XX档案综合管理制度.docx
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XX档案综合管理制度
档案综合管理制度
第一章总则
第一条为了加强我厂档案管理工作，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，充分发挥档案在生产、管理和其它各项工作中的作用，按照档案完整、真实、精炼、实用的要求，实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《企业档案管理规定》等，结合我厂实际特制定本制度。
第二条本制度规定了各类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等内容要求、检查与考核。
第三条我厂的档案是指本厂在基本建设、经营管理、党政管理、会计（财务）工作等各项活动中形成的具有利用保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。
根据我厂管理职能，结合档案内容及其形成特点，将档案统一划分为十一大类，作为档案管理的范畴，它们分别是：
党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工艺产品类、科研革新类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、底图档案类、声像实物及电子档案类。
第四条档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策，遵循档案工作统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确、系统、安全，为我厂的发展壮大做好服务。
第二章管理体制与职责
第五条档案工作在主管厂领导下，实行集中统一管理、统筹规划，各归档单位应设立一名兼职档案员，负责做好本部门文件材料的收集、整理、归档工作
第六条档案科是我厂各类档案的归口管理部门，主要履行下列职责：
（一）负责宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，努力实现档案管理的规范化和标准化。
（二）负责制定、完善和修订档案工作的相关标准、制定等。
（三）统筹规划并负责各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。
（四）负责指导检查各部门做好文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作。
第七条归档部门职责：
负责本部门应归档文件的收集、整理、立卷归档工作。
第八条专职档案员职责
（一）负责集中、统一管理我厂全部档案，指导、检查、监督各部门立卷、归档，按时完成档案的接收、移交等工作。
（二）熟悉库藏档案内容，开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案。
（三）检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合质量要求，并认真做好归档案卷的整理、分类、登记、编目及排架等基础工作。
（四）负责对各单位档案工作进行指导、检查、监督。
第九条兼职档案员职责
（一）负责管理、收集本部门文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整，文件办理完后，随时检查完整情况。
（二）负责本部门应归档文件的整理、立卷、归档和移交工作。
（三）按照文件归档要求负责向档案科移交归档。
第三章文件材料的收集、整理、归档
第十条凡是反映本单位生产、经营、科研、外事、党政工团等各项工作活动中形成的具有保存价值的不同形式的历史记录，均按归档要求向档案部门移交，实行集中统一管理，任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁或据为己有。
第十一条文件材料收集、整理的基本要求
（一）归档的文件材料必须完整
（二）归档的文件材料必须准确反映生产、科研、基本建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
（三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律
（四）我厂在项目建设活动中签订施工合同或施工协议时，应当明确乙方在编制和移交档案方面的责任、移交范围、移交档案的份数和移交时间。
第十二条文件材料的归档范围及保管期限
（一）文件材料应归档范围。
凡是反映我厂工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，均应收集齐全、整理立卷后归档，具体归档范围参见附表《文件材料归档范围及保管期限表》。
（二）不属于归档范围的文件材料，主要包括：
重份文件，如印发和收到的文件，本单位内有重份的；一般事务性的无查考、保存价值的文件，未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿，未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件，同本厂主管业务无关的文件等。
（三）保管期限。
档案的保管期限分为永久、30年、10年三种，划分档案保管期限总的原则：
凡是反映我厂主要职能活动和基本历史面貌的，对我厂建设和历史研究有长远利用价值的文件，为永久保管；凡是反映我厂一般工作活动，在较长时间内对我厂工作有查考利用价值的文件，为30年；凡是在较短时间内对我厂工作有参考利用价值的文件材料，为10年。
第十三条归档时间
（一）管理性文件材料应在办理完毕后的第二年的三月份前归档。
（二）科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分为阶段、单项归档。
（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记、安装、调试后归档。
（四）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理、保管一年后于每年的一至二月移交归档。
（五）照片、音像资料、实物档案半年归档一次。
（六）下列文件材料应随时归档：
①变更、修改、补充的文件材料。
②企业内部机构变动和职工调动，离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
③其他临时活动中形成的文件材料。
第十四条归档案卷（保管单位）的质量要求
（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。
