会议管理制度.docx
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会议管理制度
***酒店管理有限公司
会议管理制度
人力行政部
二零一七年九月
目录
1总则3
2定义3
3适用范围3
4职责3
5会议原则及机制3
6会议内容4
7相关文件7
8附加说明8
9附相关表格8
附表一：
会议纪要9
附表二：
会议签到表10
附表三：
部门月计划及总结11
附表四：
部门周计划及总结12
附表五：
部门月度目标分解一览表13
会议管理制度
1总则
为规范公司会议管理，提高会议效率，降低会议成本，特制定本规定。
2定义
2.1会议是指三个或三个以上的人员集合于一定的场所，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通，并努力达成某些共同的结论的管理工具。
2.2会议议题：
是会议要解决的问题。
3适用范围
本办法适用于****酒店管理公司各部门及其下属各品牌店面
4职责
4.1公司人力行政部负责公司级会议的统筹协调及本制度的执行监督。
4.2会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成工作。
4.3公司各部门和人员需严格遵守执行本制度的相关内容和要求。
5会议原则及机制
5.1原则：
1.凡是会议，必有准备
2.凡是会议，必有主题
3.凡是会议，会前必有议程
4.凡是会议，必有结果
5.凡是开会，必有训练
6.凡是开会，必须守时
7.凡是开会，必有记录
8.凡是散会，必有事后追踪
5.2机制
1.一次会议只研究一个问题，如有三个问题就分三次会议解决；
2.鼓励员工说话，切记老板或主管一言堂；
3.每次开会必须要有结果，避免议而不结；
4.提问题的同时，附带解决方案；
5.每次有结果以后，要有执行人。
每次会议都要有追踪结果的人，并在下一次会议通报上次会议的进度和结果；
6.确立开会时间：
定时或不定时，根据参会对象的意愿决定；
7.多提建议，鼓励参会者积极发言。
每次会议要有一个主持人：
主持人积极要正面引导，对发言者不做评论，提炼出可操作性方案；
8.提前明确会议主题，并告知参会者；
9.开会之前做一系列的活动（如：
跳舞、互动、讲故事）调整状态，调动注意力；
10.开会的方式：
总结和研讨，什么叫总结？
就是知道下次要怎么做？
把焦点放在将来不要放在过去；
11.对事不对人，把焦点放在事情上面，不要对人有看法，在乎的不是谁提的方案，而是这个方案对事有没有帮助；
12.开会的命脉：
开会后要比开会前有状态，有动力，有行动。
而不是解决了多少问题。
6会议内容
6.1会议分为公司级会议、营运会议。
6.1.1公司级会议安排如下：
序号
会议名称
时间安排
会议内容
参加人员
1
管理公司大晨会
08：
30—08：
50
点名、诵读、分享、晨舞
管理公司全体人员
2
部门晨会
08：
50—09：
00
汇报昨天未完成工作，做当天工作计划
部门经理、本部门人员
3
管理公司大夕会
17：
30—17：
35
点名、环境卫生点评、诵读
管理公司全体人员
4
周经营分析会
每周一
13：
30—16：
30
①营运中心各总监做上周营运数据分析、上周工作总结、下周工作计划；
②各部门工作协调，提出工作要求；
③总经理对各部门提出要求，明确工作目标
总经理、各副总、总监、综合部经理、督导、训练经理
5
快乐会议
管理公司每月9日
店面每月5日
1积分奖励月度会议
管理公司/各店面全体员工
6
月度经营分析会（月度工作会议）
每月11日上午8:
30-11:
30
2营运中心各总监做上月营运数据分析、上月工作总结、下月工作计划；
3职能部门做上月工作总结下月工作计划；
4各部门工作协调，提出工作要求；
④总经理对各部门提出要求，明确工作目标
总经理、各副总、总监、各部门经理
7
绩效辅导会
每月11日下午13:
00-14:
00
1总监级绩效辅导会
总经理、管理公司各部门负责人、品牌负责人
8
月度预算会议
每月28日
1财务月度预算汇报
总经理、财务总监
9
季度经营分析会
4月、10月上旬
①季度财务数据分析，厨政、营运负责人做季度营运分析，工作汇报；
②10月份布置次年战略目标启动大会
总经理、各副总、总监、营运督导、品控、训练经理、各部门经理
10
公司半年度经营总结大会
7月上旬
①半年度财务数据分析，厨政、营运负责人做半年度营运分析，工作汇报、
②对先进店面和个人表彰
总经理、各副总、总监、营运督导、品控、训练经理、各部门经理、各店长、厨师长
11
公司年度总结大会
年前最后一个月
①各总监做本年度营运数据分析；
②年度先进个人、团队表彰；
③总经理对次年工作提展望、规划、要求
总经理、各副总、总监、营运督导、品控、训练经理、各部门经理、各店长、厨师长
12
年度战略目标启动会
10月上旬
①各部门做本年度工作完成情况总结；
②各部门对次年工作目标及行动计划汇报
总经理、各副总、总监、营运督导、品控、训练经理、各部门经理
