会计工作规范K3操作及账务处理.docx

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会计工作规范K3操作及账务处理

会计工作规范

（K3操作及账务处理）

企业的财务管理工作，从表面上看千头万绪，其实内部都有一定的规律。

我们就按商品从采购、入库到销售、收款的全过程，对其中涉及到的账务处理及财务人员在金蝶K3系统中的操作逐一进行说明。

一、采购发票

“库存商品”科目下设除“库存商品”子目外，另设四个子目，即：

运输费、包装费、镀锌费、加工费。

这些进货时发生的运输费、包装费、镀锌费、加工费等，要按金额分摊到库存商品的进货成本当中。

账务处理为：

借：

库存商品--库存商品（运费、包装费、镀锌费、加工费）

贷：

现金（银行存款、应付账款）

1、采购进货

A、涉及到供应厂商的采购发票。

在进行账务处理之前，我们要将发票进行简单整理，并对下列几项进行检查：

a、是否有收货人及库长签字；b、是否有入库章；c、是否有标价人签字。

对上述事项检查完毕后，可对发票按供应商名称进行整理，以避免装口袋时的重复劳动，然后便可生成凭证：

操作：

进入k3系统―物流管理―存货核算―凭证处理―按单生成凭证―采购发票―生成汇总凭证，会计分录如下：

借：

库存商品――库存商品

贷：

应付账款――一般――　***供应商

┇

　　注：

如果涉及到厂家保证金时用会计科目“应付账款――保证金”，一般情况下都是用“应付账款――一般”

如果在进货过程中涉及到费用分摊的，生成以下会计分录：

借：

库存商品—--库存商品

---运费分摊

---加工费分摊

---镀锌费分摊

---包装费分摊

贷：

应付账款――一般――　***供应商

B、涉及到内部调货的采购发票。

除对“A”中所提到的几项进行检查外，要对票据进行整理：

a、按分公司名称分开；b、同一分公司按日期分开（根据收款章的颜色）；c、计算出合计数并在摘要中写明对方票据日期，生成会计分录：

借：

库存商品----库存商品

贷：

内部应付账款――　***分公司

2、采购结算

A、当时进货，当时结账。

须生成两个分录：

1）根据采购发票，生成分录（具体步骤前面已述）：

借：

库存商品――库存商品

贷：

应付账款――一般　***供应商

2）根据付款单，生成分录（付款单要先进行核销后再生成凭证）

操作：

进入k3系统－财务会计－应付款管理－凭证处理－凭证生成－付款单（如是退款则选择退款单）

借：

应付账款――一般　***供应商

贷：

现金（银行存款）

贷：

营业外收入――少付及少收　（抹零头时用）

B、除当时结账以外的其他结账方式。

在应付款系统中，已经挂了该供应商的应付款项，需要采购主办到会计处取欠条，生成付款单。

按付款单生成凭证，会计分录如下（操作同上）：

借：

应付账款－－一般　***供应商

贷：

现金/银行存款

3、价格标错时的处理

为保证公司库存商品成本的准确性，并基于K3软件内部数据计算的要求，在采购人员标错进货价格时，业务、财务须做如下处理：

1）结算员给厂家结账时，凡是涉及到单价调整的（少量折扣除外），须及时制作“其它应付单”，以调整应付账款金额（可能是正数，也可能是负数）；另外须根据调价的商品明细规格及时制作“成本调整单”，调整商品的入库成本，单据上须标明上调或下调的原因。

这两张单据均由结算员打印、签字后转财务人员作账务处理；

2）财务人员接到单据后，根据“其它应付单”、“成本调整单”分别进行账务处理：

a）根据“其它应付单”进行的账务处理（单价下调时红数，上调时蓝数）：

操作：

进入k3系统－财务会计－应付款管理－凭证处理－凭证生成－其他应付单，分录如下：

借:

分公司往来－**分公司

贷：

应付账款—－一般***供应商

b）根据“成本调整单”进行的账务处理：

操作：

进入k3系统－物流管理－存货核算－凭证处理－按单生成凭证成本调整单－生成凭证，分录如下：

借：

库存商品—－其它

贷：

分公司往来－**分公司

3）如供应厂商对我公司库存进行下调时的账务处理，做“付款单”，生成会计分录（操作步骤同付款）：

借：

应付账款—－一般　***供应商

　　　　　　　　　　　　　　贷：

应收返利――　　＊＊供应商

　　　　　　　　　　　　　借：

应收返利――　　＊＊供应商

贷：

营业外收入----厂家返利

4）如价格并没有标错的只是抹去零头的，无须做其它应付单及成本调整单，直接在付款单上做折扣处理，入“营业外收入”的“少付及少收”明细科目。

根据付款单生成凭证，会计分录为（操作步骤同付款）：

借：

应付账款—--　***供应商

贷：

营业外收入----　少付及少收

二、日报表的账务处理（收账）

1、分公司日报表的账务处理：

其实，从某种意义上说，我们财务一天的工作是从收账开始的，总公司对各分公司的结账时间实行统一管理（次日早上5点），按照工作流程，早上8点上班，收银员便会交来前天的销售日报表，我们便开始了一天的工作。

《销售日报表》是具有鑫方盛特色的“原始凭证”，既简单、明了，又清晰、直观，由收银员负责汇总填写，对票员核对，财务监督复核，做为当天销售相关账务处理的原始凭证。

日报表审核完毕后，按日报表的先后顺序进行账务处理。

第一、首先生成总的销售部分。

操作：

进入K3系统－存货核算－凭证处理－按单生成凭证－销售发票（分别按客户代码或销售部门进行过滤）－生成凭证

会计分录如下：

一组销售：

借：

应收账款――一般（部门）　　***客户

┇

贷：

商品销售收入

注：

市场拓展部及钢材区的销售用会计科目：

“应收账款－部门”，分公司自己的销售都是用“一般”二级科目。

内部调货及内部自用：

借：

内部应收账款----***分公司

┇

贷：

内部调货收入

见条付货：

（账务处理同已收款配送）

联营（轴承）：

无论联营厂家对客户是否为赊欠，我公司均视同现销处理，不挂应收。

钢材区：

（账务处理同配送流程）

市场部销售：

（账务处理同一组销售）

需要说明的是，K3系统默认的销售方式是“赊销”，所以销售发票都必须通过“应收账款（或内部或配送）”进行过渡。

第二、当天现金和支票收入

操作：

进入k3系统－财务会计－应收款管理－凭证处理－凭证生成选择单据类型－选择结算方式－生成凭证，分录如下：

借：

现金/银行存款

贷：

应收账款（内部应收账款）――　***客户（分公司）

┇

第三、收应收现金、支票。

在过滤条件中选择结算方式为“收应收现金或收应收支票”，生成分录：

借：

现金（银行存款）

贷：

应收账款----***客户

┇

收内部应收账款及配送应收款与上述步骤相同。

第四、预收现金、支票。

单据类型选择“预收单”，生成分录：

借：

现金（银行存款）

贷：

预收账款----***客户

┇

配送预收账款与上述步骤相同。

第五、支票返现金。

支票返现金需生成两条分录，用“预收账款”科目进行过渡。

选择过滤条件“收款单”，结算方式选择“返现金”，生成分录：

借：

银行存款

贷：

预收账款----***客户

┇

选择“退款单”，结算方式选择“返现金”，生成分录：

借：

预收账款----***客户

┇

贷：

现金

第六、日报表多收、少收。

在总账系统中直接录入，分录如下：

借：

现金（多收蓝数，少收红数）

贷：

营业外收入—少收或少付（多收蓝数，少收红数）

第七、如有向外出租柜台和厂商联营的，要在“应付款管理”中新增“其他应付单”，根据其他应付单生成凭证，分录如下：

借：

现金/银行存款贷：

应付账款——***供应商

2、配送中心日报表的账务处理

第一、与分公司日报表相同，收入合计部分按销售部门进行过滤，分别作账：

借：

配送内部应收账款――分公司应收——　**客户

贷：

配送商品销售收入

同时，分公司已收款部分，须转销至分公司：

操作：

进入K3系统－财务会计－应收款管理－结算－应收款转销－选择过滤条件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应收单，将其他应收单审核，生成分录）：