（三）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
（四）具有保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
（五）归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得采用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
第十五条归档份数
归档的文件材料一般一式一份，重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十六条归档手续
（一）应归档的文件材料，首先由各单位（部门）的兼职档案员收集，并检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况；其次是对收集齐全的文件材料进行整理，同时对不规范的文件材料（如安装图纸、施工图纸等）要折叠成A4纸型大小的格式；整理立卷完毕后编制移交清册，由本单位（部门）或项目负责人签字核准后向档案科移交，重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，任何单位或个人不得据为己有。
（二）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备考查。
第四章档案密级设定与保密
第二十条保密级档案的密级由低到高依次为：
秘密级、机密级、绝密级。
档案密级的设定由各部门自行设定报主管领导审核。
第二十一条档案保密
（一）凡属密级档案必须正确地标明密级，并妥善存放。
（二）档案管理人要忠于职守、认真执行保密规定不泄密。
（三）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
第五章档案保管工作
第二十二条档案库房要有专人管理，非档案工作人员不得进入档案库房，查借阅档案时要有借查阅登记，还回档案时应认真填写利用信息反馈表，并认真检查档案无误后注销放回原处，发现问题及时提出并解决。
第二十三条档案管理人员要坚守工作岗位，切实管理好库存档案，未经领导批准，不准私自委托他人代行职务。
第二十四条档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45—60%，电子档案库房温度应控制在13℃—15℃，相对湿度应控制在35—45%，管理人员要定时测记温湿度记录（每天记录两次），超差时应及时采取措施，并积累保存好测试数据，采取措施及其变化情况等记录。
第二十五条对库存档案半年进行一次检查，核对帐物是否相符，并填写好检查记录。
第二十六条注意及时通风，做好防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗工作。
第二十七条工作人员离开库房时要关好门窗，关闭电源，确保档案安全。
第二十八条案卷排放整齐，随时保持库房内清洁、卫生，严禁在库房内吸烟及存放易燃易爆等物品。
第六章档案鉴定与销毁
第二十九条组成档案鉴定销毁领导小组，组长由档案主管领导担任，成员由厂级领导、各归档部门的负责人和档案部门人员组成，其职责是：
1、确定各类档案具体的鉴定原则和方法；
2、审核确定我厂各类档案的归档范围和保管期限；
3、负责制定鉴定工作计划并组织实施；
4、依据《档案保管期限表》，对保管期限已满的档案保存价值进行鉴定并提出“存毁”意见；
5、对仍具有保存价值的档案，重新划定保管期限，对失去保存价值的档案，编制销毁清册；
6、负责编制档案鉴定工作报告（包括：
鉴定工作目的和要求，鉴定档案的种类和项目、数量、鉴定小组成员名单、鉴定中调整和销毁档案的数量及有关情况）。
第三十条鉴定方法为直接鉴定法，即以一个年度或一个项目为基础进行鉴定。
第三十一条档案鉴定销毁小组原则上3—5年根据《档案保管期限表》对库存档案进行鉴定，对保管期限已满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，并分类登记编造销毁清册。
第三十二条销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派保卫人员负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。
第七章档案统计
第三十四条档案统计数据以原始记录为依据，并确定专人按规定、准确无误地负责统计报表的填报工作。
第三十五条统计工作范围主要是对档案管理的基本情况的统计：
包括对档案的收进、移除、整理、鉴定销毁、保管、利用以及档案管理人员、机构、经费、设备等方面的数量变化进行统计，准确及时反映档案工作变动发展情况。
第三十六条各类档案统计报表及综合统计表，均要保留存档备查。
第八章档案的提供利用
第三十七条厂内员工借阅、查阅档案时，必须先办理接借（查）阅登记，方可借阅与本职工作有关的档案资料。
第三十八条借（查）阅密级档案时，须经档案主管领导批准方可接查阅。
第三十九条会计档案只限于有关领导和财务相关人员查阅。
第四十条无副本的档案只限在档案科查阅不得外借，却因工作需要的须经主管领导批准可外借。
第四十一条文书、声像档案一般只允许在档案科查阅，科技档案及资料可以借出，但期限不得超过半个月，逾期不能归还者，需到档案科办理续借手续。
对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借档案交到档案科进行清点、核对后重新借出。
对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅，并严格按经济责任制考核办法执行。
第四十二条档案借阅者应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏档案，更不得转借他人；如遇丢失、损坏时要及时报告档案科并写出情况说明，对所产生的后果由责任人承担，并按经济责任制进行考核。
第四十三条因公外出需携带档案时，须经档案主管领导批准后可携带。
第四十四条外单位人员接查阅档案时，须持单位介绍信注明查借阅档案内容，经档案主管领导批准后，由我厂相关部门人员办理借查阅手续可进行查借阅。
第四十五条档案人员和借阅人员对借出和归还的档案，要当面进行清点、核对确认无误后注销借阅登记。
第四十六条借查阅档案、资料人员，查阅后要认真填写档案利用效果登记。
第四十七条凡调出、离退以及较长时间外出工作、学习的人员，离厂前必须归还全部所借档案、资料，否则不能办理调离手续。
第四十八条各部门人员利用计算机查阅档案信息，必须严格管理好本部门或人员使用的密码，不得随意向他人提供。
第九章奖励与处罚
第四十九条有下列情形之一的，由所在单位给予表彰和奖励。
