会议接待方案.docx
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会议接待方案
会议接待方案
会议接待方案
会议接待方案
(一):
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。
大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。
包括会议名称、资料、会期、时光、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
[由整理]
5、大型会议要印制会议凭证。
如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。
大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、群众照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作状况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备状况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。
会议开始前5分钟,关掉会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关掉手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。
根据与会人员离会时光,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
会议接待方案
(二):
一、会前
1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2、带给会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的状况。
4、确定方案,签订合同,预付定金。
二、会中
1、会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:
准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所:
专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:
房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:
用餐时光、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:
旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐:
娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:
会议代表合影留念、为代表带给文秘服务及相关服务。
三、会后
1、结帐:
带给会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:
会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:
会议期间参会人员群众合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
会议接待方案(三):
会议接待方案
为成功圆满接待“xxx”,按照贵公司的要求,河南康辉国际旅行社特拟定以下方案,请指正、修改。
原则:
河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前准备:
1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时光及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。
二、接站:
根据客人具体抵达时光,提前半小时抵达(火车站/机场)。
举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。
为客人办理好入住手续,并让客人及时了解到酒店的基本状况和注意事项。
三、旅游及行程的安排:
1、导游要求:
知识丰富,技能技巧熟练,语言生动,具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。
2、车辆要求:
安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、干净,设备齐全。
安排多年驾驶经验专业的司机,确保客人安全。
四、旅游保险:
确保此次旅游活动的安全顺利,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。
五、会议日程安排:
月日:
机(08:
00-18:
00),提前得知每个客人的航班号航班时光安排接机时光,人员接机,带领客人上车,司机送客人抵达酒店休息。
A:
在大堂内摆放接待台及欢迎条幅
B:
在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组,为客人签到办理登记,并为VIP客户带给优质服务入住手续。
在客人到达酒店时,引导客人前往签到台办理入住等。
C:
代定客人往返大交通
D:
举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出,请客户提出有关演出的主题语言类,歌曲类,小品类,戏剧类等。
E:
协助主办单位安排参会事议
19:
00-21:
00晚上举办宴会厅欢迎宴会
xx月xx日:
参加会议。
本酒店参会:
上午:
8:
00-10:
00上半场10:
00-10:
30茶歇
10:
30-12:
00下半场12:
00-13:
00中餐
下午:
14:
00-16:
00上半场16:
00-16:
30茶歇
16:
30-18:
00下半场19:
00-21:
00晚宴
xx月xx日:
(根据实际状况安排时光)
会议接待方案(四):
会议接待方案
一、会议概况:
(一)会议时光:
xx
(二)会议地点:
xx
地址:
xxx
电话:
xxxxxxx
联系人:
xx
(三)参加会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长:
xxx
副组长:
xxx
领导小组下设办公室,负责人xxx,具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位:
政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人:
xxx
成员:
秘书处有关人员
职责:
1。
领导讲话、主持稿、论文集
2。
代表报到、登记,制定花名册、通讯录
3。
会议须知、日程表
4。
代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5。
制做文件袋、配记事本、笔、相册
6。
材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7。
乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人:
xxx
成员:
交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责:
具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1。
车辆
负责人:
xxx
(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。
行政处2台轿车主要用于会务。
(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。
主要用于参观、游览。
(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:
30分到名门饭店会务组报到,理解任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:
30到名门饭店会务组报到。
(4)联系交警支队,确定具有长春特色参观路线。
游览期间,沿线主要街路由交警安排勤务。
(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。
2。
接站
负责人:
xxx
8月9日,各代表团报到当天,由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。
对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由职责单位自制接站牌)。
具体分工:
秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
3。
纪念品
负责人:
xxx
(1)用于登长白山准备雨衣60件,秘书处负责统计会议代表服装号,于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
(2)奥迪A6车模60辆,由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。
(3)准备给白山市局纪念品10份,以表感谢。
4。
住宿
负责人:
xxx
(1)住宿。
会议代表统一住名门饭店。
各市局主管政工局长,党委委员、政治部主任安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。
9日各代表团报到后,市局在名门饭店举行欢迎晚宴,拟请x座陪(摆牌)。
(3)要求。
会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。
5。
参观、娱乐活动
(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。
职责人:
xxx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。
要求:
游览长白山要确保安全,每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台),前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际状况,要与白山市公安局沟通,协助做好保障工作;车辆进入白山市界,要有白山交警前导车迎接并导,要请白山市局联系3名导游,随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。
(2)8月11日晚,举办联欢晚会。
职责人:
xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。
6。
宣传报道
职责人:
xxx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。
7。
医疗保障
职责人:
xxx
门诊部派1名医生全程保障。
每一天要定时到代表房间巡、问诊,要分思考到去长白山、路途遥远易晕车,高山缺氧、爬山困难的实际,备有关药品和医疗器械。
会议接待方案(五):
会议接待方案
一、接待时光:
2011年X月X日—X月X日
二、接待地点:
接送机地点:
西宁机场
下榻酒店:
XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点:
XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员:
总负责:
接待办
跨部门接待小组:
相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时光
2.食宿安排,提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5。
相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达状况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1。
8x0。
5x0。
75)。
接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:
易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条。
七、酒店入住
1。
确定嘉宾入住时光,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。
2。
嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。
3。
进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4。
如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。
餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1。
由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。
由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选取会议厅。
根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。
根据会议资料,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的简单盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3。
会议前的接待礼仪。
提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4。
会前检查。
提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2。
会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,持续会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3。
联系陪同人员,讲解员。
根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:
会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3。
会场服务(每20-30分钟添加茶水或视状况而定)
4。
拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5。
摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。
提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。
会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。
会议接待方案(六):
第二届餐饮业博览会会务接待方案
为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作,组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组,并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案,具体如下:
一、接待时光
20XX年10月17日至21日午前。
10月17日全天报到。
二、住宿安排
组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。
请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后),并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。
用餐安排在入住宾馆,形式为自助餐或地方风味餐饮,代表凭餐券在规定时光用餐。
有特殊用餐要求的代表,请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排
10月17日会议报到当天,接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点,各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时光报接待组。
餐博会期间,代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站,需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。
会后需自行参观考察的代表,会务接待小组可代为联系酒店和旅行社,费用自理。
五、收费标准
(一)会务费:
每位代表会务费600元,会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。
团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。
(二)食宿费:
根据所住的不一样宾馆设A类:
1500元/人,B类:
1200元/人两个等级标准。
对于住宿、用餐有其他要求的代表团,也请在8月25日前与接待组联系。
(三)减免事项:
各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的,免收联络员(1名)的食宿费和会务费。
六、其他
因代表离西安返程日期相对集中,理解统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的,请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。
七、联系办法
餐博会组委会办公室会务接待组:
联系人:
肖来利xxxxxx
刘勇029-8xxxxxx
传真:
029-xxx
缴费账号:
xxxxx
开户银行:
中国工商银行西安北大街支行
开户名称:
第二届中国餐饮业博览会会务组
校本课程开发方案
乒乓球比赛方案
员工激励方案
新闻报道策划方案
员工福利方案