化工企业采购.docx

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化工企业采购

第三节化工企业物资采购

为了加强企业的竞争力，现代企业都在想方设法降低成本，就化工企业说，

采购成本占企业成本的60吮80%。

所以，采购部门在企业经营管理中的地位和作用日益彰显。

化工企业原材物料的采购只是相对独立而不是完全独立的工作，可以简化的认为化工原辅料是生产工艺管理的一个部分、设备及零配件、辅材可以看成是设备管理的一个部分、办公用品及福利用品可以看成是后勤管理的一部分、建材物资可以看成是工程管理的一部分等等。

所以化工企业的原材物料采购需要各部门的协调配合，必须提升参与人员的的思想素质、业务素质和技术技能素质。

化工企业要求快速、质高、价低、恰量采购回企业需求物资，企业的经济效益最终是用利润体现，采购要求的每一项都可能会影响成本、生产、安全或直接影响企业长远效益与短期利润。

但在物资采购的所有要求中很少剩至不可能

“鱼和熊掌兼而有之”，往往是根据企业的实际情况进行比较选择，把损失降到最低，把利润提到最高，在选择过程中除要求参与人员具大公无私的思想、成本意识、质量观念和时间观念等外，还必须有统一认识：

1、质量：

“适合的才是最好的”。

有些物料的功能或质量超出我们生产需求或使用，不能产生更多的效益，如果我们选择“这么好”的物料，就必然为超出功能或质量买单，造成浪费，提高了成本。

如果只简单地选择价格低嫌的物资，在技术投入、人力投入会增大，使用时间上会缩短，即最终造成成本的提升，得不偿失。

如果没有统一的质量观念，就会指令混淆，剩至出现采购管理漏洞。

2、价格：

“产品产值使用原材物料的单位最低成本价格才是最低价格”计划利润单位某类物资的使用最终成本最低。

3、快速：

降低最低库存，减少资金积压，以最短的采购周期购回所需的原材物料且成本最低的采购速度。

4、恰量：

满足生产需求的数量，这就要求对供方生产、运输等及本企业生产用量进行动态跟踪，并贮存适量的库存。

物资采购程序主要包括请购单（申购计划）、订单（合同或协议）、催货、入库、催发票及相关单证、退换货、索赔、结算（付款）等。

许多企业只注重采购程序中的订单生成过程，他们想做到“有章可循，有

章必依，执章必严，违章必究，”即想对采购有所参照与对制度的严格执行，在制定制度的过程中不能因地制宜一、不能结合企业实际、不能实事求是、不能以时具进，将发函（发标）、投标、开标、评标（议标）、定标过程写成“八股文”式的文章，洋洋万言、不知所去、参与人员看不懂、学不会、做不来，这样的后果是要么难以执行、拖延或放弃应有的正确采购程序、要么是增加人员或增加部门的参与数量，往往采用投票的方式决定采购，参与投票人员往往投的不是“责任”，而是“任务和运气”，忽略了参与人员的成本意识、责任意识、业务素质和技术技能素质，这样做出现不良问题后组织者会说“我已经组织了”、参与者会说“我只是参与，最终决定权不在我”或者“我们都按制度执行了”。

这就成了分摊错误的组织、推卸责任的会议、表达形式、走走过程，最终达不到企业的采购宗旨“采购实现生产成本最低化与效益利润最大化”。

不合理组织

中的人员分工、权力分摊、审核审批及监控的不合理化首先就为化工企业采购低效率高成本埋下伏笔。

其实在化工企业中原材物料采购程序的每一步和参与人员的素质都非常重要，都可能影响质量、价格、采购时间与采购数量，可能会影响化工企业的生

产、安全、环保直至利润与效益。

下面是化工企业采购的相关依据及方法:

一、法律法规

原材物料的采购必须以法律为依据，以制度为准纯，警惕职务犯罪，维护企业利益，预防企业损失。

物资采购的相关法律法规有〈〈中华人民共和国合同法》、〈〈中华人民共和国招投标法》、〈〈中华人民共和国审计法》、〈〈中华人民共和国增值税法》、〈〈中华人民共和国企业所得税法》、〈〈中华人民共和国企业所得税法实施条例》、〈〈消费者税法》及〈〈中华人民共和国刑法》的相应条款等。

