毕业项目论文企业行政助理职责与实践.docx
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毕业项目论文企业行政助理职责与实践
电IVT-REJX-50》
苏州工业园区职业技术学院
毕业项目
2011届
IVT-REJX-51
苏州工业园区职业技术学院
毕业项目任务书（个人表）
系部：
电子工程系
毕业项目类别：
工业案例
毕业项目名称：
企业行政管理与实践
校内指导教师：
职称：
工程师
类别：
专职
校外指导教师：
职称：
行政助理
类别：
兼职
学生：
专业：
应用电子
班级：
1、毕业项目的主要任务及目标
任务：
结合在普尔世电源产品（苏州）有限公司的实习,对该公司行政管理现状进行说明和分析,并总结出自己在工作的心得和建议。
目标：
完成一份不少于7000字的案例报告。
2、毕业项目的主要内容
（1）、企业部门介绍
（2）、行政管理简介
（3）、行政助理职责
（4）、实习心得体会
续表：
3、主要参考文献（若不需要参考文献，可注明，但不要空白）
无
4、进度安排
毕业项目各阶段任务
起止日期
1、毕业项目的主题选择
2010/12/10-2010/12/20
2、毕业项目的资料收集
2010/12/25-2011/01/20
3、毕业项目的咨询
2011/01/25-2011/02/05
4、毕业项目的初稿完成
2011/02/10-2011/04/25
5、毕业项目的修改
2011/04/27-2011/05/05
6、依据指导老师建议再次修改
7、最终完成
2011/05/15
注：
此表在指导老师的指导下填写。
诚信声明
本人郑重声明：
所呈交的毕业项目报告/论文《》是本人在指导老师的指导下，独立研究、写作的成果。
论文中所引用是他人的无论以何种方式发布的文字、研究成果，均在论文中以明确方式标明。
本声明的法律结果由本人独自承担。
作者签名：
年月日
摘要
本文对普尔世电源产品（苏州）有限公司的行政助理一职做了职责分析，通过在实习期间的一些具体实践情况了解行政助理在企业中所扮演的角色，再结合自身行动所得出的心得体会，以及行政管理在未来社会中的发展情况。
关键词：
角色，实践，心得
设计者：
殷瑛
指导老师：
孙丽莉
企业行政管理
——企业行政助理职责与实践
一、部门介绍
记得刚来到公司时，对环境感到很陌生，跟同事也没什么共同语言，到现在也是，但是大家都很热情，就像我们行政部门的成员有总经理Michael，第一次看到他给我的感觉就是很温文尔雅，感觉上是没什么脾气的人，有的时候也会关心我的实习状况，和他交流起来也不会觉得有距离感，但是开会的时候也会比较严肃、认真，是一个很负责任的人；总经理助理Sylvia平常是不怎么讲话的人，但是每次在教我做事的时候总是很耐心；还有TeamleaderassistantShirley,她是一个很开朗的人，不管在哪都能听到她的笑声，我在公司做的很多事都是她教我的，我很感谢她让我学到这么多有用的东西，虽然年龄差4岁，但我们相处的也还不错，休息的时候就会互相开玩笑、聊天；还有司机师傅和厂务师傅，他们都是可以做我爸爸的人了，但是都很幽默，有的时候总是能让我紧绷的神经放松下来，所以在这个部门里我还是很开心的，虽然我做的位置离他们比较远，但还是经常会跟他们进行交流。
从他们那我学到了很多，不仅是工作上的，还有很多为人处世的方法。
（图1、图2）
图1
Dept:
GMOffice
GeneralManager
ITSupportEngineer
图
（2）
二、行政管理简介
1、角色：
企业行政管理是企业的中枢神经系统，在企业中扮演着很重要的角色。
在企业中如果缺少了行政管理部门，那么一切事物就会显得杂乱无章，没有规律。
而且也很适合刚从学校毕业或者实习的女生。
一般行政部门的直接领导都是总经理，然后由总经理直接分配工作，再由相关的人员去执行，可以说行政管理部门担任企业所有的管理工作，也需要在企业的生产、计划、财务、销售等各个部门之间做好协调工作。