（一）认真执行档案法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩的或同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的;
（二）在档案基础业务工作中成绩显著的；
（三）在档案保护、现代化管理及学术研究上做出重要贡献的；
（四）在档案开发利用中成绩显著、取得重大经济效益或社会效益的：
第五十四条有下列情形之一的，由所在单位档案主管部门会同有关部门认定，提出处理意见报本单位批准后，对相关责任人视情节轻重分别给予相当的党纪、政纪处分和经济处罚；构成犯罪的，移交司法机关追究其法律责任。
（一）对本单位档案不实行集中统一管理，档案管理混乱；
（二）不按有关规定移交档案，或者拒绝归档，移交，将档案据为己有的：
（三）档案保管条件不当危及档案安全或明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（四）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、销毁企业档案的;（五）档案工作人员、对档案工作负责有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
（六）违反国家有关档案法规及本办法的其他行为。
第十章附则
第七十条本实施办法适用XXXXXXX档案管理工作。
第七十一条本实施办法由档案部门负责解释。
附件
文件材料归档范围及保管期限
表1 党群管理类
序 号
基 本 范 围
保管期限
1
党务工作
1.1
上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、条例、批复、通报、通知等文件材料
1.1.1
针对本单位的
永久
1.1.2
贯彻执行重要的普发文件材料
10年
1.2
上级机关召开的党委会等重要会议有关文件材料
1.2.1
本单位领导在会议上的重要发言材料
永久
1.2.2
会议的报告、总结、决定、决议等文件材料
10年
1.3
本单位召开的党委、常委扩大会、领导生活会等有关文件材料
1.3.1
会议议程、名单、报告、总结、决议、决定、纪要、领导讲话、记录、会议讨论通过的文件、贺电、贺信等文件材料
永久
1.3.2
会议简报、发言材料、未通过的文件、贺电、贺信等材料
10年
1.4
本单位党委工作规划、年度计划、总结等文件材料
30年
1.5
本单位党委颁发的决定、决议、通报等重要文件
30年
1.6
其它党务工作和党委办公室制定的文件材料
30年
1.7
党委专题会议文件材料
30年
1.8
党委简报、党委信息及其它活动形成的一般文件材料
10年
2
组织工作
2.1
党组织统计年报、组织建设、组织发展计划、党员干部考察、考核、政审决定等
永久
2.2
表彰、处理、入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员花名册
永久
2.3
本单位党委与上下级党委关于机构设置、调整、人员编制、组织发展、党内职务任免的请示、批复、决定等文件
永久
2.4
党费收支与党组织关系介绍信及存根
30年
2.5
党员学习教育等活动形成的文件
2.5.1
重要的
30年
2.5.2
一般的
10年
3
宣传统战工作
3.1
企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、协议、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录
3.1.1
重要的
30年
3.1.2
一般的
10年
3.2
本单位编辑的出版物样本与定稿
3.2.1
重要的
永久
3.2.2
一般的
30年
3.3
反映本企业活动的报刊、广播稿
30年
3.4
企业文化建设方面的文件材料、思想政治工作、精神文明建设等宣传工作中形成的文件材料
3.4.1
重要的
30年
3.4.2
一般的
10年
4
纪检与监察工作
4.1
纪检与监察工作的规定、计划、总结、统计报表
30年
4.2
纪检与监察工作的决定、通报、通知、会议记录、纪要、请示报告及上级批复
永久
4.3
违纪案件调查处理材料
永久
4.3.1
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料
永久
4.3.2
一般案件的调查处理材料
30年
4.4
纪检与监察工作及党风党纪教育形成的其它文件材料
30年
5
工会、协会工作
5.1
工会、协会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
5.2
本单位召开职工代表大会及有关会议文件
10年
5.2.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、表彰先进决定、通报、提案、纪要等
永久
5.2.2
会议发言、简报、小组会议记录等
10年
5.3
工会会员花名册、女工花名册
永久
5.4
民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件
30年
5.5
女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育
10年
5.5.1
重要的
30年
5.5.2
一般的
10年
5.6
工会会费与财务管理材料
30年
5.7
工作统计报表
5.7.1
重要的
30年
5.7.2
一般的
10年
6
共青团工作
6.1
共青团工作规划、总结
30年
6.2
团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
10年
6.2.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
6.2.2
发言、简报、小组会议记录等
10年
6.3
团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
30年
6.4
团费收据与团组织关系介绍信及存根
30年
6.5
共青团工作统计报表
6.5.1
重要的
30年
6.5.2
一般的
10年
7
民间团体工作
7.1
专业学会、协会、群众团体活动方面的文件
7.1.1
重要的
30年
7.1.2
一般的
10年
表2行政管理类
序号
基本范围
保管期限
1
行政事务
1.1
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
1.2
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
永久
1.2.1
重要的
永久
1.2.2
一般的
10年