采购程序及规章制度必须保证在法律法规的框架内制定和执行。

二、参与人员的管理

化工企业采购中，参与采购人员特别是采购业务员的管理至关重要，参与人员的管理包括人员的选拨、培训、放权、控制及考核。

采购人员的素质要求较高，在选择和培训中特别注重思想素质、业务素质、技术技能素质等，详见〈〈供

应部长职责》、〈〈采购人员的素质与技能》；放权、控制及考核同样重要，参与人员的职务、责任、薪水、权力（权限）应该协调。

如责任与权力，当责任大于权力时，开展工作将会十分困难，只能依赖游说和运气，当权力大于责任时，就可能会出现专制者，这样的人会利用权力（权限）去做一些不重要的事或不应该做的事剩致违反制度及犯罪。

因此在人员管理中建议：

责权平衡并“以文化（企业文化）引导思想、用制度规范行为、用激励挖掘潜力、适时培训、引导需求”；“责任明确、权力分割、考核连锁”；“在采购中打破惯性思维、取消心智模式”。

三、化工企业物资需求分类

化工企业采购的原材物料按用途需求分类分为：

生产化工物资、生产设备物资、建筑（工程）物资、后勤物资（详见〈〈化工企业物资需求分类表》）；按财务做账分类为：

生产物资、工程物资、办公物资；按申报及需求计划分为：

急件物资、月度计划物资、季度计划物资、半年（或一年）计划物资；也可按采购金额大小、占成本的比较、采购数量等分类，现代化工企业中有许多已经上了ERP办公软件，在分类编号时应该统一，以便管理。

四、采购述语

零采一一指价格较低，数量较少，一般指安全防护用品、办公用品、福利物资、常用工具、分析试剂、小五金、小型电器仪表、小型焊割设备及材料、玻璃陶瓷仪器等物资，就近（靠近化工企业的城市）能够直接采购的零星物资，供货期一般较短（一周内）。

月计划一一每月一次的物资申购计划，每月只能申报一次下月物资，申报时间一般为每月的25日，采购部门办理时间为申报日期的下月，供货期根据实际情况而定。

急件一一为满足生产需要的无预测无计划性物资需求申报，申报时间不定,

供货时间尽可能短，业务办理必须在申报后24小时内办理结束；申报单除按月计划需要相关人员及领导签字外，还必须有企业第一执行管理者签字（或由第一执行人委托代表签字）。

合同办理一一以合同方式为法律依据办理订单，办理合同需经部门领导、部门分管副总、技术副总、法律顾问、财务副总、企业法人（总经理、常务副总或法人委托人）审核审批的商务合同办理。

零采办理一一指订单办理过程中为减少办理程序，缩短采购时间的商务办理，一般指价格较低（整单金额在贰万元以内）或需求及时的物资采购办理，商务办理不分月计划和急件，采用零采协议作为法律依据办理订单，内容必须与合同相同，法律效力与合同相同，一般只需经部门领导、分管副总（分管副总不在企业时，电话请示办理）、企业法人（总经理、常务副总或法人委托人）

审核审批的商务合同办理即可

化工主要原料一一在化工生产过程中经化学或物理变化直接生成成品的原料，它占生产成本的比例较高，一般占70〜90%U上。

化工辅助原料一在主要原料生成成品的过程中起冷凝、润滑、净化、正负催化作用的原料，在正常情况下的用量较少，并与成品产量或开车时间成正比。

五、供应商的开发与选择

供应商的选择开发及审查包括供应商的资质资料、财务状况、技术力量、质

量管理、服务水平及信誉等。

详见〈〈供应商的选择与开发》。

六、物资采购流程

化工企业传统采购常用如下流程的运作：

物资计划一一物资采购一一物资运送一一检验一一入库一一付款

1、计划部门根据销售计划、库存情况、生产计划及设备运行情况等计算出所需采购量。

2、采购员接到计划后，根据供应商档案选择合适的供应商，协商价格、价格条款、付款条件、运输方式、交货期、品质要求、包装、售后服务等相关交易内容，准备采购合同，交上级审核确认。