2、介绍：
有了行政管理这一部门，企业能够更好的生产与发展。
我现在所实习的公司是一家德国的公司，虽让公司不大，但是有很完整的行政体系，所以公司的一切日常事物都很井井有条，可见行政管理体系对公司的重要性。
经过一阶段的实习后，我觉得行政助理就像是以前在学校做的班长。
在接到老师传达的任务后，要去很好的执行，要和你需要帮助的人做好沟通，也要向别人传达你做这件事的目的。
完成后还要向老师做好汇报，也要及时的做总结以便以后能够更好的做好每一件事。
在企业大量的日常经营处理及人事处理或遇到突发事件以及企业不稳定的情况下，行政管理时起到很重要的作用的。
就比如说公司要组织一个大规模的活动，行政部门是直接执行的。
首先要计划工作，要有目标和如何达成这个目标；然后是组织工作，有目标后就可以做一个计划，看看你需要哪些部门哪些人的帮助，寻求帮助时要如何去跟别人很好的沟通，让人了解你做这个活动的目的和意义；接着有了计划和所需人员的帮助就可以分配工作了，当然行政管理人员绝对是在这其中起到主导作用的，在进行的同时还要做好各个部门、人员之间的协调工作；最后在工作中还要进行监督提醒工作，这样可以使工作顺利的朝着计划的方向走。
行政管理工作是很繁琐的，也许每天都要面临着大量、琐碎的一些小事，去要花你很多的时间与经历去完成，即要服务于领导又要服务与群众，所以要成为一名优秀的行政人员要具备很好的思想素质，具有奉献精神及较强的事业心。
由于工作的重复性与繁琐型，所以只有具有良好的思想素质才能安心于本职工作，做好每一件细小的事，提高整个工作的质量和水平。
在行政管理工作中还需要具有极强的沟通协调能力和社交能力，要有创造性思维、策划和研究能力，具有发现问题和处理危机的能力，擅长和人际关系管理，还要具有一定的决策能力，遇事要统筹考虑，敢于实事求是的分析问题。
顾大局，识整体，积极的做好协调工作。
行政管理还需要了解其他部门的工作流程和业务，掌握整体的情况，要具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关的知识，这样才能更好的处理领导所交代的任务。
如果以后要继续从事行政这一方面的工作，我还需要学习更多的东西，在实习工作中累积经验，提高自身的处事能力。
三、行政助理职责
在公司中我需要做总机电话接听、订餐、翻译、接待、文具采购、整理数据、快递收发、领用登记、月底对账等一些日常的行政工作，虽然这都是一些很简单的事，但是一开始的时候由于不细心还是犯了很多错。
1、电话接听：
总机连接着企业内外，接电话时要求声音也要比较柔和。
刚开始由于对公司的分机号码都不熟导致别人来电后我需要十秒甚至二十秒的时间去找相应的分机号，后来经过一个星期后，我差不多了解了来电基本上是找哪些人的，所以就背了一些，这样也就提高了转接电话的速度；在接听的时候，也会接听到很多推销的电话，我要做的不是直接转给那些负责人，而是要以各种理由婉言的拒绝他们，有的时候会很难缠，但也要用很好的心态去应付他们，所以说这个也是一门学问，如果没有了总机电话接听，那公司就不能够很好的跟外界交流，别人打电话来也会变得很麻烦。
2、接待客户：
公司一般都会有很多的客户会来拜访，很多都需要我去进行接待，要有良好的礼仪。
在过程中我学会了很多关于接待方面的事物，跟学校里的又是不一样的，公司的会更加正式。
有的时候碰到外国的客户，也觉得他们没有想象中那么难沟通，总的来说就是学到了很多而且都很有意义。
3、文具采购：
文具在日常工作中发挥着很大的作用。
统计时需要细心仔细，一开始是很让我头疼的，因为要统计所有部门的需求，看到那一连串的数据就慌了，感到很有压力，但是后来在师傅的带领下也就觉得其实没有那么难，所有的东西都是很有规律的，但由于是第一次做，所以我反复检查了好多遍才系订单。
下文具订单的时候还要跟供应商有很好的沟通，催单和换货的时候都需要很好的沟通。