1.3
行政工作计划、总结等
30年
1.4
本单位党政联席会会议记录、月结会会议记录、专题会会议记录
永久
1.5
本单位召开的行政、经营、表彰会议的会议材料
永久
1.6
政务性请示与批复的文件材料
永久
1.7
企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件
永久
1.8
企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
永久
1.8.1
有上级机关领导重要批示处理结果的
永久
1.8.2
一般的
10年
1.9
企业编史修志方面的文件
1.9.1
大事记、机构沿革等
永久
1.9.2
工作简报、情况反映、工作信息等
30年
2
公安保卫
2.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
永久
2.2
企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等
30年
2.3
对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
30年
2.4
武装保卫、民兵、预备役人员名单
30年
2.5
自然灾害防范、交通管理方面的文件
10年
2.5.1
重要的
30年
2.5.2
一般的
10年
3
法律事务
3.1
法律事务管理与协调工作
10年
3.1.1
法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
3.1.2
一般法律事务工作文件
30年
3.2
案件、纠纷及公证事务中结论性材料
永久
3.3
案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件
30年
4
审计工作
4.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
30年
4.2
审计工作中形成的审计意见、审计报告及批复等
永久
4.3
审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等
30年
4.4
专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料
30年
4.4.1
重要的
永久
4.4.2
一般的
30年
4.5
审计工作年度统计报表、汇总表
永久
5
劳动人事与人力资源管理
5.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
永久
5.2
企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
永久
5.3
内部机构设置、名称更改、组织简则、人员编制方面的有关文件
永久
5.4
干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件
永久
5.5
人事调动介绍信及存根、工资转移证等
30年
5.6
老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料
永久
5.7
职工花名册、劳动人事工作计划、总结、统计报表及调资方案等
永久
5.8
劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
5.9
职工奖励、处分工作形成的文件,劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金
永久
5.10
劳资纠纷、仲裁方面的文件
永久
6
教育培训工作
6.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
30年
6.2
企业教育培训工作的计划、总结和基本情况统计报表
永久
6.3
企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等
30年
6.4
企业教育培训工作形成的文件材料
30年
6.5
企业干部职工进修培训名单及其它文件材料
30年
7
医疗卫生
7.1
预防、保健、计划生育工作年报
永久
7.2
医疗、妇幼保健、计划生育管理等工作文件
30年
7.3
爱国卫生管理工作文件
10年
7.4
义务献血人员名单及管理工作文件
10年
8
后勤福利
8.1
职工生活福利、劳保待遇、后勤服务等管理文件
永久
8.2.1
离退休职工年度报表、年度工作总结
永久
8.2.2
离退休职工待遇等政策规定性文件
30年
8.3
职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续
永久
8.4
职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请
永久
8.5
职工住房、物业、小区绿化等文件材料
30年
8.6
托儿所、幼儿园、职工食堂等文件材料
30年
9
外事工作
9.1
发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
永久
9.2
出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件
30年
9.3
出国审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件
10年
表3 经营管理类
序号
基本范围
保管期限
1
企业管理
1.1
企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件
永久
1.2
上级机关对本企业工作检查、考核形成的文件材料
永久
1.3
企业管理工作形成各种文件材料
1.3.1
企业改革方案、承包、经营、责任制等文件材料
永久
1.3.2
企业荣获的各种证书及经营许可证等
永久
1.4
新的、先进管理方法的推广应用中的文件材料
1.4.1
重要的
永久
1.4.2
一般的
10年
1.5
企业整顿、岗位大检查、评审、认证工作形成的各种文件材料
1.5.1
岗位大检查、达标、评审、认证材料及上级审批材料和企业工作中的文件材料
永久
1.5.2
一般性材料
10年
1.6
企业编制的规章制度、厂规厂法、管理标准等文件材料
永久
2
计划统计
2.1.
生产经营计划、总结、报告及计划调整等文件材料
2.1.1
年度综合计划、计划调整
永久
2.1.2
公司和本单位的月度计划
10年
2.1.3
生产技术、经济指标完成情况分析
30年
2.2
统计工作制度、规定、办法、通知
30年
2.3
生产、技术、经济统计报表
永久
2.4
企业综合性统计报表及分析材料
永久
2.5
工
升级会员 