正式会议流程.docx

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正式会议流程

会议流程

 一、会场布置流程

（一）外场

A横幅

落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别;

刻字，制作条幅；

悬挂横幅.

B气球

落实气球的数量，明确大小,购买气球；

刻字，制作条幅;

 悬挂气球及条幅。

C花篮

落实数量,明确大小,购买花篮；

拟定标语；

摆放花篮及悬挂标语。

D地毯

落实地毯尺寸，购买地毯；

摆放到位；

效果维护。

（二）内场

A会标

拟定文字，落实标语内容及尺寸、数量；

刻字，制作条幅;

悬挂横幅。

B鲜花

落实鲜花数量、类别；

联系租借；

摆放到位。

C音响灯光

调试话筒、灯光效果；

调试各阶段音乐效果；

准备备用音响设备。

D座位/桌牌

落实参会人员数量；

桌椅、桌牌摆放整齐；

制作座位图。

二、领导接待流程

（一）成立机构明确责任

A建立领导机构、明确职责

B建立工作机构、明确职责分工

（二）邀请领导

确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜

确定邀请领导名单

印制请柬、车证

绘制路线图

拟定领导讲话/发言稿

装袋：

请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿发放邀请领导信函，保留联系单位、联系人、以备查询

确定参会领导名单、调整领导桌牌

分类、分页打印到会领导名单

（三）聘请礼仪服务人员

明确对礼仪生的要求、数量

电话、实地联系，确定联系人

会议/活动前实地演习，明确岗位分工（门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务）

联系、确定礼仪服装

确定礼仪酬劳

（四）实地勘察会议/活动现场

确定贵宾室及宾客行走路线

安排接待岗位及人员

落实贵宾室饮水用具

落实签到用具

贵宾室内码放会议材料

（五）座签

确定参会人员数量,购置座签

打印人名

按顺序码放（单中心、双中心）

收存留用

（六）签到簿、笔

制作/购置签到簿、签到笔

确定专人现场负责指引签到

收存

（七）现场接待

确定专人会议现场迎接领导入贵宾室

在贵宾室安排领导休息候会

（八）选送礼品

确定数量，购置礼品

将礼品码放适宜位置

发送礼品（直接在签到处分发、在贵宾室分发）

（九）引领领导入场

确定会议开始——-—听主办方主要负责人安排

确定专人引领领导进入会场坐席，观看演出/会前录像

确定专人引领领导到主席台就座

确定专人引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

再次引领领导进入会场

确定专人引领领导与演员/工作人员合影（十）送别领导

安排车辆提前到岗

直接将领导送到车上,交待行使路线

活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

 三、材料准备流程

（一）确定会议文件材料内容

拟定会议议程

确定发放的文件

（二）撰写会议文件材料

明确写作人员

召开专题会议,明确写作指导思想,思路，确定框架

集中写作

召开专题会议,修改稿件

修改、定稿

（三）印制会议文件材料

整理确定会议文件材料

确定人员制定参会证

检查对版，印刷、装订会议文件材料

材料装袋

运送文件材料到会议/活动指定地点

（四）分放文件材料

贵宾室摆放,二次检查对版

摆放主席台，二次检查对版

发放参会人员

收集、运送剩余文件材料

收存剩余文件材料

 四、新闻宣传流程

（一）新闻宣传

策划：

拿出宣传意向，请领导定范围、定主题、定方向

形成新闻稿：

提供相关材料、形成新闻稿件

落实宣传效果

（二）信息报送

撰写信息：

结合领导讲话，会议内容、效果编写信息

信息报送：

向主管部门报送

（三）摄影照相留资料

A摄影

邀请专人或通知新闻中心

落实设备

落实摄影机位

编辑整理归档

B照相

联系专人

备好设备、相机、电池

 整理归档

C录音

落实专人负责

准备录音笔等设备

整理文字、归档

 五、后勤保障流程

（一）落实场地

联系、落实会议场地

落实场地联系人的联络方式

明确会议始、终时间

明确参会人数，合理摆放桌椅

明确贵宾级别、人数、确定贵宾室

确保各场地卫生

（二）用水

A参会人员用水

落实参会人数

确定摆放地点、摆放形式

购买杯垫、毛巾等

购买、落实矿泉水

购买茶叶，保证开水供应

B贵宾室领导用水

落实人数

确定摆放人员、摆放地点、摆放形式

 保证开水数量、质量

 购买、落实矿泉水

 购买、摆放茶叶

购买、摆放茶杯

 面巾纸（干、湿）

 会后清点

（三）用餐

A食堂用餐或自助餐

统计用餐人数

印制餐票

确定发放形式

指派发放人

发放餐票

B饭店用餐

确定餐标

根据会议规模级别指定菜谱

请示领导调整菜谱

根据最终结果落实餐标

落实用餐时间

安排用餐座次

安排领导餐桌

安排少数民族（回族）餐桌

（四）住宿

确定人数,分配房间

安排车辆、去往住宿地点

确定并公布工作人员房间

发放房卡

回收房卡

（五）娱乐活动

确定活动形式、活动内容、内容时间

指派具体负责人

明确各项活动参加人数

落实活动场所、地点

发放活动门票

（六）落实会议用车

落实用车数量

明确发车时间

明确发车地点及路线

指派每辆车负责人

安排人员乘车

六、安全保卫流程

（一）安全警卫

设置路障和警戒带

准备对讲机、喊话筒等

进行安全检查、消除隐患

（二）治安秩序

引导观众入场

维护活动或会议秩序

活动开始后，在各门备勤

（三）环境秩序

检查照明、音响等设施设备

保证出入口通畅，紧急情况下组织人员疏散

人员类别，引导车辆停放