3、订单经内部审核无误，请供应商确认后按订单约定执行。

4、供应商根据订单要求发货后，采购人员通知各相关部门准备验收货物，如需短途运输的物资则安排具体的运输方式和运输时间，以确保生产的连续性。

5、使用部门收到货后，如验收货物资质和数量无误，采购员按入库情况通知供应商开具发票。

6、采购收到供应商发票后，与入库单、计划单、审批表（合同或订单）、验收单（验收单含货物及除发票外的单证验收）一起交企业财务部审核入账结算。

7、发票等资料经财务部审核无误后，采购员向财务结算中心申请，及时给供应商付款。

8、根据物资相关资料，采购员随时跟踪材料具体生产使用情况并及时向供应商反馈，使物资品质达到生产需要的水平。

上述流程是从采购流程工作角度出发，而在具体执行每一项工作时，它又被分割由不同的职能部门共同完成。

其中，物资计划由使用部门和主管部门完成，物资米购由供应部门完成，检验、入库分别由质检部门和仓储部门完成，而最终付款要经过企业财务部门完成。

采购数量根据“以销定产（或以产定销），以

产定购”的思想确定，全部流程的实施情况是由采购部门来负责跟踪并向相关部门反馈。

这种原有流程在实际运作中存在一些积弊：

1、采购审批环节多带来的低效

为了加强企业内部管理，企业建立了许多采购制度及审批手续，从最初的下单到最后的付款，大量的时间都是在传递文件、审核签字的等待中消耗。

而这些环节事实上并没有实现增值，基本上都是用来监督内部职工的，但大大降低了米购运行的效率，也是内部员工推卸责任的最好方式。

如米购没有按时供货，是因为领导没有及时对订单审核签字；而延误供应商付款时间以致延误物资发货时间，是因为财务审核处理太慢等。

2、各部门的本位主义与信息流动的低效使内耗增加，内部组织成本上升

采购流程一项业务由多个职能部门共同监督制约完成，正如上面所分析的，部门间工作存在相互制约的功能，企业也正是因此而使其最终的采购行为趋向合理化。

但在企业中，各部门不可避免地会产生本位主义，形成一个个利益中心。

部门间边界也极为明显，而在一个部门内部的各工作组之间也会产生类似的利益中心。

各部门都专注于完成白己的本职工作，努力使白身工作达到最优，如此使部门间的矛盾激化了，若发生利益冲突，各部门都会不白觉地维护白身利益，使企业为协调内部矛盾耗去了大量的精力，企业整个采购流程处于低效状态。

部门间及部门内部信息不对称且信息流动速度较慢，使重复劳动和无效劳动产生。

从流程中可看出，企业采购流程的高效运行很大程度上信赖于信息快速而正确的流动，而工作的专业化分工要求采购在跟踪时，必须和相关部门协调完成并及时反馈，实现事前监督控制。

但很多企业信息共享程度不高，使其信息的快速流动取决于员工个人的工作效率。

3、为加强部门间的沟通，书面主义和重复劳动产生

为加强部门信息在部门间快速而正确流动，便于及时沟通，类似的部门间圆桌会议、书面主义出现，大量的人力将时间无止境地投放于开会、作书面报告及发放文件中。

采购总是在与其他部门开会协商具体事宜，如材料能否按计划要求及时发运、能否及时入库、入库数量是否有偏差及考究原因、材质是否适合生产所需要等等，而事实上占用了大家宝贵时间的会议只是暂时缓和了部门间工作的矛盾，协调会议并不能从本质上解决其矛盾的根源。

类似的问题会重复产生。

于是，采购开始作书面报告期待能解决问题，而一份书面报告从拟定到发放到各部门并签字确认，又将耗去采购人员大量时间精力。

重复劳动就这样产生了。

重复劳动产生的后果表现于采购整日忙于信息跟踪及反馈中，中级领导被陷于大量的随机性大的紧急事务的处理中。

采购因工作量加大使其对工作及合作人员产生了抱怨心理，这又会直接影响到其他部门的合作，而使部门间的信息流动变慢。

4、采购的工作重心发生了偏差

采购的工作职能和重心应该是如何有效地管理供应商和原材物料来满足生

产的需要，因为如果企业市场化，那么采购的最终顾客是生产。

这要求采购须对现