文具到达时还需要核对，不只是数量所有的型号都要正确，这一开始对我来说也是很大的挑战，因为对文具不熟悉，所以一个个的都要慢慢对，花费的时间很长，有的时候一个不细心就会对错，但是单已经签了，就给自己带来了原本不必要的麻烦。
文具对公司员工来说是很重要的，有了一些必要的文具才能更好的办公。
4、快递收发：
快递收发也是很有讲究的，国内的、国外的、紧急的、到付的，这些东西一开始对于我来说真的是什么都不知道，以前在学校也只知道收快递，所以一开始在寄快递的时候也犯过一些错，还耽误了别人接收快递的时间，不过时间长了就好了，后来也没犯过同样的错。
在发快递的时候还要做好记录工作以便月底对账时能很清楚的比对数据。
快递的分发还能及时向接受的的人得到信息。
有的时候快递单或者快递袋没有的时候还要及时向供应商反馈，以免发生不能寄快件的情况。
5、整理数据：
整理数据可以说是最头疼的了，因为要面对很庞大的数据，或者密密麻麻的字，看到的第一感觉就是烦，有的时候就算静下心来也不一定会做得很好，还是需要细心谨慎和大量的时间。
不过当你完成这件事的时候，真的会很有成就感，每一次做完一项工作后我都会把做这件事的经过想一遍，甚至记下一些自己觉得对以后有用的，以便以后做相同时的时候就不用在做之前再想这件事应该怎么做，中途遇到一些问题又应该要怎么样处理，关键还是要细心。
还有公司的表格不比自己平常做的表格，公司的表格都会有一定的标准，行距列宽、外框线内框线的粗细、字体大小等都要按照标准来做，所以当整理完一张表格后学到的东西还是很多的。
6、寻找供应商：
企业中所有购买的东西都需要寻找供应商，好的供应商可以提供好的服务。
在寻找供应商的过程中我也学到了很多。
首先要在网上或者以前留有联系方式的供应商取得联系，向他们表达你的需求，记录他们回馈给你的信息，比如像尺寸、报价什么的，然后还要另外再找两家，俗话说的好，买东西要货比三家嘛，有的时候也要压价，取价格最合理的供应商，再跟他们进一步的商讨。
确定买家后经经理确认后，就可以实行买卖了。
跟陌生人交流是要技术的，不过熟能生巧，我现在已经能够很好的跟陌生人交流了。
7、月底对账：
月底对账是一件容易但是要负担责任的事，只要比对供应商给我们提供的对账单和平时我自己的记录就可以对出金额是否有差了，所以平时的记录是很有必要的。
对好帐后就是请款，平时其他一些日常的事如果做错了，只要下次不犯就可以了，但是如果请款单上的金额写错了就是要自己负责的。
请款单也跟上面一样是要根据一定的格式的，而且每一个细节都要注意，像日期、金额、成本部门等，这样才能方便财务汇款。
请款单的后面还要附上一些必要的对账单，有的需要签字的都要给同事签好后再附在请款单后面。
一般只要仔细一点也不会出什么错的。
这些事情看上去都是一些很琐碎的小事，一开始我也这么认为，但是真正做起来时才会领悟到所有事情都要踏踏实实的做才不会出错，还要从每一件事中得出相应的结论，做好记录工作，这样才能越做越熟练，也提高自身的能力。
还有一些像订餐，订餐是每天都要做的事，每天都要统计各部门的人数，这个还是很简单的。
如果没有订餐的人，那大家就要等着喝西北风了还有翻译对我来说是很大的考验，虽然以前的英文成绩还不错，但是在书写方面真的不是强项，但我还是尽力的去做好，一边翻译还可以一边慢慢积累，从而提高自己的书写水平。
领用登记是无论公司员工是一些访客或者供应商等在我这里所借的静电服还是鞋子、门禁卡等都需要记录，如果不记录的话就很容易会乱，到时候有些东西丢失了也不知道要让谁负责，所以说还是很有必要的，有的时候东西借出去了还要记得催着他们还，借出去的东西多了，一起还的话就会很容易出乱子，到时候稀里糊涂的就弄不清了。
是我的工作地点，在行政部门工作我很快的就跟各个部门的同事熟悉起来，因为平常少不了要和他们交流、接触，所以也提高了我的交流
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