包合同”及“安全生产与环境保护责任书”；
（4）项目合约部将合同草案及责任书交公司成本合同部审核；
（5）由公司成本合同部/项目合约部组织招标领导小组进行合同评审；
（6）由公司法人代表或其授权代理人签订“工程/劳务承包合同”及“安全生产与环境保护责任书”。
必要时进行公证；
（7）合同签订一周内，项目合约部须将合同副本报备公司成本合同部。
3.5.3分包合同的内容和签订要求
3.5.3.1分包合同至少应包括下列内容
（1）工程概况、数量清单和价款，双方权利和责任、质量保证、违约责任（必须明确质量、进度、安全、环保等违约的处罚、清退等条款，明确分包商全面承担由此造成的经济损失和法律责任）和争议解决条款；
（2）列清工程项目、地点、工期、工程内容、数量、单价、总价及质量要求、进度要求、材料供应、计量结算方式、变更索赔处理等方面的责、权、利，并明确管理费、质保金、税金、预付款等条款；
（3）分包单位应交纳保证金或履约保函或接受其它经济约束。
分包单位应承担工程一切保险费中的相应部分费用。
各项目部应要求分包单位为其进场人员购买人身意外保险；
（4）合同应附分包商的人员、设备、检验测量仪器等进场计划和承诺、所承担工程的施工组织设计或工艺、方案、进度计划等附件；
（5）合同中应明确规定我方对与分包商有关联的第三方不负任何经济连带责任及义务。
3.5.3.2分包单位签订合同时,必须提供分包负责人、管理技术人员、特殊工种人员和其它人员名册，在施工过程中不得随意更换。
如确需更换，应报请项目部批准后方可更换。
3.5.3.3在分包合同或补充协议/责任书中明确分包施工的职业健康安全、环保目标、指标及相关要求和违约责任。
3.5.4表式
工程（劳务）分包报批表
工程（劳务）分承包方评价记录表
工程（劳务）分包合同登记表
合同评审记录
合同审核表
合同报结单
工程（劳务）分包合同履行情况评价表
分包工程结算表格
分包工程结算单
分包工程结算明细表
分包工程数量签认单
机械台班汇总表
LQHN-XMGL-B-05-03-表式01
工程（劳务）分包报批表
编号：
工程名称
申报单位
工
程
概
况
拟分
包工
程范
围及
分包
理由
申报单位:
日期:
公司
成本
合同
部意
见
成本合同部:
日期:
公司
主管
领导
意见
主管领导:
日期
注：
工程分包和劳务分包分开编号。
工程分包编号为：
GCFBBP—01，02，03…
劳务分包编号为LWFBBP—01，02，03…
LQHN-XMGL-B-05-03-表式02
工程（劳务）分承包方评价记录表
编号:
工程名称
分承包单位
分
包
工
程
范
围
及
分
包
价
评
价
意
见
评审单位:
日期:
审
批
意
见
总经理（项目经理）:
日期:
注：
工程分包和劳务分包分开编号。
工程分包编号为：
GCFBFPJ—01，02，03…
劳务分包编号为LWFBFPJ—01，02，03…
LQHN-XMGL-B-05-03-表式03
工程（劳务）分包合同登记表
合同编号
合同名称
分承包方名称
主要承包范围
承包价
工期
合同份数
合同发往部门/单位
备注
注：
工程分包和劳务分包合同分开登记。
工程分包合同编号为GCFBHT—年份—01，02，03…劳务分包合同编号为LWFBHT—年份—01，02，03…
LQHN-XMGL-B-05-03-表式04
合同评审记录
所在部门或项目
合同名称
乙方名称
合
同
主
要
概
况
评审结果
合同评审人员
签字
合同批准人
签字
LQHN-XMGL-B-05-03-表式05
合同审核表
报批部门：
合同名称
乙方名称
合同主要内容
及谈判情况
主管部门意见
主管经理意见
总经理意见
LQHN-XMGL-B-05-03-表式06
合同报结单
填报单位：
合同名称
乙方名称
合同金额
合同最终支付额
合
同
结
算
综
合
说
明
备
注
主管部门经理：
合同管理员：
LQHN-XMGL-B-05-03-表式07
工程（劳务）分包合同履行情况评价表
工程项目名称
合同编号
合同名称
分承包方名称
主要承包范围
合约部长：
时间：
工程
进度
生产副经理：
时间：
工程
质量
总工程师：
时间：
安全
生产
专职安全员：
时间：
文明
施工
支部书记：
时间：
现场
协作
生产副经理：
时间：
工程
结算
合约副经理（或部长）：
时间：
其他
情况
项目经理：
填报人：
日期：
LQHN-XMGL-B-05-03-表式08
分包工程结算表格
结算表格：
编号
名称
备注
表1
分
升级会员 