借：

配送内部应收账款――分公司已收――**分公司

贷：

配送内部应收账款――分公司应收――-***客户

配送中心本公司的销售则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。

第二、当天的现金或支票收入:

操作同分公司日报表,但分录有所不同,为:

借:

现金/银行账款

贷:

配送内部应收账款——分公司已收　　**客户

配送中心本公司的现销则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。

第三、收应收现金、支票：

账务处理方式同分公司日报表,但分录有所不同,为:

借:

现金/银行账款

贷:

配送内部应收账款——分公司应收**客户

或：

配送内部应收账款――分公司已收**分公司

配送中心本公司的收应收则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。

第四、内部调货及少收多收部分同分公司日报表账务处理方式。

3、配送转条时配送中心和分公司的相关操作：

A、应收款配送：

配送中心：

　如需要将客户配送应收单转到分公司时，作转销处理（方法同上）：

借：

配送内部应收账款――分公司应收——　**分公司

贷：

配送内部应收账款――分公司应收——　**客户

注：

如涉及到客户退货则单独写转条或注明转条中含退货金额是多少。

分公司：

收银台根据客户所交的《配送销售清单》制作“其他应收单”，金额与《配送销售清单》一致，会计根据收银台所制作的“其他应收单”作账务处理，会计分录如下：

借：

应收账款——一般　　**客户

贷：

分公司往来——　　**分公司

配送中心转回应收单时，会计分录如下：

借：

分公司往来——　　**分公司

贷：

配送内部应付账款——　　**分公司

如果转回退货应收单，则由会计同时作一张其他应收单负数及一张其他应付单负数，会计分录如下

借：

应收账款——一般　**客户（负数）

贷：

分公司往来——**分公司（负数）

借：

分公司往来——**分公司（负数）

贷：

配送内部应付账款——**分公司（负数）

B、已收款配送：

配送中心：

配送中心发生已收款配送业务时，会计人员根据配送日报表的已收款部分，直接作账即可（账务处理方法在前面部分已述）。

如发生退货，在配送中心退款与在分公司退款账务处理又有所区别：

配送中心退款，直接冲减分公司配送收入即可：

借：

配送内部应收账款……**客户（负数）

贷：

配送销售收入（负数）

借：

现金（负数）

贷：

配送内部应收账款**客户（负数）

分公司退款：

配送中心会计需将客户的《配送退货清单》及时传递至分公司会计，此时的账务处理方式同应收款配送，会计分录如下：

根据配送日报表作：

借：

配送内部应收账款——**客户（负数）

贷：

配送商品销售收入（负数）

收到分公司转条确认联时，作转销至分公司：

借：

配送内部应收账款——**分公司（负数）

贷：

配送内部应收账款——**客户（负数）

分公司：

配送时：

根据收银台所作的预收单，作会计分录如下：

借：

现金（银行存款）

贷：

配送预收账款……**分公司

发生退货，从分公司取款时：

借：

配送预收账款……**分公司

贷：

分公司往来……**分公司

贷：

分公司往来……**分公司（负数）

贷：

现金

三、内部转条

由于我们的客户资源是共享的，所以有可能这个客户既在本公司购货又到其他分公司购货，但月底结账时，客户要求将其他分公司的欠款一块转过来，集中起来结账。

这就涉及到我们的内部转账。

我们可以按转账的类型把它分为三类：

1、应收账款的转账2、应付账款的转账3、其他转账（如因人员调动产生的合同违约金、工作服押金、其他应收款的转账、固定资产转移等），下面就这三种类型分别进行说明。

1、应收账款的转账。

A、从本公司转到其他分公司（转出）

操作：

进入K3系统－财务