6.1.2营运会议安排如下：
编号
会议名称
时间安排
会议内容
参加人员
1
店面大晨会
各品牌自行安排
点名、诵读、分享、晨舞；总结昨日经营工作情况
店面全体人员
2
营运中心各品牌周营运会
周一09：
00—12：
00
①上周营运情况分析、查找问题并落实解决方案；
②营运店面需协助事宜反馈汇总
各营运总监、营运督导、品控、训练经理、店长及厨师长
3
月度业绩pk启动大会
每月5号
①店面上月营运指标PK结果兑现；
②获奖店长分享；
③本月PK店长现场签约并合影
各营运总监、营运督导、品控、训练经理、各店长、厨师长
4
店月度动员大会
每月5日
14：
30—16：
30
①店面各部门上月业绩指标完成情况总结，表彰先进个人；
②大堂经理、店长、厨师长做工作总结和下月计划；
③店长评选月度优秀员工并作分享；新员工介绍及各部门有无需要协助的问题沟通；
④聚餐
店面所有人员
6.2会议组织流程：
6.2.1会议前准备：
序号
会前内容
1、会议前1-3天
①:
确定议题，经会议负责人审核后在会议通知中发布，围绕议题制定议程，经会议负责人审核后在会议通知中发布
②：
确定与会人员范围：
根据会议议题，确定与会人员及与会嘉宾范围/名单
③：
确定会议时间：
会务组织人员提前确定会议召开时间
④：
确定会议场地：
如会议在公司召开，视与会人数、所需会议设备提前确定合适会议室
2、发布会议通知
①:
确定议题/议程/与会人员/等信息后，秘书以飞信形式提前1天发送会议通知
②：
会议信息如有变更，秘书须及时发布更新知会
3、会议资料准备：
①:
提前准备会议资料（议程/汇报材料等）
②：
会议的常用物料需准备充分，文具、白板、大白纸等
4、会议当日
①:
会议提前5分钟到，签《会议签到表》（附件四）
②：
会前15分钟会务组织人员对电脑/投影仪/摄影机/相机/麦克风等电子设备调试完成；
③：
会议前20分钟，会务组织人员负责将会议汇报资料全部存入主会场会议用电脑中，并确保全部会议资料正常演示
④：
会议前20分钟文具、白板、大白纸、会议议程等物料准备全部到位
6.2.2会议中
序号
会中内容
1、主持人员总控
①:
会议问候：
尊敬的大家长黄董，各位亲爱的家人大家早上好
②：
会议主持人员宣布会议出勤情况
③：
宣布本次会议议程
④：
公示上周月工作会议决议完成情况
注意把控会议时间,维持会场秩序（准时参会/手机静音等）
2、会议内容汇报
①：
参会人员汇报与会议议题相关工作内容
②：
参会人员针对会议议题进行沟通与讨论，达成会议共识
3、形成决议
①：
根据会议纪要形成会议决议
②：
参会人员进行决议内容时间及金额承诺
6.2.3会后追踪
序号
会后内容
1、下发决议
①：
会议记录人于会议当日通过企业邮箱下发会议决议，抄送人力行政部会议管理者处
2、落实决议
①：
跟踪、监督决议实施情况
②：
次周月会议召开前一天抄送人力行政部会议管理者会议决议完成情况
3、资料归档
③：
会议文件材料的立卷归档，建立会议档案
6.3会议纪律要求及考核：
成长项目
成长金额
1、会前、会后未在规定时间内向会议组织部门提交所规定的各项资料
10元/次/项
2、会议无故迟到（无论什么原因）
现场罚站，迟到总时间为罚站总时间
3、无故缺席会议（请假除外）
100元/次
4、会议过程中手机调至震动，铃响一次
10元/次
5、不按流程配合会议顺利进行
50元/次
6、会议中离席（除上洗手间外）
10元/次
7、会后未形成会议决议，会议组织人员成长
10元/次
7、周度会议决议内容未在规定时间完成
10元/人/项
8、月度（季度）会议决议内容未在规定时间完成
20元/人/项
9、半年度（年度）会议决议内容为在规定时间完成
50元/人/项
7相关文件
无
8附加说明
本文件于2017年9月发布，原制度作废。
本文件由人力行政部负责解释
9附相关表格
序号
记录名称
保存部门
保存期限
1
《会议纪要》
会议组织部门
一年
2
《会议签到表》
会议组织部门
一年
3
《部门月计划及总结》
会议组织部门
一年
4
《部门周计划及总结》
会议组织部门
一年
5
《部门月度目标分解一览表》
会议组织部门
一年
附表一：
会议纪要
会议纪要
会议名称
会议日期
开始时间
结束时间
会议主持人
会议主题
会议地点
会议纪要人
出席人员
缺席人员
会议纪要内容
序号
会议决议事项
责任人
完成时间
自罚承诺
检查结果
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
附表二：
会议签到表
会议签到表
会议时间
会议地点
会议主题
会议主持人
姓名
部门
签到时间
姓名
部门
签到时间
附表三：
部门月计划及总结
____________部门月计划及总结一览表
重点项目
项目细分
达成结果的衡量标准
责任人
完成时间
可能遇到的障碍
检查人
自罚承诺
工作结果汇报
是否完成
见证性资料
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