工作邮件格式规范.docx

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工作邮件格式规范

工作邮件格式规范

篇一：

工作邮件内容格式规范20

工作邮件内容格式规范目录

一、邮件主题的书写

二、邮件内容的书写

三、邮件地址栏的填写

一、邮件主题的书写

与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为：

部门-发件人姓名-事件-日期

例：

信息管理部-陈楚业-工作汇报-2015.5.30

二、邮件内容的书写

邮件正文的组成成分为以下几个部分：

1、

2、

3、

4、

5、

称呼正文内容结束语附件署名

1、称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。

第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

例如：

黄主任，您好：

；如果为群发收件人可直接称呼为Dearall：

。

注意：

在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

2、正文内容

位置在称呼语下面隔一行，是信得核心部分。

因此要求正文层次分明、简单易懂。

每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式。

每项内容后换行空两格的书写。

对于工作汇报类邮件：

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

对于数据汇报类邮件：

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

3、结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以示尊重。

4、附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一。

附近二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。

附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格在标注发件日期。

注意：

正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

三、邮件地址栏的填写（关于抄送与收件人的区别）：

收件人：

邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

抄送：

将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。

正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。

邮件格式统一如下：

1、字体：

除特殊标注需着重注意的文字内容外（壳加粗、字

体颜色彩红色），邮件内容字体统一为：

宋体四号字（应用常规正文字体大小均可），颜色为黑色。

2、

3、

4、开头语和正文之间，按段分隔。

分隔距离为一行。

回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

篇二：

办公邮件行文及处理规范

办公邮件行文及处理规范

为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率，特制订此规范：

1.邮件文本及格式规范

1.1.邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：

收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

1.2.邮件字体

②全文统一

②字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体或微软雅黑字体。

④字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。

1.3.邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。

1.4.个人签名

根据公司规定，签名格式如下：

2.发送、抄送、群发规定

2.1.部门内工作邮件，以“收件人”发送至相关人员，如有必要，“抄送”部门长；

2.2.跨部门工作邮件，以“收件人”发送至对方部门接口人，“抄送”本部门对应人员或

部门长，如有必要，“抄送”对方部门长；

2.3.越级发送邮件，因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时，

应首先征得本部门经理的同意，并在发送邮件时“抄送”本部门经理；

2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人（严禁“收件人”含糊不清或数量众多，

不知由谁负责），“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员（严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员）；其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发；

2.5.向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后，由系统部开通临时权限。

（部门

内、跨部门群发规定请见本节1、2条）；

3.邮件审批规定及流程

各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示：

3.1.请示汇报类邮件的批示，应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、

“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复；

3.2.建议类邮件的批示，应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。

各项批示意见含义如下：

参阅：

不需办理，了解皆可，不必对“发件人”进行结果

反馈。

阅处：

邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见，交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。

“发件人”未明确要求反馈结果的，可不反馈。

即办：

马上处理。

邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理，无明确处理方案的，“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理，并在完成后对“发件人”进行结果反馈；

3.3.邮件内容要求

文字：

简练、准确；

内容：

结构清晰、重点突出、方便阅读，避免冗长邮件；

重要、正式邮件还应注意页面整洁，字体大小统一，以方便收件人阅读、处理。

3.4.邮件审批流程

篇三：

七步写出得体的工作邮件

七步写出得体的工作邮件

一、邮件的主题该怎么写？

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：

“嘿！

”或是“收着！

”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!

”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、称呼与问候怎么写？

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2．Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

三、邮件正文怎么写？

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。

但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:

）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

BusinessEmail不是你的情书，所以:

）之类的最好慎用。

只用在某些你确实需要

强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:

）

四、附件怎么处理？

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

五、语言和汉字编码怎么处理？

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

六、结尾签名怎么写？

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、、、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

七、如何转发和回复邮件？

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。

不要让对方苦苦等待，记住：

及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：

“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

7．要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1）．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2）．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3）．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。

这个可能用在非常规场合。

4）．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。

比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。

适当的规则有助于提升你的形象!

5）．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

8.转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。

除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。

不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

附1：

英文电子邮件高频句（100句）

1.Iamwritingtoconfirm/enquire/informyou...

我写信时要确认/询问/通知你。

。

。

2.IamwritingtofollowuponourearlierdecisiononthemarketingcampaigninQ2.我写信来追踪我们之前对于第二季度营销活动的决定。

3.Withreferencetoourtelephoneconversationtoday...

关于我们今天在中的谈话。

。

。

4.Inmypreviouse-mailonOctober5...

先前在10月5日所写的信。

。

。

5.AsImentionedearlierabout...

如我先前所提及关于。

。

。

6.asindicatedinmypreviouse-mail...